计算机技术在文档管理中的应用

2022-11-21孟秋竹

黑龙江科学 2022年18期

孟秋竹

(江苏省江阴中等专业学校，江苏无锡 214433)

计算机技术是一种基于电子计算机的科学技术，最初是指用于进行数学计算的技术，后逐渐演变成系统管理、算符设计、中央处理、输入与输出等技术，对于各个信息熵较小的系统进行信息收集处理，转化为通俗易懂的信息，供人们使用。文件与档案管理涉及的信息很多，此系统的信息熵较小，需要对信息进行多次收集与处理，才能转化为可使用的信息[1]。计算机技术具备高效的信息处理能力和一定的信息容错率，应用范围较广。而文件与档案管理是一类工作量较大的工作，需要对每个单位进行归类收集及处理放置，采用传统的方式来进行工作，工作量很大。信息时代，每时每刻都有全新的信息产生，人口出生、毕业、高考等都需要使用文件与档案管理，信息量繁多且种类复杂，传统的文件处理技术难以实现对文件档案的高效管理，应用计算机技术进行管理是重要的发展方向[2-3]。

1 计算机技术及文件档案管理

计算机技术的含义分为广义和狭义，本研究主要探讨计算机技术与文件档案管理的结合。

1.1 计算机技术

计算机技术用于计算难以进行计算的项目或数据，逐步形成了核物理电子计数技术、通信技术等分化更为明确的技术。随着计算机技术的不断迭代更新，其功能也在不断增加，工作效率不断提升，成为了一种不可替代的科学技术。文件档案管理在各行业中均有所涉及，基于计算机技术可对文件或档案进行管理，做到有条不紊和精益求精[3-4]。

1.2 文件档案管理

文件档案管理自古以来就存在，其已渗透在人们生活的方方面面[5]。

1.2.1 文件档案管理现状

我国是一个人口基数较大的国家，具有高效的文件档案管理能力。公司企业也离不开档案与文件管理。人事部需要对入职或离职的人员进行文件和档案管理，对于项目收益及实施措施需要通过文件来进行记录，这关系着公司收益和发展[6]。总的来说，文件档案管理是我国不可分割的一部分管理事业，文件档案管理使得各行业实现了秩序和规范管理。

1.2.2 信息熵

信息熵是一个从物理学中抽离出来的概念，融入了热力学中熵的概念，常采用信息熵的方式来评定一个系统信息的有序性和无序性。通常一个信息系统中，信息熵越高，则代表一个系统的信息越混乱，若一个信息系统从无序变为了有序，则称这个系统为熵减。文件档案管理的本质在于增加一个系统中的信息熵，将系统从无序状态逐渐转化为有序状态，从而实现对信息的管理。文件档案管理领域中，常采用文件收集信息及档案收集信息的方式实现一个系统的信息熵减少。文件档案管理还关注信息熵减少或增加的速率，传统模式下的文件档案处理信息熵减少的速率会越来越低，将计算机技术引入到文件档案管理中，可将信息熵减少的速率增加，从而提升管理效率。

1.3 计算机技术与文件档案管理的有机结合

计算机技术是科学技术发展的主要方向之一，文件档案管理是我国必不可少的管理领域之一，计算机技术具有很多特性，与文件档案管理完美地契合，二者之间可以进行一些有机融合，从而提升文件档案管理效率、管理容错率、降低管理所耗费的成本。将计算机技术融入到文件档案管理中，能够继续发展和迭代，实现科学技术的创新和改造[7]。计算机技术融入到文件档案中并不是将整项技术融入其中，而是将计算机技术与文件档案对等融合，文件档案管理中涉及最多的是信息数据处理和收集归类，因此，引入计算机技术主要针对的是文件档案管理中的信息数据管理处理机制。通过机制使传统的文件档案管理项目优化，为文件档案管理行业增添一些优势。

2 计算机技术在文件及档案管理中的意义

科学技术的发明和创新对于各行业发展具有较为深远的意义，以文件档案管理来说，计算机技术能够提升工作效率，增加管理容错率，减少管理耗费的成本，极具现实应用意义。

2.1 提升文件档案管理工作效率

文件档案管理工作量较大，包括对文件信息的收集、处理、转化、归类等流程，以文件档案管理来说，其工作量已经很大，当增加了文件档案管理基数后，工作量将不断提升。将计算机技术应用到文件档案管理中会大大增加工作效率，计算机技术对文件档案管理的处理是通过采用各项程序及代码，使处理速度相较于人工更快，这无形中提升了计算机技术的工作效率。对于文件档案管理来说，传统的纸质档案在现实的三维空间中占据较大空间，人工整理需要将档案进行排列和组合，耗费不少时间[8]。引入计算机技术后，能够将文件和档案进行虚拟化，虚拟化后将不再占用现实空间，使用过程中，计算机还能对档案文件种类进行排序和组合，加快工作效率，准确性极高。

