高校社保档案管理工作的逻辑梳理、困境审视与优化策略

2022-11-24李海英田光玉

市场周刊 2022年10期

刘航，李海英，田光玉

(1.天津中医药大学，天津 301617；2.天津职业技术师范大学，天津 300222)

中国正在快速步入现代化，经济和社会发展显著改善，但经济发展在持续几十年的高速增长后，进入了中高速增长的新常态[1]。社保作为提升社会经济、维持社会稳定、增强社会福利的重要组成部分，需要进一步的发展和完善。当前，社保档案管理工作也面临着诸多现实挑战，社保档案的管理和服务必须实现现代化。因此，在政策指导下，如何让社保档案管理工作适应新常态，推动社会经济和社会保障的协调发展，构建完善的高校社保档案管理机制已然成为社保档案管理工作发展的迫切需求。

本文从机制、理念、队伍、平台等方面出发，梳理当前高校社保档案工作所面临的现实困境，提出健全政策机制、创新服务理念、加强人才管理、优化平台建设的社保档案管理工作优化策略，以期推动高校社保档案工作专业化服务水平的稳步提升和规范化科学管理的长效发展。

一、高校社保档案管理工作的逻辑梳理

(一)把握社保档案和高校社保档案的逻辑关系

社保档案是指各级社保经办机构在办理社保业务的过程中，形成的具有保存和利用价值的文字材料、电子文档、图表、声像等不同门类和载体的历史记录[2]。高校社保档案指高校社保工作者在办理社保业务的过程中，所留存能客观反映高校职工缴纳社保的重要凭证，是关系广大教职工切身利益的民生档案，也是社保档案工作的重要子集。因此，要深刻把握两者之间的逻辑关系。

(二)理解高校社保档案管理工作的内蕴特征

新时代高校社保档案管理工作体现整体性、综合性和繁杂性的基本特征，对我们理解高校社保档案管理工作本质内涵至关重要。

1.整体性

整体性包含面向对象的全员化、面向过程的程序化、面向结果的规范化。面向对象的全员化主要体现在社保档案是涉及全校教职工的社保，如教师的社保基数、缴纳比例、人员增减、养老待遇等方面。面向过程的程序化体现在社保工作者为全体教职工按照合理规范的社保经办流程和分类明确的档案管理流程提供社保服务。面向结果的规范化体现在社保工作者利用已有的专业理论知识、业务处理能力和高度的责任感，切实发挥好服务社保窗口作用。

2.综合性

综合性主要体现了社保工作者的理论知识储备能力、业务操作处理能力和社保档案管理能力。在社保业务知识储备方面，社保工作者要准确及时掌握国家出台的涉及职工社保政策文件和规章制度，并以合理规范的方式传递给全体教职工，使职工能够掌握一定程度的社保政策和常识知识。在业务操作处理能力方面，社保工作者要遵循“立德树人、服务育人、保障为人”的工作理念，更好、更快、全面做好职工社保经办业务。在社保档案管理能力方面，要切实落实社保档案工作“精确记录、精细管理、精准落实”的服务要求，确保每位教职工的利益得以充分保障。

3.繁杂性

繁杂性主要体现了社保经办业务数量增多、管理流程规范程度加强、沟通协调处理难度加大。在业务数量方面，由于当前高校教职工的人员浮动较大，高校社保工作者的业务数量也逐步加大，诸如人员增减、待遇核算、工伤认定等社保业务，同时教职工社保档案数量也随之增多。在管理流程方面，一方面要快速准备好备案名册、聘用合同、工资审批表等涉及职工社保的基本材料，及时落实职工参保、退休等社保诉求；另一方面，要根据现有的业务处理流程，进一步完善解决社保档案管理过程中存在的“疑难杂症”，诸如经办周期过长、经办手续复杂、经办次数过多等。在沟通协调方面，社保档案管理工作由于涉及面广、涉及内容复杂、涉及时间间隔等现实性因素，在与学院/部门教职工进行全面化、多维度、深层次的核实验证和协调沟通方面，都需要社保工作者付出更多的时间和精力，才能更好地做好社保档案管理工作。

