医用耗材档案信息化管理研究

2022-11-27王悦超滨州医学院附属医院

品牌研究 2022年9期

文/王悦超（滨州医学院附属医院）

传统的医用耗材档案管理依靠内网或者人工，容易出现医院资产的流失与浪费，造成医院不必要的成本增加。现阶段，随着信息化技术应用的不断成熟，医院开始重视依靠信息化技术，建立信息化管理平台对医用耗材档案进行管理。医用耗材档案信息化管理不仅能够高效精准地对资质证件进行管理，更可以对医用耗材的采购、申领、库存和使用进度等进行动态化跟踪，留痕式记录，进一步提升管理的水平。

一、医院医用耗材档案管理存在的问题

随着医院治疗水平的提高与就诊人数的增加，医院医用耗材使用量在不断增加，但是对于这些医用耗材档案的管理水平并未提高，依然停留在传统的管理阶段，依靠人工记录，存储纸质档案，不仅占据了医院的内部空间，更是在管理的过程中暴露出缺失、遗漏、混记、错记等问题，这些问题直接导致医用耗材的采购量与使用量存在差异，暴露出医院在医用耗材管理方面的弊病，因医用耗材流失造成的贪腐情况也时有发生。

而且，医院采用传统的医用耗材档案管理办法进行医用耗材档案管理，无法实现对这些资质证件的有效利用，无法为更好地、合理地选择医用耗材提供帮助，从而使得医院在进行医用耗材采购时难免因为数量、不适用等问题造成浪费现象，使医院医用耗材方面的成本增高。

同时，医院医用耗材档案本身是重要的资料，但是由于传统的管理方法对于医用耗材档案的调阅存在难度，所以常常使用效率不高，不能很好地发挥医用耗材档案的作用，为医院管理水平的提高发挥作用。

二、医用耗材档案信息化管理的关键

现阶段，随着科技水平的不断提高，以信息化技术为核心的管理平台正在进入各行各业，且在应用方面正逐渐走向成熟完备。医院在进行医用耗材档案管理时，根据现代化医院建设的总体思路，建立医用耗材档案信息化管理平台成为关键。通过医用耗材档案信息化管理平台，医院可以通过整合医用耗材档案信息，依托平台实现对医用耗材的使用申领、审批和库存查询等管理，而且在这些管理的过程中所产生的数据可以帮助医院进行关于医用耗材的使用率、申领率等方面的分析，从而帮助医院调整库存，调整采购计划，精细化节约成本。

总体来看，在进行医用耗材档案信息化管理平台建设的过程中，有以下三个方面需要特别注意，第一是加强对医用耗材档案资质证件有效期的管理，第二是加强对高值医用耗材档案的管理，第三是注意通过医用耗材档案信息反映出医院的整体管理水平。具体分析如下：

（一）加强对医用耗材档案资质证件有效期的管理

医用耗材的使用量大，采购量大，库存量大，在传统的对于医用耗材档案管理的过程中，不能及时获取与更新医用耗材相关供应商的资质证件，导致医用耗材档案的管理存在一定的滞后性，而滞后性的背后是一些管理方面的漏洞，这些漏洞一旦被利用，很可能造成医院资产的流失，主要还是不能及时有效地对资质实效或者证件缺失的供应商进行筛查，从而使得医用耗材的质量与采购渠道无法得到百分之百的保证。为此，在进行医用耗材档案管理信息化平台建设的过程中，要注意加强做好对于医用耗材档案资质证件有效期的管理，并将此作为重要的管理模块与方向，及时将传统内网中的数据信息整合到医用耗材档案信息化管理平台当中，再依靠网络对这些档案资质证件进行更新比对，从而处理掉一些不合规的医用耗材，补充一些缺失的医用耗材档案。

同时，在确保医用耗材档案资质证件有效期的基础上，要建立关于医用耗材档案资质证件有效期的预警机制，设定一定的期限作为触发警报的阈值，一旦达到阈值，触发预警，应设置系统自动对该种类医用耗材进行封存，不得进行申领、删除、修改等操作，为后期的调查整改留存依据，从而确保医用耗材在使用过程中的绝对安全，确保不合规的医用耗材不能流入临床使用，以此避免造成医患纠纷，加剧医患矛盾，对医院造成不良的负面影响。

（二）加强对高值医用耗材档案的管理

高值医用耗材是医院的重要资产，对于高值医用耗材的管理要更加重视。在建立医用耗材档案信息化管理平台的过程中，要建立专门模块对高值医用耗材档案进行信息化管理，详细整合关于高值医用耗材的各类档案，包括采购、入库、申领等，特别要加强对供应商的各类资质的审核，确保使用或采购存储的高值医用耗材百分之百安全。

而且，对于医院来说，高值医用耗材不宜存储太多，一方面高值医用耗材会占用医院的资金，影响医院资金使用的灵活性，另一方面，一旦资质证件过期失效，库存中的高值医用耗材只能报废处理，十分浪费资源。为此，通过医用耗材档案信息化管理平台，可以在共商合作的基础上，实现供应商管理平台系统与医用耗材档案信息化管理平台的信息共享，实现数据入库，并通过共享查询权限做到双方共同管理，实现高值医用耗材的用多少付多少，从而减少对医院资金的占用，减轻医院的经济压力。

