石化企业建设项目档案管理存在的问题及对策

文/舒艳

（扬子石油化工有限公司）

建设项目档案记录了建设项目从立项到竣工的全过程，是工程质量、后期维护改造、纠纷处理的重要依据。随着企业的不断发展和转型升级的需要，石化企业新建、扩建、改建工程项目不断增多，在形成大量建设项目档案的同时，需要不断地参考借鉴之前的档案资料。此外，石化行业具有高温高压、易燃易爆等特点，近年来行业安全事故频发，建设项目档案的证据凭证作用日益凸显。如何加强建设项目档案管理，满足当前及将来企业生产经营需要是亟待解决的一个重要课题。本文论述了建设项目档案管理中存在的问题，并提出加强石化建设项目档案管理的对策。

一、抓好新形势下建设项目档案管理工作的重要性

首先，抓好建设项目档案管理是落实依法治企、合规管理的要求。在市场经济环境中，法规对机构、特别是企业档案管理的要求越来越严格，企业能否依法经营管理关系到企业的生死存亡。规范企业档案管理已不仅是国际上法律、法规的要求，在国际标准中也越来越强调保留证据记录，要求企业为社会提供的产品、服务活动过程具有可追溯性[1]。自2021年1月1日起，新修订的《中华人民共和国档案法》正式施行，从国家层面以法律的形式为档案收集、整理等管理活动提供坚强法制保障。企业作为项目档案管理的主体，要加强项目档案管理工作，将依法治档的规定要求落到实处。

其次，抓好建设项目档案管理工作是打造“精品工程”的重要基础。项目档案能全面反映工程建设活动和工程实际状况是否符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、检测等技术规范、标准，从侧面反映项目的设计水准、管理水平、工程质量、效益、技术以及节能环保各个方面。因此，要将项目档案管理纳入工程建设项目管控全过程，为工程高质量建设提供档案专业支持，助力更多工程项目成为“精品工程”。

最后，抓好项目档案管理是发挥档案服务中心工作的重要抓手。档案工作要与中心工作同向发力，与业务创新同频共振，就要求我们必须提高项目档案管理水平，保证项目档案完整、准确、系统、规范和安全，满足企业生产经营和管理需要，有效发挥档案价值。

二、项目档案管理工作存在的问题及原因分析

近年来,笔者所在企业扬子石化在提升项目档案管理水平上采取了一些措施，如加强项目档案管理人才培养、加大资料跟踪检查督促工作力度，取得了一定的实效。通过梳理统计近3年来公司建设项目档案验收情况，结果显示被评定为优秀的项目比例不高，仅为43%，绝大部分项目处于合格水平，说明项目档案管理工作有待进一步加强。从笔者参加的同行兄弟单位建设项目档案验收情况来看，情况基本一致，反映出石化企业建设项目档案管理工作仍然面临诸多问题。

（一）参建单位对项目档案管理工作重视不够

（1）思想认识不到位，工作标准不高。部分施工单位档案意识淡薄，突出表现在重“工程进度、费用、合同、质量和安全控制”、轻“档案管理”。项目建设的同时，不同步做好项目档案管理工作。一是在档案人员、档案保管设施方面投入不够，档案人员配备与项目规模不相适应，导致在材料形成阶段把关不严、收集整理资料不及时，导致一些重要的原始依据遗失而无法归档。收集的资料没有专门的存放空间，有些资料直接堆放在地上，无法保障档案安全。二是部分单位为了赶进度，存在先施工后补施工记录的现象，未按照一道道工序来形成资料，不按照规范要求对设备、材料或工序进行报验，尤其是材料漏报验现象较为普遍，文件中的数据存在涂改现象，使档案资料的真实性、完整性得不到保证。

（2）档案人员流动性大，整编不规范。施工单位档案人员变动较频繁，不熟悉建设项目档案管理业务，具体表现在：文件组卷、排序不合理，未按照单位工程分级表整理；案卷题名拟写不规范，不能反映文件内容，造成案卷质量差、整理编目不规范等很多问题。部分监理单位未将交工技术文件管理纳入监理管理内容，如未对施工单位编制交工技术文件工作进行指导、培训、检查，造成交工技术文件编制完全依靠档案部门管理人员给予反复指导，影响了归档文件质量和规范性。由于施工单位、监理单位管理上的缺位和工作上的不到位，导致档案管理上的交叉错位问题愈发凸显。

