试论企业档案信息化建设

文/樊宝娟

随着企业内外部信息与经营活动的进一步交融，档案资料被赋予了更多的内涵和价值。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》相关要求，如何通过建立档案治理、档案资源、档案利用、档案安全“四大体系”，切实推进企业的档案管理信息化建设成为了当前的迫切任务。本文通过对档案管理信息化建设的实践意义和现实困境的分析，试图提出一些有针对性的改进建议和措施，以助力企业数字资产的管理与更新

当今时代，信息化建设已经成为社会一大发展趋势。企业档案信息化建设，无疑是推动企业档案工作加快发展的一大重要举措。本文试论企业档案信息化建设的相关方面，愿与同行进行交流与切磋。

一、档案信息化建设的实践意义

档案信息化建设是提升企业整体信息化水平的必要环节。随着科技的不断进步，企业经营环境和模式都发展了翻天覆地的变化，也催生了大量不同格式的电子文档，档案信息化呈现文档一体化趋势。现阶段，档案管理工作与生产经营的其他环节相互交融，为进一步提升企业的信息化水平，加快推进档案管理信息化建设势在必行。

企业档案信息化建设是增强企业市场竞争力的重要途径。继工业和信息时代之后，我们迎来了数字时代。在此背景下，企业经营面临的环境日趋复杂，如何在海量的内外部数据中甄别出有价值的信息，服务于整体战略决策就显得至关重要。因此，强化档案管理，提升内部资料信息的数字化水平，才能帮助企业快速应对市场变化，增强核心竞争力。

二、档案信息化建设过程中的现实困境

1.缺乏统筹思考，科学规划

现阶段，部分企业对档案管理信息化建设认识不足，执行过程中缺乏统筹思考，科学规划，档案管理理念和思路相对传统。大数据时代，不少企业还认为档案资料就是故纸堆，做好实物和电子存档即可，对各种档案资料的潜在价值认识不足。因此，企业对档案信息化建设在资源投入上缺乏动力，导致管理人员不足，办公经费紧缺，在很大程度上影响了建设进度和实际效果。

2.档案管理缺乏相关标准与规范

在企业经营多元化背景下，大中型企业的档案资料繁多、门类复杂且牵涉单位甚多，使得收集整理难度加大。随着企业经营模式和科学技术的不断迭代，档案资料的呈现方式和保存格式也日趋多元，既包含文字、图片、实物，也包含影像、模型等。而在归档过程中，企业由于缺乏指导性原则和具体标准，经常出现集团内企业对同一事项或业务的归档程序、内容不同，导致档案资料零散、缺失，系统性和完整性较差。

3.档案管理职责不清，系统的兼容性和风险防控能力不足

在组织职能上，档案管理部门权责不清，导致档案的整理、归档、传递流程不畅。同时，由于内部系统之间的兼容性较差，档案资料在收集、流转环节耗时耗力，也容易出现主题责任不明确，归档资料不齐全，查阅调取不方便。此外，企业对档案信息化的安全防范意识不足，档案管理系统的风险防控能力不够，信息化安全问题不容忽视。

三、档案管理信息化建设的建议与对策

1.更新管理理念，统筹布局信息化建设工作

实际上，在档案信息化建设工作中存在的诸多问题，都与企业的管理理念相关。企业要想提高档案管理的信息化水平，须在提高档案管理战略定位，从经营管理的全局出发，科学规划信息化建设工作，明确阶段性任务，分步实施。同时，企业应转变档案管理理念和思路，加大对档案信息化建设的资金投入，同时引进和培养专业人才，将档案资料作为数字资产进行管理和更新。

2.建立信息化、专业化的档案管理团队

企业的档案信息化建设，需要引进具备档案管理、计算机、文献翻译等方面专业素养的复合型人才，从顶层架构上充实档案管理队伍。同时，企业还需要建立健全人才培养和评价机制，通过实行管理与技术条线并行的考核模式，为档案管理人员提供公平的竞争机会和完善的晋升渠道，致力于打造一支专业能力强、综合素质高的队伍，以提升执行层面的档案管理能力及水平。

3.建立档案管理体系，强化档案质量控制

首先，档案信息化管理应结合企业的战略方向和业务布局，充分考虑档案资料的文献价值，系统性开展管理体系的搭建工作。其次，应充分结合行业特点和企业的发展阶段，建立档案管理的基本规范和相关标准，详细梳理档案管理流程并制作标准化的操作手册。最后，企业应将档案管理工作成效与绩效考核挂钩，建立对档案管理的质量管控机制，明确质控主体和职责，加大对档案资料的质量与规格审查，确保档案的系统和完整。

4.以技术和系统为支撑，充分挖掘档案价值

企业在全面梳理档案管理流程的基础上，在系统选型和需求调研阶段，统筹考虑档案管理及利用的实际要求，提高内部管理系统之间的兼容性。同时，企业还应结合档案建设的智慧化趋势，创新档案管理和使用场景，如拓展智能语音处理、内容深度学习、指纹生物识别等智能化技术，打造集检索、统计分析、数据挖掘为一体的智慧功能，提升档案管理的个性化、精准化交互体验。

企业的多元化布局和经营，使得其在经营活动中形成了大量有价值的档案资源。档案信息化建设有助于保存企业数字资源、维护企业合法权益、挖掘档案数据价值、释放档案数据红利。企业应更新档案管理理念和思路，通过引进和培养复合型人才，打造专业的档案管理团队，在决策和执行层面切实推进档案管理信息化、智能化发展。

上述分析研究表明，企业档案的信息化建设是企业发展的重要与必由之路，是企业发展的新的助推力所在。针对现实状况和问题，采取有效措施与对策加快企业档案信息化建设，实为企业的一大重要的建设项目之一，必须引起企业各级领导与档案管理者高度重视，并要确保尽快落实。