网络时代文书档案管理信息化探究

2022-11-25邹少姣山东省烟台市芝罘区档案馆

品牌研究 2022年32期

文/邹少姣（山东省烟台市芝罘区档案馆）

信息化技术的高度发展，在一定程度上推动了各行各业的进步，特别是在文书档案管理当中，更是起到了提升管理效率、保障管理质量、优化管理流程等一系列积极作用，在提升文书档案管理综合水平方面扮演着不容忽视的重要角色。但是也必须要看到，受到理念更新不及时等问题的影响，许多单位在建设文书档案管理信息化的过程中，并没能取得实质性成果，在这种情况下对本课题进行研究可谓是势在必行。

一、网络时代文书档案管理信息化意义

文书档案是十分重要的档案资料之一，指的是单位日常工作中涉及的各类文书形成的档案资料，从文书档案的具体内容来看，其主要包括命令、指示、决定、会议记录、工作总结等材料信息，在单位的运营管理过程中发挥着重要作用，通过文书档案，能够明确过去的工作方式、决策内容等，在此基础上进行总结分析，往往能积累更多的工作经验，从而保障后续工作的有效性[1]。在信息化技术高度发展的今天，文书档案管理工作也必须要朝着现代化方向发展，及时进行信息化建设，是未来档案管理部门的必然选择，通过行之有效的信息化文书档案管理手段，将原有的纸质版文书档案转化为信息化档案资料，能够在降低工作人员工作量的基础上，提升文书档案管理的效率，更重要的是，在进行文书档案管理信息化建设的基础上，可以更加便利地调阅需要的文书档案材料，这对于整个单位的发展都有一定的裨益。相比于传统的文书档案管理模式，信息化技术模式下的文书档案管理工作显然具有不可估量的优势：第一，其有利于减轻劳动强度。在过去的文书档案管理模式下，工作人员需要始终面临归档、管理、存储等方面的挑战，需要花费大量时间重复机械性的工作，而信息化文书档案管理则能够解决这一问题，能够从根本上降低工作人员的劳动强度，同时还能保证管理的准确性。第二，有利于查漏补缺。传统的文书档案管理工作中，工作人员需要对收集不齐或遗漏归档的文档进行重新拆卷装订等，这些文书档案的顺序一旦被打乱，工作人员必须要重新对其排列、编排档案页码、编抄卷内目录等，整体工作难度比较大，而信息化文书档案管理模式则不存在此类问题。第三，有利于节约库房空间。传统模式下，纸质文书档案的体积非常大，进行储存往往需要大量的空间，但是在信息化建设的基础上，文书档案资料都能够直接储存在数据库当中，进行查阅的时候也可以直接进行检索，便利性非常突出。第四，有利于文档资料的保密。在文书档案管理信息化建设取得成果以后，调阅文书档案时可以有针对性的只提取某一份文书资料，这解决了过去整卷文档直接查阅带来的保密性风险，更重要的是，在信息化技术的支持下，文书档案资料可以更加便利地进行备份，相比于传统文书档案管理模式下资料易丢失和缺损，信息化文书档案管理模式完全不存在此类安全风险[2]。

二、网络时代文书档案管理信息化既存问题

第一，缺乏应有的信息化管理重视度。文书档案管理工作本身具有一定的重要性，但是一些单位的领导管理层时至今日也没有认识到文书档案的重要性，这给文书档案管理信息化建设带来了一定的不便。另外，部分工作人员本身也没有认识到文书档案管理的价值，在工作中得过且过的问题比比皆是，造成了文书档案管理较为混乱的问题，归档标准不清晰、档案资料查阅难度大等情况并不少见，长此以往，工作人员的积极性也逐渐下降，在烦琐复杂的文书档案管理工作中失去了工作热情，这必然会影响到文书档案管理的最终效果，即使进行信息化建设也无法取得预期效果[3]。第二，缺乏专业的档案管理队伍。信息化技术的应用，改变了许多行业的发展模式，进行文书档案管理信息化建设可谓是势在必行，但是在这个过程中，工作人员往往需要面临着从传统工作模式到信息化工作模式的转变，其工作能力是否突出、信息化素养是否过硬、工作态度是否积极，都决定着其能否在文书档案管理信息化模式下取得应有的工作成绩。在实际工作中，有很大一部分工作人员一味地沿用过去的工作模式，不愿意更新知识体系，对信息化技术的使用方法毫无了解，也不愿意学习有关设备的使用技巧，这在一定程度上影响了文书档案管理信息化的有效性。第三，文书档案信息化管理缺乏业务支持。文书档案管理信息化绝非易事，除了档案管理部门本身要做出努力之外，业务部门也需要进行配合与协调，才能取得实质性成果，但是在实际工作中，许多单位的业务部门都未能按照要求提供信息化档案。这导致档案管理工作人员还需要将纸质档案不断地转化为电子档案材料，工作量非常大，需要消耗大量的时间，在这种情况下文书档案管理效果可想而知。除此之外，档案管理人员在收集文书档案的过程中，也存在工作态度不端正、收集分类不到位的问题，这也影响了文书档案的管理效果[4]。

