新形势下图书馆组织变革初探

2022-11-22王青埂

新教育时代电子杂志(学生版) 2022年22期

王青埂

（山东省荣成市图书馆山东荣成 264300）

引言

随着内外部环境的变化，图书馆业务发展和读者日益增长的多样化文化需求不断加以整合[1]。外部环境的变化也会对组织结构产生影响，甚至会导致新组织结构的生成。传统图书馆的组织机构比较僵化，缺乏灵活性，很难适应新时代的要求。随着互联网时代的到来，图书馆的组织结构需要进行有效的变革，使其能够满足新时代人们的需求，从而为图书馆的良好发展奠定坚实的基础。

一、图书馆组织结构概述

1.图书馆的组织结构

近年来，随着图书馆组织结构的不断发展与变革，逐渐产生了横向与纵向两种层面上的图书馆组织结构，在纵向层面，根据职称与职位的等级来进行组织结构分工；在横向层面上进行部门的划分，并且根据横向方式进行工作项目的分工。

图书馆在进行横向部门划分的过程中，主要按照以下的准则来进行：

（1）结合职能的不同对行政、采访、参考、编目、阅览、流通等部门进行划分。

（2）根据主题的不同来进行部门的划分，将那些主题相同的资料集中起来，使读者在翻阅的过程中更加方便快捷。据此可以划分出人文科学、自然科学、社会科学等部门。

（4）可以结合读者范围的差异来进行部门的划分，可以分成学生、教师、职场等服务部门。

图书馆在纵向职位划分的过程中，主要依靠等级结构来进行，包括专业等级与行政等级。我国现阶段图书馆成员的专业级别主要包括正高级、副高、中级、初级等。图书馆成员的专业级别和薪资待遇挂钩，只有行政级别才能行使相关权力。

2.分散管理与集中管理体制

传统图书馆最常见的是金字塔形组织，采用自上而下的层级管理方式，一般设有办公室、资源建设部、信息咨询部、读者服务部、信息技术部等部门[2]。在图书馆的管理体制方面，也主要包括分散式管理与集中式管理这两种管理体制。分散管理模式对于组织庞大、系部学科众多、经费充足的大图书馆比较适用。类型相同的资料较为集中是其基本优势，读者在阅读资料的过程中能够做到更加方便快捷。并且由于其按照学科来提供针对性的服务，使图书馆当中具备同样学科背景的馆员比较集中化，能够为读者开展服务。在开展图书馆管理工作的过程中，对类型相同的资料进行集中化的管理，能够使管理过程更加的方便快捷。但是分散式管理体制也存在其缺陷，主要是因为图书馆馆员与资料具有一定的分散性，想要对其进行统一的管理与统筹，往往存在着很大的困难。而集中式管理体制对于那些小型或者中型的图书馆较为适用，这种管理体制的优势主要是其资料的分布较为集中，因此不需要投入大量的人力物力对资料进行管理，管理过程比较节省成本。现阶段，很多大型的图书馆主要运用集中体制下的分散式管理模式，也就是在图书馆馆长的负责下，进行地域分馆或者学科分馆的设立，集中管理自动化、编目、采访部门，利用分散式管理的模式来管理参阅咨询、阅览、流图。但是我国现阶段很多大型图书馆在组织管理方面仍然存在着很多的问题，主要是各资料室与图书馆未得到良好的统筹管理，主要是管理体制方面的缺陷，这些问题会对文献资料与图书馆人员造成极大的浪费。

二、新形势下图书馆组织变革策略

1.图书馆组织变革的原则

（1）以顾客为核心原则

在全面质量管理的前提条件下，每个图书馆的员工都需要对自己的顾客负责。图书馆在进行组织变革的过程中，应当以顾客为核心，全方位地满足顾客的需求，以提高服务质量为目的，从而有效改善图书馆的工作绩效。在图书馆组织变革的过程中，以顾客为核心，需要对工作流程进行创新改革，运用让各种类型的顾客都得到满意的服务流程，这样才能充分地发挥图书馆组织变革的价值。

（2）以流程为导向的变革原则

图书馆传统的组织结构主要以职能为核心，这种组织结构存在很大弊端。比如，运用职能的形式设计组织要求拥有新职能时，需要设立新部门。因此，图书馆设置了多媒体阅览室、电子阅览室等新部门，和传统的图书馆部门并列，从而构成了与传统图书馆服务毫无干系的分裂态势。图书馆在组织变革的过程中，需要以流程为导向，突破部门的局限性，在各个部门当中清理出图书馆重要的工作流程，根据相应的流程来组织工作，从而确保工作的整体感。同时还可以利用流程控制的方式来改善工作质量。

