医院人事考勤管理系统信息化建设与应用

罗志超 蒋珍

苏州市立医院人事处 江苏 苏州 215008

引言

在医院中，人事考勤管理是评价全体职工工作情况的重要方式，也是落实医院人力资源管理中考核奖惩、薪酬福利、职称评定、评优评先等管理政策的重要依据[1]。随着社会上众多企业对考勤制度及方式的重视，人事考勤管理系统也在不断升级和改变，从手工考勤到信息化考勤系统，保证了快速、方便地获取考勤信息[2]。但是，人事考勤管理系统仍存在规范性和准确性差等众多问题[3]。因此，发现并解决医院人事考勤管理系统中存在的问题、提升考勤管理水平具有重要意义。

人事考勤管理也是严肃工作纪律、提升员工敬业精神的有效手段， 是人力资源管理活动中考核与激励的有效途径和参考依据。对医院职工的考勤管理是医院人力资源管理的一项基本内容。考勤的结果不仅反映了医院职工在本职岗位上的工作状态，也为运营管理处进行绩效管理提供了依据， 同时也是医院实施奖惩制度的手段之一。由于其统计结果关系到职工工资、奖金、考核、晋升，所以是一项政策性、专业性、敏感性很强的工作[4]。

1 我院简介

苏州市立医院始建于1951年，是一所集医疗、教学、科研、预防和保健为一体的三级甲等综合性医院，同时也是南京医科大学附属苏州医院。医院设有本部、东区、北区、南区等，共4个综合性院区和1个教育培训基地，总占地面积13.47万平方米，实际开放床位数2943张。医院现为国家级住院医师规范化培训基地、国家级全科医师规范化培训基地、国家级临床药师培训基地、国家药物临床试验机构和国家级助产士规范化培训基地，也是苏州市综合医学救援基地。

2 医院人事考勤管理系统信息化建设与应用

2.1 建设信息化人事考勤管理系统

随着医院人员规模的不断增大，人力资源管理的工作量持续增长，人事考勤管理压力不断加大，亟待通过信息技术提高管理效率和管理水平。因此，建设信息化人事考勤管理系统已成为医院信息化建设中不可缺少的一部分。

我院自2017年开始引进并启用了人力资源数据软件，软件中包含了排班系统、考勤系统、电子公休的发放、职工信息的维护（含个人基础信息、工作经历、教育经历、职称晋升经历、相关证书扫描件等）、科研教学板块和医务板块等。同时，人事处进一步调试该人事考勤管理系统，对医院人事考勤管理的流程进行了梳理，并联合相关专业技术人员对该系统进行完善，简化了人事考勤汇总、增设了预排班模块、增加了相关科主任查阅并监管科内考勤的权限等。

2.2 考勤系统中存在的问题

在逐步使用该人事考勤管理系统过程中，人事处仍发现存在较多问题，明显影响了人事考勤管理水平。

2.1.1 个别科室拖沓，不能按时上报。我院要求考勤员每月5日之前在人事考勤管理系统内完成上月考勤并上报。该系统运行了三年余，我院大部分科室均能按时完成上报考勤的工作，但每月依然有少部分科室存在考勤上报滞后的情况，影响全院人事考勤汇总工作。

2.2.2 缺勤情况存在误差。每月人事考勤汇总完成后，人事处根据考勤结果进行职工工资及补贴的发放，并将人事考勤汇总表转发院内考核办，计发月度奖励性绩效。在计发过程中，时常接到考勤员的考勤更正申请，包括请假类别和请假的天数存在误差，该情况暴露出考勤员在使用该系统时易出现职工缺勤误差等问题。

2.2.3 人员漏报、错报情况频出。新入我院未取得规范化培训证的医生均都需要在院内各个科室进行轮转学习并完成医师规范化培训。个别女医生在规范化培训期内怀孕生育，导致规范化培训不能正常进行。考勤系统未能及时中止，轮转医生产假期间仍旧按照之前的计划考勤跳转至相应的考勤组，导致不准确。同时，由于个别科室人员紧缺，时常要求轮转在其他科室的医生调整轮转计划，回到本科室上班。轮转人员未及时将相关情况反馈给教育处做相应调整，造成漏报情况的发生。

