高校档案征集的实践与探索——以西北大学为例

文/邵婧 赵嘉文 许宁

档案征集是档案收集的组成部分，西北大学档案馆秉持“公诚勤朴”的校训精神，利用线下线上两种资源，以接受捐赠、制作副本、征收购买等方式，注重征集特色档案、校史档案、校友学人档案、口述历史档案、民主党派档案，孜孜以求地构建档案征集网络、完善档案征集规章、打造档案征集套餐、提高档案征集质量，以期为高校档案征集工作提供参考

一、引 言

档案是民族风情的传承，国家发展的记忆，文化遗产的载体，历史文明的见证，人类社会的财富。如果说中华文化是一条奔腾不息的历史长河，那么档案就是见证这条长河的记忆画卷。周秋萍[1]认为档案记录着个人足迹，蕴藏着家国情怀，谱写着民族历史，凝聚着感人力量。档案收集是档案资源体系建设的基石，其主要包括档案归档接收和档案征集，在高校档案工作中，主要是通过档案归档制度保证日常办理完毕的文件归档集中到档案馆管理；对于历史资料或者相关文献也可以通过征集方式接收进馆，成为档案馆藏的重要补充。就目前高校档案工作的实际来看，档案归档接收能够按部就班地有序进行，档案征集由于各种各样的原因存在着征集意识不强、征集制度缺失、征集方式落后、征集经费短缺、征集人员素质高低不一等问题。而档案征集又是档案归档接收的有益补充，是档案收集的组成部分，因此，高校档案馆必须重视档案征集工作。

二、档案征集概念

档案征集是档案业务部门依照国家法规、结合单位实际，以接受捐赠、制作副本、征收购买、寄存代管等方式将散存散失于社会上和公民个人手中的历史资料或者相关文献收集进馆，集中保存，以资利用的工作。《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》以及《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等法律法规为档案业务部门开展档案征集提供了法律保障。“十四五”全国档案事业发展规划提出[2]要全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，档案资源体系建设被推向重要工作议程，从而使档案征集工作也引起各方重视，抢救挖掘流散在国内外各地区、各单位、各部门、各团体以及公民个人手中的历史凭证和相关资料是档案归档工作的有益补充。档案征集能够丰富馆藏资源、优化馆藏结构，发挥档案存凭、留史、资政、育人的功能，这是“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的具体体现。高校档案征集应以服务教学科研、日常管理、立德树人为目标，紧紧围绕学校中心工作，把有限的资源投入到最需要的地方，推动档案工作的健康发展。

三、档案征集实践探索

西北大学档案馆根据兄弟院校、会议交流、校友同仁、师生员工提供的线索，利用线下线上两种资源，采取接受捐赠、制作副本、征收购买等方式积极开展档案征集工作。

（一）线下档案征集

1.征集特色档案。西北大学在长期的历史发展进程中，享有良好的学术声誉和社会声望，被誉为“中华石油英才之母”“经济学家的摇篮”“作家摇篮”。因此，学校十分注重紧紧围绕这三个主题进行档案征集工作。2018年档案馆在一个偶然的机会获得一条信息，学校1954届校友、原石油工业部副部长、总地质师阎敦实先生有意捐赠个人档案，立即指派专人跟进联系，协助有关同志前往北京拜访阎老夫妇，在得知兰州某地质研究所、杭州某地质研究所也有征集阎老档案的意向之后，迅速安排有关老师前往北京阎老家中，回忆阎老在校期间的师生之谊，汇报学校的发展情况，感谢阎老对学校的鼎力支持，恳请阎老将其档案捐赠给西北大学。经过恳请、沟通、交流，阎老夫妇磋商决定将其有关档案捐赠给母校——西北大学。随后档案馆老师带领两名学生进驻北京，前往阎老家中协助整理档案。老师和阎老回忆历史岁月，学生在阎老夫人的指点下，逐件整理、审阅、确认捐赠档案，先后整理了5间书房的档案。经过阎老夫人反复斟酌，开箱检查，取出李四光写给阎老的书信、朱镕基亲笔签名的阎老任命书、有关讲话稿等档案之后，分两次寄给学校六十余箱各类档案。在阎老家中还有数十箱已经整理好的档案，阎老的女儿阎家泓女士表示等适当的时候再将其余档案捐赠给西北大学。截至目前，学校档案馆已经征集到阎敦实先生的手稿、书籍、地质报告、地质图册等档案10494卷件。2017年西北大学郭立宏校长把学校1984届校友、著名经济学家张维迎院士写给他的一封信捐赠给档案馆，信中倾注着张院士对母校的殷切期望“一定要把西北大学建设成为高水平的研究型大学”。2015年在档案馆的多次恳请下，西北大学原副校长、著名长江学者李浩教授带头将其15卷书稿的手稿铅印本捐赠给学校档案馆。这些档案记录了西北大学石油地质科学和国家石油工业发展的足迹，反映了西北大学地质学家、经济学家和现代作家的精神风貌，充实了西北大学特色档案的馆藏内容，填补了校史的空白。