（3）以人为本的团队式管理原则

现代企业固定资产投资行为最重要的就是过程管理，只有做好过程管理的每一个细节，才能顺利实现预定的目标。固定资产投资管理信息系统应涵盖对固定资产投资项目的全过程管理，实现对这一项目的整个周期管理，同时加强跟这一项目相关的所有单位、相关方、责任方的管理，做好沟通与协调工作，保证项目施工的顺利进行，防止意外情况的发生；这套管理信息系统还应可以对固定资产投资项目施工过程中所产生的大量文件、档案、资料、合同、标书、票据等材料实施规范化管理，分类组卷，做好电子化、无纸化处理。

图书馆在根据相应的流程成立新组织的过程中，并非取消所有部门，而是突破部门的局限性，根据相应的流程构建团队，团队成员不仅隶属于团队也隶属于原部门。我国现阶段图书馆的学科馆员机制就属于团队，目前大多数的图书馆都利用团队的形式来开展组织工作。在引入团队这种组织模式的过程中，也需要引入现代化的团队管理模式，利用以人为本的方式来进行管理，创设一个民主的氛围，提高图书馆馆员的参与感，有效提升图书馆馆员在实际工作中的积极性与主动性，有效发挥员工的潜能，同时提升了组织适应能力。

2.图书馆组织变革的实施措施

（1）扁平化理论在图书馆的应用

组织扁平化主要利用信息作为中心结构与主轴，加宽中间管理幅度，拓展其职能，减少压缩原管理层次，从而构建多样化的内部组合，有效提升各个层级作业人员、管理人员的创造性与主动性，从而实现迅速解决，敏锐的应对环境的变化，构建出灵活、简洁、柔性的企业组织形式。

扁平化的组织结构具有以下的特征：其一，组织结构比较简洁，层级不多。其二，将信息作为中心与主轴。由于层级比较少，有利于信息的运用、传递、获取。其三，中间层管理幅度的提升，并且主要负责对信息进行传递的职能。其四，决策权移动至组织结构下层，拓宽了图书馆馆员共同参与组织管理工作的机会。

以传统层级结构为基础来应用扁平化理论，确立图书馆的主要功能和活动。在通常情况下，图书馆的主要功能与活动，主要包含整理活动、馆藏服务互动以及图书馆的数字化、网络化、自动化等现代化技术活动。在确立活动内容之后，根据相应的活动与功能设立相应的部门，通过这种方式促进图书馆组织结构的集成化。部门设置的线条较粗，这样能够有效杜绝组织四分五裂的状况。部门集成化在是现阶段图书馆组织变革的重要活动。

另外，需要构建类型各异的团队。扁平化组织需要加宽中建管理，拓展职能，压缩原有管理层次。相较于普通工作群体，团队主要有以下几方面的不同。

工作团队的绩效不仅需要依靠个体的贡献，也需要依靠集体的共同合作来达成；普通群体的绩效仅仅依靠个体的贡献来进行。工作团队的工作成果不仅需要个体负责，也需要集体共同负责；普通群体的工作成果只需要个体进行负责。团队不但需要具备共同的目标与兴趣，还需要具备共同的承诺。团队有自主权，而普通群体需要管理者的严格管控。

尽管项目团队有着诸多的优势，但是从过程角度进行分析，也存在着一定的缺陷。项目团队具有临时的特性，团队在解散之后，其就会丢失在开展项目时所积累的知识，这会导致知识的浪费。因此，图书馆需要着手构建部分永久性项目团队。永久性的项目团队需要结合业务流程来进行团队设计。传统图书馆在持续的发展过程中，部门的发展比较精细化，很多部门只分工而不合作。因此，想要落实全面质量管理理念，需要突破部门之间的限制，根据相应的流程来进行工作的组织管理，从而使图书馆馆员能够深入地了解工作流程，确立自己的工作目标，根据相应的程序来归纳、整理工作，有效杜绝图书馆工作人员由于部门的差异进行工作推诿，避免工作人员在非工作目标当中消耗能力与精力。

