新时期高职院校教学秘书工作改进策略

蒙 萌

(江苏经贸职业技术学院 贸易与物流学院，江苏 南京 211168)

2019年3月5日，李克强总理在《政府工作报告》中提出“今年高职院校大规模扩招100万人”后，国务院统一部署，中央和地方相关部门两级联动，扩大社会招生规模，高职生源更加多元，学生发展需求更加多样。2019年12月25日，教育部办公厅印发《关于做好扩招后高职教育教学管理工作的指导意见》，指出要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，全面贯彻党的教育方针；要求全国各地高职院校主动适应高职扩招新要求，全面改进人才培养流程，做好扩招后的教育教学管理工作；针对生源扩招，坚持标准不降低。这对教育教学管理工作提出了新挑战、新要求。高素质、高能力的教学秘书队伍成为教学管理的关键要素，在学校的教学和管理工作中发挥着不可或缺的作用。

一、教学秘书的工作内容

教学秘书是院(系)领导的教务工作助理，其主要任务是协助院(系)领导做好教学管理工作。

(一)开学前和学期末的教学准备工作

开学前，对接安排新学期工作，为每位教师发送新学期校历；与教材管理部门联系，帮助教师领取新学期教材；向任课教师提供学生花名册、教学日志、教学任务书、课程表等教学资料。学期末，总结本学期各项工作，收集整理包括学生考试试卷、教师教学资料包等在内的教学资料，安排下一学期的课务、教材征订等工作。

(二)教学活动的协调与管理

负责将教务处批准的课程临时变动(调课、停课)情况及时通知相关教师和班级，并做好记录；熟悉本院(系)各专业教学计划和教师任课情况，协助质量监督与评估处开展课堂教学质量评估工作；负责院(系)与教务处之间的联络工作，做好与教务处的有关协调工作。

(三)考试的协调和成绩管理

严格检查授课教师交付印制的试题：看是否有A、B卷，是否经过教研室主任的审核，是否附有参考答案等。将教务处批准的课程考试日程和考场安排通知有关班级，向各教研室主任收取本院(系)学生考试、考核成绩原始报表及试卷。对于不符合成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项，要求教研室主任更正或补填。在开学两周内，将学生补考及重修名单发至各班级，并与教务处协调安排课程补考时间；在系统中录入学生补考成绩；打印毕业班学生成绩单，并交给辅导员。协助教务处做好教育部及省教育厅组织的各类统考统测工作，如英语应用能力考试的收费、报考、监考人员安排、考场布置、证书发放等工作。

二、教学秘书工作的现状

(一)教学秘书队伍不稳定

在高职院校，教学管理队伍的稳定情况与教学管理工作能否有序开展紧密相关。教学事务管理内容繁杂，工作量大，且时效性较强，而目前大部分高职院校的二级院(系)只配备 1 名专职教学秘书。长期处理繁杂事务，处于忙碌紧张的状态，无疑会增加教学秘书的压力，使其产生厌倦情绪，加上岗位晋升空间有限，待遇较低，考核机制不合理，导致高职院校的教学秘书队伍很不稳定，岗位流失率很高。有的院(系)教学秘书岗位甚至一度空缺，院(系)领导为了保证工作的顺利开展，只能安排教师兼职教学秘书甚至安排学生完成相关工作，影响了教学管理工作的有序开展。

(二)教学秘书缺乏专业性

高职院校中的大部分教学秘书不是专业出身，专业性相对较差。教学秘书日常工作繁杂且量较大，难以静下心来开展科学研究，而现实中科研成果是职称晋升的必要条件，这使得教学秘书的职称晋升更加困难，无疑会影响他们自我提升的积极性，进而制约他们能力和素质的全面提升。

(三)教学秘书工作不符合新形势发展的需求

在我国高等教育从精英教育向大众化教育转变的阶段，教育的模式、理念等都应随之改变。高职院校也应及时更新教学管理理念和方式，以跟上教育改革的步伐，符合社会新形势发展的需求。但是，高职院校学生多，教学管理内容繁杂、工作量大，需要教学秘书有足够的主观能动性和创新性。而实际上，很多教学秘书没有及时转变观念，缺乏主观能动性和创新性，导致教学管理工作无法满足新形势发展的需求。

三、原因分析

(一)教学秘书没有得到足够重视

大多数高职院校只关注教学而忽略管理工作，没有认识到教学秘书在教学管理工作中的重要作用。学校不重视教学秘书队伍的质量，与任课教师区别对待，不利于激发教学秘书工作的积极性和热情。另外，对于教学秘书，缺少完善的评价和奖惩机制，他们进修学习的机会很少，不利于提高工作的质量和效率。

