新媒体环境对高校档案管理的影响及对策创新

2022-12-07贺雪莹

中文信息 2022年5期

贺雪莹

（中国人民大学，北京 100872）

引言

在新媒体环境下对高校档案管理工作机制的建立需要有区别于传统高校档案管理方式，高校有关档案管理人员为保证高校档案管理工作在新媒体环境下仍能够顺利地实施发展，应加强对传统工作模式的创新和改革，建立符合新环境背景的档案管理机制，应运用创新意识和发展眼光对档案管理工作进行贯彻落实，充分汲取传统高校档案管理工作中的优秀工作经验，结合时代发展状况，努力融合科学技术，提高对档案管理工作的整体水平，推动高校档案管理工作不断向前发展，提升高校整体建设质量。

一、新媒体工作环境对实施高校档案管理工作的影响

1.充分丰富档案传播的形式以及载体的种类

在我国高校档案管理的传统工作模式中，档案工作主要是以纸质形式完成，在保密的同时按照“电话预约、上门服务”等方式管理。但是这种档案管理模式体现由于受时代性的限制，导致其具有极强的形式化和表面化，使得进行高校档案管理过程中相关的信息资料内容形式过于单一，影响了高校档案管理服务水平，制约了高校档案管理服务工作效率，不利于高校档案管理工作长期稳定发展。随着我国进入新媒体时代，在高校档案管理工作进行时，多是以电子信息技术以及网络科学技术为主要支撑，完成对信息资源的建立工作，同时这一支撑载体可以有效丰富高校档案管理的传播形式，使高校档案管理工作可以建立起传播速度快、包含内容丰富的新型信息化平台。人们可以充分利用新型信息化平台完成对多种信息资料的调查工作，这种调取工作还可以不受时间和空间的局限，有效提高档案信息的利用效率，提升档案管理的整体质量水平。有效运用先进的科学技术，使高校进行档案管理时储存空间变得更加充足，高校档案管理有关工作人员可以充分将档案中的信息资源通过信息化形式进行保存和备份，有效缩减档案在管理过程中所需占用的空间，同时信息化录入可以有效丰富档案传播渠道，实现档案信息共享，推动高校档案管理工作不断向前发展。

2.提升档案管理的发展空间

高校档案管理工作人员过去在保存信息内容时，多是采用独立的方式对相关对象服务，而这种服务方式还受到了多种主客观因素的影响和制约，使得我国高校档案管理工作质量不能得到切实有效的提高，效率水平不能得到充分体现。但是在高校档案管理工作中，充分融入新媒体技术，档案管理工作人员可以运用互联网设备完成对档案信息的充分录入，通过信息化的档案管理工作，有效推进高校档案管理工作的科学性和有效性。同时，高校档案管理工作有关部门可以充分运用新媒体共享信息平台，充分与师生随时随地进行沟通交流，有效完成对档案信息相关资源的共享工作，推动档案信息资源利用的便捷性，提高档案信息使用整体水平，同时充分有效地掌握档案信息管理发展的具体动向，充分为档案管理工作后续发展空间的扩大奠定坚实的物质基础。

3.改变档案管理方式和工作模式

随着新媒体技术不断在高校档案管理过程中得到实施，导致了高校在进行档案管理工作时，一定程度上出现了其服务对象以及工作内容的转变，同时新媒体技术能够有效丰富档案管理有关方式，充分推进档案管理工作长期高效进行。但是传统的档案管理工作相关内容比较繁琐，档案管理工作有关人员相互独立，彼此之间缺乏联系。随着新媒体技术不断在档案管理工作深入发展，这种现象也正在被打破，很大程度上改变了档案管理工作方式，使得档案管理工作更加注重协调共享，很大程度上提高了对于繁琐的档案信息处理时的工作效率。而档案管理工作强化对新媒体技术的应用，很大程度上为档案管理工作人员的整体素质和技能水平提出了更高的要求，所以档案管理有关工作人员需要充分认识新媒体工作特点，通过及时对自身工作思维进行创新，采取高效的工作方式和工作方法，切实提升自身工作效率水平，发挥出档案管理工作的有效价值[1]。

