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新时期高职院校教学秘书工作改进策略

2022-11-25

江苏经贸职业技术学院学报 2022年5期
关键词:秘书管理工作院校

蒙 萌

(江苏经贸职业技术学院 贸易与物流学院,江苏 南京 211168)

2019年3月5日,李克强总理在《政府工作报告》中提出“今年高职院校大规模扩招100万人”后,国务院统一部署,中央和地方相关部门两级联动,扩大社会招生规模,高职生源更加多元,学生发展需求更加多样。2019年12月25日,教育部办公厅印发《关于做好扩招后高职教育教学管理工作的指导意见》,指出要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,全面贯彻党的教育方针;要求全国各地高职院校主动适应高职扩招新要求,全面改进人才培养流程,做好扩招后的教育教学管理工作;针对生源扩招,坚持标准不降低。这对教育教学管理工作提出了新挑战、新要求。高素质、高能力的教学秘书队伍成为教学管理的关键要素,在学校的教学和管理工作中发挥着不可或缺的作用。

一、教学秘书的工作内容

教学秘书是院(系)领导的教务工作助理,其主要任务是协助院(系)领导做好教学管理工作。

(一)开学前和学期末的教学准备工作

开学前,对接安排新学期工作,为每位教师发送新学期校历;与教材管理部门联系,帮助教师领取新学期教材;向任课教师提供学生花名册、教学日志、教学任务书、课程表等教学资料。学期末,总结本学期各项工作,收集整理包括学生考试试卷、教师教学资料包等在内的教学资料,安排下一学期的课务、教材征订等工作。

(二)教学活动的协调与管理

负责将教务处批准的课程临时变动(调课、停课)情况及时通知相关教师和班级,并做好记录;熟悉本院(系)各专业教学计划和教师任课情况,协助质量监督与评估处开展课堂教学质量评估工作;负责院(系)与教务处之间的联络工作,做好与教务处的有关协调工作。

(三)考试的协调和成绩管理

严格检查授课教师交付印制的试题:看是否有A、B卷,是否经过教研室主任的审核,是否附有参考答案等。将教务处批准的课程考试日程和考场安排通知有关班级,向各教研室主任收取本院(系)学生考试、考核成绩原始报表及试卷。对于不符合成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项,要求教研室主任更正或补填。在开学两周内,将学生补考及重修名单发至各班级,并与教务处协调安排课程补考时间;在系统中录入学生补考成绩;打印毕业班学生成绩单,并交给辅导员。协助教务处做好教育部及省教育厅组织的各类统考统测工作,如英语应用能力考试的收费、报考、监考人员安排、考场布置、证书发放等工作。

二、教学秘书工作的现状

(一)教学秘书队伍不稳定

在高职院校,教学管理队伍的稳定情况与教学管理工作能否有序开展紧密相关。教学事务管理内容繁杂,工作量大,且时效性较强,而目前大部分高职院校的二级院(系)只配备 1 名专职教学秘书。长期处理繁杂事务,处于忙碌紧张的状态,无疑会增加教学秘书的压力,使其产生厌倦情绪,加上岗位晋升空间有限,待遇较低,考核机制不合理,导致高职院校的教学秘书队伍很不稳定,岗位流失率很高。有的院(系)教学秘书岗位甚至一度空缺,院(系)领导为了保证工作的顺利开展,只能安排教师兼职教学秘书甚至安排学生完成相关工作,影响了教学管理工作的有序开展。

(二)教学秘书缺乏专业性

高职院校中的大部分教学秘书不是专业出身,专业性相对较差。教学秘书日常工作繁杂且量较大,难以静下心来开展科学研究,而现实中科研成果是职称晋升的必要条件,这使得教学秘书的职称晋升更加困难,无疑会影响他们自我提升的积极性,进而制约他们能力和素质的全面提升。

(三)教学秘书工作不符合新形势发展的需求

在我国高等教育从精英教育向大众化教育转变的阶段,教育的模式、理念等都应随之改变。高职院校也应及时更新教学管理理念和方式,以跟上教育改革的步伐,符合社会新形势发展的需求。但是,高职院校学生多,教学管理内容繁杂、工作量大,需要教学秘书有足够的主观能动性和创新性。而实际上,很多教学秘书没有及时转变观念,缺乏主观能动性和创新性,导致教学管理工作无法满足新形势发展的需求。

