不动产档案精细化管理建设路径探析

高 飞

（辽阳县不动产登记中心，辽宁 辽阳 111000）

不动产档案精细化管理不仅能够有效发现以往不动产档案管理中存在的缺陷，而且能够保障不动产档案精细化管理的先进性，促进不动产档案管理的发展。但是在精细化管理推进的过程中，还存在一系列问题，要保障档案精细化管理的功能能够得到充分发挥，还需要从面临的挑战入手，对精细化管理进行系统研究。

一、不动产档案管理发展现状

随着信息时代的到来，不动产档案管理信息化已经成为各地区不动产档案管理的研究重点。随着现代化建设的不断推进，不动产档案信息化在大部分地区已经实现，而大数据技术、云计算技术等信息存储加工技术的发展，促使不动产档案信息从单纯的信息载体，转变为能够为研究以及统计所利用的工具，而信息化也促使不动产档案管理的效率得到提升。只有了解档案管理的发展现状，才能确保精细化管理立足于不动产档案管理发展实际情况，科学有效地得到展开与推进。

1.现代化建设持续推进

不动产档案管理作为档案管理中的一大组成部分，随着档案管理现代化建设的推进，不动产档案管理也逐渐实现现代化，各地区持续加强档案管理基础设施建设工作，在纸质档案的存储、电子档案的录入、电子信息的校正等方面，已经基本实现现代化。并且相关部门不断加强对现代技术的研究，持续引入先进技术，如从传统的手动录入电子档案信息，到扫码录入等。不动产档案管理技术随着现代技术水平的提升而提升。

2.档案管理数字化

近年来，随着档案管理信息化的推进，档案数字化已经成为档案管理工作中的重点。针对数字化档案的管理与传统管理模式存在一定的区别，这促使不动产档案管理的功能得到进一步拓展，档案管理的重点随之发生偏移。针对数字化档案的管理不仅需要对以往的管理理念进行更新，而且在管理手段上对于技术的依赖性更强。数字化档案依托于互联网技术在促使不动产档案管理得到优化的同时也促使档案管理面临一系列问题，要解决新问题不动产档案管理工作还需要加强在系统安全防护方面的研究、加强系统信息对接方面的研究，从而保障数字化不动产档案信息的安全。

3.不动产档案信息多样化

在数字化推进的同时，不动产档案信息也逐渐多样化，传统档案以纸质资料为主，近年来，随着信息媒介的增加，不动产档案内容形式也随之增加，其中电子照片以及影音信息资料在不动产档案中的占比逐年增长，这促使不动产档案信息得到进一步完善。为保障各项信息的规范性，国家针对多种类别的信息制定了相应的标准要求。如统一电子照片类档案信息的格式、统一影音资料的格式及大小等。而随着技术水平的提升，不动产档案内容载体还将进一步得到丰富。

4.档案管理效率持续提升

随着信息技术的提升，数字化管理的推进，以及精细化管理研究力度的不断加强，档案管理的效率已经持续得到提升。以人力为主的重复性工作已经为电子技术所取代，数据分析技术的提升促使信息加工整合速度得到提升。目前针对电子档案的不动产档案管理技术已经开始调整，管理手段逐渐实现现代化，管理形式逐渐实现多样化，而随着电子档案管理问题的不断浮现以及解决，针对电子档案的管理制度也将随之得到完善。高效、精准、功能丰富将成为不动产档案管理新时代下的新发展主题。

二、不动产档案精细化管理的内涵及意义

不动产档案精细化是立足于不动产档案管理发展实际提出的一种创新管理手段。精细化管理不仅能够促进档案管理信息化的进一步发展，而且能够保障不动产档案管理能够灵活应对发展中面临的新挑战，促进档案管理工作的开展。要找清精细化不动产档案管理的推进路径，首先需要明确精细化管理的内涵及意义。

1.不动产档案精细化管理的内涵

精细化管理是相较于传统的档案管理提出的新型管理模式。传统档案管理以规范化为管理主题，按照国家规定以及部门制度规定开展档案管理工作。而精细化管理在规范化的基础上强调管理的精准、精细。强调将管理工作融入各项工作的最末端，从而保障全面掌握档案管理工作的开展情况，有针对性地调整管理计划以及管理手段，能进一步强化规范化管理，以及丰富传统管理功能。而不动产档案精细化管理即针对不同档案展开的精细化管理，此种管理模式下，需要充分结合不动产情况，有针对性地开展管理活动。