三、网络时代文书档案管理信息化举措

（一）创新管理理念

文书档案管理的重要价值不言而喻，在进行信息化管理的过程中，必须要从理念角度入手，改变传统工作理念带来的问题，让信息化、现代化文书档案管理模式成为后续工作的重要支柱。创新管理理念应从两方面分别入手，首先单位的领导层人员应尽快改变传统观念，认识到文书档案管理的重要性，并对借助信息化技术开展文书档案管理工作的积极作用进行了解，在此基础上为文书档案信息化管理提供符合实际需求的各方面支持，提升其信息化建设的有效性。其次档案管理部门的工作人员本身必须要扭转错误思想，从自己的本职工作入手，充分认识到文书档案信息化管理的重要性，在单位开展信息化建设的情况下，积极主动地学习信息化系统操作方法，并对文书档案资料的电子化处理措施进行细致研究，保证每一份纸质文书档案都能被转化成电子版文档，为后续的文书档案管理打下坚实的基础[5]。

（二）打造优质队伍，提升管理水平

文书档案信息化管理工作的难度不言而喻，其中涉及各类系统软件的使用、数据库的管理等，对工作人员的专业化素养和信息化素养有极高的要求，想要保证文书档案信息化管理效果，就必须要从建成高质量档案管理团队入手，着力提升档案管理工作人员的工作水平、业务水准，确保其能够在文书档案信息化管理的过程中取得实质性成果。

进行工作队伍建设主要从两方面进行:首先，要从在岗的工作人员入手，结合文书档案信息化管理对工作人员的素质要求，组织工作人员参加相应的培训活动，比如可以组织信息化素养比较差的员工接受系统性的操作培训，使他们更好地了解文书档案信息化管理系统的使用方法，避免因人为操作问题导致文书档案信息化管理失误。其次，要加强对新进人员的招聘工作，文书档案信息化管理实际上具有一定的复杂性，可以通过提升薪酬待遇水平的方式，吸引更多具有专业化素养和信息化素养的综合性人才加入文书档案管理团队，从源头上提升工作队伍的整体素质[6]。

（三）完善信息化平台

文书档案信息化管理工作包含多方面内容，而建成信息化平台、提升档案信息采集效率，无疑是行之有效的管理措施之一，能够从根本上提升文书档案管理效率，将零散的文书档案材料整合到信息化管理平台上，从根本上提升文书档案资料的收集、整合、存档、查阅工作一体化程度。从实际情况来看，高质量的文书档案信息化管理平台，能够协助工作人员更好地完成工作任务，在先进管理软件的作用下，其管理质量将会得到进一步提升。另外，在建设文书档案信息化管理平台的过程中，工作人员必须要认识到文书档案资料安全保障的重要性，对重要的文书档案进行集中保护，利用防火墙技术等，对无权限人员的访问行为进行管控，从而避免出现不必要的安全风险。

（四）加强基础设施建设，更新软硬件

文书档案信息化管理模式的落实，能够在一定程度上提升其管理效率，但是从实际情况来看，目前很多单位并没有建成配套的信息化软件系统，在硬件设备更新换代方面也存在速度比较慢、投资比较少的问题，这严重影响了文书档案信息化管理的顺利进行。在今后的发展中，必须要针对这两方面问题进行研究，对软件系统进行升级改造、对硬件设备进行更新换代，使之能够满足新时期文书档案信息化管理的需求。在建设文书档案信息化管理软件系统的过程中，工作人员应结合实际工作经验，对文书档案信息化管理标准及要求进行总结归纳，并积极引进自动化办公系统，从而使信息化技术在文书档案预归档、整合、归类、管理等方面发挥应有的作用。单位的领导层也需要在扭转思维误区的基础上，从资金、技术和人员等几个方面分别入手，为信息化建设提供各方面的支持，从而在最短时间内建成具有实用价值、符合单位文书档案信息化管理需求的信息化系统。另外，还需要对采购的计算机设备等进行检查，确认其性能符合文书档案信息化管理的要求，避免因硬件设备不过硬导致一系列问题发生。

