大数据环境下行政事业单位电子档案管理探讨

陈丽霞

（潍坊市生态环境局临朐分局，山东潍坊 262600）

0.引言

在大数据时代背景下，传统档案管理理念、方式已经无法满足行政事业单位的实际需求，需要将现代化技术引入其中，打造档案信息化管理体系。电子档案可以将纸质文件转变为数字资源，直接录入数据库中，解决以往档案管理中占地面积过大、查找不方便、资料丢失等问题，还有助于缓解档案管理人员的工作压力。因此，对大数据环境下行政事业单位电子档案管理进行分析具有重要意义。

1.大数据环境下行政事业单位电子档案管理的意义与必要性

1.1 有助于解决行政事业单位管理的实际问题

从行政事业单位组建运行开始，就会形成相应的档案资料，包含的范围非常广，比如人事档案、基建档案、财务档案、历史档案、综合档案等，涵盖了职工资料、基础设施建设、财务数据、制度体系、工作底稿等各方面信息，而且会随着行政事业单位的发展而不断扩充并更新。档案资料对单位来说十分重要，尤其是可以为领导干部制订关键决策提供可靠的数据以及资料参考[1]。比如在制订人力资源管理制度、确定财务体系时，可作为决策制订的参考依据。通过档案的信息化管理、电子化管理可全面提升行政事业单位档案利用率，推动其稳定、持续发展。

1.2 有助于解决传统档案管理中存在的各方面问题

目前，依然有少部分行政事业单位在档案管理方面采用传统方式，运用大量纸质资料来储存信息。这种方式不仅会占用较大的管理面积，还会影响工作效率，导致很多工作无法顺利进行。比如，档案目录不够精细，在调阅过程中只凭借工作经验进行判断，影响工作效率。一般来说，大部分档案资料会集中放置在某一处，当其他地区单位需要调用时，档案借阅非常麻烦，来回于两地之间的路程需要耗费一定成本，而且档案资料的申请、报批也要花费时间，严重影响档案利用效率。而且纸质资料对存放环境有着较高要求，当遇到梅雨季节时很容易受潮，平时还要好防火、防盗等工作，十分不便[2]。在大数据环境下，有必要充分发挥电子档案的应用优势，打造档案信息化管理系统，在原有工作理念、方式方法的基础上予以创新，解决传统工作中存在的各方面问题。

1.3 时代发展的必然趋势

当前，云计算、信息技术、大数据技术时代的到来，为行政事业单位电子档案管理工作的顺利开展提供了技术保障。首先，从工作内容来看，现代化技术的应用能够大幅度提升工作效率与档案管理水平。随着行政事业单位的不断发展，档案信息也要随之更新，计算机具有实时更新的功能，解决了纸质档案管理方面存在的局限性，而且信息准确性大大提升。其次，从成本费用来看，传统档案管理中会使用到大量的纸质文件，比如原始凭证、记账凭证、财务报表等，目前都可以通过电子档案进行采集和储存，减少了纸张浪费，有助于实现环保目标。最后，通过扫描可以直接将纸质档案转变为电子档案资料，既提升了工作效率，也避免了纸质档案管理中可能出现的各种失误或文件损坏[3]。值得注意的是，电子档案和纸质档案管理并非对立的，可以互为补充，比如可将机密文件进行多次网络备份，避免丢失的同时，还可免受自然环境的影响，而且信息化管理系统中，可以为不同部门、不同人员设置访问权限，或是设计密码，保证电子档案不会外泄，同时为使用者提供信息服务，十分高效。

2.行政事业单位档案管理存在的问题

2.1 缺乏保密意识

行政事业单位电子档案管理是以互联网、信息化技术作为重要基础的，现代化技术为档案资料管理、储存、共享、借阅等提供了极大便利。但是，网络是一把双刃剑，具有很强的开放性，当网络系统中存在漏洞时，会给档案电子化管理带来极大风险。风险主要体现在以下几个方面：

