财务共享服务中心在高校财务管理中的应用

文/张娴（长沙职业技术学院）

当前，高校的数量、类型表现出多元化特点，已从原有的规模化扩张朝着内涵式的方向发展，为了提升办学质量，各个高校增加了科研、教学经费投入，这对高校的财务管理工作提出了全新要求，高校需优化财务管理模式，让现有资金最大限度发挥作用[1]。财务共享模式已经在各个高校中普及，其本质是依托大数据、云计算，将各个业务单元财务职能汇总起来，继而提升财务管理水平，解放财务劳动力。在2017年，我国召开“中国财务共享服务中心高峰会”，公布《2017中国财务共享服务调研报告》，明确了财务共享服务的价值，此后，财务共享服务开始进入企事业单位，在高校中也逐步普及。

一、高校建立财务共享服务中心的可行性

目前，高校在资金的使用上普遍采用国库集中支付制度，在这一制度下，政府提供的财政性资金是归入国库单一账户中集中管理，在该种模式下，财政资金的支出包括“直接支付”“授权支付”两类，由财政部门先对高校的用款额度计划进行审核，对于不合规的，严禁进行财政资金拨付，在合规情况下，不管是直接支付还是授权支付，都需进行全程监控[2]。高校既是财政资金的接收者，也是使用者，连接着财政部门与资金使用者，因此，高校与财政部门的沟通就十分关键。在传统财务模式中，财务运行过程十分复杂，一个代理银行可能同时管理多所高校，会出现资金短缺的问题，影响高校的正常运行。加之高校的资金使用流程繁多，影响了高校的资金管理能力和资金协调能力，资金涉及部门较多，且高校本身有着公益性、非营利性的特点，整体的资金管理能力较弱，对财务管理工作的重视度不够，未能充分发挥出财务管理工作的优势。

进入大数据时代后，高校各类经费持续增长，随着高校经济业务活动、办学规模的扩大，传统财务管理模式的弊端逐渐暴露出来，提升各项业务的处理质量、处理效率变得更为重要。当前，高校财务管理工作初步实现了信息化，在收支规模的扩张下，高校之间各个部门的沟通日益频繁，一项经济业务往往需要业务人员奔走在财政部门、教育部门、财务处，流程烦琐，各个高校的经济业务也有显著差异。借助财务共享服务中心，能够突破时空限制，提升工作效率，也有助于上级部门的监管，让资金的使用更加规范、便捷。

二、财务共享服务中心在高校财务管理中的应用

（一）优化财务组织与人员结构

在推行财务共享服务中心前，高校采用的是从上到下的管理体系，由上级政府部门对高校财务处进行管控，教育厅、财务厅负责对高校的执行情况做出监督。高校内部财务处的职能主要为核算，财务处的工作量大、效率不高。在推行财务共享服务中心之后，可打造出相互支撑的管理体系，各项重复性、数据性工作均可由财务共享服务中心负责，财务处不再负责核算工作，工作职能发生了明显变化。

为了满足财务管理要求，需建立高效能的组织机构，优化财务人员的配备，推行扁平化组织机构，科学划分各个部门的管理职权，对管理层次进行精简，将高校的各个职能部门都纳入管理范围，重塑业务流程，降低管理成本[3]。

在人员结构上，建立创新性的财务人员队伍，在高校内部有多个分支机构，财务人员的个人能力、性格特征、职业经验、职业偏好都具有明显差异，鉴于此，高校方面要做到对症下药，提升财务人员队伍的适应性，夯实其信息化财务工作技能，培育财务人员的大局观念，帮助财务人员规划职业生涯，尽快建立一支信息化程度高、具有适应性、素质较高的财务人员队伍。对于财务人员的分工，需明确当前财务人员的工作范围、工作能力，考虑到各个岗位对财务人员的具体能力要求，根据工作能力来划分岗位，确保人员能力与岗位之间相匹配。岗位包括两种类型，第一类是业务处理岗，第二类是运营管理岗，相较而言，运营管理岗的工作更加复杂，既要求财务人员掌握财务知识，还要具备一定的管理能力，业务处理岗重复性工作更多，在具体分配原则上，需尽可能减少财务人员的工作内容变动，若财务管理信息化平台运行过程中存在各岗位工作量不均衡的问题，可根据具体情况进行分析，然后调整员工岗位和员工人数，以适应财务工作需要。

