物业服务企业财务管理存在的问题与对策

2022-12-10黄韬

大众投资指南 2022年27期

黄韬

（北京日坛上街物业管理有限责任公司，北京 100020）

目前，许多从事物业服务工作的公司都是在房地产的基础上发展起来的，由于是新生行业且配套的法律法规不完善，导致物业服务企业财务管理不完善，处于高风险运营中。因此，提高财务管理水平对于促进物业企业发展至关重要。财务管理通过动因分析理念加大对高收益业务环节，压缩低效作业环节，从而实现物业服务企业合理控制成本、费用、支出，保证价值的最大化。财务管理立足于市场调研和企业战略定位，在管理内容上，重点管理投资领域，还要保证筹集资金环节合理合规，确保经营资金合理运营，科学划分企业利润，综合利用内外部信息数据，进而合理分配物业企业的资金使用，努力用最少的资金投入换来经济效益的最大化，促进物业服务企业经济利益的提升。通过加强财务管理完善监督管理体系，物业服务企业能更好地利用各种有效资源，最大化开挖公司的发展潜能，深入完善和改进公司的管理规定，进而做到“小投入，大回报”，保障企业形成良性循环。

一、物业服务企业财务管理存在的问题

（一）财务管理理念陈旧且重视程度不足

随着物业企业规模的不断扩大，企业管理的要求不断提高，这就要求物业服务企业必须具有长远的经营规划，并运用科学现代化的理念，建立规范的财务管理制度，确保企业在市场中具有竞争优势，具备市场化、专业化、规模化和智能化的要求，能够保障企业永远持续发展。但是目前，物业服务企业管理者多是从房地产开发企业调入人员组建，或者直接从基层工作中晋升，并且大多数物业服务企业是家族企业，实际管理财务工作的人员存在观念落后、不能够正确看待财务管理工作的问题。管理者缺少现代化的财务管理理念，认为业务才是企业生存和发展的根本，把主要工作重心都放在了企业日常的经营管理和业务拓展方面。

（二）内部控制制度尚未健全

大多数物业服务企业的现状是内部控制制度缺失，或者虽有也是形同虚设、业务流程重叠复杂、不相容岗位不分离。因财务内控管理上松懈散漫漏洞百出，或者财务管控的力度太弱，而没有达到应有的效果。比如，在收取物业管理费和停车费以及收取押金的方式都表现出财务共性问题，内控制度毫无作用，资金存在较大的损失风险；物业闲置资产没有做到定期盘点清查，查明原因后又不妥善处置利用，造成公司资产不能为公司产生经济价值，物资采购及库房管理业务也因被包办，或因管理水平低下不能对量多品杂的物品进行精细管理，最终导致账实不符，甚至出现浪费等现象。另外，部分物业服务公司个别人员行为不受约束，凭借自己的权力把公司的财产和物品擅自据为己有，打着公司的旗号给自己筹集资金，给企业的经营带来巨大风险。综上，从事物业服务工作的公司独有的集权式财务管理模式，内部控制制度完全形同虚设，没有建立起规范的监督体系，造成无法准确地管理人、财、物以及工作程序，导致财务管理难以发挥应有作用。

（三）无法有效管理资金运营过程

从事物业服务工作的公司，其资产构成中流动资金占据大量的份额，也是财务管理的重要组成部分，营运资金的正常流转关系着物业服务公司命运，与物业服务企业的生存息息相关，是物业服务公司的发展核心。物业服务公司的特点为劳动力多，管理环环相扣，在很短的时间内就会产生大量的人力、财力支出，但受限企业规模过小，信用等级相对较低，并且缺乏可供抵押的产品，造成无法取得短期资金外部融通，为了维持物业服务企业业务的正常运转，就要合理利用企业当前的资金。为了能够让资金创造出更大的价值，就要缩短资金的回收周期，这是确保物业服务公司获得长久发展的核心环节。但因受制于企业诸多因素，组织结构不合理，财务管理水平低下，供应链流转不畅，追踪手段跟不上，资金使用质效不高，造成不能合理压降物业管理公司的经营投入。此外，公司在运营过程中，还存在资金回笼不及时的问题，主要是受到业主恶意拖欠物业管理费的制约，导致资金压力大，给物业服务企业的长远健康发展形成了严重的障碍。