（三）注意渐序推进医用耗材档案信息化管理平台的建设

在建立医用耗材档案信息化管理平台的过程中，要注意对医院现有信息化系统，如医嘱系统、物资管理系统、办公系统等的数据信息进行整合，通过信息化技术建立各类信息之间的交互共享机制，为医用耗材档案信息化管理平台建立基础的数据库，以保证先期的运行。

同时，在建立医用耗材档案信息化管理平台的过程中，要充分考虑到医护人员与各部门职工使用的便捷性，征求大家的意见，尽量简化各类工作程序，使操作系统的设计更加贴近于医护人员与各部门职工熟悉的模式，降低操作中的重复性，提高医用耗材档案调阅与医用耗材申领时的效率。而且，医用耗材档案信息化管理平台的上线要经过试用期与调整期，做好阶段的划分，每个阶段之间间隔不宜过短，也不宜过长，应该找到一个合理的时间间隔，确保医用耗材档案信息化管理平台上线的稳步推进。而且在整体的医用耗材档案信息化平台架构确立之后，不宜再进行大的构建调整与模块改动，以防因不熟悉造成工作的困难，扰乱正常的医院工作节奏。

三、医用耗材档案信息化管理的优点

对于医用耗材的档案进行信息化管理，主要是提升医院建设现代化水平，提高医院对于医用耗材管理的效率与精细化程度，从而推动医院向更高水平发展。目前看来，医用耗材档案信息化管理的优点包括以下五个方面，分别是有利于保存有价值的医用耗材档案，有利于改善传统的档案归档方式，有利于促进档案信息的整合共享，有利于提高医用耗材档案的使用效率，有利于确立医用耗材档案信息化管理的规范标准。具体分析如下：

（一）有利于保存有价值的医用耗材档案

对于一些重要的医用耗材档案，在传统的管理方式下难免会出现遗失、破损等情况，这在无形之中也会造成医院的损失。为此，通过医用耗材档案信息化管理的有效方式，以信息化手段对重要的医用耗材档案进行信息化处理后存储，再通过医用耗材档案信息化管理平台进行数字化的查询与借阅，就会有效避免传统管理方式中对重要医用耗材档案造成的遗失、破损等伤害，从而提高对重要医用耗材档案的管理水平。

（二）有利于改善传统的档案归档方式

在传统的工作模式当中，对医用耗材档案进行管理都是通过人工的方式，比如日常登记、档案整理等，花费大量的人力、物力之外，还不一定能取得应有的效果，难免因为人工操作的疏忽导致医用耗材档案管理出现的漏、错等问题，直接影响到医用耗材的临床使用，严重的还可能引发医患纠纷，激化医患矛盾。

基于医用耗材档案信息化管理，只需要在前期信息录入完成的基础上，通过输入指令或者关键字查询即可完成一系列操作，而且在医用耗材档案信息化管理平台中，医用耗材档案能够以更加清晰的方式对同类信息进行集中整理，还可以对不同类型信息进行横向查看，无论是对于归档的整理，还是档案的查阅都变得更加高效和清晰，极大程度地改善了传统医用耗材档案归档的方式。

（三）有利于促进档案信息的整合共享

医用耗材档案信息化管理有利于对相关档案信息进行整合，从而在整合的基础上完善医用耗材档案的共享化与系统化。相比于原来的医用耗材档案，经过整合的医用耗材档案整体性更强，而且在调阅的时候更加便利全面，同时借助网络，可以随时随地快速地将医用耗材档案调出，浏览的过程中还可以同步下载或者分享，这在很大程度上实现了医用耗材档案在医院范围内的高效共享，而且基于医用耗材档案信息化平台，医用耗材档案共享是十分安全的。

（四）有利于提高医用耗材档案的使用效率

传统的医用耗材档案的管理，不仅占用大量的空间，而且由于找到所需的医用耗材档案较为麻烦，因此，存储起来的医用耗材档案使用效率较低。而基于医用耗材档案信息化对于医用耗材档案信息化的处理，医用耗材档案变得更加直观，使用起来更加方便，这在很大程度上提高了医护工作人员使用医用耗材档案的积极性，从而提高了医用耗材档案的使用效率，在一定程度上而言，医用耗材档案使用效率的提高，是对医院资源优化，对成本进行合理控制的表现。

（五）有利于确立医用耗材档案信息化管理的规范标准

现阶段，医院都在加快推进现代化建设，虽然我国还没有通用的医用耗材档案信息化管理的规范及标准，但是为了便于加强管理，提高管理水平，医院在进行医用耗材档案信息化管理，搭建医用耗材档案信息化管理平台时，应该注意结合实际情况与使用需要，研究制定一系列针对医用耗材档案信息化管理的规范与标准，从而在医用耗材档案信息化管理的规范与标准的执行过程中，提高全院对于医用耗材档案信息化管理重要性的认识程度，提高全院对于医用耗材档案信息化管理的接受程度，甚至是建立相关的职能部门以负责完成医用耗材档案信息化管理的相关工作，确保医用耗材档案信息化管理的顺利实施。