（二）建立共享信息化平台

现代科技的发展对于高校财务工作效率、财务管理水平而言，是一个全新挑战，这要求高校尽快建立共享信息平台。首先，优化基础设施。强大的物质设施保障是确保高校财务信息系统安全运行的基础，在高校朝着数字化校园转型的今天，部分技术和设备还存在一定的滞后性，特别是在跨区域高校中，新校区的硬件设备先进，老校区的设施普遍比较陈旧，且新旧校区的财务管理软件也不同，财务信息共享化程度不高，数据处理能力不同，这就很容易出现信息孤岛。对此，需从电子财务管理技术、网络技术、信息技术等多个方面着手，更新陈旧设备，对学校的网络、服务器、路由器、电脑进行升级，平衡不同校区的设施差异，让共享信息平台的建设可顺利推进。其次，应用“云共享”财务管理信息系统。结合学校内部的财务工作状态，引进符合高校实际情况的财务管理信息系统，其处理内容需涵盖财务业务的各个流程，可对海量数据信息来提取、分类、计算，满足不同人员、不同部门的需求，实现财务信息的“云共享”。最后，对信息系统进行模块化升级。传统以ERP系统为主的业务系统是单向操作的方式，整体流程烦琐，高校除了要对原有系统进行升级之外，还要设置“单据影像系统”，借助这一系统，能够迅速上传凭证和单据，实现业务流程的升级。同时，对财务工作进行模块化管理，让每笔业务都能够在短时间内迅速到达财务人员手中，并实现财务系统与学生管理系统、教学管理系统、人力资源系统之间的无缝对接。

（三）改进财务管理流程

1.预算业务流程的改进

在预算业务流程上，针对财务管理中预算管理的现存问题，在财务共享服务视角下对业务流程进行梳理，通过科学的统计、计算，将预算项目结合预算应用部门的情况做出细致划分，为各个应用部门提供电子预算科目表，各个部门可凭借账号进入到预算系统模块，录入预算数据。在录入之后，由部门人员对数据进行审核，审核完毕后即可提交数据，申报人员可随时登录平台来查看结果与进度。在预算编制环节，建立了财务共享服务平台之后，可对预算计算工作进行标准化、智能化的管理，克服传统预算方法随意、不统一的问题。预算的编制由财务部门、预算管理委员会、职能机构负责，必要情况下，可对高校近几年的预算历史数据进行编制、汇总[4]。在预算下达与执行环节，由学校党委会对预算方案进行研究，利用财务共享服务平台下达预算，再由预算应用部门根据预算任务书来录入本部门，在经由学校预算管理委员会审批后，由预算应用部门按照方案来实施。在预算控制与监督环节，平台可对数据进行提取、整合、对比、分析，对实际数、预算数进行动态对比，如果超过警戒线就会发出预警，以实现全程监督的目的。在预算调整环节，由财务共享服务中心对预算数、实际数进行对比，寻找两者之间的差异，将责任落实到人，让各项工作都能够找到责任人。高校可对财务状况进行调整，使之贴近高校的财务管理现状。