（二）对档案管理制度执行不力

以笔者所在公司扬子石化为例，该公司档案管理自2015年专业化集中管理以来，不断加强和完善档案工作制度建设。围绕建设项目，先后根据国家档案行业标准、石油化工行业标准、中国石化集团公司企业标准等有关标准规范，制定了《扬子石化建设工程项目档案管理细则》 《扬子石化项目文件整理规则》等管理制度，规范统一了项目档案的编制标准，明确了各职能部门和参建各方的档案管理责任以及项目文件材料的收集范围、编制整理及归档要求。

但实际执行情况很不理想，制度执行的有效性、可靠性不高，主要存在以下问题：一是参建单位只注重完成实体施工，对于应该收集、归档的文件材料范围不清楚，作为文件形成的源头，未能履行其收集整理的职责。二是按照“谁主管，谁负责，谁归档”的原则，项目立项、设计、采购、施工、试生产和专项验收等各阶段形成的文件材料，分别由各职能部门（单位）负责收集归档，实际工作中，部分职能部门主动性不强，需要档案管理人员反复盯催、上门收集资料。

（三）归档文件材料不符合规范要求

（1）归档文件材料不齐全。一是项目行政许可文件归档不齐全，如缺职业卫生评价过程文件、缺防雷设计审核、安全验收文件、消防验收文件等。二是缺设计文件，如工艺包未归档、设计变更文件归档不全。三是缺施工文件，如缺质量验收评定文件、土建专业工序记录等。四是设备随机资料缺失较多，如特种设备、电气仪表设备。五是缺照片、视频等声像电子档案，尤其是缺隐蔽工程声像档案。确保档案完整准确是项目管理法规规定的必备要素[2]。企业在项目筹建等前期工作中形成的档案，如企业内部形成的关于报批可行性研究、基础设计的请示、委托第三方出具的“三同时”预评价报告，以及上级主管部门及政府的批复或批准文件、审查意见等，这些文件是企业依法合规治企的证明，即使若干年后仍然发挥着很重要的凭证和依据作用。这些文件如不及时归档，将会对企业造成很大的负面影响。

（2）文件签字、盖章手续不完备。如施工方案、项目管理总结封面无编制人、审核人签字，未加盖单位公章。施工记录中无专业工程师签字，竣工图有疑似代签现象。目前，我国已实行建设工程质量终身制，签字、盖章体现了工程施工过程的合规性，是法律责任认定的重要依据，文件中的签字与盖章意味着参建单位和个人对工程质量负责，所以签字、盖章手续完备对于施工技术文件尤其重要[3]。

（3）归档文件用复印件代替原件。材料、设备质量证明文件、会议签到表复印件较多，有些复印件图样模糊，无法辨识。原始记录性是档案最基本的性质，复印件由于不具备依据凭证作用，如用复印件归档，会给今后的提供利用和法律责任追究造成不必要的麻烦，同时也会存在因复印件较多而无法通过档案专业验收的可能。

三、建设项目档案管理工作的对策

（一）加强档案制度标准体系建设与宣贯培训

一是形成项目档案管理工作流程的制度、标准，并及时广泛做好宣贯。企业要尽快梳理现有的档案规章制度，及时制定或修订制度，确保与新修订的《档案法》有效衔接。从《档案法》的学习宣贯抓起，借助各种方式与渠道普及档案法律法规知识，提高档案意识，这是落实好各项制度标准的前提。首先要抓好向参建单位管理层宣传档案法律法规的工作，只有管理层提高对档案管理工作的认识，才能为项目档案工作配备相适应的人财物资源；其次要向文件形成者重点宣传项目档案工作管理制度与业务标准，确保其认识到对文件完整、准确、系统、规范和安全应承担的责任与义务。

