数字化背景下水利事业单位档案工作创新初探

赵 瑾

（山东省海河淮河小清河流域水利管理服务中心，山东 济南 250100）

1 加强水利事业单位档案工作创新的必要性和意义

1.1 现状分析

在我国，水利事业单位主要负责的是以水利为服务目标的相关事情，其档案工作则与水利事业涉及的各类资料、信息、数据有关。具体来讲，水利事业单位档案涉及的档案资料主要包括：水利工程全生命周期中产生的各类资料，包括工程勘察、设计、施工、运行管理、工程改造、工程拆除等；与水利事业相关的科研、教学、水政、水法资料；开发利用及保护水资源工作中产生的资料等。可以看出，水利事业单位档案涉及的档案资料与我国社会、经济、民生发展都有重要关系，其工作质量与水利事业单位“兴利除害”的核心价值直接相关。近年来，计算机软件、数字化、信息化等技术快速发展，我国各事业单位也在逐步推进信息化、数字化改革工作，并取得了一定成果。

山东省水文中心通过十余年的数字化建设工作，目前取得了如下成果。其一，针对日照、临沂、威海等城市超过50万页的纸质降水记录进行数字化，提取了超过2.5亿条降水数据，并将其录入全国水利系统之中，形成了我国最早的高质量分钟降水数据集。其二，构建了相对成熟的水文资料档案管理系统，并配备了比较先进的关系型数据库及非关系型数据库。其三，编制了《非结构化水文资料数据库结构标准》《降水自记纸记录数字化规范》等标准型文件，为该单位后续工作乃至其他地区相关单位的数字化工作提供了参考。其四，结合实际编制了数字化档案编号及文件命名规则，对超过55万个水利电子文件进行了规范化命名，完成了电子和纸质档案的双套制归档工作。其五，构建了包括水文论文数据库、分钟降水数据库在内的多个水利事业工作分项数据库[1]。

1.2 必要性和意义

从水利事业单位档案工作内容来看，其主要是为事业单位水利工程建设、勘察、科研、水文环境保护等工作提供重要参考，同时反映水利工作成果，为工作改良、创新提供依据。近年来，水利事业单位相关专业发展迅速，国家对其工作质量的要求更高，意味着档案工作涉及的档案资料体量和复杂程度都在不断提升。从另一个角度来讲，如今信息化、数字化技术发展迅速，各领域为了有效提升工作效率、适应社会发展趋势，都在从技术和管理两个角度推进数字化创新。具体来讲，推进水利事业单位档案工作数字化创新有以下几方面意义。其一，改良工作方式，提高工作效率。显然，水利事业单位的档案工作涉及的管理对象是十分复杂的，面对大量不同类型的资料、信息、数据，单纯依靠人员进行管理不仅效率低，而且也容易出现纰漏。而通过利用计算机软件、数据库，可以全面改良档案工作方式，实现对档案基础工作的自动化处理，促进管理效率的提升。其二，创新管理机制，提升档案资料价值。当数字化达到一定程度，水利事业的大数据体系就此建立，这将有助于水利事业单位进一步做好档案资料数据价值的挖掘工作，对提高工作水平有积极意义。其三，有助于建立可持续化的水利事业工作机制。从水利事业单位的工作内容来看，档案工作的关键价值在于对各时期的重要资料、数据进行储存，并在某个时刻提供给相关部门、技术人员使用。相较于传统基于人工的实物化储存管理机制，数字化的档案管理有助于建立可持续、标准化的水利事业档案工作机制，降低水利事业单位在信息沟通、人才培养、技术升级等方面的投入，促进行业可持续发展[2]。

2 水利事业单位档案工作数字化存在的不足

2.1 数字化认知偏差

数字化是当前时代发展背景下的大势所趋，但是在进行数字化建设及创新的过程中，需要建立科学的数字化认知，确保数字化方式符合实际。但是部分水利事业单位在数字化过程中，简单认为数字化就是将原有纸质档案转化为电子档案即可。事实上，对实物信息的数字转化仅是数字化最为基础的工作，在如今的技术背景下，档案工作的数字化需要从数字化机制构建，到数字化技术应用等角度投入大量的研究精力。一些单位由于在这方面存在认知偏差，导致在档案工作数字化中的投入不足，进而导致其数字化档案工作长期停留在初期阶段。值得一提的是，也有部分水利事业单位档案工作者受到传统思维的影响，不愿意花费成本和精力去学习数字化知识，在档案储存及管理中依然侧重于实物端，导致数字化进程较慢。

2.2 数据库建设滞后

水利事业单位涉及的档案资料、信息、数据具有名目众多、体量巨大、复杂程度高的特点，意味着在数字化过程中对数据库的建设要求较高[3]。但是，部分单位在进行数字化建设时，出现数据库硬软件选择不合理的情况，为后续的档案工作的数字化管理埋下了隐患。部分地区的水利事业单位数字化技术资金、技术投入侧重于前段管理，相对滞后的数据库建设影响了数字化工作的有效开展。值得一提的是，目前很多水利事业单位的数字化数据库建设存在一定技术壁垒，导致信息孤岛问题的出现，不仅影响了相关单位之间的信息沟通，对我国水利事业的远期发展也不利。