二、高校社保档案管理工作的困境审视

(一)管理重视程度不够，管理理念有待增强

制度建设是高校依法建档、科学管档、有效用档的重要基石。在社保档案制度建设方面，人社部和档案局颁布《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定(试行)》等政策文件，天津市以《天津市社会保险业务档案管理办法(试行)》和《天津市社会保险业务档案管理实施细则(试行)》为服务指南，以社保业务档案规范化管理为发展核心，提升档案管理建设和服务利用水平[3]。但是，在社保业务经办和社保档案管理过程中，仍存在部分高校对社保档案工作重视程度不够，缺乏相应的社保档案管理制度，影响了高校社保档案的科学化、规范化和精细化管理[4]。与此同时，在社保档案管理者存档、查档、用档过程中，也反映管理工作缺乏完善制度的精准支持和科学指导，在一定程度上加大了社保档案工作的管理难度，降低了社保档案工作的服务效率。因此，如何有效落实社保档案的制度落地执行，完善标准化、规范化和科学合理的社保档案管理制度，是当前高校社保档案管理工作的核心所在。

(二)管理队伍素养不足，管理流程有待完善

队伍建设是高校长远发展、持续稳定、创新进步的动力源泉。高校社保档案管理工作人员一方面要认真贯彻落实国家、省市出台的各项社保档案方针政策，另一方面也要立足学校实际情况制定和执行符合学校发展的管理机制，确保社保档案工作有章可循、有据可依、有理可说[5]。因此，需要社保档案管理人员具备丰富的社保专业知识、最新的社保档案政策、扎实的社保经办能力以及乐观担当的奉献精神，然而目前熟知社保政策制度、熟悉社保经办业务、熟懂社保档案管理的复合型人才少之又少。除此之外，社保档案管理工作涉及教职工的切身利益，社保档案人员在与上级主管部门、社保经办部门、学校部门领导、二级部门学院以及全校教职工等多方沟通衔接方面，仍存在部分管理人员岗位奉献服务精神不够、岗位专业技能不扎实、岗位定位意识不清晰的现象。社保档案管理工作通常需要管理人员直接接触到参保教职工，社保档案管理人员的专业素养和服务水平对高校社保档案工作的开展运行效果、服务育人质量和科学高效管理的提升来说至关重要。但是教职工反映管理人员对职工社保档案工作不够熟悉、管理流程不够细致、管理服务态度不够热情。因此，如何加强高校社保档案管理团队建设、提升社保档案管理人员岗位专业技能和综合素养、完善社保档案管理工作流程等问题仍是当前高校社保档案管理工作所面临的难题。

(三)管理平台搭建不健全，管理方式有待提升

平台建设是高校智能建档、信息管档、便捷用档的重要保证。我们通常熟知的档案库房是由专门存档的档案室、档案柜、档案盒、计算机、打印机、除湿机、消尘机等硬件设备构成，同时也会由专业的档案人员进行档案业务的管理。在社保管理平台建设方面，目前高校社保档案依然属于人事档案的一部分，由社保业务经办人员将所办理的职工社保原件资料归纳整理移交人事档案管理人员进行保管。因此，在某种程度上缺失了对社保档案室建设和社保档案管理的了解，高校社保档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、检索、检查工作流程也缺乏科学的管理制度和规范的操作程序[6]。通常，社保档案的管理工作是由社保经办人员借助自己熟知的档案管理经验来进行整理存档，在社保档案管理过程中容易出现社保档案分类不科学、归档不及时、查找不方便、检查效率低等问题。智能化的时代需要智能化的管理设备和信息化的管理素养，但是在同一高校人事部门内部，存在人事管理系统、劳资管理系统、社保管理系统等多个系统平台，然而社保档案管理系统仍是借助传统的办公软件进行管理和维护，且平台与软件之间存在不衔接、不同步等现实因素，在一定程度上降低了社保档案工作的管理效率[7]。因此，如何开发建设数字化和智能化的社保档案管理系统，强化社保档案管理模式，着力提高社保档案管理水平是当前高校社保档案管理工作所面临的制约因素。

