关于事业单位档案管理数字化建设的几点思考

鄂履鹤

丹东农业科学院 辽宁 丹东 118109

引言

现如今，随着计算机信息技术与网络技术的不断发展，整个社会都步入了信息时代。现代化信息技术的高速发展，为整个社会经济的发展都带来了前所未有的机遇与挑战。社会各行各业的数字化建设，以及事业单位档案管理的发展都已经趋向数字化。在新的历史时期发展下，怎么样才能提升事业单位档案数字化的管理水准，更好地开发、利用档案信息资料，不断地推动事业单位档案管理工作的进一步发展，这也是事业单位档案管理工作人员如今面临的主要难题。

1 档案管理数字化的主要含义以及具体优势、内容

1.1 主要含义

档案管理数字化，实际上就是指将数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术，全面地应用起来，将以纸张为载体的传统的资料档案，直接转变为二进制的数字编码形式的档案，形成一种结构有序、合理的档案信息资料库，能够使事业单位各个部门通过计算机网络就可以选择自己所需要的信息服务，也能够最快速方便地将信息利用起来。

1.2 具体优势

首先，档案管理数字化能够进一步节省档案的储存空间，使得事业单位档案信息储存更加完善、整齐。利用计算机信息内部的储存空间，可以将传统的纸质档案，以数字化的形式储存在计算机的内部。这样一来，就能够从一定程度上避免大量烦琐的纸质档案资料的重复对接。由于纸质档案通过长时间的储存以及长时期的翻阅，整个档案材料非常容易破损，或者是出现残缺，如果能够将其转化为数字化的形式储存在计算机内部，那么就不会因为长时间的储存，以及长时间的翻阅导致资料的损坏[1]。其次，档案管理数字化可以进一步缩短信息加工的时间周期，提升整个档案信息资料的时效性。传统的纸质手工档案信息加工通过选题、选材、编剧、出版一整个流程来实现，从文件资料的形状以及在二次档案信息的出版整个时间过长，这样一来也会造成信息过时，致使档案内部的信息应用价值受到非常严重的影响。如果说档案信息数字化，那么就可以直接利用计算机阅读的形式，利用计算机的优势功能，来完成信息加工工作的各项程序，快速出版二次档案的信息，这样一来也能够提升事业单位档案信息的时效性。再次，档案数字化能够直接提升档案信息的检索时间。传统意义上手工档案信息的检索，需要首先解锁目录，随后在指定的档案架上进行查阅，如果说对查找的信息不是很准确，那么就会从一定程度上直接增加查阅的难度，增加整个档案资料的查找时间。档案信息管理数字化之后，能够迅速地通过相关的关键词，查找所需要的档案信息材料，这样一来，便能够大大地缩短档案信息的查找时间。最后，档案信息化、网络化能够从一定程度上提升事业单位档案信息利用的效率。档案信息的数字化、网络化能够使得档案信息顺利有序地与全新的科学技术接轨。充分利用、发挥目前计算机以及网络的各项功能，将事业单位的档案信息成果，通过计算机网络的形式上报给各级单位的领导与部门，进一步扩大档案信息的整体影响，拓展信息的服务范围，不断地提升事业单位档案信息的利用效率。

1.3 主要内容

在档案管理数字化的建设中，需要同时进行两方面的工作。首先是将非数字的档案转化为数字化的档案，其次是电子档案的非数字化过程，实际上就是将已经生成的电子档案第一时间输出打印为传统的纸质文件存档。第二项工作，对于事业单位档案管理室而言，是非常重要的，因为第二项工作直接涉及档案是否长期保存下去的问题。这也是事业单位档案管理部门在数字化建设过程中的责任与使命。数字化档案管理的工作并不是轻松、容易的。在诸多的问题中档案如何接收就是一个全新的问题。也就是说通过计算机网络与事业单位档案管理部门来分享电子档案的管理使用，建立一种虚拟的数字档案馆。但是这个过程涉及各方面的问题，还需要进一步强化研究解决，这也是档案数字化建设的主要内容。

2 事业单位档案数字化工作的具体原则

从提升事业单位档案利用的效率，进一步保证档案资料原件的安全的角度出发，档案管理数字化是每一个事业单位档案室都需要做的基础性的工作。在新时期的发展下，在展开事业单位数字化档案管理工作的过程中，需要把握以下几个方面的主要原则。

2.1 克隆原则

需要全方位保证整个档案信息的完整性。事业单位内部每一个专题的档案需要全部进行数字化，不能够只是以档案信息内容的重要程度、敏感程度等来删减数字化的内容，一定要全方面实现数字化，以此来进一步避免由于人为因素所导致的档案信息不完整的状况出现，给档案管理工作人员在工作中的各方面造成一定的障碍[2]。除此之外，需要注重维护事业单位档案信息的原有样貌，一定要尽可能减少对原件有可能造成的诸多伤害。需要对数字化、鉴定整理、仿真复制等的各项工作环节进行统一规划，科学合理的安排，尽量不去拆卷扫描，禁止多次拆装综卷以及重复扫描。

2.2 排序原则

需要首先建立文件及目录数据库，为展开全方位的档案信息管理数字化工作奠定坚实的基础。还要注重基础工作的效率与质量。档案管理数字化是应用计算机科学技术的相关技术，对事业单位的档案信息数据展开高效化的管理，档案信息数据的详略、对错直接决定着数字化工作的成败与否。所以从这个角度来说，事业单位需要对档案安全进行精准无误的分类、著录、整理、编应，以此来建立健全高质量的案卷目录，为事业单位数字化档案管理工作奠定良好的基础，从根源上避免计算机管理出现问题。