2.征集校史档案。校史档案是学校历史的记忆，征集校史档案不能被动迎客，应该主动出击、探访求索、多方寻觅。在西北大学百年校庆之前，姚远教授在国家第一历史档案馆发现光绪皇帝开办陕西大学堂的诏书，把学校的办学历史从1912年前推到1902年，找到了西北大学办学历史的陕源依据。2015年档案馆根据公共管理学院一位教授提供的线索，安排专人与北京张全海先生联系，恳请征集相关校史档案，张先生向学校提供了陕西大学堂总办吴树棻①吴树棻，字移香，山东历城人，1902年2月至1905年任陕西大学堂总办。先生的会试答卷复制件。2016年湖北孝感某企业建设孝感名人馆，其中就有陕西大学堂总教习屠仁守②屠仁守，号梅君，湖北孝感人，1901年12月至1904年2月任陕西大学堂总教习。馆，学校档案馆得知这一信息后，想方设法寻觅征集线索，4月底至5月初，王旭州馆长与屠仁守总教习的重孙屠孝康先生多次会面洽谈并进行电话沟通，得知其保存大量屠仁守档案资料后，客观阐述征集目的，诚恳表示征集意向，屠先生认为“家传遗训，后人不绝，不可捐赠”。在档案馆的不懈努力和反复争取下，见到了其精心保存的30余件档案珍品。经过反复恳请、沟通、商榷，2018年屠孝康先生被我们的真诚所打动，同意制作档案复制品捐赠给西北大学档案馆。截至目前，学校档案馆征集到了屠仁守履历、陕西省大学校初议、格致丛录等40余件珍贵文物档案复制品，目前此项工作还在继续进行之中。光绪皇帝的诏书、吴树棻、屠仁守档案资料的征集，填补了陕西大学堂时期学校历史的空白，为研究陕西大学堂时期的校史提供了依据。

3.征集校友学人档案。校友学人档案是学校发展历程的见证，也是校史文化的重要传承，校友学人档案的产生背景及其形成过程对于我们研究今天的办学理念具有深刻的历史启迪。2015年“6·9国际档案日”前夕，学校校友王怀成先生的后人在《西安晚报》记者的陪同下来馆了解国立西北大学时期王怀成校友的档案资料，王先生于1944年参加远征军，1948年返校复读。在与王先生后人的交流中，档案馆征集到王先生1944年参加远征军赴缅前夕与其妹妹的合影照片和工作证件等相关档案的电子版本。2017年，曾在西安临时大学、西北联合大学任教的寸树声③寸树声，字雨洲，云南腾冲人，1932年至1937年在国立北平大学、西安临时大学、西北联合大学任教。先生的后人来校查阅寸树声先生在西北联大时期的相关档案，档案馆得知寸先生在云南开办教育的事迹之后，利用开会时机前往云南探访，征集到寸先生的电子照片19张，电子版手稿《两年半的乡村生活》一部。王怀成先生的档案征集，丰富了国立西北大学时期的西大学子风采；寸树声先生的档案征集，充实了西北大学在西北联大时期的学人历史风貌。

