事业单位OA办公自动化系统的应用

文/河北省保定水文勘测研究中心 冯晶

事业单位的信息化程度是其与时俱进的重要标志，而作为推动信息化快速发展的基础性软件——OA系统软件，是面向大多数人的应用软件，能为单位管理人员、办公人员提供良好的办公帮手，使单位的信息化建设不断完善。

一、OA办公自动化系统的概念

Office Automation是OA办公系统的全称，也被称为协调办公系统，是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统。对于办公自动化并没有明确的定义，广泛来说，就是采用计算机管理，可以方便快捷地提供各种服务，通过实现办公自动化，可以优化现有的组织管理结构，调整管理体制，增加协同办公能力，从而使单位的管理流程更加清晰，减少了人力，降低了错误率。

二、OA办公自动化系统的优势

（一）最简单明了的优势就是方便信息及时沟通，迅速传达。在日常工作中，单位各部门之间存在着大量流程性工作。以我中心为例，OA系统使用一段时间后，就公文管理方面来说，根据需求分为发文管理、收文管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计以及公文归档等模块，在这些方面，都可以通过OA系统来实现工作流程的自动化，从而规范各项工作，提高部门之间的协调效率。

（二）方便各级领导及时处理公文。传统的公文运转，文秘人员收到书面来文后，首先登记，然后交给办公室主任，根据职责分工请相关领导阅示，然后报各级领导审批、签字，层层传阅，最后到相关科室阅办，整个过程费时耗力；而OA系统实施后，公文管理中设置有收文管理模块，各级领导可以利用计算机、手机等办公软件及时对文件进行审阅、审批，避免了线下“跑腿”和“跑空”问题，同时缩短了文件流转周期，提高了工作效率，杜绝了纸质文件丢失的可能性。

（三）流程清晰，方便查询。根据各个单位的实际情况设置优化的流程软件，办理人在流程节点上能够及时发现并解决问题，有效推进工作顺利进行。

（四）具有可追溯性。以我单位为例，OA系统设有印章使用、车辆及办公用品使用等模块，具有催办、督办和后台提醒等功能。一方面，防止出现延误业务工作办理时间；另一方面，OA系统在处理步骤上留有审批痕迹，有利于管理员发现问题并及时解决问题，具有可追溯性，方便自己日后的查询和管理。

（五）依托OA系统，可以实现信息的资源共享，提升档案管理效率。根据OA办公平台的分级权限管理机制，各部门设置档案员或兼职档案员，由OA办公平台发起，负责本部门电子公文的归档工作，为电子文档的统一管理和共享奠定了基础。

三、OA办公自动化系统存在的问题

办公自动化系统相比以往的人工办公方式，能更快速、全方面完成信息采集、信息处理和管理。能为内部人员提供快捷方便的信息共享，但也存在一些问题。

（一）网络安全方面。目前OA办公管理系统中最重要的是安全问题，我国实行办公自动化后，计算机成为办公的主要工具，因此，计算机在使用过程中不能中断网络，如果中断，则会导致OA办公系统分析数据的泄露，包括外来病毒的入侵以及社会系统工作本身的运行故障，如果进入办公系统内部，则会导致计算机故障甚至瘫痪。虽然大多数办公系统设置了加密措施，但是不能严密地对数据信息和数据传输进行有效保护。

（二）电子文件与电子签名的法律效力方面。我中心使用办公系统后，所有文件都以电子形式进行传输，为了增强办事效率，领导会在电子文档上进行签字，但电子签名是利用电子技术完成的签名，程序较复杂。如果纸质签名存在法律问题，则有迹可循，但电子签名涉及技术问题，首先验证制章人的签名数据，保证印章本身的真实性和合法性，验证通过后，使用签名人的数字证书对签名值进行解锁，得到签章Hash值，然后对比已签文档的Hash值，从而验证签章是否可信。

