浅谈企业档案信息管理优化发展——以四川日报报业集团档案管理为例

文/李静

档案工作在四川日报报业集团（以下简称“集团”）管理中包含非常丰富的内容，从一张张老照片、一个个铜制的奖牌到一段段保存已久的采访录音，都见证了四川日报走过的70年光辉历程。

近年来，为了进一步加强集团档案管理工作，提高档案专业化、信息化管理水平，充分发挥档案在管理、调控、经营的基础性作用，使档案工作更加科学化、规范化、制度化、信息化，在集团党委的领导下，集团办公室结合自身的职责职能，制定了一系列档案工作规范化管理规划和目标，并在集团领导的重视和关心下进行安排部署，确保集团档案工作有序推进。

强化政治意识，为档案工作提供组织保障

近年来，集团高度重视档案工作，调整充实四川日报报业集团办公室档案管理人员，加强档案管理以及档案文化的建设，加强档案管理工作人员与其他部门的交流和联系。集团各相关部门积极支持，主动配合档案工作，保证了档案资料收集、整理工作的顺利进行，为集团档案工作提供了坚实的组织保障。

今年以来，集团深入学习习近平总书记来川视察重要指示精神和省第十二次党代会精神，贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作重要批示精神和全国档案局长馆长会议精神，全面提升集团档案工作服务水平。

进一步做好四川日报报业集团档案工作，要不断强化政治意识，自觉做“两个确立”的忠诚拥护者和“两个维护”的坚定践行者。集团档案管理机构要胸怀“国之大者”，聚焦“省之要事”，培育和践行社会主义核心价值观，加强爱国主义教育，将档案事业摆在推进集团改革发展的重要位置，深入实施档案事业发展“十四五”规划，扎实抓好集团档案宣传、档案记录留存等重点工作，全面提升档案工作规范化、科学化、信息化、现代化水平。

抓好法规与党纪教育，深入档案管理、信息、文化的学习

近年来，集团有计划、有步骤地组织档案管理人员深入学习档案法律法规以及档案工作相关规章制度，每年分别派遣集团档案管理人员参加省档案局、省国家保密局等单位组织安排的档案管理专业技术人员业务培训和国家保密法学习培训，从中对相关法律法规有了更深层次的理解。

坚持把纪律和规矩挺在前面，深入推进党风廉政建设，永葆党的先进性和纯洁性，切实加强档案管理队伍建设。通过不断深入学习习近平总书记关于做好新时代档案工作重要批示精神和省委办公厅档案管理处关于档案工作的决策部署，增强了集团各单位（部门）档案管理人员的责任感和法治观念。集团办公室还专门组织档案管理人员系统学习了《中国共产党廉洁自律准则》和《中国共产党纪律处分条例》（以下简称《准则》和《条例》），通过学习，充分认识贯彻《准则》和《条例》的重要意义，切实抓好《准则》和《条例》的贯彻实施。

通过不断深入学习习近平总书记关于保密工作的重要指示批示精神和中央、省委关于保密工作的决策部署，集团办公室进一步将档案管理工作重心聚焦到保障相关档案核心秘密的绝对安全上来，聚焦到省委重大会议活动与重大决策部署的保密服务上来，聚焦到核心机关、要害部门、关键岗位上来，牢牢把握保密工作的政治属性，进一步健全完善集团保密制度机制，切实加强对集团各单位（部门）保密工作的领导。

制定集团档案管理办法，实现集团档案电子化管理

集团建立和完善了系统的档案管理制度、档案室建设方案、档案保密制度等，包括档案的清收、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研、特殊载体档案管理等内容，并结合集团工作实际对各个项目档案的收集与整理，作了较为详尽的规定。集团将《中华人民共和国档案法》《四川日报报业集团档案管理工作暂行办法》《四川日报报业集团文件材料归档范围和保管期限目录》《四川日报报业集团电子文件归档与管理暂行规定》以及《档案保管制度》《档案利用制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案销毁制度》《档案防火安全规定》《档案管理人员工作职责》等规章制度张贴到档案室公告栏，使档案管理制度应知尽知。在通过全省档案培训后，集团办公室将各类档案以及文件进行扫描、电子归类存档并备份，进一步完善集团电子档案管理制度。

同时，集团办公室组织档案管理人员参与多元化、制度化、专业化的档案信息技术教育培训，对档案管理人员做到全方位培养，做到人才培养与管理政策与时俱进，并进行适时调整，促进档案管理与信息化不断融合，并为集团档案管理提供优化方案，不断提高效率，保障正确率和保存率。

完善基础设施，改善档案保管保护条件

为了满足集团工作发展需要，集团在2014年搬入传媒大厦办公后，设立了专门的档案库房，并完善了设备设施。搬迁期间，集团办公室妥善做好各类档案资料的搬迁转移工作，尤其是对于集团各类核心档案以及机要文件的转移，尤为小心谨慎。对于因成都潮湿天气导致个别文件发霉生虫的情况，集团办公室按照国家档案局科研所修订的2015版《档案虫霉防治一般规则》，科学、规范地制定了实施虫霉处理方案，极大地减少了文件的虫霉化。同时为了满足档案管理需要，档案库房配备了档案密集架及规范的档案装具，配置了“九防”设施和计算机、复印机、打印机、扫描仪、数码照相机等现代化管理设备，为档案的安全保管保护及科学管理提供了良好的条件。

建立健全档案管理有效机制，确保档案按时、按质、按量归集

集团办公室和档案管理人员定期督促催收档案，建立了档案移交、接收登记表等规定。同时集团规定，年终各部门负责人书面汇报工作情况时，必须同时汇报该部门档案资料收集情况，对未按时收集档案的部门和负责人将进行通报。在集团上报文件的印发程序方面，严格按照省委宣传部的要求逐级报送文件，做到不越级、文种明确、格式清晰、程序完整。对集团上一年度的机要文件及集团文书档案进行清查、分类、装订、造册、审核，做到闭环式管理。

近几年，通过集团办公室特别是档案管理人员的努力与集团各部门的密切配合，圆满地完成了档案管理工作的各项任务。

跟进技术发展脚步，充分发挥档案信息的作用

为了搞好档案信息的开发利用工作，集团档案管理人员做了大量档案编研工作。在平时为集团全体职工提供档案利用服务的同时，认真做好利用登记和利用效果分析，为集团各项工作的开展发挥积极作用。

档案管理人员从工作中收集各种数据和资料，并进行科学分类。档案资料收集的及时性和完整性，对集团后期的发展产生了直接的影响，也是促进集团各项工作不断探索、创新的重要保证。

在网络时代，信息的获取、传输更加方便、快捷、全面，不受时间、空间的影响。随着信息技术的不断发展，信息内容会不断扩大，信息来源不断增多，信息载体不断更新，给档案管理工作提出了新的更高的要求。面对新形势、新任务，档案管理工作必须要更新观念，与时俱进，严格工作流程，强化服务功能，增强档案意识，扩大档案影响，积极有效地发挥档案信息作用，持续推动集团各项工作健康有序发展。