（2）组织专业化倾向

随着现代化科学技术的不断进步，专业的分工也越来越细化，图书馆的组织结构也在朝着专业化的角度持续发展。在传统的图书馆当中，主要运用层级式的组织对专业化组织进行辅佐，包括社会科学阅览室的设立，主要为了弥补职能分工的缺陷。随着新时代的不断发展，专业化倾向是图书馆组织的重要发展趋势。现阶段，图书馆组织产生了各式各样主题的服务机构，在矩阵的组织结构当中，也涌现出了各式各样主题的服务团队，包括学科馆员制度。图书馆对专业服务组织的设计能够有效满足读者的需求，并且越来越多的专业组织，使得图书馆组织具备宽广的知识库，因此需要提升组织创新能力。随着互联网时代的到来，创新能力正式图书馆组织变革所必需的特质。

（3）分散管理与协调整合问题

在互联网环境中，图书馆组织势必会出现分散化的态势，并且组织的专业化发展也会呈现出分散的趋势。分散化的态势会导致图书馆在服务与工作等方面的不便，并且会导致资源出现极大的浪费。所以，图书馆需要在组织过程中具备非常强的协调整合能力。

三、数字化环境下图书馆管理模式的创新

1.创新管理理念

随着数字化时代的到来，图书馆想要适应新时代的发展，需要及时转变管理理念，提升服务水平。新时代的图书馆需要创新管理思维，需要具备一定的大数据分析意识。在以往的图书馆管理过程中，图书馆馆员可以利用问卷调查的方式来获取读者反馈。新时代可以应用大数据分析技术，深入地了解图书馆的实际管理状况以及读者的需求，对各项信息进行充分的整合，有效提升图书馆的管理水准。其二，应当从以往的显性管理转变为隐性管理，需要对日常工作过程中的各项数据进行深度挖掘、归纳整理，及时地发现潜在问题，应当结合图书的种类、读者的借阅行为、读者类型等之间的关联性，有效改善图书馆管理工作质量，转变以往的被动式服务为主动式服务。在互联网快速发展的背景之下，图书馆应当注意用户思维，并在创新的过程中时刻把握用户的需求与体验，有效提升图书馆服务的科技水平，突破以往传统图书馆管理中存在的局限性，构建数字化时代以读者服务为核心的服务体系，从而有效改善图书馆的管理效率。

2.创新管理体制

图书馆在开展管理工作的过程中，应当适应数字化环境的要求，不断完善管理制度创新管理体制，将图书馆的社会功能放在首要位置，有效改善图书馆的管理水平，从而满足读者的各项需求。政府部门应在技术与政策方面对图书馆的创新改革予以支持，从而使图书馆朝着规范化、现代化的方向不断发展。随着信息网络时代的飞速进步，应当将先进的信息技术应用到管理工作中，有效地改善图书馆管理工作的自动化水平。比如，图书馆需要构建读者自助借还系统，使读者能够结合自身的时间安排，合理地选择借阅时间，有效促进图书借阅的灵活性，提升图书馆中书刊的利用率，从而有效地发挥图书馆在新时代的价值。新时代图书馆应当站在用户的角度思考问题，加强与用户的交流，提升服务水平，促进用户的黏性，这样才有利于图书馆的持续性发展。

3.优化资源配置

图书馆应当重视管理模式的创新，优化资源配置，这样能够有效提升图书馆的管理效率，避免浪费图书馆的各项经费，能够使各项资金的使用效益得到极大的发挥。在创新图书馆管理模式、优化资源配置的过程中，应当将节省的开支用来购置现代化设备，从而有效地改善图书馆服务水平，为图书馆构建优质的硬件设施环境，提升图书馆的运营管理能力与竞争力。在对图书馆的馆员进行管理的过程中，应当设置合理、科学的竞争机制与晋升机制，摒弃以往排资论辈的晋升模式，为馆员的发展与成长提供良好的空间，有效提升图书馆馆员自我完善与自我提升的积极性，这样才能保证图书馆业务管员的业务能力与服务质量。高水平的图书馆馆员是图书馆组织中的重要资源，因此，通过对管理模式的创新，有效改善图书馆馆员的素质水平，对图书馆的良好发展有着至关重要的作用。此外，还应当重视图书馆各部门之间的良好沟通、交流，进行一定的资源共享，明确各自的职责，从而加强图书馆管理的标准性与规范性。图书馆还应当善于运用先进的数字化互联网技术，实现馆藏信息资源的共享，从而有效地改善图书馆信息整合效率，更进一步地优化资源设置，使馆藏资源的整体利用率得到大幅度的提升。