2.费用报销业务流程的改进

费用报销业务属于会计核算变化的重点，这项业务会直接影响教职工满意度与全校师生满意度，在财务共享服务中心业务中，费用报销业务流程的改造是其核心工作，具体流程包括：

一是填写电子报销申请单据。报销人员可提前登录共享服务平台，按照规定填写、录入详细信息，平台可生成电子单据，单据中会标注出具体的报销方法、报销限额、付款渠道等内容，上传至共享服务平台后，由相关负责人审批。期间，报销人员可随时查看流程，审批通过，平台可关联电子报销申请单，若审批未通过，系统会给出整改意见，报销人员整改后进行二次申报。二是上传原始凭证。在出差结束后，报销人员对原始单据拍照、上传，将原始票据交由财务人员，这可克服地域限制，节约了报销时间，平台可对资料进行智能分析，若资料无误，即可进入下一环节。三是权限人审批签字。系统可对审批流程智能排序，将资料按照顺序发送至负责人来签字。四是费用支付。在报销业务完成后，共享中心可与银企系统直联，报销费用可直接通过网银转至报销人账户。

3.货币资金管理业务流程的改进

在高校的流动资产中，货币资金是一个重点，结合高校的办学性质，流动资金会贯穿高校的整个财务管理活动中，其管理质量是评估高校财务管理模式质量的凭证。在线上提交付款申请方面，要求各个职能部门根据操作要求登录财务共享服务平台，填写电子支付申请单，填写无误后，由本部门权限审批人初审，核实无误后即可上传至平台，等待下一步的审批。在上级负责人通过核验后，平台可做出智能分类，按照既定流程来传送至业务处理单元，由中心审批人员负责核验；在付款记账环节，审核完毕后，平台可自动生成记账凭证，系统自动触发电子支付系统，合作银行在收到指令后，即可完成货币资金的支付。

（四）优化内部审计体系

内部审计内容囊括财务审计、经营管理审计，是一种单独的监督、检查和评价活动。部分高校还没有设置单独的审计部门，基于财务共享的要求，高校需结合自身财务情况设置独立的内部审计机构，直接负责高校内部的审计业务，打造涵盖内部审计委员会、基层审计人员与审计部门于一体的内部审计架构[5]。审计部门通过对平台中资料、财务数据的审计，对财务管理活动做出监督、评价。高校还要强化对审计人员的培训，当前，高校财务人员技能单一的问题普遍存在，从事审计工作的人员不仅要具备扎实的专业技能和业务素养，还要能够满足共享模式下内部审计工作要求，因此，高校要强化培训，确保审计人员对现行的内部审计方法和规定有全盘把控。

另外，高校需基于财务共享服务视角创新内部审计办法，结合自身办学情况引入先进技术，在“互联网+”时代下，数字化审计将会成为审计工作的发展趋势，高校需充分发挥出财务共享服务平台的优势，借助数字化审计软件，将审计软件、财务共享服务平台之间融合起来，对数据进行审计、测试与分析。同时，构建完善的内审评价体系，以风险作为导向，建立体系化的评价标准，确保审计工作可做到有章可循，强化内部审计的作用。

（五）改革高校财务考核体系

为了确保财务监控体系顺利运转，需在高校内部配备完备的绩效评价与考核体系，明确具体考核标准，确保各项监控手段可顺利落到实处。随着高校办学规模的扩大，纷纷出台了一系列的管理制度，为了让财务共享可得到顺利实施，需明确各个人员、部门的权利义务，让考核制度做到权责分明，结合各个学院、部门的岗位性质将责任细化。同时，制定科学的奖惩制度，做到赏罚分明，确保责任能够与惩罚、奖励之间匹配，在具体的建立和惩罚上，需根据员工的工作效益来实施，以相关的条文、纸质单据作为支撑，遵循客观、公正原则，严禁夹杂个人情绪。

三、结语

共享服务模式经历了多年发展，在理论、实践上均取得了巨大成果，以物联网、区块链、AI、云计算、大数据、5G为代表的科技均对财务理论和实践产生了巨大影响，财务共享服务中心的应用范围也更广。财务共享服务中心在高校财务管理中的应用，让财务数据的分析变得更加精准，在实施过程中，可能会出现一系列难题，高校需从制度、管理、人员等多方面创新，发挥出政策性导向作用，让高校的财务管理工作能够走向良性发展道路。