二、新媒体环境下高校档案管理工作存在的问题

1.设备和系统投入方面

高校进行档案管理工作服务的主要对象是学校内师生、有关部门以及少数社会机构，具有一定的公益性质，但是这一工作方式不能直接为学校创造出直接的经济价值，导致了部分学校领导人员不能为档案管理工作投入一定的重视程度，使得高校在进行档案管理过程中，存在设备和系统投入管理不足的问题。而传统的档案管理方式都是将档案通过纸质的形式进行保存，同时让专业的档案管理人员进行档案的管理工作，不需要先进的档案储存设备进行档案的储存，也不需要完善的档案管理进行档案管理工作规范，直接影响了高校相关领导人员对档案管理工作的重视度，导致有关部门不能提高档案管理部门有关工作资金和技术支持投入力度，阻碍了档案管理过程相关设备和系统的升级工作，极大程度影响了对档案管理有关信息资源后期的保护和利用效率，不利于后续对相关信息资源进行充分有效的开发。虽然在新媒体环境中，高校可以有效利用新媒体有关技术和设备，完成对档案资料的数字化保存，极大程度上提高了档案管理的准确性和便捷度，使得高校师生以及社会有关人员可以充分利用现有的档案资料，充分发挥档案管理的社会公益性，但是由于前期档案管理工作重视程度不够，相关资金和技术投入力度不足，阻碍了档案管理工作高质量运行，也使得我国高校档案管理工作有关作用不能得到很好的发挥[2]。

2.工作人员相关专业素质方面

随着新媒体有关数字化技术不断在日常生产生活中得到应用，档案管理工作相关内容以及方式都得到了不同程度的改变，为我国高校档案管理工作人员整体工作素质和能力提出了更高的要求。部分高校档案管理工作人员在工作时依旧存在坐等上门的工作理念，使得档案中所记录的相关领域的原始信息不能得到充分有效的利用，导致高校档案中储存的信息资源不能得到很好的利用和价值发挥，而随着我国进入新媒体时代，档案数据信息共享平台得到建立和发展，极大程度上提高了我国高校档案储存的信息资源的利用效率，这种管理方式与原先的管理方式有着较大出入，因此相关工作人员的管理意识和管理理念也需要及时更新。我国高校档案管理工作是同时具备技术性以及专业性的，随着新媒体工具不断在高校的各环节管理工作中广泛应用，高校档案管理人员不但需要具备档案管理学有关知识、档案管理工作的相关经验，同时还需要掌握新媒体信息技术的相关操作技能。只有档案管理有关工作人员能够完成对自身综合素质提高，充分运用新媒体工具以及新媒体技术，才能真正地推进我国高校档案管理工作发展[3]。

3.档案管理相关制度方面

档案管理工作的具体流程通常具有一定的模式化和规范性，需要按照一套较为标准的规范化流程进行档案管理工作任务的实施，健全完善的档案管理制度机制可以直接推进档案管理工作长效稳定发展，提升档案管理整体工作质量。过去我国高校在进行档案管理工作时，相关的档案管理部门都相对独立，依赖程度不高，其服务的方式也相对被动，但是新媒体时代下档案管理工作充分融入新媒体技术、档案信息化管理平台逐步确立、档案管理部门与各单位的依赖程度不断提升，这就出现了原有的档案管理工作制度不适用于新媒体背景下档案管理工作的实施和开展的问题，也为我国高校档案管理工作制度的改革创新提出了更高的标准和更严格的要求。虽然在档案管理工作实际中融入新媒体技术可以推进档案管理工作流程的改进，但是由于我国部分高校在进行档案管理工作时，相关工作流程的公开性不足，与下属部门之间的分工也未能明确实施，责任划分制度不明晰，使得档案管理有关工作机制仍有待健全。同时，由于档案管理过程中信息化技术得到不断应用，档案管理有关资源流通途径增加，如何有效保障档案信息资源也成了档案管理过程中至关重要的一步，同时，确保档案信息资源安全性的提高，也需要更加强大的档案管理规章制度进行保障。为确保新媒体技术有效为档案管理工作进行服务，减少由于使用新媒体技术而带来的档案信息破坏现象，促进完善我国高校档案管理有关制度规范是我国有效推进档案管理工作质量提高的关键环节[4]。

