数字化转型背景下固定资产投资项目档案信息化建设

2022-12-07刘晶

中文信息 2022年5期

刘晶

（中国商飞北京民用飞机技术研究中心，北京 102211）

随着数字化档案的广泛普及，现代化档案管理模式取代传统纸质档案管理已成为必然趋势。这是档案管理历史上的一个具有重大里程碑式的转变，也给当今的档案管理者带来了新的挑战。长期以来，固定投资项目档案工作坚持传统模式。纸质文件一般存放在档案室，查找和检索非常耗时，对存储空间的需求很大，维护非常不方便。随着数字化新时代的到来，固定资产投资项目档案作为企业档案中重要的一员，也必将迎来新的转型[1]。

一、固定资产投资项目概述

固定资产投资是指投资在新建筑，续建、重建和扩建，或设备更新、技术改造，收购土地使用权、房地产购买和开发矿产资源和房地产等，和其他相关活动来满足生产的需要。固定资产投资项目一般周期长，投资大。长期资金外流和负债（如有）会对企业的正常生产经营产生一定影响；投资效果也直接反映了项目未来的盈利能力，对企业有着至关重要的影响。固定资产投资应符合法律法规、产业政策、国家发展和战略规划，并严格论证项目的技术、市场和经济是否可行。对于国有企业，由企业经营人员对投资效果负责，因人为管理因素或弄虚作假造成重大投资失误，严重延误，超过这个概念，无法实现既定的效益目标，造成固有资产流失或损失的经营管理人员，还要按照法律法规和规定追究相关经营管理人员责任。鉴于固定资产投资对企业和经营者的巨大影响，通过经验总结和规定追究相关经营管理人员责任[2]。

二、数字化转型背景下固定资产投资项目档案信息化建设意义

1.顺应时代的新潮流

在快节奏时代背景下，固定资产投资项目档案强调质量和效率，但传统的档案管理模式落后、质量差，无法支撑固定资产投资项目的稳定发展。因此，以信息技术为基础，开展档案管理信息化建设，创建专业的档案数据库，设置档案查询、登录等功能，提高档案管理的便捷性。这样既可以优化档案管理环境，跟上信息时代的步伐，又可以创新档案管理模式，为项目单位的发展奠定基础[3]。

2.满足项目单位发展需求

档案是项目单位管理的核心内容。随着项目单位的发展，档案管理越来越复杂，管理要求不断提高。传统的理念和模式过于落后，无法满足项目单位的发展要求。因此，在项目单位发展中，积极开展信息化建设，构建多功能档案管理系统，从档案数据存储、档案整理查询到系统安全、环境保护，确保档案管理的信息安全，助力项目单位的发展[4]。

3.档案管理信息化建设的发展趋势

项目单位档案管理信息化建设是现阶段社会发展的基本趋势，也是满足各方面实际需要的基本措施。城市化进程的加快推动了科技水平的快速提高，信息化建设的不断发展进程，互联网逐渐融入人们的日常工作和生活。计算机应用在各行各业有着很高的应用频率。项目单位作为政府国有资产组建的社会服务机构，近年来具有独特的发展优势，加上人们对项目单位的热情，工作人员队伍逐渐庞大。在这样的社会背景下，档案数量的快速增长导致了档案管理中的各种问题。要解决这些问题，需要提高档案管理信息化建设水平。传统的档案管理方式是手工进行工作，这就需要手工对档案进行收集、分类和整理。这种工作方式质量低、工作效率低，在工作过程中容易因主观因素而出错。档案管理信息化建设是项目单位现阶段开展档案管理的最佳选择，减少在档案管理上的人力、物力、财力投入，尽量减少人员主观因素造成的工作漏洞，最大限度地提高检索档案的快速性[5]。

三、档案管理对固定资产投资项目建设的重要性

1.制定项目档案的归档范围和管理办法

企业可以在同一建设周期内实施多个固定资产投资项目，并要求项目档案管理人员根据项目情况进行归档和编制完整、详细的项目档案。调整项目存档范围的编译，以避免在不同项目中使用相同的存档范围。由于在传统管理模式下保存的档案不可能进行分类，可以建立分类体系，根据项目本身的建设特点可以有所不同。例如，对产品开发、软件开发、系统升级、数据信息扩充、传统分类等涉及高新技术的投资项目产生的数据进行归档，收集项目管理过程中产生的所有原始文件、实体凭证和数据信息，并将工程档案的相关统计数据纳入工程档案的范围，使所有档案资源都归为一类。