二是加强建设项目档案管理的培训力度。在工程建设期间，组织参建单位档案人员参加档案管理相关规章制度的培训，指导帮助参建单位履行有关档案工作职责，如注意文件材料的形成、收集和积累，进行预整理的方法，以及移交归档的注意事项，以此提升项目档案整编业务水平，确保项目档案资料及时归档、档案整编质量符合规范要求。

（二）加强全过程归档管控能力，强化制度执行

一是抓好档案交底。建设项目开工前，根据项目特点，编制交工技术文件编制方案，明确档案工作要求和执行的制度规范，通过公开亮化归档范围、整理规则及归档要求，促进各参建单位更加有效地执行统一标准，为后续规范归档奠定坚实基础。

二是抓好过程管控。在项目建设过程中，定期深入施工现场，了解在建项目的进度和资料同步收集整理情况，针对资料员提出的问题进行答疑，检查已经形成的档案是否规范，如文件格式、用表、数据填写是否符合标准要求，文件分类是否合理。通过现场业务指导，有效避免常见问题的发生。

三是强化交工技术文件归档审核。交工技术文件经施工单位编制完成后，档案馆会同项目组组织预验收，邀请工程管理部门、职能部门、监理单位、质量监督单位、用户单位重点检查项目各阶段文件，如前期管理性文件、试生产文件、各类专项验收文件是否归档齐全，各专业施工方案、人员、机具报验是否完整，施工工序文件有无遗漏，质量评定文件是否与单位分级表一致，对发现的问题及时下发整改意见，限期整改，对于整改不到位的，严格监督考核，切实把档案管理制度转化为档案治理效能。

（三）各方合力做好项目档案管理，促档案质量提升

一是档案馆主动作为，多渠道收集。针对归档文件不齐全、复印件多的问题，及时与各职能部门、参建单位沟通联系，重点加强设备、合同文件的收集。要求物资采购中心按项目提供设备采购合同台账及设备监造台账，工程部提供项目施工、检测等合同，对照核查文件收集归档情况，促进文件材料归档的完整性、准确性。

二是压紧压实项目档案工作责任制。各项目从建设开始，档案馆就指定专人作为项目档案负责人加入项目组，负责全程跟进，并对项目文件形成过程进行检查、指导，从源头控制项目档案归档质量。项目负责人参与项目重要节点会议，如第一次工地例会、项目中间交接，同时定期阅览项目例会会议纪要，掌握项目进度与施工内容，通过了解相关工作，对需要归档的文件、各阶段指导重点做到心中有数。

三是加强与项目组、监理单位合作，发挥联合管理优势。

档案馆在自身加强检查、指导的同时，积极与项目组、监理单位沟通联络，互通有无。建设项目往往工期长、参建单位多、施工范围广，需要沟通协调的事项多。档案部门作为业务部门，需要借助项目组、监理单位的管理优势，如在项目启动以后，请项目组及时提供开工报告，以便掌握项目投资额度、施工内容、各参建单位及质量监督站信息，为下一步组建档案管理网络做好铺垫。

项目实施阶段，请项目组召集组织各方参加档案专题会及时解决档案工作中遇到的问题，与监理单位及时沟通档案检查发现的问题，督促监理单位履职尽责。监理单位作为代建设单位在现场行使管理权力的机构，不仅对施工质量负有责任，同时对建设项目档案资料的收集、审核也负有责任，监理单位通过加强对施工单位的各项报审的严格审查，可有效解决项目档案归档文件质量低、签字盖章不完备、内容不准确的问题。通过三方紧密协作，共同促进和带动建设项目档案质量水平提升。

建设项目档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，随着社会经济的发展，正发挥着越来越重要的作用。

石化企业要积极履行依法管理档案的责任，进一步健全制度标准体系，从“末端收”转变为“全程控”，促进制度执行到位，加强与企业内部职能部门以及项目参建各方合作，共同做好项目档案管理工作，维护档案的完整、准确、系统与安全，确保建设项目档案满足企业生产经营、改革发展的需要，助力工程项目建设高质量发展，实现企业资产的保值、增值。