（四）财务管理人员整体素质令人担忧

拥有优秀的财务管理人才是财务管理的关键和核心，只有高素质的财务管理人员才能建设并支撑功能齐全复杂的财务管理工作。物业服务工作利润很小，行业发展需要降低人工费用支出，招聘的财务人员薪水较低，根本无法吸引高素质专业财务人员，聘用的财务从业人员专业水平低、没有严谨的工作态度，给企业在用人管理上带来了隐患。很多物业服务企业财务人员配置也不足，存在业务繁杂工作量大，加之综合素质不高，一些会计工作者在记账时还主要依托手工记账的方式，无法掌握新的财务系统，面对新的财务技术无所适从，自身存在抗拒抵触心理。大多物业服务企业基本都对财务人员的培养不重视，根本不进行岗前及继续教育培训，员工素质也得不到提升，最后严重影响会计核算速度和质量。还有些从事物业服务的小公司，面对政府机构的监督以及业委会的监督，违规搞内外账，对本就薄弱的财务工作增加了工作量，最终的会计报表信息质量根本无法得到保证。此外，受限于财务工作人员自身的专业水平，物业服务企业几乎未开展过成本的预测控制、盈亏点的分析、税务策划、投融资等财务管理事项，无法向企业提供现代专业化的财务管理，给物业服务企业的运营带来财务风险，甚至导致经济损失。

（五）信息化建设水平低

物业服务企业属于微利行业，利润水平不高，信息化建设的投入不足。比如由于线上缴费系统投入不足，目前物业服务企业行业中，超过70%的物业服务企业线上缴费比例不超过30%，很多业主在缴费时依然会选择线下缴费，这不但降低了财务处理的效率，而且还浪费更多的人力成本，这与信息化建设的投入有限有很大关系，也与个别业主的交易习惯有关。比如办公系统、财务系统、收费系统等未实现共通共连，数据无法共享，便利性严重不足，也给后续财务工作的处理带来诸多不便。另外大多数物业服务企业不重视信息技术，也不重视其在财务管理中的重要性，错误认为信息化建设就是会计电算化，就是以计算机为处理工具代替人工的操作过程，没有认识到两者的本质区别。没有积极引进现代科学的信息管理技术，信息化管理水平严重落后，比如可以借助先进的资产管理信息系统，对资产职责进行分工、授权审批及验证等整合工作，实现信息化的高度共享。但财务人员依旧按照传统模式，在财务管理方面无法做到与时俱进。

二、完善物业服务企业财务管理的建议

（一）搭建规范的财务管理体系

建立健全完善的现代化财务管理制度，才能确保企业稳定运营，也是物业服务企业管理的条件和运行的基础。目前国家出台的相关法律法规均是会计行业的通用规范，物业服务行业内部尚未制定一套完善的管理制度，不能提供具体详尽的指导及管理意见。在国家尚无具体方案前，物业服务企业应结合自身经营状况及本行业的特性，务必遵守我们国家会计领域核算以及管理的相关规定，建立一套适合自己的内部财务管理制度，提高适用性，形成自我约束机制。比如建立适用于物业服务企业相关的财务管理制度，建立完善的财务管理制度还包括投资决策制度以及在预算和监督、绩效管理方面都要形成完善的制度，这些都必须适应物业服务企业的发展需求，从而建立规范化的财管组织体系和架构。

