应用标准化文档检查管理系统提升文档标审效能研究

朱江 朱梅 梁国强 高晋文

（1北京航天晨信科技有限责任公司，北京， 102308；2中国航天科工运载技术研究院北京分院北京， 102308；3北京控制与电子技术研究所，北京， 100038）

航天院科研院所作为知识数据密集型科技企业，在项目策划、产品设计、试验验证、工艺设计、产品生产、检验和售后服务等各阶段中产生的知识和经验，通过设计文件、工艺文件、研究试验文件等文件方式进行记载、评审、传递和归档，在这些过程中产生的各类文件、图纸和报告等随着各级次产品全生命周期科研活动的开展呈几何级的增长，这类文件质量高低是产品质量保证的重要基础，是影响产品质量的关键因素。在航天科工集团航天防务标准化战略和质量大数据建设的引领下，航天科工运载技术研究院北京分院面对新形势、新要求对所属科研院所各类文件标准化审查工作模式提出了新的解决思路。

1 标准化文档检查管理系统的概念及背景

近年来，随着航天装备建设的快速发展，航天科工运载技术研究院北京分院所属科研院所需应对越来越多文件编制和标准化审查工作，完成高质量装备的研制也对各类产品所需的文件质量提出了更高的要求，各类工程技术人员需要编写更多的技术文档，同时标准化人员需要审查更多的技术文档，日益增长的标准化审查需求与标准化审查资源配备不足的矛盾突显。在面对越来越大的工作压力下，亟需借助“信息化” “数字化”和“智能化”工具手段[1]，及时总结并形成一套与研制紧密融合、良性互动的标准化工作和管理模式，以保证大量科研生产技术文档的编制质量和文档的审查效率。

标准化文档检查管理系统可以规范设计模板，提高设计模板的可复用性，最大程度保证设计模板的统一性和一致性，减少不同技术人员对相同类型文件编制格式的随意性，极大提高文件编制的标准化水平[2]。同时可以简化标审流程，自动对文档进行标准化检查，输出不符合标准规则的问题，并对问题进行自动修复，减轻员工的工作压力，保证文档的正确性，极大提高标准化检查的效率和准确性，提升文档质量[3-4]。

2 标准化文档检查管理系统的建设实践

2.1 标准化文档检查管理系统的建设目标

建立统一的标准化文档编写管理平台。将标准化部门掌握的标准化知识，形成量化的标准规范知识库，为后续培训提供素材；也可将标准化检查过程与文档审签流程结合，将文档检查结果数据提供给标准化人员审签参考，提升标准化审签工作效率和质量；并且可以形成文档审查的结果记录，可为总结重点文档审查注意事项和标准化执行考核提供数据依据。

建立标准化文档编写软件和检查软件。工程技术人员在编写文档时，通过标准化文档编辑器，自动调用文档模板，依据标准规范要求进行文档自动编辑；文档编写完成后，通过标准化文档检查软件，依据标准规范的规则要求，对文档自动进行检查，同时可对不符合标准规范要求的格式和内容进行自动修复，从而提高文档的标准化水平，降低人员的工作压力。

建立标检问题的数据统计分析机制。从检查量、发现问题量、修改问题量和重点考核项等维度对标检结果数据进行汇总统计，分析常发生的问题类型，提出针对性措施，同时汇总数据可作为所标准化考核参考依据。

实现标准化文档检查管理系统和PDM（产品数据管理）等文件系统的集成。构建标准化文档检查管理系统与PDM系统之间接口关联关系，实现PDM系统对文档是否通过标准化检查的判断与控制，实现在PDM系统中查看文档审查结果。

实现标准化文档检查管理系统和标准全文数据库的集成。通过与标准全文数据库的集成，实现对文档中引用标准与库中标准的比对，通过标准号和库中标准的相关属性信息，对文档中引用标准的名称、是否有效进行判别，并在检查结果中给出提示。

提升全体人员的标准化意识。标准化文档检查管理系统建设的目标是将标准化人员大量集中的标审工作提前释放到文件编制环节，使得全体人员可通过工具的使用不断深化掌握标准化知识，提升全员标准化意识。

2.2 标准化文档检查管理系统总体架构

标准化文档检查管理系统功能架构如图1所示。

图1 标准化文档检查管理系统功能架构图

数据层：是整个系统的支撑，为软件提供基础管理服务。充分利用已有信息资源，建设逻辑集中、物理分散的共享信息资源体系。对于所有结构化数据，系统将统一通过大型关系型数据库进行管理，而对于逻辑库中的所有非结构化数据则统一通过文件库系统进行管理。

