供电企业行政办公一体化管理模式创新研究

文/国网甘南供电公司 郑永刚

供电企业为现代经济发展提供基础的电力能源，是我国经济发展的基石。2021年12月，国家能源委员会印发《中共中央、国务院关于进一步深化电力体制改革的若干意见》（中发〔2015〕9号），文件明确指出：供电企业要加强组织协调工作，完善小组工作机制，将供电工作稳妥有效推进。基于供电企业改革的重要意义，利用信息化手段实现行政办公一体化管理模式创新是现阶段供电企业改革的必经阶段。行政办公一体化的管理模式不仅能够提升行政办公部门的工作效率，更能保障供电企业长期发展。

一、供电企业行政办公内容

供电企业行政办公内容涉及以下两方面：一方面，行政办公要优化设计行政组织结构。通过制订管理规章制度，结合供电企业的结构特点，以此达到行政管理目标。首先，通过精简供电企业各部门结构，缩减某些工作职能稍弱的岗位，在降低供电企业管理成本的同时，提高企业的工作效率。另外，通过加强供电企业上下级之间的联系，使企业信息上下互通。另一方面，行政办公涉及供电企业日常运营的相关工作。作为协助者时，负责供电企业领导信息的上传下达，保证决策信息的实效性，发挥综合管理职能；作为管理者时，负责供电企业日常行政工作管理，如管理企业公章等；作为监督者时，组织制订、完善供电企业各项管理制度，实时监督供电企业的各类项目建造；作为宣传者时，对供电企业文化、品牌等做好宣传工作，如开展企业文化调研、开展办公环境整治等活动。结合行政办公工作内容，行政办公工作在供电企业的发展过程中起着沟通枢纽的作用。从企业消息传递层面来看，行政办公起着上传下达的信息传递任务，保障供电企业和外部资源高效沟通。从企业管理层面来看，行政办公工作在员工层和领导层之间起着沟通桥梁的作用，在协同领导层办公的同时，反馈员工层的工作想法。因此，在此基础上搭建一体化行政办公管理模式，能提高供电企业的综合实力，确保行政办公高效工作，最终实现企业长期健康发展。

二、行政办公一体化管理模式的工作原则

行政办公一体化管理模式的核心是将办公过程数据化、科技化，从而实现行政高效办公。在互联网技术高速发展的如今，供电企业的行政办公逐渐向无纸化办公迈进，通过办公系统与信息数据的协同互助，促使供电企业内部信息与外部资源相互交换，达到资源共享的目的；利用行政办公一体化管理模式，优化供电企业的业务管理模式，从而提高企业核心竞争力。供电企业行政办公内容多、涉及领域广，在开展行政一体化管理模式创新时，要注意如下几点：首先，要遵循优化原则。优化原则是以工作流程为导向，探究在现有的工作流程中，是否有工作职能稍弱、存在感不强的工作职位，若存在则将其优化，从现有的工作流程中剔除，保证供电企业整理工作流程精简化，实现企业各个职能的高效利用。其次，要遵循协同合作原则。在行政办公一体化管理模式创新过程中，要抓牢管理模式的顶层设计，实现高效能扁平管理，并利用互联网双向沟通的特性，使供电企业行政管理部门与其他部门间实现协同合作，从而提高行政办公效率。最后，要遵循组织原则。分类整理行政管理部门的办公资源，如文件资料、公章信息等，建立“高效工作”的目标，使行政办公人员以工作目标为工作导向，从供电企业的实际需求出发，建立上下联动的行政办公一体化管理模式。

三、供电企业行政办公一体化管理模式创新路径

（一）建立行政办公信息一体化资源平台。为保障供电企业改革进度，供电企业在探索一体化管理模式创新路径中，行政管理部门应重新规划行政管理信息，构建行政办公信息一体化资源平台。

行政办公信息一体化资源平台由静态管理信息和动态管理信息两部分组成。静态管理信息包括供电企业的基础信息（如供电企业的电力生产信息、电厂构建、项目类型等）、部件信息（供电企业的固定资产，如现有的电力设备、企业内部办公用品、电能信息采集终端等）、企业信息（如供电企业的电力规划图、电力施工案例、电力项目场地等）；动态管理信息包括员工信息（如供电企业人员的在职离岗、员工的个人信息等）、业务信息（如电厂各项目建设融资成本、项目工作成果等）、数据信息（供电企业季度、年度的数据汇总）。在行政办公信息一体化资源平台中，静态管理信息基本处于静止不变的状态，是企业行政管理的工作依托，动态管理信息处于阶段性可调数据，随着电力企业的工作进程而发生着改变。根据一体化资源平台的搭建，供电企业可根据行政内部不同职位的特质评定资源平台中的信息，并根据信息的价值给予分类储存。在储存过程中，行政工作人员根据办公岗位的不同，对信息价值的评定可用以下公式表示：

其中k表示办公行政一体化的信息属性，取值范围≥1，a为信息一体化的重要值，取值常为常数，λ为信息管理平台储存中的加权平均值，其公式的结果要四舍五入选择整数。行政工作人员在排列信息质量的优先级时可参考公式数据的大小结果，按照由大到小的数据排列，在资源平台中实现信息的高效传递和储存，保障信息一体化资源平台中数据的准确性，实现供电企业行政办公一体化管理模式创新。