2.档案管理的好坏是固定资产投资项目验收成败的关键

由于工程档案是真实反映工程建设情况的重要凭证，因此在进行财务审计、档案个人验收、项目总体经验收集时，都需要查阅档案。档案员应严格按照建设项目的施工程序进行收集、整理和准备，以满足完整性、准确性和系统性的要求，这样不仅能保证在验收时快速准确地提供有效凭证，又能确保各单项验收及总验收的顺利通过。

3.规范档案管理对项目管理水平的提升有极大的促进作用

对于一个企业来说，档案管理既不能产生经济价值，又不是提升产能效应的主要职能。对于一个项目来说，档案管理既不是推动项目进程的主要因素，也不是项目审核验收的重点。档案管理似乎没有什么作用和贡献，但在实际的发展中，它关系到项目的健康发展。档案工作的质量和效率将影响到整个工程的质量，为了在项目实施过程中及时、准确地获取数据，进行全面、科学的分析，必须制定完善的档案管理制度，科学地进行整理和保存。只有这样，才能为项目的实施提供准确的档案依据。在项目档案管理过程中，科学的管理方法是档案管理顺利进行的保证，是企业或项目管理水平的体现。高水平的档案管理不仅能提供及时、准确、有效的审核业务，还能通过档案管理促进和提高项目管理水平。档案管理员要秉承“三纳入、四参加、四同步”原则，积极参与项目的各个阶段，及时收集资料，确保文件的完整性，防止资料的遗漏和丢失。档案员应严格审查资料的有效性和完整性，审查档案反检查项目在实施过程中的合规性和合法性以及过程的完善性，并及时向项目主管报告，督促相关部门进行整改，从而在项目的实施中发挥强大的监管作用。

四、固定资产投资项目档案管理现状

1.标准化管理意识薄弱

在时代的发展进步中，项目单位的整体提升不断提升其生产力、规模等方面。但是，在投资项目档案管理方面，现阶段投资项目档案管理的水平和规范性还没有得到有效的提高。作为管理的执行者，它是决定管理效率停滞和发展的直接因素，因此，由于缺乏一定的重要性意识，在管理中没有得到更多的重视。不仅在人员管理方面没有及时进行相应的培训，而且在新科技时代的装备和制度上还缺乏及时的更新和优化，总体表现为管理思想和管理意识薄弱。

2.管理人员的专业水平有待提高

一些企业档案管理人员没有档案相关的专业学位，缺乏档案管理的专业知识。由于日常行政工作比较复杂，如日常文件数据整理、登记、归档等，很难花费时间和精力进行文件管理研究，也难以了解项目经理对固定资产投资项目文件的管理要求。缺乏系统的培训和学习，严重影响了项目档案管理的质量。例如，在项目数据管理中，档案管理人员往往无法确定所收到数据的准确性、有效性和系统性。这是因为档案管理员缺乏必要的设备、技术等专业知识。他们只能被动地接收项目资料，他们没有能力对收到的文件的准确性和有效性作出适当的判断，从而使档案文件无法反映项目的实际情况，而且档案管理人员无法保证对项目资料的分类是系统的和符合要求的。

3.档案管理形式传统与混乱

档案管理的发展不是一个短期的、间歇性的过程，而是需要大量的时间。然而，一些项目单位在进行投资项目档案管理时，会受到档案管理传统思想的影响，导致管理形式落后，基本上需要大量人力资源的支持。尽管传统的管理形式给工作人员带来了诸多不便，但结合当前的时代背景，一些项目单位仍然没有重视现代信息技术的应用。与现代信息技术管理相比，传统档案管理的管理效率会很低，容易出现管理混乱的问题。一旦管理混乱，投资项目档案管理的准确性就无法保证，保密性也会产生一些问题。企业在实施固定资产投资项目时，由于客观环境因素的影响，往往只关注建设项目本身，而忽略了对项目档案的收集和管理。在某些情况下，项目档案的建立缺乏相关制度约束，管理责任的落实不到位，项目经理的流动性大，导致一些项目经理缺乏责任和管理意识。工程档案的收集质量受工程记录收集不完整、不规范等因素的影响较大。