（二）加强财务内部控制制度建设

物业服务企业应强化提升内部管理制度的认知，应将内部控制制度作为财务管理制度的主体，对具体控制制度予以拓展细化，各项具体制度应相互关联衔接形成体系，列举一部分问题说明如下：业务的申请和批复要步骤清晰、职责分工清晰、不相容岗位分离、保管保密制度明确、内部审计制度落实等，严格遵循国家相关法律法规，实现内部控制制度的建立与完善，确保有据可依、有章可循，从管理办法上坚决规避违法乱纪问题。同时，要确保内控制度不打折扣地贯彻，健全财务管理工作的审批步骤，查缺补漏，建立健全监管办法和监督架构。明确相关管理规定并在财务管理工作的一系列管理办法中予以明确，确保财务管理工作权责清晰，人人参与其中，强化全流程的监督。此外还要立足于《财务管理制度规范》，在此基础上丰富财务管理工作的细节，定期修订并完善实施方案，不断优化调整财务内部控制机制，确保能够建立起一个有效的物业服务监督管理体系。

（三）盘活企业资金活力

物业服务企业基本都存在流动资金不足问题，其根源与企业融资能力，资金的运营效率以及业主缴费率等长期困扰问题所致，要想根本扭转改善营运资金的问题，建议采取以下措施：一是借助于现有资源开拓业务领域，实现多样化经营，增加创收渠道，增加其他收入，补充流动资金。例如可增加房屋出售及租赁、装饰装修、家政服务、在业主委托下开展多种业务，发挥电梯、停车场和楼宇楼面的作用，积极承接广告，搭建起公司内部的信息共享系统，以业主为中心，提供一系列面向业主的配套服务工作等。二是在确保物业服务质量的前提下，还要宣传好物业的相关管理办法，请街道社区及法律工作者予以宣传，提高业主依法缴纳物业费的意识及意愿，同时加强物业费催收的及时性，确保物业费收缴及时，确保资金能够有效流通。三是确保日常经营资金利用合理，财务部门统一进行管理和分配，提升流动资产的周转速度，还要从严管理现金浮游量，努力盘活未被占用资金的活力和价值。四是考虑节约成本提高利润。比如物业服务企业的大批量采购应货比三家，综合权衡产品价格、产品质量以及结算期限等因素，采取年度采购计划，通过利用供应商资金降低融资压力，保持合理库存压降成本，既节约了成本提高利润又提升了资金管理的效益。五是建立信息化管理系统，加强资金的监督管理，降低企业风险。六是建立资金管理制度与流程，设置专项管理人员，使企业资金在严格的监督管理体系中运行。

（四）加强财务管理人才队伍建设

物业服务公司的领导者要与时俱进更新自己的财务理念，在大脑中根植财务管理的重要性，积极开展财务管理方面的调研，自主了解财务知识，能看懂财务表格并能分析基础的财务表格。物业服务公司选择求职者时，首先要考虑那些在会计领域具有较高专业技能、能够很好地完成物业服务工作、财务经历十分丰富的员工，并且要对他们展开财务专项培训后才能正式进入岗位。每年要面向全体财务在职员工常态化开展继续教育，给财务工作者搭建学习与交流的平台，努力精进财务工作者的财务管理能力。健全财务工作者的绩效管理办法，加强财务工作的绩效评价措施，不合格的人员会被淘汰或者是调离财务岗位。留下那些能够胜任财务工作的人员，并将职称等级、工作任务量一并作为工资基数的衡量标准。形成良性的激励机制。针对有条件的物业服务企业，每年可聘请专业会计师事务所对企业账务进行审计，发现存在问题并予以改进。

（五）建立以数据处理为核心的财务管理信息系统

信息化时代的来临，从事物业服务工作的公司要遵守国家的物业管理政策，及时完善和改进财务管理方法，逐步推进财务平台的搭建，实现资源共享和高效管理，有机整合数据和信息技术，提升财务数据的研判和处理机制，实现各项数据资源的共享，有效解决传统模式下的会计信息不对称，信息数据传输效率低，真实性得不到保障的问题。及时反映经营和财务真实状况，对经营中的异常情况进行预警，对资金需求提前筹划，给后续的资金筹集和投资活动打下基础，发挥好辅助企业决策的功能，强化公司的财务管理水平，确保企业的管理质效能够再上新台阶，促进企业的繁荣发展。