2.3 考勤系统中相关问题原因分析

2.3.1 考勤员工作繁重。目前，各部门考勤员均为兼职人员，由各科室病区负责人指派科内责任心较强的医务人员来担任，其往往会担任科内众多重要事务，他们需要在完成本职工作以后填报考勤系统。因此，该部分的医务人员日常工作较为繁忙、工作量大，尤其是医生和护士，在填报考勤系统时往往出现疏忽。

2.3.2 部分考勤员操作不熟练。每月的人事考勤系统，会根据预计划自动将轮转人员划至相关考勤组。护理人员调动会根据护理部的计划，调整考勤组人员。另一方面，有部分考勤员是科内负责人临时更换。该部分考勤员接触人事考勤系统时间短暂，对考勤系统及规则不熟悉，操作易造成漏报或误报等。

2.3.3 排班后人员调换致考勤不符。科室内每月预排班后，有时科内职工因个人临时有事，同事间私下调班，未向考勤员报备。同时，人事考勤结果是由排班直接生成，有变动之处未及时更新，容易造成错误。

2.3.4 科室职工及轮转人员增多。近年来，我院新入职的员工众多，而依托南京医科大学招收的研究生数量逐渐增多。同时，我院为国家级住院医师规范化培训基地，进入我院进行规范化培训的医师需要在各个科室里轮转，这造成了病区每月都有新面孔。考勤员对新进员工、研究生及规范化培训医师的变动信息无法及时掌握，易造成人员漏报的现象。

2.3.5 出勤类型繁杂。医院是全日制服务行业，临床、护理、药剂等多岗位需要施行24小时循环排班。在日常班次的基础上，每个科室根据自身业务特点、工作烦琐程度等情况，按照一定的规则自定义班次，由医务部审核同意后自行使用。医院也常年承担部分对外援助工作，支持医护人员的进修学习，读书深造。因而出勤类型就可以分班次归类，大致分为：全勤、病假、事假、产假、公休假、援外、进修、探亲、婚假、出差、迟到等。

2.4 考勤系统中相关问题的解决方案

2.4.1 提高考勤员熟练度。为能跟考勤员保持有效的沟通，人事处建立了考勤微信群。定期组织新考勤员进行培训，以提高全体考勤员熟练度；并及时发布通知，提醒考勤员按时上报考勤；对于考勤中普遍存在的问题，及时在群里讨论并解答，做到相同问题大家能熟知且共同避免。

2.4.2 号召相关科室主任参与考勤。与科室主任协调，减轻部门考勤员本职工作外的工作负担，并尽量做到不临时更换考勤员。同时，号召科室主任同步参与科室考勤工作。在科室考勤员向人事处提交考勤内容后，由科室主任同步审阅科室考勤情况，从而在保证人事考勤及时性的前提下，也提升了该业务的准确性。

2.4.3 完善考勤管理制度。从2021年10月开始，修订完善考勤管理制度。针对请假审批流程做出了明确的规定，请假单由科室考勤员报关，每半年提交人事处备案。对于违反考勤管理规定的人员， 医院制定了严格的处罚标准，对奖励性绩效工资做出相应的处罚。通过建立制度并严格执行，使科室和职工对考勤都非常重视，对做得好的科室和职工是一种鼓舞，对差的科室和职工是一种促进，使得全院考勤填报更加规范。

2.4.4 进一步完善人事考勤系统。基于轮转人员的排班的复杂性以及变动的频繁性，教育处在系统内提前做好每位轮转医生的轮转计划，每月的月初系统根据前期设置的轮转计划及人员调度计划，自动将待考勤人员调整到相应的考勤组，这有效地避免了漏报、多报的情况。