2.不动产档案精细化管理的意义

不动产档案精细化管理的意义主要体现在持续提升不动产档案管理效率及质量、拓展不动产档案功能、保障不动产档案管理的先进性三个方面，展开分析如下。

2.1持续提升不动产档案管理效率及质量。精细化管理从不动产档案管理的具体工作入手，通过全面管理，能够进一步发现不动产管理中存在的一系列问题，如权责交叉、工作性质定位不明确、工作手段具有改进空间等，通过对存在的问题进行改进与调整，能够有效提升档案管理的工作效率。并且通过强化管理，保障不动产信息的完善性，以及保障信息的妥善存储从而保障不动产档案的质量，避免档案信息资料不全面，原始材料损毁、丢失等情况的发生。

2.2拓展不动产档案功能。精细化管理能够拓展不动产档案的功能。在电子档案方面，精细化管理能够确保对档案信息进行全面的标注，从而便于工作人员按照标注进行检索。也为档案信息的应用提供了前提。如在针对不动产某项信息开展统计工作时，统计工作人员能够结合自身统计需求在检索框中输入对应信息，快速查找到全部信息内容，并利用云计算技术快速将内容整理成为表格。或快速提取所需要的数据，形成数据资料，供统计工作使用。或在地区对房地产产权情况进行统计时，能够利用精准化管理下精准定位功能，全面了解到地区房地产产权情况，从而保障相关工作的高效开展[1]。

2.3保障不动产档案管理的先进性。精细化管理能够发现可以更新改进的工作，如可以利用现代技术代替传统手段的工作，找出技术提升不动产档案管理进一步改进的路径，从而保障不动产档案管理工作能够第一时间了解新技术，并结合自身情况加以利用，从而保障不动产档案管理的先进性。

三、不动产档案精细化管理面临的挑战

在不动产档案精细化管理推进的过程中，还面临一系列挑战，现从信息化程度不一致，信息对接整理困难、早期不动产档案信息不准确、档案资源数量庞大，技术性人才紧缺、精细化管理制度不完善，工作开展缺乏依据四方面对存在的挑战进行分析。

1.信息化程度不一致，信息对接整理困难

在不动产档案精细化管理上，由于精准化管理需要将管理工作落实到不同的档案管理内容中，统一的档案管理标准能够有效降低精细化管理难度，档案管理标准包括规范的信息、规范的工作流程以及统一的系统等。通过按照统一标准开展管理工作能够确保精细化管理的制度以及手段能够复制，从而促使精细化管理能够得到普遍实施。但是在实际操作中，不同地区在信息化建设上，还存在信息化要求不一致、系统不一致等情况，造成在其他部门需要利用不动产信息时不能从系统直接调取，还需要到不动产档案管理部门按照一定的手续操作，在提高了系统信息利用的难度的同时，也造成精细化管理落实难度加大[2]。

2.早期不动产档案信息不准确

精细化管理强调档案信息的精准性。但是即便是具有信息化管理的前提，但是在不动产档案管理中还存在部分难题难以解决的问题，如部分不动产年代久远，产权几经变换，而在产权变动的过程中，可能受到年代以及思想意识的影响，手续不完善，造成部门信息与实际不动产产权信息不一致。而手续缺乏，或存在产权纠纷等都会造成不动产档案信息的真实性难以辨别，档案信息准确性不足，造成精准化管理难以开展。

3.档案资源数量庞大，技术性人才紧缺

档案数字化更利于档案精细化管理的实现与发展。但是在档案数字化上，还存在档案资源数量庞大，技术性人才缺失的问题。不动产档案管理人员即需要采用现代技术处理当下的不动产档案管理问题，又需要将以往的不动产信息录入到系统中，在录入系统内的过程中，需要校对信息，保障信息的准确性。而档案管理技术人员有限造成录入工作推进速度较慢，造成精细化管理实现难度较大。