（三）信息交流方面。由于每个单位在实际工作中都有涉密文件和涉密信息不能与互联网连接，因此无法充分利用OA系统，不利于单位之间的沟通和信息交换。

（四）OA办公系统管理人员培训方面。网络化的OA办公管理系统，对专业技术人员的培训是必不可少的，不仅要掌握OA系统的所有功能，而且出现问题时要及时有效地沟通和解决，还要负责对日常生活工作中各种重要信息数据进行保存与备份。培训可以在课堂或现场进行，针对不同的管理层次（高级管理层、普通用户）和不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制订相应的培训方案。对OA发送的相关数据进行管理，并对重要数据进行备份备查，以方便将来查阅。数据非常重要，如果不慎丢失，将带来各种经济损失。

（五）OA系统没有与其他信息系统相结合。以我中心为例，目前OA系统主要应用于公文管理模块，印章使用模块、财务软件、人事管理系统等方面还未与OA系统相结合，这样不利于信息资源的集成，导致OA系统在事业单位应用起来比较单一。

四、OA办公自动化系统的运用技巧

（一）在OA办公自动化系统的操作和使用中，OA移动办公系统可以与电脑端、对应的手机端统一，实现实时同步。因为用手机，完全可以和电脑一模一样地操作，轻松实现跨区域办公，不受地理空间位置的限制，能满足随时随地收发电子邮件、安排工作任务、处理审批等操作。根据我中心实际情况，在OA系统创建了多个模块，就公文管理来说，相关的公文过程可以通过网络来实现，为各级领导的工作节省了大量时间，也真正实现了各种公文的无纸化流转（详见图1）。

图1 单位发文流程图

（二）审批是OA系统的基础。移动审批在使用过程中则更为便捷，OA系统在手机端能和PC端一样显示全部完整的数据和表格细节，并可以显示流程图和处理过程。领导审批时，将会更多了解一些细节。以报销为例，OA移动网络办公系统的报销单，在手机进行审批时，可以通过横屏显示全部明细，让领导清楚每一笔钱是如何开支的，杜绝了含混过关报销问题。

（三）OA系统可以记录个人的日程安排。就像配备了电子秘书一样，方便今后统一安排工作，OA办公系统还可以查看新闻动态，打开浏览器主页即可进入系统默认的新闻页面。

（四）OA系统可快速查看联系人名单。如联系人信息发生变化，部门管理人可及时增加或删除人员，并及时进行更新，确保各项流程的正常运转及通讯录的正确性和及时性。

五、OA办公自动化系统的应用措施

（一）建立和完善相应的制度规章。我中心领导带头，各部门人员积极配合。OA系统涉及范围较广泛，我中心的每个管理部门及人员按要求都要装载OA，虽然办公便捷，但在最初的推广中其引入的新观念和模式难免会受到各种阻力，所以首先应制订一套详细完整的规章制度，明文要求系统该如何有效应用，非必要情况下切断传统的信息流转模式。同时，在人员方面，尤其在中心领导方面，在使用过程中不能让系统卡在某些关键的审批环节，各部门之间也要充分利用OA共享网络平台，积极协调和配合，以促进系统真正应用。

（二）加大对OA办公自动化系统的资源投入。为了保障OA办公自动化系统的顺利进行和工作的正常开展，在OA系统开发中，政府部门不仅要投入足够的人力、物力、财力等，而且在办公运行过程中，系统的维护也很重要，所以在定期对信息的安全进行检测期间，应该提供一定的财力支持，并且还应建立专业的技术人才队伍，开发研究所需的硬件设施及软件系统等等，促进OA办公系统在技术上不断更新。

（三）建立数据迁移和数据共享模式。俗话说：“三分技术、七分管理、十二分数据”，现如今的OA办公自动化要打破信息孤岛现象，建立统一健全的数据管理体系，在切实实现和促进办公自动化过程中，亟须整合在旧系统中遗留的历史数据，如果不及时纠正历史数据，往往会让新的OA系统成为空壳，导致正常的业务无法顺利开展。所以，要建立数据共享平台，方便数据的导入和导出，从而最大限度减少使用者的重复劳动。

随着改革和发展的不断深化，推进OA系统办公自动化是事业单位发展的重要举措，在实际工作中要勇于创新，大胆实践，这样我们才能推动OA系统不断创新。