基于大数据的城建档案管理实践探讨

文/郝文斌（滨州市城市建设服务中心）

城建档案对我国城建项目的开展有着较大的影响，可以对有关城建项目的信息数据进行收集、整理和利用，帮助管理人员做好城建项目的建设管理，保证城建项目的建设任务得以顺利完成，且能够进一步提高项目建设的效益。目前城建档案管理存在一些问题，比如城建档案管理发展缺乏科学规划、档案管理内容及方式需要改进、信息安全意识及技术屏障存在不足，这些都影响到城建档案管理的工作质量。因此，有必要深入分析大数据背景下城建档案管理存在的问题，探究大数据背景下城建档案管理的创新策略，以便提出一些可靠的参考依据，使城建档案管理朝着更好的方向不断发展。

一、大数据背景下加强城建档案管理的意义分析

（一）提高城建档案管理工作效率及质量

通过对城建档案管理进行分析可知，其主要目的就是将城建工程项目的施工竣工、招投标、规划设计等档案信息收集起来，之后根据项目建设的需要对其进行利用，促进城建项目的顺利开展。在大数据背景下开展城建档案管理工作，可以利用信息技术手段完成城建档案的录入、备份、更新、查询和利用等工作，为用户提供优质的档案服务，使用户能够及时获取自身需要的信息，提高城建档案的利用率。与传统的档案管理方式相比，大数据对提高城建档案管理效率及质量有着较好的积极作用，可以突破传统档案管理的局限性[1]。

（二）降低城建档案管理的资金及人力成本

在大数据背景下，城建档案管理的方式出现较大变化，以数字化、网络化的档案管理模式取代传统的纸质化档案管理模式，使得城建档案管理的效率得以有效提升，且能够进一步降低城建档案管理的成本投入。在城建档案管理中，可以选择租用服务器、租用计算机机房的方式，利用设备对纸质档案进行扫描，之后将其转化为电子档案，方便将其上传到计算机系统，为城建档案的使用提供有利基础。同时，通过这一方式能够以最短的时间对档案信息进行管理，且能够借助系统软件对城建档案存储及传输中的安全性进行提升，促进城建档案管理的良性发展。

（三）实现城建档案的异地云备份及资源共享

在以往城建档案管理中，各个地区的档案馆都是独立进行档案管理，由档案管理人员对纸质化的档案材料进行整理，将其存放在专门的档案室，以便对其进行查询和利用。但是传统的纸质档案很容易受到破坏，尤其在地震、洪水等自然灾害的情况下，难以保证城建档案的安全性，进而造成档案丢失等情况[2]。为解决这一问题，必须加强数字化档案管理系统的建设，利用该系统对城建档案进行保存，还可以建立异地备份数据库，对各个科室的档案进行实时归档，将档案信息上传到系统，满足各个群众对城建档案的需要，使城建档案的共享率及利用率得以提升。

二、大数据背景下城建档案管理存在的问题分析

（一）城乡档案管理发展缺乏科学规划

在大数据背景下，城建档案管理面临着更多挑战和机遇，需要认识到城建档案管理的复杂性，制定短期计划与长期计划，使其能够朝着科学的方向不断发展。但是就实际情况来看，在以往城建档案管理中，档案馆仅制定了短期的发展规划，在完成基础设施建设后，对后续的建设规划缺乏重视性，使得城建档案管理的发展比较缓慢[3]。同时，信息化对城建档案管理产生了较大影响，档案管理人员缺乏信息化意识，无法采取有效的应对策略，使得城建档案管理的信息化发展受到影响。除了城建档案管理发展规划方面的问题，档案管理人员缺乏主动服务意识，其档案工作的模式比较被动，不能主动提供档案服务，严重影响到城建档案管理的长久发展。

（二）档案管理内容及方式需要改进

在以往城建档案管理中，其档案管理的内容及方式已经无法满足要求，需要对其进行改进，促进城建档案管理的顺利开展。

传统的档案类型包括了音像档案、图片档案、纸质档案等，必须主动适应时代发展，将其转化为数字化档案，以便采用信息化的管理方式开展城建档案管理。目前城建档案的数量不断增多，若是在档案数字化转换方面存在不足，将直接影响到档案的开发与利用。同时，在信息化管理模式下，城建档案工作的标准性及规范性有待提升，尤其是基础性的档案工作逐渐暴露出不足，缺乏统一的管理流程及管理程序，对城建档案管理的发展产生不利影响[4]。

（三）信息安全意识及技术屏障存在不足

在大数据背景下，城建档案管理工作的内容及方式出现一定变化，可以利用大数据完成档案管理工作，对城建档案进行开发和利用，使城建档案的使用效率得以提升。但是在城建档案管理中应用大数据的时候，势必会出现各种各样的安全隐患，容易造成档案泄漏、档案被篡改、档案丢失等问题，使得档案馆面临着较大的损失[5]。根据以往大数据技术在城建档案管理中的应用情况来看，许多档案馆在大数据技术应用方面积累了一定的经验，但是对信息安全方面的问题缺乏重视性，未能同时建立信息安全意识及技术屏障，给城建档案管理的发展带来较大挑战。

（四）城建档案管理人员素质有待提升

随着城建档案管理的持续发展，城建档案的内容不断增多，要求档案管理人员采用现代化技术手段对档案资料进行处理，提高档案处理的效率，避免因人为因素造成城建档案管理失误及其他问题。