4.征集口述历史档案。口述历史档案是指通过访问当事人或者目击者，利用笔录、录音、录像等方式记录历史事件，并与文字记载等相关档案核实之后，形成的档案资料。口述历史档案能够完善校史资料，填补历史空白，见证学校发展历程。资深学者、学人、校友是现存的活档案，抢救挖掘资深学者、学人、校友的口述历史档案是档案征集的又一迫切任务。曲春梅[3]等学者认为口述历史档案是构建社会记忆中不可或缺的一环，是补充、激活、强化社会记忆的重要途径。陈蕾[4]认为真实原则是采集口述历史档案的首要原则。个人记忆随着时间的流逝可能会出现模糊或者遗忘，同时会受到受访者主观认知等因素的影响，在叙述中可能存在疏漏或者偏差，导致个别主观历史回忆情节偏离客观历史事实的现象出现，造成征集资料的缺憾。征集口述历史档案耗时、费力、耗资。所以，档案工作部门应当审慎选择征集对象、征集主题、征集内容，积极征集、有效核实、注重编研。在不具备自主征集的条件下，可以采用委托征集或者与高校宣传等工作部门合作征集，还可采用服务外包形式，引入社会力量，征集口述历史档案，弥补高校档案业务部门人力不足造成的不便开展档案征集工作的遗憾。西北大学国内合作处经过审慎选择，采访征集了部分资深教授、学者学人、知名校友的口述历史档案，在一定程度上填补了校史的空白。

5.征集民主党派档案。民主党派档案是高校档案的有机组成部分，也是高校档案征集不可或缺的一个方面。俞晓青[5]认为档案征集需要主动和用心。开展档案征集工作，应当以诚感人，以情动人，积极争取档案持有人踊跃捐赠档案，对于不能捐赠的档案可以采用寄存代管的方式进行征集，也可采用数字化仿真扫描和制作副本的方式进行征集，还可采用出资购买的方式进行征集。2017年西北大学党委统战部给档案馆提供了一条线索，有关同志持有上世纪三四十年代的民盟活动档案，档案馆及时联系持有人，请求征集，由于这批档案历史久远，具有珍藏价值，持有人实在不舍，经过陈述利害、积极争取、反复商榷，最终以购买的方式征集了这批档案。这批档案包括上世纪三四十年代民盟开展工作情况、总结报告、盟人提会审查表、盟员盟籍卡片、盟员去向表、组织关系转移表及学习就业调查表等64件。通过征集民国时期的民盟档案，为学校研究民国时期民主党派活动提供了极具参考价值的历史资料。

（二）线上档案征集

随着信息技术的飞速发展，智慧校园建设已经开始提上议事日程，智慧校园背景下的高校智慧档案馆建设正在分步渐进地向前发展，档案工作也逐渐由线下服务转向线上服务。所以，档案征集不仅需要实地征集，而且需要网络征集。高校档案馆应该特别重视线上档案征集工作，将线下征集与线上征集结合起来，具体情况具体分析，努力征集各类档案。西北大学档案馆注意在网络数据库中征集相关电子档案，在“大成故纸堆”数据库中搜集到了90多件国立西北大学时期的电子档案。经过档案馆的不懈努力，工作中还征集到了红色地下工作者、西北大学教授、西安外国语大学创始人之一的王敦瑛先生的手写自传电子稿件，开辟了学校线上征集档案的先河。

四、档案征集机制探讨

1.加强档案征集宣传，构建档案征集网络。加强档案征集宣传，利用校园网站、微信、微博、手机客户端等新闻媒介宣传档案征集工作，使师生员工了解档案、认识档案，懂得档案就在自己身边。全馆关注、三馆（档案馆、图书馆、博物馆）联动，激发档案征集意识，通过举办档案知识竞赛、征集档案展览、兼职档案人员业务培训，推动档案征集工作。广泛动员相关领导、学校各个业务单位和有关部门积极参与档案征集，注意与学生工作处、国内合作处、离退休工作处合作，努力与教师、学生、校友保持密切的联系，使每一位在校学习过的学生、工作过的教师、甚至是其亲朋好友都成为潜在的档案征集线索的提供者，积极介入校友会等相关社团活动，努力构建广泛的档案征集网络，拓宽档案征集渠道。