（五）重视安全建设，做好档案备份

第一，要加强文书档案信息化安全文化建设。文书档案信息化管理模式的落实，能够从根本上提升管理的效率和质量，但是其本身也存在一定的安全风险，为了进一步提升文书档案信息化管理安全性，必须要树立安全文化理念，打造更加合理的安全思维模式、安全流程、安全管理制度及安全行为规范等，对文书档案信息化管理过程进行细致分析，形成安全思想蔚然成风、安全制度高效落实的新局面。第二，要加强文书档案信息化管理的组织领导。档案管理部门应对文书档案信息化管理安全发展的需求进行了解，建立健全安全管理制度，要求工作人员在后续工作中积极贯彻落实安全责任，解决过去部分工作人员对安全问题认识不深刻的问题[7]。通过建立文书档案信息化管理安全制度执行检查机制等方式，明确安全管理标准是否得到了落实，从而保证档案信息的安全。第三，要加强对档案管理人员安全培训。文书档案信息化管理能够提升管理效率，但是其带来的安全风险同样不容忽视，想要保证文书档案信息化安全管理取得实质性成果，就必须要从提升档案管理工作人员安全意识水平入手，使他们从理论层面认识到进行文书档案信息化安全管理的必要性，要求其严格遵守安全管理的有关要求，对文书档案资料进行仔细收集和妥善存储，每隔一段时间对文书档案资料的完整性进行一次检查，确认无误后方可进入后续工作，只有这样才能让文书档案信息化管理效果更上一层楼。第四，要加强文书档案信息化管理的安全防范，通过建设内部网络的方法，提升文书档案资料管理系统的稳定性，避免与外网直接接触带来的安全风险，在有必要的情况下也可以在本单位的局域网上建立监控点，及时发现文书档案信息化管理的安全风险。另外，还需要做好数据备份工作，对重要的文书档案资料进行备份储存，以便于在数据库信息丢失的情况下及时恢复文件，为后续的文书档案信息化管理提供支持。

（六）建立文书档案信息化常态机制

第一，要尽快建立健全规范性机制。文书档案信息化管理工作中，工作人员必须要始终遵循信息真实性的原则，对重要的文书资料进行准确精细的收集，涉及复印件、电子图片等特殊资料时，可将其纳入电子档案管理系统进行统一管理。对过去产生的纸质文书档案，应通过数字化技术等对其进行全文识别，利用文字识别转换技术在最短时间内将其转化为电子版文书档案，无论是检索速度还是处理速度，都能够得到提升。为了提升文书档案信息化管理的质量，还需要严格遵守国家法律法规的格式要求，对文书档案资料进行归档管理等，从而规避不必要的档案风险。除此之外，要严格遵守《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)的相关内容，对不同工作岗位的工作责任进行分配，从而保证其整体的规范性。第二，要建立健全实用性机制。文书档案管理信息化建设绝不能成为空中楼阁，其必然要在实际工作中发挥一定的作用，因此在今后的发展中，应尽快建立健全实用性机制，结合本单位的文书档案资料特点，对信息化建设的先后顺序进行调整，在保证系统完善性的同时，考虑不同功能模块的实际应用价值，从而提升文书档案信息化管理的实效性。第三，要建立健全一体化机制。国家档案局2018年第13号令《机关档案管理规定》当中明确提出，电子档案和传统载体档案具有同等效力，一些不能转化为纸质文件的档案资料可以仅以电子形式进行归档，在法律层面具有同等效力，因此，在今后进行文书档案信息化管理的过程中，工作人员可以秉持着一体化原则，把档案信息化、办公自动化等融合起来，从而提升文书档案信息化管理效率[8]。

（七）建立共享机制，发挥主体配合优势

除了上文已经提到过的几方面措施之外，文书档案信息化管理工作还可以从建设共享机制入手，将十分重要的文书档案资料录入到数据库当中，为其他业务部门等提供资料共享支持，这能够从根本上提升文书档案信息化管理的有效性。

在单位发展规模越来越大的今天，文书档案资料的数量越来越多、管理难度越来越大，但是与此同时负责文书档案管理的工作人员数量却没有明显增长，这给管理工作带来了一定的挑战，而通过建立文书档案信息共享机制，对文书档案资源进行共享，则能够让文书档案资料发挥出更大的作用，同时缩减工作人员查找调阅档案资料的时间，使之能够将精力放在更加重要的工作内容上。为了达到这一目标，档案管理部门应对文书档案管理工作与云存储存技术结合的方法进行探索，通过设置访问权限等方法，允许各部门根据需求在云终端上查看文书档案资料，另外可以在数据库当中内置搜索引擎，有需求的工作人员就可以通过关键字检索、时间检索等方法快速找到特定的文书档案，从而达到提升文书档案信息化管理质量的效果[9]。