（二）制订制度标准，规范信息管理流程。通过建立行政办公信息一体化资源平台，能够保障供电企业内部信息的高度交流，实现资源共享。在建立资源平台后，更要制订制度标准，规范信息管理流程，以此实现供电企业行政办公一体化管理模式的创新。其制度总体包含以下三个部分。

1.文件信息的处理。供电企业的正常运行离不开文件资料的辅助。例如，在电力工程中包含施工合同、招标文件、竣工报告、工程结算报价书等资料；在企业的日常工作中包括收文、发文等公文档案。通过一体化资源平台的建立，供电企业的文件信息处理应遵循拟稿—审批—发送—存档这四个流程。首先,明确供电企业文件信息的具体内容；其次，通过资源平台的录入上传到行政部门审批；再次，行政部门审批后发送到相应部门；最后，利用信息一体化资源平台将文件信息存档。通过统一规定的流程使供电企业的文件信息由纸质化转变为数据化，在提高文件信息利用率的同时，降低了企业文件信息丢失的风险。

2.企业内部信息交流。供电企业内部信息交流主要针对企业公告、政策新闻、内部邮件等消息。为规范信息管理流程，针对公告、政策类的消息，在信息一体化资源平台中要设立查阅权限，权限的范围以供电企业内部员工的职位为参考；而企业各部门通过内部邮件的交流信息要设置下载权限，防止供电企业电力工程项目资料的泄露。一方面，通过信息一体化资源平台，内部信息得到了及时发布、各部门之间的邮件信息可以正常流转；另一方面，通过内部信息交流制度的确定提高了供电企业内部信息交流的安全性，保障了供电企业的健康发展。

3.日常综合行政管理工作。供电企业的行政办公工作内容多、工作范围广，主要包括企业固定资产管理、会议管理、考勤管理、人事档案管理、项目工程管理等。在制订日常综合行政管理工作的标准时，要充分参考供电企业各部门的工作情况。例如，在制订会议管理制度时，规定供电企业各部门按照工作进度，每周或每天早上召开业务会议，针对前一周或前一天的工作进行总结分析，会议召开有各部门负责人主持，并在会议过程中形成《会议纪要》，上传到行政办公信息一体化资源平台中，经各部门负责人审核签字后通过企业邮件下发给员工。在制订人事档案管理制度时，要遵循“任人唯贤、举贤避亲”的基本原则。人事档案管理制度是企业人员构成的机密资料，对人事档案的流调要通过员工—部门领导—行政管理人员—行政管理领导的审批流程，降低供电企业人事档案资料泄露的可能性。在制订考勤制度时，要设置考勤监督员按时记录员工考勤情况，并将其作为计发工资的根本依据。供电企业全体员工实行上班、下班两次打卡，不准委托他人代签到，当部分员工需外出办理业务时，需经领导同意审批后在资源平台中登记外出信息，供电企业领导层要定时对考勤人员进行抽查。通过日常综合行政管理工作制度的建设，使供电企业内部员工明确自身工作职责，为实现供电企业行政办公一体化管理模式创新夯实了制度基础，提高了行政办公人员的工作效率，保障了供电企业的良性发展。

（三）进行对比实验，明确一体化管理效果。以X供电企业为实现对象，X供电企业的工作人员共有350人，其主要工作职能有电力工程、机电设备安装工程、建筑智能化工程施工等。实验时间以6个月为周期，前3个月供电企业采用原有的企业行政办公一体化管理模式，后3个月供电企业采用创新后的企业行政办公一体化管理模式，设定3个月期限的信息储量都为4200GB，其中包括800GB的基础信息、600GB的部件信息、500GB的企业信息、700GB的员工信息、900GB的业务信息、700GB的数据信息，记录在行政办公一体化管理模式创新前后的数据丢失量，对比实验结果，汇总数据如表1所示。

表1 行政办公一体化管理模式创新前后数据丢失量对比

通过表1的数据对比，可以看出行政办公一体化模式的创新，通过建立行政办公信息一体化资源平台、制订制度标准等方式，能够有效降低供电企业运行中信息数据的丢失量，说明行政办公一体化模式的创新具有良好的信息管理效果，能够保障信息一体化的管理安全。供电企业在探索行政办公一体化模式创新路径时，要将技术提升和制度规范作为攻克的标准，企业内部信息要实时监控、数据共享，利用资源平台的建立实现企业信息数据化整合，依托制度标准，规范信息管理流程，降低企业信息泄露风险。行政办公一体化模式的创新不仅能促进供电企业行政部门高效工作，更能提高供电企业的核心竞争力，助力供电企业发展。

四、结语

综上所述，为降低供电企业的数据丢失量，保障企业内部信息安全，供电企业行政办公一体化模式创新已是大势所趋。本文通过了解供电企业行政办公内容，明确行政办公一体化管理模式优化、协同、组织的基本原则，利用建立行政办公信息一体化资源平台、制订制度标准等方式探索供电行政办公一体化模式的创新路径，为实现供电企业在市场中的长期发展贡献力量。