同时，人事考勤系统设置了提交锁定功能，以保证填报数据的准确性以及稳定性。以往上报不同职工在不同情况下的休假天数需要进行大量的数据计算，系统偶尔会出现计算失误，使得上报休假天数超过实际可休假天数。在新的系统中，事先已设置好相应的计算和控制机制，这种误报风险被有效排除掉。

另外，人事考勤系统新增补报遗漏数据、修正错报等功能，以便考勤员及时发现误报而更正；各科室完成填报后，考勤系统可以自动汇总全院考勤数据生成相应的汇总表和明细表，以便人事处及时核查。

针对院内人员的基本数据的录入，为保持人员信息的准确性。人员数据库由专门的医院专职管理人员进行维护，一方面是因为数据涉及人员私人信息，具有保密性；另一方面是因为人员科室间变动频繁，相应的人员考勤数据也会随时变动。

原人事考勤系统汇总功能统计查询的项目较少，对考勤结果的统计查询局限于迟到、早退、旷工情况，对于职工的休假、进修、排班的情况只能通过科室每月上报的纸质版考勤异动情况来核查一定程度上造成系统考勤与实际考勤结果的脱节。后经过改进，现人事考勤系统中添加了预排班模块，考勤员可以月底时通过对预排班的校对，一键导出考勤结果。添加了人事考勤类别的汇总功能，增添了科室、汇总时间段、考勤子类别等多个字段，使得考勤汇总更加灵活、准确、快速。

3 信息化在人事考勤工资管理中应用的理念、优势以及成效

3.1 信息化理念

在信息化大数据时代的大趋势下，医院人事管理遇到了前所未有的挑战，我们需要创新的人事管理系统来突破和弥补，提高工作效率。

3.2 信息化优势

人事考勤管理系统可以通过平台实现多人同时登陆，方便快捷，大大提高了工作效率，一旦发现错误可立即更改，保障了信息的时效性和准确性。同时，虽然初始信息的采集和录入需要消耗一定的人力和物力，但是由于录入后的信息比较全面集中，大大便利了人事管理工作中的数据统计业务，将来在与财务管理软件相通的人事管理系统中，工作人员无须进行计算，可以由电脑直接生成统计结果，避免了计算错误，能够做到“招之能来，来之能战，战之能胜”[4]。医院考勤管理信息化，标志着医院考勤管理向现代化迈进了一大步，是人事管理的一大助力。让人事管理人员从烦琐的工作中解脱出来，提高自身的能力，不断的优化信息管理知识，从而促进考勤信息化进程。医院考勤信息化管理，能更快更准确地为医院决策者提供人员数据，合理进行人员配置，加快医院地发展[5]。

3.3 成效

人事考勤管理更加规范。在没有完善考勤制度前， 职工考勤情况由各科室考勤员统计汇总并系统申报，人事处最后进行汇总应用。这种模式下，一方面各科室考勤员自身医疗业务工作量大，再加上科室职工因公因私请假、科室轮转、外出培训等情况难免会统计有误。当错误被职工质疑并指出时，会造成职工对考勤管理工作的怀疑。现规范了请假流程，所有的请假审批单需要交由考勤员统一管理，再由考勤员定期交给人事处备案。

促进职工责任心和工作效率的提高。完善考勤制度以来，职工能加强自我约束，严格遵守考勤制度，落实好请假流程。迟到、早退及旷工情况有明显的减少， 多数职工能提前到岗，做好准备工作，保证各项临床工作顺利进行，提高医疗服务质量，同时有利于减少医患纠纷。

4 结束语

本文主要阐述了医院人事考勤管理系统的个性化建设的必要性，并对使用医院人事考勤管理系统过程中存在问题进行剖析，进一步通过完善人事考勤管理系统，实现人力资源信息化管理的合理、便捷功能，最终提高医院人力资源管理的科学化水平[6]。信息化时代，为了保证医院的人事管理工作高效进行，必须要进一步加强医院的信息化建设，从而提高人事管理工作人员的工作成效和满意度，减少人员、时间、财力成本的浪费，并能够及时地给医院管理者提供人才结构等信息 ，更好地指导医院的人才引进工作，促进医院的长远发展。