虽然大部分的城建档案管理人员都具备一定的工作经验，掌握了有关城建档案管理的基础知识，但是在现代信息技术及理念的学习方面存在不足，未能根据工作需要对自身的工作方式进行改变，使得城建档案管理的效率及质量无法得到保障。同时，有些城建档案管理人员是从其他岗位调用的，对城建档案管理的了解不足，且掌握的档案管理知识较少，难以正确处理城建档案管理中的问题，严重影响到城建档案管理的长久发展[6]。

三、大数据背景下城建档案管理实践的创新策略分析

（一）制定发展规划，树立服务意识

城建档案管理工作是一个长期且复杂的过程，想要充分发挥城建档案管理的价值，则必须严格做好城建档案管理的长期发展规划，将信息化建设纳入档案馆的长期发展规划中，明确各个人员的责任，合理划分城建档案管理信息化建设的任务，使其能够顺利完成，提高城建档案管理的信息化水平[7]。其次，应树立良好的主动服务意识，使城建档案管理人员能够及时报送城建档案，提高城建档案管理的工作效率。需要对城建档案管理的相关法律法规进行宣传，提高所有人员对城建档案管理的重视性，及时完成城建档案的收集与归档工作。比如在工程建设过程中，要求城建档案管理部门对项目的进度进行跟踪，将工程档案资料收集起来，及时处理档案资料不全、档案整理不规范等问题，从而保证城建档案得到及时归档，为城建档案管理的开展打下良好基础。

（二）加强信息化建设，优化档案管理方式

为充分发挥信息化在城建档案管理中的作用，需要对城建档案管理信息化建设进行强化，并优化档案管理方式，促进城建档案管理水平的提升。通过信息化的档案管理方式开展城建档案管理工作，可以有效提高工作效率，实现对城建档案的充分利用[8]。同时，通过大数据能够使得档案信息录入、档案信息浏览等工作高效进行，进一步降低城建档案管理消耗的时间。在实际工作中，应建立完整的档案管理网站，重视内部局域网的建设，安排专门的人员对档案管理网站进行维护，保证网站的正常运转。可以利用网站对城建档案管理的相关意见进行收集，对档案管理网站进行针对性的改进，保证各个板块的设置合理。同时，需要对纸质档案进行转化，使其成为可存储于计算机系统的电子档案，之后通过网站将城建档案共享出来，方便群众对城建档案进行查询，提高城建档案的利用效率。为保证城建档案的质量，必须对系统的运行安全进行管控，杜绝出现外部人员修改档案的情况，及时对城建档案进行更新补充，提升城建档案的使用价值。

（三）建立多重安全屏障，规避潜在风险

在城建档案管理中应用大数据技术，首先，必须充分认识到城建档案管理面临着更多新的安全风险，对城建档案管理人员的信息安全意识进行培养，并加强信息安全管理，对信息安全管理制度进行完善，制定合理的责任制度，以便对城建档案管理中的安全风险进行有效管控。其次，需要对信息安全技术防范进行强化，结合城建档案管理的情况对信息安全软件进行选择，其中包括了信息加密技术、数字水印技术、数字证书、数字签名、超级防火墙等，可以利用这些技术对城建档案的安全性进行有效提升。最后，应充分认识到人为因素对城建档案安全管理的影响，提高城建档案管理人员对信息化技术及安全防护技术的掌握程度，规范档案管理人员自身的操作行为，使城建档案管理更具有规范性及安全性[9]。

（四）整合多方资源，促进管理标准化

在城建档案管理过程中，首先，应组建专业的档案管理信息化小组，使其能够有效处理城建档案管理中的问题，提高城建档案管理的工作水平。具体来讲，可以对档案管理部门、当地政府、城建企业之间的沟通合作进行强化，使其能够选出适合的人员共同组建档案信息化专题小组，对城建档案管理信息化建设中的问题进行分析，并提出可靠的处理措施，制定相应的标准体系，促进城建档案管理的数字化及标准化发展。其次，在城建档案管理的信息化发展中，需要将企业质量管理理论融入其中。采用问卷调查的方式对群众、事业单位、区域内的企业进行定期调查，将有关城建档案管理的意见及建议收集起来，之后对城建档案管理系统进行完善，有效提高城建档案管理信息化建设的质量，使城建档案管理的水平得以提升。

（五）加强档案管理队伍建设，提高人员素质

作为城建档案管理的主要参与者，档案管理人员的能力及素质直接影响着城建档案管理的工作效率及工作质量，需要提高对这一方面的重视性，不断提高城建档案管理人员的素质，使其能够更好地完成工作[10]。首先，需要对在职的城建档案管理人员进行培训，把握好城建档案管理工作的要求，将新知识、新技术传授给档案管理人员，促使档案管理人员能够对自身的工作内容及工作方法进行转变，有效提高城建档案管理效果。同时，应重视培养城建档案管理的职业素养及自主学习意识，使其能够根据城建档案管理的工作情况进行自我提升，将自身的经验与先进理论结合起来，正确处理城建档案管理中的问题，促进城建档案管理的不断发展。其次，需要建立明确的责任制度，将责任落实到每一个人员的身上，并制定科学的激励机制，调动档案管理人员的积极性及主动性，从而促进城建档案管理的高效进行。

四、结语

综上所述，为促进城建档案管理的顺利开展，使其能够适应大数据时代产生的变化，需要提高对城建档案管理的认识，深入了解城建档案管理的发展现状及相关问题，做到制定发展规划、树立服务意识，加强信息化建设、优化档案管理方式，建立多重安全屏障、规避潜在风险，整合多方资源、促进管理标准化，加强档案管理队伍建设、提升人员素质，从而提高城建档案管理的工作水平，使其能够更好地服务于城市发展。