三、高校社保档案工作的优化策略

(一)健全制度标准建设，创新档案管理理念

常制不可以待变化，一途不可以应无方[8]。制度建设和完善工作是高校社保档案管理工作的前提，因此，有必要健全档案制度标准和创新档案管理理念。首先，加大对社保档案管理工作的重视程度。严格落实“国家-省-市-学校”四位一体的社保档案管理机制，立足实际制定符合学校管理发展的社保档案工作的政策文件，树立正确的社保档案管理理念。其次，做好社保档案政策文件的解读完善。社保档案工作者一方面要认真贯彻落实国家/省市出台的方针政策；另一方面要加强与社保机构/兄弟院校的沟通协作，借鉴其规章制度和工作细则，主动做好本校社保档案管理文件的修订完善，确保社保档案管理成果实现长效动态管理[9]。最后，构建社保档案工作反馈互评机制。人事处一方面要将管理政策、管理细则等社保档案要求及时准确地传达至全体教职工，同时也要定期采纳上级领导、学院/部门以及部门同事的反馈意见，通过内部监督与外部反馈做好互联互通。

(二)加强人才队伍管理，提升档案服务水平

才者，德之资也；德者，才之帅也[8]。高校社保档案工作的开展离不开人才队伍的建设和服务水平的提升。首先，成立人事部门领导、社险档案专员、人事档案专员和兼职社险档案专家为一体的社保档案管理团队。其次，严格落实社保档案岗位管理责任，主要负责人做好社保档案政策、档案制度、档案业务的统筹、规划与安排，社险档案专员根据经办年限、险种类型、编目要求做好社保档案的分类、整理、归档，人事档案专员做好社保档案的立卷、检索与查档，兼职社险档案专家做好社保档案的监督、指导、评价，确保社保档案管理的科学化、精细化和专业化管理。再次，要做好人员队伍的培训学习。高校面可通过邀请/聘请社保中心工作人员、档案专家学者、兄弟院校等来校指导，也可定期组织社保档案管理工作者积极参加社保档案业务培训、档案保密管理，学习档案相关法律法规[10]。最后，秉承“立德树人”的发展理念，强化“一切为了教师、为了教师的一切”的服务意识，同时也要做好社保档案管理工作者的激励奖惩，对具备丰富的理论专业知识、精湛的岗位业务技能、良好的沟通协调能力以及积极乐观的奉献精神的优秀工作者要做好评优评先和物质奖励，激发其内在潜能；对行为习惯表现散漫、岗位技能水平薄弱、服务态度不够热情的管理人员要做好正确引导和批评教育，帮助其树立敬畏制度的意识，进而提升档案管理专业化服务水平[11]。

(三)优化档案管理平台，推进档案科学管理

平台之上是设备管理，平台之下是服务担当。高校社保档案管理工作要以“设备现代化、管理信息化”的服务理念为基准，遵循“档案专业化、服务人性化”的工作原则。首先，要做好管理平台的信息化建设，包含硬件基础设施的搭建保管和软件管理系统的建设维护。可利用已有的人事档案室或者重新部署新的社保档案室，购买档案柜、档案盒、计算机等设备材料，同时要建立和完善专门的社保档案数据库，将纸质版的职工社保档案信息及时录入数据库以实现社保业务办理档案实时查询，为职工参保、办理退休等社保工作需要提供快捷准确的社保档案信息[12]。其次，做好数据库端口的共享关联。加强社保档案管理数据系统与人事部门内部其他系统平台数据库接口的关联，打破各系统之间的“孤岛壁垒”，以此实现数据的共享和对接，重视社保档案管理系统的维护。随着人工智能技术的快速发展，高校网络系统的定期维护成为重中之重。在推进社保档案规范管理的同时，要与学校网信办、系统开发平台等信息化专业部门做好基础数据的保密与维护沟通工作，定期进行系统数据的清洗合并，以此实现数据系统的优化管理。最后，社保档案管理工作需要管理人员不断提升自身学习能力，遵循档案管理的基本规律，对社保档案管理过程中存在的“疑难杂症”要做好记录和反思总结，同时也要强化各方联动意识，严格把关各个环节，确保社保档案工作向科学化、规范化和专业化发展[13]。