（1）要将档案室的温度、湿度控制在适宜水平，同时远离磁场干扰，否则对电子档案的长久保存十分不利。（2）如果档案管理人员没有掌握正确的工作方式，不当使用、不法利用档案资料，也会增加风险。（3）网络系统本身就具有较大漏洞，黑客和病毒会侵入到系统中，造成行政事业单位机密文件泄露。（4）档案管理人员自身工作失误，同样也会引起工作风险，比如信息安全和保密意识不足，没有按照规定来处理电子文件档案，资料收集、存放、归档、整理等各环节的监督管控不到位，没有根据档案的机密等级来设置访问权限[4]；或是在日常管理中人为失误，对资料进行了修改或误删。部分人员工作态度随意，缺乏职业道德，通过泄露或出卖行政事业单位机密文件来获取个人利益，存在着严重的违规违法行为，对单位档案管理工作带来了不可估量的损失。

2.2 没有形成完善的管理体系

很多行政事业单位领导干部对档案管理工作本身并不重视，认为只是一项非必要的后勤工作，没有突出其地位，也没有通过信息化平台对档案管理机制进行完善。这样除了会影响档案管理工作效率之外，还会出现档案资料丢失、数据误差等问题，而且由于没有制度体系的约束，无法对档案管理人员起到有效引导，违规操作频繁出现。部分人员在岗位上难以严格要求自己，对待工作并不认真细致，容易省略部分关键步骤，比如对归档整理工作不到位，大大降低了现阶段自身的档案管理水平。

2.3 档案管理人员素质有待提升

很多行政事业单位领导干部对档案管理工作的重视程度并不高，也正是因为如此，档案管理人员工作态度比较懒散，得过且过，不注重提升个人能力和专业素质。部分人员并未接受过专业技能培训，文化素养、综合能力有待提升，无法灵活运用档案管理知识来解决实际问题。刚进入到岗位的工作人员，并不熟悉档案管理流程，对电子档案管理认识不全面，工作积极性不高，无法主动了解行业准则和制度政策。部分人员思想观念保守，无法随着时代发展而不断更新自身工作方法和思想观念，思想定力不强，面对利益诱惑时容易迷失自我，泄露行政事业单位的关键机密，容易出现违法乱纪、贪污腐败的问题。

2.4 档案开发存在的问题

虽然目前很多行政事业单位已经将现代化技术和档案管理进行了结合，但是由于网络系统本身的开放性比较强，在整理、利用、开发、借阅、共享等各方面都容易受到黑客和病毒攻击，会让重要档案信息泄露或丢失，对行政事业单位的发展带来影响。就目前来看，我国档案电子化管理水平还有待提升，信息化管理还有待加强，在档案工作中会消耗大量人力和物力资源，资料整体的使用率比较低下，难以为真正有需要的个人和单位提供优质档案服务。

3.大数据环境下档案电子化管理对策

3.1 增强信息电子化意识

很多行政事业单位档案电子化管理工作开展并不顺利的主要原因，在于领导干部对此重视程度不高，而且缺乏必要的人力资源保障，档案管理人员工作态度随意，十分懒散，同时也缺乏必要的财政支持和保障。很多行政事业单位没有建立完善的电子档案，还有部分单位工作模式十分落后，依然停留在纸质管理方面，信息化建设有待加强。为了解决这一问题，行政事业单位领导干部要充分发挥模范带头作用，转变传统思想观念，意识到档案电子化管理的优势和重要性，增强信息化意识与能力，严格按照国家规定的相关标准和行业规范，推动档案管理朝着制度化、规范化方向发展[5]；可以和当地财政部门建立合作关系，加大资金投入力度，从制度、经费、硬件设备、管理团队等各方面加大支持力度；与此同时，大力开展信息化建设，完善电子档案管理工作体系，明确划分各部门职责和具体工作内容，将上级部门下发的工作任务层层落实到位，还可完善奖惩制度、绩效考核机制，调动档案管理人员积极性和主动性。