2.2 增加文件档案管理容错率

在文件档案管理中应用计算机技术是一种具有智能特性的技术，其能够自行对文件档案进行处理和排序，利用计算机技术编写程序若不受到外界因素的干扰，则不会出现差错，容错性极高。将计算机技术用于具体的文件档案管理，文件档案好像工厂中生产的产品，计算机技术则是工厂中的流水线，往复工作，容错率极高，在相对稳定的空间中，直到机器的使用寿命结束也不会出现故障。计算机技术增加了文件档案管理工作的容错率，能够逐渐替代人工支持基础的文件档案管理，避免人为因素产生的差错，增加了档案管理的精准性[9]。但计算机技术还并未完全发展成AI技术，若对文件档案进行管理还需要采用人工方式进行操控，对计算机运行程序进行编码和排列，最终才能投入运行。

2.3 减少文件档案管理成本

传统的文件档案管理是采用纸质材料来记录和撰写所有信息，其优势是能够让信息更加生动具体，很容易让记录者之外的人员进行理解。但劣势是维护成本及材料费用会不断提升。一个文件或档案所耗费的材料成本是极其有限的，记录及撰写成本也很低，但文件和档案基数不断增加，这些成本将不断增加。此外，需要对纸质文件及档案进行保养和加工，耗费的成本将继续增加，不利于行业发展[10]。采用计算机技术能够将文件档案进行模拟化和虚拟化，将纸质档案形式转为信息或代码形式，最大程度上减少了纸质档案所耗费的成本。计算机技术能将文件档案进行复制和存档，避免文件档案损失，具有重要意义，尤其是一些较为关键的资料，通过计算机技术能够在最大程度上降低文件档案损失带来的不利影响[10]。

3 计算机技术在文件档案管理中的应用

计算机技术在文件和档案管理中的应用形式和种类较多，能够具体应用的文件档案管理方式也较多，以下介绍几种具体的应用方式，以强化文件和档案工作性能。

3.1 融入体系，建立完整的管理模式

体系是指一定区域或范围中的事物按照某一种特殊的界定和范围来进行融合的整体。以文件与档案管理来看，其范围较广，政府机构的档案文件管理主要收集人口居住地址、户口地址、身份信息，医院的文件档案管理主要收集病人的病史及过敏史，通过已有的信息分析最有利于病人治疗的方案。对于不同领域的文件档案管理，计算机技术想要引入并得到较好的应用，要分析文件档案中收集信息的切入点，将各项信息纳入到体系标准中，通过体系形式的信息处理来对收集管理的文件和档案进行整合，达到应用效果。计算机技术在文件档案管理应用中建立体系的意义在于能够对不同类型的信息进行收集，按规则和标准建立起具有自我调节能力的信息处理流程，通过不同信息处理流程之间的相互协同合作，对不同文件档案信息进行处理[11]。不同领域文件档案管理的信息熵是不同的，信息熵代表了其系统的有序性和无序性，建立体系能够将系统中的信息熵减少，从而达到预期的信息管理作用。

3.2 应用软件对文件及档案进行个性化处理

软件是计算机技术在发展过程中产生的一种全新产品，通过软件窗口来连接两个系统之间的通道，通过这个通道来对信息进行处理和加工。文件和档案应用软件主要形式为图文及表格。

3.2.1 图文形式的应用软件

图文形式的应用软件最为常见的是WPS及Word文档。这类软件通常是信息收集者和编辑者通过对一类信息进行编辑和处理，以图文形式呈现在电脑前。此类软件在各大企业中应用较为广泛，图文形式呈现的信息包含一个项目的各种指标、要求、时间、地点等重要信息，通过对信息的有序排列，最终变成一个具有参考价值的图文文件，这也是文件管理中常用的方式。图文形式呈现的信息具有直观、详细的特点，图片和文字相结合，能够引导阅读者了解记录者所表达的意思，交流更便利[12]。

3.2.2 表格形式的应用软件

表格形式的应用软件主要是Excel表格，这类软件主要是对信息进行归类总结，以类别纲目的方式呈现在信息阅读者的面前。以我国居民档案文件管理来说，从居住类型来分类，分为城镇居民和农村居民，文件档案管理量较大。采用表格形式的应用软件优势在于能够建立不同信息之间的类别，通过类别能够对某一类信息进行分类处理，从而实现管理[13]。不同行业的信息种类较为繁多，工业、农业、服务业包含着各种类别信息，若不采用分类方式进行处理，管理难度较大，因此利用表格形式的应用软件进行管理，工作效率极高。