2.3 便捷原则

数字化建设主要的目的就是为了方便档案信息的利用，与此同时，确保档案信息的原件不被损坏。对已经形成数字化的档案，事业单位档案管理工作人员一定要及时进行鉴定，仔细划分公开的范围，以及控制使用的精准范围，并且将无限制开放的档案第一时间向社会工作开放，从一定程度上，保证能够公开的数字化档案，可以为社会大众提供相应的利用与服务，使得档案数字化建设能够真正意义上成为事业单位档案，信息资源开发、利用的主要途径，而不仅仅只是作为一种档案信息保存的形式。

3 强化事业单位档案管理数字化水准的主要途径

3.1 建立、开发功能比较完善的档案管理数字化服务系统

因为事业单位电子档案中传统的纸质档案，在技术方面有非常不同的特性，所以档案管理数字化制度，无论是管理标准还是管理方法上的具体要求，都一定要利用数字化的软件系统来实现。从这个角度来说，事业单位档案管理工作的科学、合理，首先需要采取以软件系统为核心的综合化管理方法。为了进一步保障事业单位档案管理数字化系统的性能以及应用质量，在系统设计的初始阶段，一定要遵循相关的标准规范，在这个前提下，充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的综合性意见，统一进行筹划协调，将相关的管理措施全部纳入其中，通过技术的方式来进一步实现。通过科学、合理的软件系统来不断满足事业单位档案管理数字化的实际功能需求，进一步确保电子档案的真实性、有效性。

3.2 强化电子档案硬件系统的管理

一定要选择各个功能都比较稳定、齐全的硬件设备，只有这样才能够优化、完善整个设备的保管设施和环境，进一步保证设备存放的湿度、温度条件，强化防治设施的完善及维护，有条件的话，还可以第一时间升级硬件系统的服务器主机、数据库的硬件设施，通过各种技术来保证应用系统的正常、稳定、顺利进行[3]。除此之外，事业单位软件系统研发部门还需要合理配置相关的储存设备，利用各种方式的介质来保存信息数据的备份，定期地进行光盘备份、磁带备份、异地备份等，不断满足事业单位电子档案长期保管的实际需求。

3.3 保证整个系统运行的网络环境的安全

建立健全制定相关的规章制度，强化系统的权限管理，一定要合理分配，进行行之有效的监督管理，采用物理隔离、防火墙保护、入侵检测，病毒防范等科学技术来保证整个电子档案网络运行的安全性，并且在第一时间急速修补漏洞，对于防火墙以及防病毒软件实现24小时自动升级。并且可以采用安全认证、数据加密等信息技术，来更好地保证事业单位的电子档案在传输过程中的安全可靠。

3.4 建立健全完善档案管理数字化的法律法规体系制度

面对现如今电子档案的发展状况，事业单位档案管理数字化建设工作需要理论与实践上的双重指导，推动事业单位档案管理数字化建设工作，一定要避免在这个过程中没有法律规章制度可以遵循的实际状况。事业单位电子档案的管理，相对来说是一项比较复杂烦琐的技术工作，与传统的纸质档案的管理是完全不同的，所以电子档案的管理工作急迫地需要档案管理数字化的各项标准。健全完善的法律法规可避免在形成使用归档的过程中受到一定的损失。所以从这个角度来说，在特定的技术环境中，开展单位档案管理数字化工作，无论是从理论方面还是实践操作方面都一定要有相应的政策法律法规的支持。与此同时，在优化完善国内事业单位电子档案法律法规政策的同时，还需要兼顾到电子档案工作的理论知识与实践操作的具体需要。

3.5 提升事业单位档案管理工作人员的综合素质

作为从事事业单位档案管理的工作人员，其业务能力还是来源于自身的努力学习以及实践经验，专业的学习能够使得工作人员的知识更加系统化，也是档案管理工作人员未来不断学习实践的前提与基础[4]。事业单位的档案管理工作人员可以通过各种各样的途径来不断地丰富自己的业务知识，不断地提高自己的综合素质。除了要掌握系统的基础的专业理论知识、文化素质、业务能力以外，还需要学会运用现代化的计算机技术以及综合技能的素质等。所以从这个角度来说，在当下新时期的事业单位数字化档案管理工作，需要具备复合型知识结构的优秀人才，这些人才不仅需要具备最基础的业务方面的专业知识，各学科知识以及计算机方面的知识，还需要熟练掌握网络信息技术。从目前现实的状况来看，国内这部分的优秀人才还是比较缺乏的。所以从这个角度来说，培养符合时代所需要的高素质、高能力的复合型档案管理人才，已经是事业单位档案管理部门需要解决的重点问题。

4 结束语

总的来说，事业单位档案管理数字化是先进的科学信息技术手段，以及科学的管理方法与传统的档案管理方式的统一结合，也是新的历史环境下，事业单位档案工作发展的主要趋势。在信息时代发展的今天，做好事业单位档案管理数字化建设，不仅能够从一定程度上提高档案资源的开发与利用能力效率，还能够从一定程度上降低管理工作人员的劳动力，降低各个渠道的费用支出，为事业单位档案管理的持续发展奠定坚实的基础。