(二)缺乏有针对性的教育培训

有针对性的培训，是提升岗位认知、提高工作能力的重要手段。一般学校新教师的入职培训以提高职业道德水平和教学能力为主，缺少针对教学秘书岗位的职业技能培训。教学秘书进入工作岗位后，由于缺乏相关知识和经验，遇到问题时只能求助于相关职能部门，而这些部门工作人员对自己熟悉的工作内容缺乏耐心细致的指导，甚至互相推诿，不利于激发教学秘书的工作热情和进取心。另外，由于学校不重视，教学秘书很少有培训的机会。一些二级院(系)也不知道如何对教学秘书开展有效的专业培训，影响了教学秘书专业水平的有效提升。

(三)职业倦怠压制着教学秘书的专业发展及能力提升

由于工作的特殊性，教学秘书容易产生职业倦怠，出现焦虑、疲劳等问题。教学秘书工作周而复始，缺乏成就感。二级院(系)的教学秘书工作量大，且十年如一日地从事内容繁杂的工作，容易影响心情，产生职业倦怠。教学秘书长期承受较大的工作压力，对工作的责任感和自信心慢慢丧失，而学习提升的时间和精力不足，又难以充分挖掘自身潜能，进而影响职业规划目标的实现，容易导致消极怠工甚至产生心理障碍，影响工作质量和效率。当前高职院校的教学秘书趋于年轻化，硕士研究生毕业后就从事此项工作，朝气蓬勃的年轻人在周而复始的烦琐轮回中难免产生职业倦怠，消磨斗志，进而处于职业的彷徨期，造成食之无味弃之可惜的尴尬局面。

四、教学秘书工作改进策略

(一)加强思想道德教育，提高教学秘书的思想觉悟

教学秘书要有较高的政治觉悟、道德素养和较强的责任感、使命感。高职院校在日常管理中应始终贯彻落实新时期党的教育方针和政策，以人才培养为宗旨，并时刻提醒教学秘书严格遵循这些原则。同时，定期组织教学秘书参加思想道德教育相关讲座等活动，重视教学秘书的思想道德教育，帮助他们提高综合素质，树立服务意识，认识本职工作的价值和意义，以利于他们端正工作态度，把工作做实、做深、做细、做透，守正创新、守土尽责，在工作中甘当绿叶，为高职院校培养优秀人才做出贡献。

(二)重视教学秘书队伍建设，挖掘优秀人才

教学秘书承担着教学管理中的一部分重要工作。学校应该时刻关注教学秘书的工作情况，重视教学秘书队伍建设，制订公平合理的选聘机制，合理分派现有人员，聘用优秀人才，杜绝任人唯亲，确保建立结构合理的优质教学秘书队伍。制订科学的奖惩机制，奖优惩劣，能有效激发教学秘书工作的积极性，促使其高效地完成工作。

(三)教学秘书应不断提升和完善自我

教学秘书应具备以下条件：第一，有较高的思想觉悟，无私奉献，为人师表，有强烈的责任感；第二，掌握必要的理论知识，能灵活运用专业实践技能；第三，始终保持乐观的工作态度，具有良好的心理素质和情绪管理能力，能从容面对工作中的各种情况。这要求教学秘书加强学习，不断提升和完善自我，更好地为教学管理工作提供保障。

(四)重视知识更新，加强教学秘书培训

高职院校应为教学秘书提供更多学习进步的机会，加大对教学秘书队伍建设的支持力度，制订科学的激励和扶持政策，组织形式多样、内容丰富的学习活动，促进教学秘书提升业务能力和综合素质。可以采取讲座、经验交流会、研讨会、技能培训等形式，开展有关高等教育学、教育心理学、行政管理学等方面的知识以及计算机、档案管理等方面的技能培训，帮助教学秘书更好地掌握相关理论知识和专业技能。

(五)解决教学秘书的后顾之忧，做好激励和支持工作

学校教学管理工作的顺利开展需要多个部门的共同努力。高职院校不仅要重视教学秘书的工作情况，还要关心其学习和生活情况，了解他们的困难，并主动给予帮助，尽力解决他们的后顾之忧。另外，如果教学秘书的工作完成情况良好，应给予必要的鼓励和肯定，以增强他们的自信心，使其全身心地投入工作，保证工作质量，提高工作效率。