档案信息化建设与档案管理的几点思考

文/马国英（滨州市全民健身服务中心）

社会经济的发展，带动了我国各大档案管理工作的进步与发展。近年来，相关部门与单位对档案管理工作提出了越来越高的标准要求。为了使越来越严格的档案管理工作要求得到有效满足，对于机关事业单位来说，在档案管理工作开展期间，则需重视档案信息化建设工作的优化及完善。值得注意的是，档案信息化建设可以有效提高档案利用效率、扩大档案信息资源利用范围。此外，通过实行档案信息化建设方案，还可以打破时间与空间存在的制约，使机关事业单位的档案信息服务质量水平能够得到有效提升[1]。总体而言，从机关事业单位档案信息化建设与管理工作质量水平全面提高层面考量，本次针对“档案信息化建设与档案管理”展开分析研究价值意义显著。

一、档案信息化建设的意义分析

（一）提升档案管理工作效率与质量

传统工作模式下，机关事业单位采取的是纸质档案管理模式，此类档案管理工作模式的效率与质量难以得到有效提升，且易发生档案信息资料缺损、遗漏等安全隐患问题。而在新形势下，在机关事业单位开展档案信息化建设工作，则使传统档案纸质化管理模式逐步朝向电子化、信息化、智能化管理模式转变，这样能够促进档案管理工作效率与质量的协同提升，避免发生档案信息资料缺失以及遗漏等安全隐患。

（二）提升档案信息查询的便捷程度

在档案信息化建设工作开展的基础上，采取电子化、信息化档案管理方式，对于有档案信息资源利用需求的人员，可以通过电子化操作界面，在具备权限的条件下，对所需的档案信息资源进行快速检索和查询，以此使档案信息查询的便捷程度得到有效提升[2]。与此同时，在此条件下，还可以减轻档案管理工作人员检索相关档案信息资源的工作量，从而达到事半功倍的效果。

（三）提升档案信息资源的利用效率与安全性

机关事业单位档案信息化建设工作的完善，档案信息资源将以电子化的形式呈现出来，利用计算机网络平台，可以使档案信息资源的收集、分析整理、存储管理等分项工作任务高效完成。与此同时，配合应用档案信息化检索技术以及档案信息资源安全管理技术，比如防火墙技术、安全密钥技术等，可以使档案信息资源的安全性得到全面提升。此外，在档案信息系统当中，通过权限设置，对于具备权限的人员可通过账号、密码访问的方式检索、浏览、下载、利用所需的档案信息资源，而不具有权限的相关人员则无法登录系统平台，以此既保证了档案信息资源的安全性，又能够使档案信息资源的共享、利用价值得到有效提升。

二、档案信息化建设现状问题分析

结合上述分析不难发现，档案信息化建设工作开展具有积极意义。但基于现状情况分析，部分机关事业单位在档案信息化建设工作开展过程中仍存在一些需要解决的问题。总结起来，涉及的问题包括：

（一）制度方面的问题

从目前我国基本国情角度分析，部分机关事业单位在档案信息化管理制度方面尚未健全，且存在一定程度的不足，档案信息化建设工作难以得到机关事业单位的重视。与此同时，对于档案管理制度不健全的问题，目前未能采取有效的解决措施。因此，需对机关事业单位档案管理制度存在的弊端问题及时解决，以此促进档案信息化建设进程速度的加快[3]。并且，机关事业档案管理工作，如果缺乏健全的制度支持，则会对单位未来发展规划产生极其不利影响。所以，从机关事业单位档案管理质量水平提升角度考虑，健全档案信息化建设管理制度显得至关重要。

（二）建设资金方面的问题

我国大部分机关事业单位档案信息化建设进程阻碍因素较多，比如档案管理计算机软硬件水平不足、设施设备投入不足等。从现阶段来看，部分机关事业单位将绝大多数的资金投入到其他工作领域，在档案管理信息化建设工作方面的资金投入较少。与此同时，由于电子产品更新换代较快，部分机关事业单位在档案信息化建设方面资金投入不足，便难以及时引进新兴的档案安全现代化科学技术，且档案管理相关设施设备配备不足，显然会使机关事业单位档案信息化建设管理工作呈现滞后的局面，不利于机关事业单位整体建设管理工作的进步及发展。

（三）档案信息化建设与管理工作标准程度不足

在档案信息化建设工作开展期间，对于单位而言，需以自身具体情况为依据，对相关建设措施加以明确，优化档案管理模式，确保能够提升档案管理工作质量水平。但是，在具体建设工作过程中，档案信息化建设与管理工作标准程度不足的现象较为明显，不同的单位，在档案信息化建设方面的实际情况也有所不同，使得在档案信息化建设与管理工作开展期间，管理与规划目标难以得到统筹，进而使档案信息化建设与管理工作的质量效果难以得到有效保证。比如，档案管理系统数据存储方式与接口技术之间存在明显差异，导致档案信息共享、流通受到比较大的限制，使档案信息化建设与管理工作的质量水平难以得到有效提升。

