新时代下浅谈基层医院档案管理模式如何转型升级

孙赛

牡丹江市妇幼保健院 黑龙江 牡丹江 157000

引言

众所周知，档案管理是医院重要财富与核心工作之一，受医疗体制改革影响，基层医院在此方面加大投资与创新力度，注重文书档案资源的开放、利用、共享等，目的是能扩大信息数据影响范畴，成为各项工作开展重要依据。在此基础上，降低档案管理模式转型升级难度，在实践中强化档案内容完整性、精确性，与基层医院创新发展目标一致，显著提升档案管理工作的质量与效率。

1 档案管理对基层医院创新发展的影响

随着我国医疗领域近几年的创新发展，各医院在档案管理方面高度重视，医院在此方面组建专业化的管理队伍，能以图表、公文、录像、书信、录音等多种载体完成档案储存与管控工作，在各类资源管理的过程中还能细化内容类别，考虑后期查阅与应用便捷性，借助信息化技术降低档案管理难度，并提出相应的决策进行治理、管控，通过档案管理成效提升对基层医院创新发展带来的积极影响。

此外，因档案是医院宝贵财富，还需在管理模式转型升级阶段注重信息资源规范化管理，经各部门在日常工作环节中的积极交流、合作，医院管理层能对档案管理工作要点、原则、方法等均加大研究力度，把工作重心放在基层医院自身发展方面，编制具有针对性、科学性的管理制度，既可以保证档案管理工作有序实施，又能在此方面突出良好成效[1]。同时，还能引起各部门及管理人员重视，档案管理工作开展强调细节管控，按照医院档案材料划分主要包括病历档案与文书档案，前者由专门的档案统计机构负责，后者由医院各职能部门负责，采用精细化管理模式在细节上把控，避免常规问题持续性发生，并有具体的措施与机制，能在档案管理工作发展阶段严格把控内容准确性，促进基层医院稳定发展，凸显档案管理在基层医院发展中的重要地位与影响。

2 基层医院档案管理模式转型升级要点

2.1 具备综合能力较强的管理人员，全面落实管理机制

从基层医院长久发展角度分析，档案管理工作开展既是重要的参考依据，又能强调信息资源的精确性。分析档案管理工作涉及面较广，为保证管理成效，还需基层医院在此方面具备综合能力较强的管理人员：首先是专业相符，对管理人员的学历、工作经验等有一定要求，必须对基础知识、管理要求等全面掌握；其次，医院定期组建人员参加课外培训活动，目的是拓展人员思维，能主动接触与学习档案管理知识、管理模式等，有助于文书档案管理者转型，医院具备复合型档案管理人员，影响档案管理工作质量与效率；最后，考虑医院档案信息资源较多、较广，为保证各类资源完整储存，医院采用分层管理的方式，由各科室对科室中的档案信息资源自主管理，均汇总到智能化管理系统中，有助于档案管理工作贯穿到整个医院内部发展中，并全面落实管理机制。

例如：某医院就在创新阶段强调人资管理，在信息化快速发展的今天，建立信息网络已成为不容置疑的事实，作为新时代档案管理者，除了对各类信息资源采集、检索、传输、服务等工作，如何把有效档案资源进行合理细化，需要档案管理者按照十大类进行统筹分配、交叉管理等。该医院通过人员培训把新进技术引进与应用，每位工作人员均具备独立操作、规范管理等能力，经管理系统建设，能在细节上处理常规问题，规避管理不到位、制度不完善、人员责任意识淡薄等问题持续发生。同时，为调动管理人员积极性、参与性，还需在日常管理中对档案管理要点内容全面探究，能在激励机制管控方案加大实施流动，以各科室为单位定期考核，针对日常工作业绩突出人员会有相应的激励奖励，以此增强工作人员的工作热情，对基层医院档案管理工作有序实施起到促进作用。

2.2 注重档案管理精细化建设，保证资源整合效率

互联网时代的到来与发展，扩大了信息化技术应用领域，各基层医院在创新发展阶段加大信息化技术应用力度，经专业化的管理人员在日常工作中细致处理，优化档案管理工作流程，为档案资源合理细化带来一定影响，医院管理部门也能依据实际情况对工作要点全面性探究，细化各部门及人员的工作内容、工作职能，目的是对医院各科室的档案内容统筹管理，智能化、独立化的管理平台可储备海量信息资源，随着基层医院健康发展，汇总众多档案信息，时刻为医院各项工作提供高质量的“服务”[2]。

例如：某医院就在档案信息化建设方面进行创新，工作要点放在精细化建设方面，通过对计算机技术、大数据技术等综合应用，可创建与该医院创新发展及档案管理工作相符的智能化系统，针对该医院目前档案管理现状深度分析，能对系统功能强化处理，每项工作均有相对应的模块，医院人力资源管理部门与用人部门相互协作，只需根据工作需求选择相应的管理人员，通过一系列的培训、分岗、化责等处理，保证各岗位上均具备相应负责人，只需在实践过程中注重精细化与规范化管理，就可提升医院档案管理水平与质量。

