医院青年文明号档案管理实践

文/浙江省立同德医院 周仲炜

医院青年文明号是指以青年为主体，在医院的生产、经营、管理和服务等环节，体现高度职业文明，创造一流工作业绩的优秀青年集体、青年岗位和青年工程。医院青年文明号档案是青年文明号集体成长过程的体现，是展示创建成果、创建经验的宝贵资料。创建青年文明号，有助于引导青年人树立正确的职业理念，提升青年的团队精神。做好医院青年文明号档案管理工作，能推动青年文明号集体的整体发展，促进青年成长成才。

根据青年文明号创建要求，创建集体应建立创建档案，结合工作实际，明确专人负责，内容真实规范，保证各项工作有序进行，使创建档案能够真实反映青年文明号的创建活动情况，使得活动更加规范。青年文明号集体的配备包括创建主题、创建目标、创建内容、创建口号、创建承诺、具体分工和组织体系的创建标识及创建制度、总结、考核、命名等基本情况都要建立档案，条件具备的应建立图片、音像档案。并要求对创建活动情况有详细的记录备查。

一、医院青年文明号档案管理现状

院团委在医院党委的领导和支持下，围绕医院的中心工作，将创建工作与业务工作紧密结合，在全院范围内开展创建活动。通过院“号、手”活动领导小组及工作小组实施创建活动，形成党团“齐抓共管”的管理体系。全院现有国家级、省级、院级青年文明号16家。全院各级青年文明号集体积极发挥青年的先锋模范作用，服务患者、服务社会，向社会展示医务青年良好的精神面貌和职业素养。

（一）档案的管理。根据青年文明号创建文件精神，要求各创建集体建立青年文明号管理档案，逐步建立和完善申报、自查、推荐、检查、验收、命名、表彰、奖励等档案资料，实现青年文明号档案的科学化、规范化管理。青年文明号档案的管理，包含档案的收集、整理、保管、统计和提供利用等。原始记录是档案的本质属性，我院建立起青年文明号创建活动纸质档案与电子台账相结合的模式，由创建集体号长负责记录和保管，客观真实地记载创建活动相关资料。检查验收的评选将采取实地查访、台账检查和现场汇报的形式，分别占总成绩的20%、30%和50%。要求对创建活动进行统一管理，将台账资料作为检查、评比、考核各级青年文明号的重要依据，促进创建工作的规范化和制度化。青年文明号档案管理贯穿于创建集体申报、考核、评选、表彰、监督的各个环节，内容涵盖综合管理、岗位文明、岗位技能、岗位效益及附加材料五个方面。（见图1）

（二）档案的收集整理。档案管理人员需要针对档案的各种因素进行分类放置，方便档案的查找。根据青年文明号考核评分表的内容设置，我院推行档案标准化整理模式。在档案的收集过程中参照考核内容、考核项目及评分标准分类整理，并按照时间顺序进行排列。按照考核要求，青年文明号的档案收集一般包含一级类目5个，二级类目13个。其中一级类目包含：综合管理、岗位文明、岗位技能、岗位效益及附加材料五个方面内容。二级类目包含：加强领导、基础工作、团建工作、优质服务、规范管理、文化建设、人才培养、取得成果、业务效益、社会效益、人才效益、品牌效应及荣誉奖励等内容。（详见表1）。

表1 医院青年文明号档案管理分类目录

（三）档案的开发利用。一是用于各级青年文明号集体创建资料的查阅考核。收集保存创建过程中的有关文件、图片、影音、实物、原始记录等资料，建立台账。通过创建口号、主题、标识等，营造创建氛围。满足申报、复审的检查、评审、监督要求及阶段性的考核需求，为查阅者提供档案材料。二是青年文明号创建的档案资料是科室发展的动力引擎。如在醒目位置张贴青年文明号的服务承诺和信用公约，通过内外网、公众号等媒体向社会公开服务承诺等，进一步规范服务行为。三是促进青年文明号集体的交流学习。为各级青年文明号集体提供经验总结、借鉴分享的素材，充分发挥青年医务工作者的先锋模范作用，倡导职业文明，推进青年文明号创建活动深入开展。

二、存在的问题及不足

（一）对档案管理不够重视。近年来，在医院自查中发现，个别创建集体对创建的基础性工作不够重视，有的档案未设置专人管理，有的为应对台账检查，存在临时突击收集整理材料的情况。在创建之初没有结合青年文明号集体的实际情况制定具体的档案管理规划和措施，一些集体在人员变动时，未能做好工作交接，导致资料缺失。部分青年文明号集体档案管理工作缺乏连续性，创建期内高度重视，创建成功后不再关注青年文明号档案的管理工作。个别院级号集体缺乏档案管理经验，对于青年文明号档案的科学化、规范化、制度化管理研究不够深入。