（四）档案管理人员素质方面的问题

对于人才来说，在机关事业单位档案信息化建设工作开展期间发挥了至关重要的作用。然而，受到社会主义市场经济快速发展的影响，国内各行业均面临不同程度的挑战，机关事业单位档案管理工作也不例外。比如，在落实档案信息化建设理念期间，对档案管理人员的业务素养、职业道德水平提出了更为严格的要求[4]。然而目前我国大部分机关事业单位档案管理工作，所采取的传统档案管理模式已难以满足新形势下档案管理工作的需求，而一些档案管理工作人员的综合素质水平较低，仅能够掌握纸质档案管理流程，难以掌握电子信息档案收集、分析整理、存储管理、开发利用等技术要点，使机关事业单位档案管理信息化建设与管理工作质量水平难以得到有效提升。因此，需采取有效策略，提升档案管理人员综合素质水平。

三、档案信息化建设与档案管理加强策略分析

为解决机关事业单位档案信息化建设工作现状存在的问题，提高档案管理质量水平，则有必要落实有效的解决策略。具体而言，主要解决策略如下：

（一）构建完善的档案信息化建设管理机制

在档案信息化建设与管理工作开展期间，相关机关事业单位需严格遵循实事求是的基本工作原则，转变传统档案管理理念，不断健全相关档案管理制度，并构建具有机关事业单位特色的档案管理体系，立足档案信息化建设现存问题，切实提出有针对性的解决方案，为下一步档案信息化建设管理优化工作奠定坚实的基础[5-6]。与此同时，还有必要通过引进国外先进档案信息化建设理念方法，结合我国机关事业单位基本情况，遵循因地制宜的工作原则，将科学建设理念与现有的档案信息化管理制度有效结合，全面考察单位具体情况、内部环境、岗位职责等，使优化策略符合机关事业单位长远发展方向，进一步达到带动机关事业单位其他部门工作质量水平全面提高的目标。

（二）增加建设资金投入，加强归档管理

对于机关事业单位来说，在档案信息化建设工作开展过程中，需重视档案管理建设资金投入的增加，在保证建设资金充足的基础上，根据单位档案管理工作的实际需求，购买所需软硬件设施设备，使档案信息化建设管理的基本需求得到有效满足。同时，重视现代化科学技术在档案管理工作中的应用，比如引进安全密钥技术、防火墙技术，应用到机关事业单位档案信息化管理系统当中，以此提升档案信息化管理系统的安全等级水平，有效防控系统病毒感染、黑客入侵等风险的发生。

值得注意的是，归档管理是档案信息化建设与管理工作非常重要的一个工作环节，因此在实际工作开展期间，相关档案管理工作人员需严格遵循“具体问题、具体分析”的基本工作原则，及时转变传统档案管理理念，充分重视档案信息化管理体系的完善构建，将不同类型的档案信息资源，以数字化为依据，进行相对应的转换、合理整理等[7-8]。尤其是针对日常管理工作中的一些常用的电子文件，需做好相对应的归档、著录、鉴定、开发利用等工作，确保最终版本的电子文件内容真实、完整、有效，为归档的电子档案信息资源后期利用价值的提高提供更充分有效的保障。

（三）对技术支持体系加以完善，并对档案管理加以优化

在档案管理信息化建设与管理工作开展期间，各单位需充分认识信息技术在其中的作用，以信息时代背景为依托，创新档案信息化建设与管理工作内容，合理引进先进的档案管理技术，将信息技术的作用充分发挥出来，使档案管理工作顺利、有序开展。首先，需重视高新技术人才的引进及应用，以专业技术人才为重要支撑，使档案管理信息化技术体系得以逐步完善。其次，以档案管理工作具体需求为依据，重视技术研发工作的强化，为档案信息化建设与管理工作配套专项信息技术体系，在确实提升档案信息化建设与管理工作质量水平的条件下，使单位的整体现代化建设与管理工作得以进步及发展。

（四）提升档案管理人员综合素质水平

在档案信息化建设与管理工作开展期间，档案管理人员扮演着非常重要的角色。因此，需重视档案管理人员个人素质水平的提高[9-10]。一方面，因档案管理制度能够真实反映机关事业单位日常工作的规范流程，因此相关档案管理工作人员需积极学习科学的管理理念，汲取丰富的管理经验，为做好档案信息化建设与管理工作起到保驾护航的作用。另一方面，作为新形势下的档案管理工作人员，还需掌握丰富的信息化专业知识、计算机操作知识，提升在档案管理方面的专业能力水平。除此之外，机关事业单位方面，则需加大对培养档案管理人才的重视程度，为在岗档案管理人员提供定期培训学习的机会与平台，在培训教育活动开展过程中，侧重档案管理人员档案信息化技术实践水平的培养，并与绩效考核机制挂钩，考核达标的档案管理人员，可持证上岗；考核不达标的人员，则继续参与培训，直至考核达标为止，以此使机关事业单位档案管理队伍综合素质水平得到有效保障。

四、结语

综上所述，新形势下做好机关事业单位档案信息化建设与管理工作的意义显著，可以提升档案管理工作效率与质量，提升档案信息查询的便捷性，并促进档案信息资源利用价值的提升。然而，从目前层面分析，在此项工作开展过程中，仍存在一些明问题。为解决相关问题，有必要构建完善的档案信息化建设管理机制，增加建设资金投入，加强归档管理，并提升档案管理人员综合素质水平等。总之，相信做好以上工作，档案信息化建设与管理工作的质量水平将能够得到全面提高，进一步促进机关事业单位整体工作质量水平的提高。