2.3 具备完善的管理制度，控制档案管理工作的规范性

当前，基层医院在档案管理工作开展阶段依据《档案法》相关要求，在管控阶段强调整体规范性，基层医院在此方面组建了专业化的管理队伍，详细探究医院档案管理工作目标、实际要求等，严把管理工作质量关，考虑各科室工作内容有明显的差异性，要求各科室的档案管理模式要科学、合理，医院具备多样化的管理模式，能随着医院创新发展适当调整管理模式，也属于档案管理模式转型升级的重要过程。

例如：对医院档案传递程序规范性管理，建议按照档案类型有效管控，借助档案资源收集与编研关系，从细节上把控与约束，既能避免对信息内容重复储存，又能为档案管理工作质量提升提供良好的基础保障，成为基层医院稳定的重要条件。

3 基层医院档案管理模式转型升级策略

3.1 医院管理层应对档案管理工作引起重视

为保证档案管理工作质量，并为基层医院创新发展起到促进作用，还需医院管理层能对此项工作开展引起重视，因工作开展前期所面临的影响因素较多，是有一定的实施难度，为有效改变基层医院档案管理现状，还需把档案管理工作纳入到核心工作领域中，有具体要求与标准全方位管控[3]。对此，建议基层应在档案管理人员能力、素养意识方面入手，要求每位管理人员必须树立大局观，主动服务意识要强，选择在细节上把控与处理常规问题，既能保证档案内容完整性，又能提升档案管理影响力，高效完成档案管理模式转型升级工作。

3.2 组织结构完善

因医院档案管理工作的重要保障之一是组织建设，关于医院内部所组建的档案管理部门结构是否完善、是否合理，关乎着医院档案工作成效，可在管理工作开展阶段真实地反映出医院综合能力。对此，经多角度、全方面地探究，医院需明确档案管理的要点与核心，待管理队伍组织结构完善后，在综合档案室建设方面加大投资力度，核心目标是便于医院对档案资源的全面化管控，再加上专业化管理人员积极参与，按照档案类别进行分类管理，使混乱的管理工作变得清晰、直观，并对文书档案与电子档案分别储存，只需在系统中输入关键词，系统会第一时间筛选出相应的内容，并附带各文书档案的储存位置与借阅状态等，整个工作流程被细化，工作效率显著提升。

例如：关于人事档案、病案、设备档案等管理，考虑此类档案内容的特殊性，医院在此方面设置专人、专项、专管，档案管理模式也发生了显著变化，从信息化管理到精细化管理，在信息资源搜集、整理、储存等各个环节中均严格把控工作质量，并传输到智能化系统中进行统一管理，确保档案的完整性与安全性。

3.3 档案信息资源建设力度加强

随着基层医院在创新中综合实力不断增强，有能力、有条件对档案管理系统构建与创新，并在信息化建设规划、电子政务发展要求等融合条件下，大力开展网上档案馆项目建设工作，成为推动档案管理模式转型升级的主要阶段，并向数字化、电子化等方面创新，医院文书档案信息资源建设力度不断加强[4]。同时，在网络功能上设置内网、外网，主要是考虑各项工作内容与要求不同，关于内网设置，是便于各科室开展档案管理工作，医院文书档案信息可在智能化系统中安全储存；外网设计是考虑患者们的就医需求，结合患者自身就医需求在外网中了解医院医疗实力，能对医院内部实况详细掌握，在各方面均能突出档案管理工作的影响。

数字化技术在医院档案信息资源建设中也发挥着重要作用，直接影响着此项工作的有序性，并依据档案类别对其进行分类管理，突出医院在档案管理方面的智能化、数字化等特点。同时，所创建的管理系统也为医院档案管理工作开展提供驻场、离场、数字化加工等服务。例如：在归档整理阶段，能分类、排序、编号、编目、修复、装订、封装等；数字化加工是对传统载体进行扫描，以图像形式进行储存与管理，通过对图像质检、优化、资源转换、批量链接、数据备份及保护等处理，既能控制档案管理精细化、规范化，又能在管理模式方面不断创新，始终都能与医院发展目标保持一致，各类资源均可有效利用，有效增强医院综合能力。

3.4 人员技能水平提升

受人为因素影响医院档案管理工作质量不佳，医院必须在此方面深度探究，编制完善的育人方案，强调人员技能水平提升，要求每位工作人员必须对各项技术手段灵活应用，工作理念与模式优化、创新，在日常管理中从单一文书档案管理者变为复合型档案管理者，职业素养、专业能力、创新意识等不断增强，才能有能力胜任此项工作[5]。同时，还会考虑各科室的工作内容不同，在档案信息管理的过程中本着严谨的工作态度，关于新技术的引进与应用要规范操作，有效杜绝人为因素影响而引发质量问题。在此基础上，编制完善的薪酬机制，激发管理人员工作热情，在公平、公正的工作条件下突出自身优势与综合能力，符合基层医院档案管理用人标准，为医院档案管理模式转型升级带来积极影响。

4 结束语

为促进基层医院可持续发展，必须深度探究档案管理工作对医院综合发展的影响，能在此方面加大投资与创新力度，在管理模式转型升级过程中分析其要点内容，包括具备综合能力较强的管理人员，全面落实管理机制、注重档案管理精细化建设，保证资源整合效率、具备完善的管理制度，控制档案管理工作规范性等，为医院创造巨大的综合效益，每项工作开展均有科学化的信息依据。