加强铁路非运输企业合同管理标准化建设

程菲菲

(北京京铁工程咨询有限公司，北京 100071)

随着中国铁路的高速发展，铁路非运输企业作为市场主体，业务规模不断扩大，经营范围持续拓展，签订合同数量逐年递增。有效提高铁路非运输企业合同管理工作质量，对于维护企业合法权益、增强企业市场信誉、依法开展经营活动，都具有十分重要的意义，加强合同管理标准化建设已成为当务之急。

一、铁路非运输企业合同管理标准化的重要意义

铁路非运输企业是开展多元化经营的产业活动单位，是铁路系统生产经营的重要组成部分，既与运输主业有着密不可分的关系，又不完全依赖于运输主业，具有独立经营管理的特点。近年来，铁路非运输企业不断改革发展，业务范围已涵盖工程咨询、项目管理、物流、商贸、餐饮、房地产开发、住宿、旅游、制造等行业，涉及的合同类型也日趋复杂。不同类别的合同，权利义务关系、付款方式、违约责任等条款都存在较大差异，需要在实践中区别对待，有针对性地加强管理。通过合同管理标准化建设，可以把合同管理的有益经验固化下来，实现合同管理制度机制、基本程序的规范性和统一性，从而降低企业经营风险，实现合同管理的高效化运作，进而有效保障铁路非运输企业的合法权益和良性发展。

二、铁路非运输企业合同管理标准化的主要形式

1.合同管理组织体系的标准化。主要包括两个方面：一是明确合同归口管理部门，对于企业内部所涉及的所有合同，设立统一的归口管理机构，减少合同管理方面的组织制约，优化管理方式方法，提升合同管理工作质量。二是明确合同项目协作部门，结合企业经营实际设立合同类别和项目，以合同为中介连接项目涉及的相关业务部门，明确一名企业负责人负责日常统筹协调，督导合同业务上游部门及时做好合同签订的准备工作，督促合同业务下游部门及时开展谈判和签约。

2.合同管理运行程序的标准化。主要包括两个方面：一是合同管理流程的科学性，力求层次分明、井然有序，不同环节均可责任到部门、到人员，相互之间职责界限清晰，日常管理无盲区死角。二是合同管理部门的联动性，合同管理相关部门虽然分工不同，但存在着相互联动、相互制约的关系，要通过合同管理职能的统筹规划设置，使各相关部门在立足于本职工作的同时，也能对其他部门的合同管理工作起到监督、纠错的作用。

三、铁路非运输企业合同管理存在的主要问题

1.重视程度不匹配。一些企业对于合同管理的重视程度与市场化经营要求不相适应，有的企业没有设置合同管理专责部门，有的企业没有明确合同管理专职人员，有的企业没有把合同管理纳入年度重点工作，有的企业没有做到定期研究合同管理重要事项，导致合同管理工作总体处于较低水平。

2.制度体系不健全。一些企业没有形成完善的合同管理制度体系，从合同起草到合同履行的各个环节，都缺乏标准化的制度规范，合同管理工作随意性比较强，受管理人员主观意识影响比较大，导致合同管理缺乏统一标准、统一要求，造成合同条款因人而异、因事而异，产生巨大的管理隐患。

3.管理机制不顺畅。一些企业的合同管理缺乏科学化、标准化管理机制，在合同履行方面缺少必要监督，合同谈判、拟定、审查、签约、监督等各环节运行不顺畅、衔接不紧密、信息不对称，导致合同管理的盲目性和无序化，增加了合同签订双方的沟通成本和时间成本，造成合同管理效率比较低下。

4.责任落实不到位。一些企业的合同管理主责部门与其他业务部门在合同管理中的具体职责、权限边界较为模糊，经常出现管理空白地带，造成合同审查工作漏洞；有些合同管理人员责任心不强，出现合同条款表达不准确、法律与合规性审查不严谨、合同履行不到位等问题，为企业经营埋下潜在风险。

四、加强铁路非运输企业合同管理标准化建设的具体措施

1.健全合同管理制度机制。科学合理的制度机制是合同管理标准化的基础，要在对合同管理现状进行全面深入调研的基础上，根据铁路非运输企业合同项目和管理程序的特点，有针对性地制定相关制度规定，完善日常工作机制。同时根据企业发展情况保持动态优化调整，确保企业合同管理工作在有效的制度机制保障下健康运行。

2.完善合同管理组织体系。健全有效的组织体系是合同管理标准化的前提，要按照统一管理、分级负责、精干高效的原则，明确一名企业负责人主管合同管理业务，建立由综合、法律、财务、经营等相关部门共同参与的合同管理组织架构，配备既懂经营管理又具备一定法律知识的人员从事合同管理具体工作，促进企业合同管理业务保持良性运转状态。

3.优化合同审查基本流程。清晰明确的审查流程是合同管理标准化的关键，要按照层次分明、操作性强的原则，将合同审查流程各环节涉及到的部门及个人职责进行明确划分，实现有效监督和相互制衡。同时，按照一般合同、重大合同、特殊合同等分类，明确不同类别合同的审查权限，不断提高合同审查工作的针对性和实效性。

4.规范合同档案管理工作。严谨有序的档案管理是合同管理标准化的保障，要按照“一事一档”原则，对合同管理专门建档立卷，指定专人负责日常维护，完善收集、保存、借阅等方面工作规范，原则上由合同承办部门建立合同档案，由合同管理部门对履行完毕的合同及相关材料进行立卷归档，充分发挥好合同档案管理的基础性作用。

5.提升合同管理信息化水平。高效便捷的信息化建设是合同管理标准化的支撑，要充分利用信息化、数字化手段加强合同管理工作。积极研发适应铁路非运输企业特点的合同管理信息系统，建立集录入、存储、查询等功能于一体的信息管理平台，及时准确维护合同管理信息数据，在实现基本功能顺畅运行的基础上不断推进全流程、全要素的合同管理信息化建设。