三、新媒体环境下切实提高高校档案管理工作质量和效率的有效措施

1.更新管理理念，提高重视程度

提高我国高校档案管理质量，促使新媒体工作机制能够有效融入高校档案管理的全过程，需要档案管理工作人员对档案管理相关理念进行革新，有效提高领导人员对于高校档案管理的重视程度，提升档案管理工作中所需的资金及技术支持。在新媒体背景下，强化对档案管理工作质量的提高，需要充分发挥新媒体设备和系统的优越性，以先进的新媒体设备和系统为档案管理工作质量提供更高的资金保障。高校在进行档案管理工作时，其主要目的是为高校进行教学科研提供良好的数据资源保障，高校领导人员加强对高校档案管理工作重要作用的认识，可以一定程度上推进档案管理工作更好的开展，高校档案管理有关部门需要加强对高校档案管理工作宣传力度，使档案工作在高校落实“三纳入、四参加”让学校领导干部切实有效地认识到进行档案管理工作的重要程度及必要性。学校分管档案管理部门有关领导人员需要加强对档案管理有关工作的统筹力度，积极协调各相关部门完成对档案管理工作制度的制定，充分明确档案管理工作有关工作人员的工作职责，通过不断吸收兄弟单位的先进档案管理工作经验，及时更新档案管理工作有关理念，加强将新媒体融入档案管理工作的力度，加强学校在档案管理工作方面的资金和技术投入力度，通过不断完善对档案的管理，有关设备和系统的更新，完善档案管理工作部门的基础设施建设，保障档案管理信息化平台持续稳定运行，有效提升档案管理工作现代化发展水平。同时，提升有关领导干部档案管理工作的重视程度，可以有效提高档案管理工作人员在进行档案管理工作时的责任意识和认同感，有效提高档案管理有关人员的工作热情和积极性，进一步提高高校档案管理工作的整体质量水平。

2.强化档案管理工作人员的综合素质

档案管理工作人员是实施档案管理工作的主要践行者，档案管理工作人员整体综合素质能力，极大程度地影响了档案管理有关工作水平的发挥，因此在进行档案管理工作质量的提升时，需要加强对档案管理有关工作人员综合素质的提高工作。首先，我国档案管理有关工作人员需要及时进行管理观念的更新工作，与时俱进、开拓创新，通过不断的学习形成符合新媒体背景的档案管理理念。档案管理员工作人员需要积极主动地推进档案管理数字化进程的有效完成、相关单位数据资源的上传和更新工作、建立健全档案管理信息化平台发展。同时，档案管理工作人员需要全方位提高自身的综合水平，及时掌握先进的技术有关知识和技能，努力在实践中加强对新媒体技术的掌握程度。

3.健全档案管理制度规范

完成对档案管理有关制度规范的建立，健全工作充分完善档案管理工作程序流程，是切实有效地完成档案管理工作整体质量提高的关键环节。建立档案管理工作系统时需要充分结合当下的新媒体背景，系统全面地完成对档案管理信息化平台工作流程的建立，保证档案管理信息化平台供应工作效率的提高。同时，还需针对不同密级的档案，根据《档案法》和《档案法实施办法》有关规定，建立健全有关保密审查工作制度，通过严格把关档案资料的密级，规范划分档案资料密级的标准，有效完成对档案资料信息公开内容和程度的把控程度，通过设置访问权限，强化身份审核机制，加强互联网安全保障技术在信息化共享平台中的应用，有效确保档案资源整体安全性，有效减少档案信息在新媒体背景下的泄漏频率[5]。