五、数字化转型背景下固定资产投资项目档案信息化建设策略

1 建立档案专家团队，提供专业化的项目档案编制服务

传统档案主要用于文档和产品档案。产品主要有企业名录、企业通讯、组织发展、文件编制等。项目档案管理系统不同于其他类别。项目记录的编制方法有其自身的特点。与此同时，研究者无法获得高质量的研究成果。同时，项目文件的编写还需要具备施工、安装、设备等方面的技术知识，而不是由项目文件负责人单独进行，从而对项目文件信息进行深入的探索和开发。为改善项目档案工作，需要采取措施提高档案工作人员的综合素质，加强培训学习，使档案工作人员充分熟悉项目档案管理制度和方法，为项目档案工作人员提供基本的档案和科研技能，协助建立档案，建立创新机制，并采用协助建立档案，建立创新机制，采取综合的方式，即在档案、基建、企业项目管理等各业务部门的参与下，将项目记录成果纳入企业。

2.提高项目人员的档案意识

首先，要完善项目档案管理制度。建立规范、可行、可操作的管理体系。作为项目档案管理员，修订了《固定资产投资项目档案管理办法》，明确了文件分类、归档范围和档案负责人，并严格按照新办法执行。加强对档案、项目管理和项目档案作用等法律法规的培训，提高档案工作者和兼职项目经理对项目档案管理重要性的认识，强化这方面的责任意识，提高项目档案管理意识。将项目文件的管理列入议程，定期进行评审、分析和检查。同时，根据项目档案管理的需要，在培训项目档案和业务技能的基础上，将提高业务技能，如收集、记录的整理和准备项目档案部门和项目经理的业务技能培训。其次，提高项目档案管理人员的专业水平。项目档案管理人员的专业水平直接决定着项目执行者档案意识的强弱。优秀的档案管理人员可以直接或间接地指导项目执行者的档案意识。项目档案管理人员不仅要熟悉项目档案的内容和数量，还要深入研究项目档案，进行二级或三级文件处理，做好编制和研究工作，从而有效地开发和利用项目档案，充分发挥档案的效益。同时，建立学习培训机制，开展更多的档案活动，带动项目人员了解档案，了解他们对档案的兴趣，从而提高项目人员的档案意识。

3.建立固定资产投资项目专项数据库

馆藏档案数据库存储档案的实体信息，专项数据则根据专题收集相关档案信息。对于收集档案数据库来说，记录的信息是以档案实体的信息为基础的，是对档案实体的真实响应。专题数据库记录对于收集档案数据库来说，记录的信息是以档案实体的信息为基础的，是对档案实体的真实响应。专题数据库的记录是以档案内容信息为基础，通过对档案内容信息的分析、过滤、处理和整理而生成的。从数据信息的角度来看，二者的需求是不同的。收藏档案数据库必须完全忠实于档案实体，档案数据库是根据收藏档案的真实记录，围绕主题和交流的需要，对档案信息进行精选、删节和处理的数据库。馆藏档案与固定资产投资项目相比，馆藏档案利用率较低。通过分析固定资产投资项目实施中使用的档案的范围，然后对收集到的档案信息进行梳理，提取出使用频率高的档案信息，通过对档案信息性质的分类，建立固定资产投资项目档案信息数据库。这样既可以提高项目人员查阅资料的效率，又可以缓解档案保管与利用之间的实际矛盾，还可以减轻档案管理员借阅档案的工作量，可谓一举多得。

4.利用固定资产投资项目管理软件全程参与管控

在过去，粗放的档案管理模式往往依赖于制度和项目执行者的专业素质，往往不能及时归档，归档文件的质量较差，可以通过项目管理软件对文件进行集中统一的管理和控制。以工程资料为例，以往工程施工技术资料的收集和整理，长期以来一直采用手工填写、手工计算、纸张传递的传统方式进行管理，目前，利用工程数据管理软件，可逐步实现工程施工技术数据的“自动化、无纸化”，实现业主、监理、施工单位之间数据的全过程动态网络化管理，实时监控工程量的适度。确保项目运行数据的及时、有效的收集和填写，推动档案业务按项目节点驱动模式分步管理。