三、原因分析

(一)教学秘书没有得到足够重视

大多数高职院校只关注教学而忽略管理工作,没有认识到教学秘书在教学管理工作中的重要作用。学校不重视教学秘书队伍的质量,与任课教师区别对待,不利于激发教学秘书工作的积极性和热情。另外,对于教学秘书,缺少完善的评价和奖惩机制,他们进修学习的机会很少,不利于提高工作的质量和效率。

(二)缺乏有针对性的教育培训

有针对性的培训,是提升岗位认知、提高工作能力的重要手段。一般学校新教师的入职培训以提高职业道德水平和教学能力为主,缺少针对教学秘书岗位的职业技能培训。教学秘书进入工作岗位后,由于缺乏相关知识和经验,遇到问题时只能求助于相关职能部门,而这些部门工作人员对自己熟悉的工作内容缺乏耐心细致的指导,甚至互相推诿,不利于激发教学秘书的工作热情和进取心。另外,由于学校不重视,教学秘书很少有培训的机会。一些二级院(系)也不知道如何对教学秘书开展有效的专业培训,影响了教学秘书专业水平的有效提升。

(三)职业倦怠压制着教学秘书的专业发展及能力提升

由于工作的特殊性,教学秘书容易产生职业倦怠,出现焦虑、疲劳等问题。教学秘书工作周而复始,缺乏成就感。二级院(系)的教学秘书工作量大,且十年如一日地从事内容繁杂的工作,容易影响心情,产生职业倦怠。教学秘书长期承受较大的工作压力,对工作的责任感和自信心慢慢丧失,而学习提升的时间和精力不足,又难以充分挖掘自身潜能,进而影响职业规划目标的实现,容易导致消极怠工甚至产生心理障碍,影响工作质量和效率。当前高职院校的教学秘书趋于年轻化,硕士研究生毕业后就从事此项工作,朝气蓬勃的年轻人在周而复始的烦琐轮回中难免产生职业倦怠,消磨斗志,进而处于职业的彷徨期,造成食之无味弃之可惜的尴尬局面。

四、教学秘书工作改进策略

(一)加强思想道德教育,提高教学秘书的思想觉悟

教学秘书要有较高的政治觉悟、道德素养和较强的责任感、使命感。高职院校在日常管理中应始终贯彻落实新时期党的教育方针和政策,以人才培养为宗旨,并时刻提醒教学秘书严格遵循这些原则。同时,定期组织教学秘书参加思想道德教育相关讲座等活动,重视教学秘书的思想道德教育,帮助他们提高综合素质,树立服务意识,认识本职工作的价值和意义,以利于他们端正工作态度,把工作做实、做深、做细、做透,守正创新、守土尽责,在工作中甘当绿叶,为高职院校培养优秀人才做出贡献。

(二)重视教学秘书队伍建设,挖掘优秀人才

教学秘书承担着教学管理中的一部分重要工作。学校应该时刻关注教学秘书的工作情况,重视教学秘书队伍建设,制订公平合理的选聘机制,合理分派现有人员,聘用优秀人才,杜绝任人唯亲,确保建立结构合理的优质教学秘书队伍。制订科学的奖惩机制,奖优惩劣,能有效激发教学秘书工作的积极性,促使其高效地完成工作。

(三)教学秘书应不断提升和完善自我

教学秘书应具备以下条件:第一,有较高的思想觉悟,无私奉献,为人师表,有强烈的责任感;第二,掌握必要的理论知识,能灵活运用专业实践技能;第三,始终保持乐观的工作态度,具有良好的心理素质和情绪管理能力,能从容面对工作中的各种情况。这要求教学秘书加强学习,不断提升和完善自我,更好地为教学管理工作提供保障。

(四)重视知识更新,加强教学秘书培训

高职院校应为教学秘书提供更多学习进步的机会,加大对教学秘书队伍建设的支持力度,制订科学的激励和扶持政策,组织形式多样、内容丰富的学习活动,促进教学秘书提升业务能力和综合素质。可以采取讲座、经验交流会、研讨会、技能培训等形式,开展有关高等教育学、教育心理学、行政管理学等方面的知识以及计算机、档案管理等方面的技能培训,帮助教学秘书更好地掌握相关理论知识和专业技能。

(五)解决教学秘书的后顾之忧,做好激励和支持工作

学校教学管理工作的顺利开展需要多个部门的共同努力。高职院校不仅要重视教学秘书的工作情况,还要关心其学习和生活情况,了解他们的困难,并主动给予帮助,尽力解决他们的后顾之忧。另外,如果教学秘书的工作完成情况良好,应给予必要的鼓励和肯定,以增强他们的自信心,使其全身心地投入工作,保证工作质量,提高工作效率。

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