2.3 数字化应用水平有待提高

水利事业单位档案工作数字化的主要目标是，通过利用数字化技术提升工作效率，以及进一步挖掘档案的价值。目前部分单位虽然针对档案工作数字化投入了一定的硬件、软件，但是由于在数字化应用及人才培养方面的投入较少，导致档案工作的数字化应用水平较低。比如，在水利档案资料的归档管理中，相关人员依然沿用传统纸质化档案管理的名录、命名方式，没有对数字化归档及查阅功能进行科学应用，导致数字化技术的应用价值没有被发挥出来。再比如，在大数据背景下，水利事业单位的大数据机制构建相对滞后，无法对大量档案数据进行快速筛选和分析，得出有价值的结论。

2.4 安全风险管理不到位

作为管护社会发展、民生工程及生态可持续发展的重要工作，水利事业单位的档案管理需要时刻加强对档案资料及关键信息的保护。相对于传统的纸质化管理形式，档案管理数字化的优势和风险并存。优势方面在于目前数字化档案工作涉及的权限管理、密钥管理技术相对成熟。但在档案数字化储存、传输过程中，也势必会面对来自网络病毒、黑客攻击带来的风险，从一定程度来讲，目前的数字化档案管理安全风险是比较大的，部分水利事业单位在数字化档案工作的技术投入和制度建设两个方面存在一些不足，导致档案数据安全面临风险。

2.5 人才培养及管理机制缺失

水利事业单位的档案工作数字化，对相应专业人员的整体素质要求较高。但是，部分水利事业单位对档案数字化技术资源投入较大，却忽略了对相关人才的引进和培养[4]。一方面，档案人员的数字化档案管理知识储备、技能学习不足，直接影响了数字化水平；另一方面，单位其他人员缺少基本的数字化档案意识和处理能力，无法配合档案管理人员做好档案资料的归类处理。另外，水利事业单位人才培养机制的缺失，也影响了档案工作的持续创新。

3 水利事业单位档案工作数字化的创新思路和方法

3.1 纸质档案数字化

在水利事业单位的档案工作数字化中，面临的首要任务就是将传统纸质档案资料转化为数字资料。自20世纪50年代以来，山东省水文中心主要采用降水自记纸对降水记录进行记录，截至2020年，该中心保存的自记纸记录超过100万条。在确定数字化创新路线之后，山东省水文中心首先选择了日照、临沂及威海三个市的降水自记纸记录资料，使用降水迹线识别软件对自记纸上的坐标值进行识别和提取，通过公式自动计算相应的降水量。然后，使用文字识别软件对三个试点城市的纸质水文监测资料进行识别，形成电子文件。在期间，通过多次识别，结合人工核对的方式，确保实物档案数字化的准确性[5]。

3.2 信息化标准体系构建

（1）针对虹吸雨量计记录结果而制定的数字化规范。自20世纪50年代以来，我国各级水利事业单位技术部门采用降水自记纸对相关降水参数进行记录和计算。但是受到不同地区复杂气候、水文条件及技术应用方式的影响，存在记录标准不不统一、结果误差大等问题。2014年水利部制定了《降水自记纸记录数字化》国家标准，对基于数字化的降水参数记录工作提供了参考。结合多年的实践应用，水利部又对相关标准进行了细化，颁布了《降水自记纸记录数字化规范》，作为中国水利学会的团体标准。该标准通过虹吸量对记录进行订正，将记录的参数误差控制在了2%以内，为水利系统降水自记纸记录数字化打下了可靠基础。

（2）基于非关系型数据库构建的数据库建设标准。自水利事业档案工作数字化建设工作开展以来，我国水利事业主管单位制定了一系列数据库技术标准。其中，各级水利事业单位一般通过关系型数据库对水利数据进行储存。但是，随着水利事业呈现多元化发展趋势，业界出现了大量的非结构化数据，尤其是对在历史水文数字化过程中产生的大量非结构化数据，急需要制定相应的数据库技术标准。为此，相关单位构建了非关系型数据库，突破传统关系型数据表结构，可以对多类型、多格式水利事业资料进行识别和储存。在这个过程中，《非结构化水文资料数据库结构标准》应运而生，不仅解决了当下水利事业单位非结构化数据的档案化管理问题，同时也与水利技术的发展趋势相匹配[7]。

3.3 档案资料管理系统建设

（1）储存。采用关系型和非关系型数据库独立建设的方式，分别识别储存结构化数据和非结构化数据。将每条资料记录分为两个部分，其中关系型数据库储存档案号、年度、命名、页码等，非关系型数据库储存水文资料文件以及从资料中抓取的关键词、文件容量等，由关系型数据库子记录和非关系型数据库子记录组成该资料的完整记录，两者之间的数据交换由非关系型数据库的访问接口和JDBC实现。

（2）检索。在档案资料及信息检索方面，关系型数据库配置了目录检索、关键词检索功能；非关系型数据库配置了同义词检索、全文检索、二次检索及布尔检索等功能，同时两者之间也存在检索功能交互。

（3）统计分析。通过将搜索引擎集成在数据库系统中，结合集成分析函数的应用程序，实现对非关系型数据库的统计分析；通过日期、时间、数值等标准化内容，实现对关系型数据库的统计分析。

4 结束语

综上所述，在现代社会经济发展过程中，水利事业单位发挥着至关重要的作用。在信息化、数字化背景下，水利事业单位档案工作在数字化方面虽然取得了一定成果，但是依然也存在一定的挑战。为此，水利事业单位应当积极保持对数字化理念和方法的创新意识，结合水利事业的实际情况，对数据库建设及数字化档案管理的标准进行优化，同时加强对相关人才的培养，以满足国家社会发展对水利事业单位的要求。■