3.2 提升电子档案的安全性

在行政事业单位电子档案风险管控方面，要建立健全的安全管理制度体系，同时加大对保密制度的宣传力度，让所有岗位人员都意识到保密和风险管控的重要性与必要性。同时还要完善配套制度体系建设，包括风险管理体制、灾害管理体制、安全责任体制、防控技术体制等，明确划分各部门职责和具体工作内容，细化档案管理工作流程，打造科学可行的电子档案安全管控体系，这是提升电子档案管理水平的关键。完善的制度体系能够为档案管理工作的顺利开展起到约束和引导作用，在制度体系中，要涵盖人员管理、设备管理等各方面内容。定期组织工作会议，全面强化行政事业单位电子档案风险管控意识与能力，加大资金、人才和技术投入力度，升级硬件建设。可在单位中设置专门的场地、标准化的设施设备以及软件系统，做好“五防”工作，即防火、防盗、防锈蚀、防潮湿、防高温。还要在信息化管理系统中配置高性能的服务器核心交换机、网络储存系统，对关键资料信息予以备份，安装防火墙、杀毒软件，配置高性能的安全系统[6]。并且随着档案工作的持续开展，以及行政事业单位的发展，对硬件、软件不断进行升级，让系统始终保持高效、安全、稳定的运行状态。

3.3 提升工作人员素质与技能

行政事业单位档案管理工作本身就具有一定的复杂性，主要是因为档案资料类型非常多样，而且信息体量大，随着各项工作以及业务活动的开展，档案信息也处于不断更新和完善中，尤其是在信息化技术的应用下，对档案管理人员业务能力也提出了更高要求。对于新时代的电子档案管理人员，除了要具备档案专业知识、保密意识以及职业道德之外，更要具备计算机知识与能力，灵活运用软件、硬件设备，为档案管理的顺利开展助力。行政事业单位可提升人员聘用门槛，择优录取工作经验丰富、专业能力突出的复合型人才，注重人才队伍的年龄结构、知识结构；要定期开展专业技能培训，培养有能力的管理型人才、研究型人才以及操作型人才，加快推动电子档案的信息化建设；领导干部要鼓励职工在岗位上不断创新，同时尽可能满足其工作和生活上的各方面需求，提升职工归属感和认同感，对表现突出的人员予以奖励[7]。

3.4 转变思想观念

首先，对于行政事业单位工作人员而言，无论是领导层还是档案管理人员都要转变传统的思想观念，牢牢树立开发意识、利用意识以及服务意识，建立科学的电子档案资源共享观念，在原有工作模式基础上进行创新。可以将电子档案的开发利用作为重点工作内容，在收集到信息资料后，挖掘其背后蕴含的价值，加强资金、软硬件等各方面投入力度，学习其他单位的先进经验与服务模式，提升电子档案利用率。其次，在传统观念中，档案管理就是将资料储存起来长久保存，无法为使用人员提供高质量服务。在新的时代背景下，要着力解决这一问题，注重信息共享、数据调查、资料查询、文件复制、数据恢复等一些利用版块，可在信息化系统中设置检索功能，通过输入关键词或档案编号就能第一时间了解到资料信息。要充分发挥网络技术的应用优势，将电子档案服务水平提升到更高的层次[8]。比如可打造行政事业单位内部基础数据中心或数据库，将财务档案、人事档案、设备档案、后勤档案、人力资源档案等分类上传，通过文字、图片、音频、视频等予以展现，为使用人员提供高质量的档案服务。

4.结语

当前，信息技术在各行业都发挥着重要作用，有助于推动传统行业与产业的创新突破。对行政事业单位而言，档案管理是其重点工作内容，要加强和现代化技术的融合。电子档案管理作为一项长期、全面而且十分复杂的工作，在大数据环境下，有关单位要加大资金、人才投入，完善基础设施，将风险防范和档案开发利用并行；要转变传统思想观念，充分意识到信息技术的应用优势，加强内涵性建设，更要注重提升档案服务水平与质量，助力行政事业单位的持续稳定发展。