平台层：软件架构的基础，为具体应用提供高效快速的服务，主要包括：数据引擎、流程引擎、安全管理、业务建模、协同服务、API接口等。

系统层：是面向业务建设的核心功能，主要包括：权限管理、文档模板管理、检测规则库管理、检测规则模板管理、标准化数据库管理、日志管理与统计分析等功能。

应用层：基于系统层之上为技术人员直接使用的应用层，主要包括文档编辑器和标准化检查工具。文档编辑器主要功能包括：文档模板调用、文档模板更新、文件编辑快捷键、文件输出、引用标准等。标准化检查工具主要功能包括：检测规则模板调用、文件自动检测、文件自动修复等。

系统集成：系统集成是面向制造业企业大量管理应用系统之间的集成接口服务，采用国际通用的标准Web Service接口的方式，为多系统间数据协调提供支撑服务。

2.3 标准化文档检查管理系统应用模式

a）标准化部门对模板的管理和维护。标准化管理员对文档模板和检查规则模板进行管理和维护，向文档编写人员发布文档模板和检查规则模板。

b）文件编制人员使用文档编辑器编写文档。编制人员需要编写文档时，首先打开平台，下载合适的文档模板，然后根据模板编写文档，形成文件初稿。

c）文件编制人员使用标准化文档检查管理系统对文档进行自检。编制人员编写完成后，编制人员使用文档检查工具对文件进行检查。检查时，首先从规则模板库中引用适合的规则模板，然后对照规则要求检查文档中的问题，最后进行自动修复，保存为修复完成的文档（修复后的文件），同时工具自动把检查的结果信息保存至检查结果库中。

d）编制人员提交文档至PDM系统进行送审。编制人员完成文档的检查和修复后，对于需要提交PDM系统审签的，上传至PDM系统进行审签。在提交PDM系统送审时，校对人员和检查人员可以下载文档，使用检查工具进行检查是否还会存在问题，同时需要对工具检查之外的内容进行人工检查。

2.4 标准化文档检查管理系统的建设成效

北京控制与电子技术研究所文档标准化管理系统涵盖100余项有效文件模板，140多条审查规则、11类文档问题诊断、76800条标准有效性检查等内容，已全面应用于该单位所有在研型号，覆盖10个研发中心。系统上线后标准化审查工作实现了“六个一键”功能，即： “规则一键创立、模板一键提取、全文一键检查、问题一键修复、结果一键保存、数据一键统计”。文档标准化管理系统上线以来共计审查各类文件9679份，系统在设计预审阶段发现文档标准化问题685913项，其中通过一键修复完成问题修正450421项（其余问题经过编制者确认后修改完成），标审环节文件驳回率下降95%，设计文件编制质量及审核时效显著提升，平均单份文件审查时间审查效率提升95%，平均标准化审查周期效率提升60%。结合科研生产需求，标准化文档检查管理系统生成50余个文档（含研究试验文件、设计文件以及软件文档）模板，纳入维护检查规则100余条，主要涵盖标题、段落、正文、目录、列项、表格、图片等各个元素，嵌入现有文档编制、检查、审核工作流程，确保文档模板获取、文档检查、文档修复多个过程仅需一键操作。标准化文档检查管理系统审查通过的技术文件，错审、漏审率控制在1%以内，审查效率提升了60%以上。大大提升了标准化人员审查效率和质量，提升了技术文件的交付质量。

3 标准化文档检查管理系统的未来展望

3.1 标准数据管理系统

目前研究院所的标准数据管理方式还不统一，数据之间并不互通，且设计师在查询和使用时存在一些困难，数据的准确性和正确性也不能完全保证。

标准化文档检查管理系统提供了简单的引用标准数据的管理模块，但只是简单的标准号和标准名称的管理，对于标准附带信息没有进行管理。后续通过标准数据管理系统，可实现单位内标准数据的自维护，标准数据的管理和检索、标准体系的建设、标准的制修订、标准的规划等工作。同时包含附件内容的管理，进一步加强标准化部门的职能作用，增强标准化工作的信息化手段。

3.2 标准化服务与应用系统

标准化服务与应用系统主要包含标准化知识管理、标准化知识学习管理、标准化培训管理、标准化考核管理、标准化反馈管理、标准化查询管理等模块，对标准化管理工作的覆盖面更加广泛，方便标准化部门开展标准化工作。

3.3 标准化数据分析与决策

通过管理系统的数据收集，以图形化等方式提供数据展示，方便对单位内的标准化工作情况进行全方面的掌握。内容主要包含：文档质量统计分析、文档错误率统计分析、标准规范引用分析、标准知识运用情况分析、标准化学习情况分析、标准化考核统计、标准化反馈信息统计等功能。通过大数据分析功能，透过数据查看目前标准化工作开展情况以及目前存在的问题，采取有效手段和措施进行解决和优化，最大提升标准化工作能力和工作质量。