2.完善档案征集规章，规范档案征集程序。张羽[6]认为档案征集切忌来者不拒，只求数量、不求质量的做法。深入推进档案征集工作一定要完善档案征集规章，规范档案征集程序。一是要依照相关法规建立健全档案征集制度和相关配套要求，做到有的放矢，有章可循，规范操作；二是要健全档案价值鉴定和评估机制，确保档案征集质量，促进珍贵档案征集工作；三是要保障档案征集经费，设置档案征集专项资金，严格管理重要档案征集活动，做到一事一审一批，既解决档案征集经费不足造成的误事问题，又避免办公经费固化造成的浪费现象；四是要保障档案库房建设，档案征集工作不仅要把档案征集回来，而且要保证档案安全保管，有效利用，档案库房建设必须符合国家标准；五是要加强档案征集队伍建设，档案征集工作的主体是档案征集者，一个优秀的档案征集者必须拥有高尚的职业操守、专业的档案素养、丰富的知识储备、良好的沟通能力，同时还需具备和蔼可亲、诚信谦和、热情敬业的个人特质。所以，档案馆要不断加强档案征集者的教育培训，努力提高档案征集者的工作水平，确保档案资料科学征集、安全保管、有效利用。

3.打造档案征集套餐，推动档案征集工作。档案资源是核心，档案归档是主体，档案征集是补充，档案利用是根本。西北大学档案馆坚持耐心细致、以诚感人、以情动人的工作作风，积极动员教职员工、校友同仁把个人珍藏的档案捐赠给学校，档案馆精心为其准备捐赠套餐。一是举办档案捐赠仪式，颁发档案收藏证书，赠予档案捐赠纪念品，举行档案捐赠座谈会，把“茶”话桑麻，共叙校友情。二是规范保管捐赠档案，认真进行捐赠档案的整理、编目、著录、上架工作，录入档案信息管理系统，清晰归档，安全存储，方便查阅。三是适时举办征集档案展览，征研并举，藏用并重，为历史记忆，让档案发声，促进档案征集工作的持续发展。

4.征用并举，深化编研，提升档案利用质量。档案征集是档案馆藏资源的重要补充，档案编研是档案文化资源的深入挖掘，档案利用是档案核心价值的真实体现，档案育人是档案工作的根本宗旨。努力把失散于民间的档案收集进馆，归档入库，组织精干力量开展档案编研，挖掘档案历史文化资源，现已成为档案资源体系建设的有机组成部分。2018年9月根据馆藏档案，王旭州馆长主编的《西北大学大事记（2002-2017）》出版发行，并且获得陕西省档案学会2014-2018年档案学优秀成果著作类优秀奖。2020年3月西北大学档案馆根据档案征集资料，申报承担了陕西省档案局科技项目“陕西大学堂时期屠仁守档案整理与研究”。学校100周年校庆时，档案馆展出了光绪皇帝御笔朱批的陕西大学堂昭书复制件。学校110周年校庆时，姚远教授编写的《图说西北大学110周年》作为庆典献礼。学校石油地质学科70周年庆典时，档案馆与地质学系联合举办了赵重远教授、阎敦实先生档案征集选编展板和手册展览。这些举措有效地弘扬了档案文化，促进了档案征集工作，提升了档案利用质量。

档案征集是档案收集的组成部分，是充实档案资源的有益途径。高校档案馆必须深刻认识档案征集的重要性，努力做到领导重视、全员参与、奋力推进、积极开展档案征集工作。西北大学档案馆秉持“公诚勤朴”的校训精神，利用线下线上两种资源，采取灵活多样的工作方式，努力征集特色档案、校史档案、校友学人档案、口述历史档案、民主党派档案，孜孜以求地构建档案征集网络、完善档案征集规章、打造档案征集套餐、提高档案征集质量，从而客观记载西大历史，生动讲述西大故事，精心编织西大记忆，以档见证西大进程，努力推动西大档案育人工作的深入发展。