4.精细化管理制度不完善，工作开展缺乏依据

在精细化管理推进的过程中，还存在精细化管理制度不完善的情况，制度是工作开展的依据，在精细化管理中，由于精细化管理涉及的工作内容更详细、更全面，因此需要详细的制度作为工作落实的保障。同时，制度也需要在工作开展的过程中持续完善。但是部分部门由于对精细化管理概念界定不清晰，内涵理解不透彻，仅是强化以往的管理工作，未能实现精细化管理，因而在制度上仍以以往的制度为依据。造成精细化管理流于形式，未能真正实现[3]。

四、不动产档案精细化管理路径分析

经过前文对不动产档案精细化管理面临的挑战进行分析，从问题入手，提出不动产档案精细化管理路径，可以从以下几方面进行。

1.构建完善的不动产管理系统，利用先进技术

要保障精细化管理的全面开展，需要构建统一的不动产管理系统，并保障管理系统的完善性，建立不动产系统与其他部门之间的互联互通。确保在其他部门具备信息需求时能够直接申请不动产档案管理部门授予权限，调取系统档案信息，从而提升相关部门工作开展的效率，并减轻不动产档案管理工作的负担。在系统的构建上，需要利用大数据技术，对全部资源进行汇总。通过云存储保障信息安全，并保障信息能够得到充分利用。不动产档案管理部门需要持续引入先进技术，保障管理手段的先进性。如引入扫描仪、编码器等设备，利用信息转换技术降低信息录入难度。引入区块链技术，对不动产权信息进行不可逆的记载，在信息变更时再次进行记录，通过全过程的记录，避免篡改信息等情况的发生，保障不动产档案信息的真实性，并保障信息安全。

2.持续推进现代化建设，保障信息的准确性

持续推进现代化建设，是保障精准化管理能够实现的前提。不动产档案管理部门需要申请现代化建设专项资金，强化基础设施，引入先进设备，从而为精准化管理的实现提供保障。在基础设施建设上，通过应用自动化设备，降低人工操作可能出现的误差，如引入现代化终端设备，对于简单的业务内容采用自助办理的模式，减少对简单业务对人力的消耗与需求。在业务办理的设备中应用扫描技术，对文件内容采用扫描录入的方式转变为电子信息。或设置专门的服务人员，引入检验设备，对影音以及图片类的资料是否符合规定进行预先检验，通过统一管理，引导式操作，提升整体工作效率。档案管理部分需要持续关注现代化建设的重点，结合自身情况及时应用现代设备，实现对管理手段的更新。

3.打造专业化管理队伍，提升管理效率

不动产档案管理部门需要引入专业化管理人才，通过招聘与培训等方式，丰富档案管理队伍，通过打造专业化管理队伍，提升管理效率。在招聘上，需要在引入具备技术才能与管理才能的综合性人才。可适当提升福利待遇，吸引人才的加入。在培训上，需要持续就不动产档案管理相关技术以及信息技术开展培训活动，持续提升不动产档案管理人员的技术水平，通过发挥人才作用，从多角度探索精细化管理推进过程中存在的问题，通过对问题的不断完善，保障精细化管理质量的持续提升。从系统以及管理多角度出发，鼓励管理人员大胆提出意见及建议，从而充分发挥精细化管理的优势，促进不动产档案管理工作的开展。

4.完善管理制度，保障精细化管理的持续推进

在管理制度上，不动产档案管理需要结合其他地区精细化档案管理制度，对自身的管理制度进行完善，细化制度内容，对各项工作的开展要点、开展办法进行明确规定。如不动产登记工作要点、工作形式、注意事项，不动产信息变更工作要点、工作形式、注意事项等。通过细化制度内容，确保各项工作开展时有所依据。另外，在管理制度中，需要明确规定违反条例内容的惩治办法，从制度角度为精细化管理的开展提供保障。完善精细化管理下的绩效考核制度，采用与不动产档案管理各项工作相适应的绩效考核办法，并结合绩效考核结果制定奖励机制，从而激发不动产档案管理工作人员的工作热情。

结语

综上所述，要全面实现不动产档案管理精细化，并促进档案管理精细化的进一步发展，需要从不动产档案管理发展现状入手，明确不动产档案管理精细化的重要意义，通过采用构建完善的不动产管理系统，利用先进技术、持续推进现代化建设，保障信息的准确性、打造专业化管理队伍，提升管理效率、完善管理制度，保障精细化管理的持续推进等一系列办法，确保精细化管理能够顺利推进，从而促进不动产档案管理工作的开展。