（二）档案内容单一，收集形式化。青年文明号活动档案内容不齐全，分类不够科学。个别青年文明号集体资料管理不够完善，日常不注重资料的收集、整理及积累，收集材料内容不够全面。部分集体为应对检查考评，对标突击补做资料，有损于档案的真实性。部分青年文明号集体仅限于文书档案的收集，缺乏图片、视频等声像资料的整理，或者收集的资料缺少文字描述，不能及时完善青年文明号电子台账。同时，青年文明号集体仍沿用传统的档案管理模式，形式单一，电子信息化投入较少，档案数字化程度有待进一步提高。

（三）档案开发利用不足。随着社会经济的不断发展和医疗水平的不断进步，青年文明号档案资源载体形式更加丰富、资源价值更加多元。然而部分院级青年文明号集体在档案收集过程中仅为了收集而收集，缺乏创意产品的设计开发。青年文明号集体成员对于档案的开发利用参与程度不高，有待于进一步挖掘，从而有效激发青年的创造力。档案信息资源的开发利用需要与时俱进，以需求为向导，服务社会，实现良性循环，这也是新形势下青年文明号创建活动的新生长点。

三、建议及对策

（一）多途径加强青年文明号档案管理工作。坚持青年文明号档案工作的科学管理，建立完善的运行机制，引导档案管理工作向规范化方向发展。一是提高认识，加强宣传培训。提高各级青年文明号集体对档案管理工作的重要性认知，认真贯彻落实《档案法》。明确创建的意义，创建青年文明号不是简单的评审工作，旨在通过创号评审来促进医院的发展，提高医院内部的医疗质量管理、医疗水平提升，提高青年医护群体的综合素质。青年文明号档案的整理需认识到位、组织到位、工作落实到位，保障工作有效开展。二是明确青年文明号档案管理制度，把握重点，指定专人管理。坚持定时、及时、完整准确收集相结合，及时记录、更新内容。青年文明号创建档案有一定的连续性，相对集中地存放便于管理和利用。三是加强档案结构化管理，在数字化改革背景下，以争创青年文明号活动为契机，加强对集体档案的规范管理，明确分工职责及目标任务。对档案内容进行分类，能有效提高服务职能，促进档案管理各项工作的规范化、制度化。

（二）建立健全青年文明号档案管理考评机制。按照“以评促建、以评促改、评建结合、重在建设”的指导思想，由院团委负责组织各级青年文明号集体进行创建档案的考评工作。根据青年文明号创建文件精神，结合实际调研情况，制定合理的档案管理制度，对青年文明号档案的全周期管理进行指导。实行青年文明号创建档案自查互查相结合的模式，各级青年文明号集体每季度对标对表自检、定期考评与年度考核相结合，从而有计划、扎实地推进档案管理工作的开展。

（三）搭建平台整合档案资源。一是积极借鉴优秀单位的青年文明号档案管理方法，邀请资深专家进行档案整理工作的讲座培训，围绕青年文明号档案管理的基本内容、形式途径进行讲解、交流技巧。二是开展青年文明号集体创建互助活动，指定更高级别的青年文明号集体与争创集体进行结对，相互学习、相互促进，实现共同创建。三是加强青年文明号档案管理人员与党支部、团支部、工会台账管理人员的沟通交流，促进档案材料资源整合。四是加强青年文明号数字化平台的应用。统一档案模板，对于考核评分表中通用的共性材料，由青年文明号创建负责人进行统一整理，固化备用。收集的文字资料和图片资料能反映创建的经过及效果，照片档案必要时可打印，并备注文字说明。

（四）做好青年文明号创建档案的开发和利用工作。一是充分发挥档案的作用，整理汇编材料，借助新闻媒体、院内网、公众号等对创建集体进行宣传报道，塑造医院文化软实体。二是借助青年文明号开放周等主题活动，按照“亮身份、亮形象、亮承诺”的要求，对青年文明号集体进行展示，鼓励集体的创建热情，不断提升青年文明号在社会公众中的存在感和认可度。三是充分发挥青年医务工作者的创新意识和青年文明号的品牌效应，积极开发创意产品，实现经济效用。在档案展现形式方面，借助先进设备，如电子屏幕、投影仪、显示器等电子设备，实现交流互动。

四、结语

医院青年文明号创建档案全面真实地记录了创建集体的发展和青年的成长过程，有重要的参考和评价作用。档案管理的最终目的是为社会实践提供服务。随着创建工作的不断深入，医院青年文明号档案管理的不足日益凸显，一定程度上阻碍了创建工作的有序开展。本文探讨通过加强宣传培训、规范管理、整合资源、开发利用等措施，进一步做实医院青年文明号档案管理工作，有效推进青年文明号档案管理做细、做优、做精。希望对于构建科学合理的档案管理工作体系，统一医院青年文明号创建标准、规范创建机制、激发创建热情，发挥医院青年文明号的示范引领作用，促进医院青年文明号的发展起到积极的作用。