风险管理体系对医院采购管理的影响研究

陈晨，朱人杰，沈玲丽

上海市东方医院运营管理部物资采购管理办公室，上海 200120

医院采购业务是维持医院正常运作的重要流程，但由于采购流程复杂，涉及人员较多，因此在实际管理过程中容易出现如供应商履约、价格、各级员工职业道德等各类风险，使得采购效率及质量下降，严重影响到医院的正常运作[1-3]。而风险管理旨在从各类风险角度出发，更注重采购过程中的市场调研、风险预防及内部监督，加强一切可行性论证，以保障医院采购流程的规范化，通过预防风险而提出一系列采购细节进而完善医院整体采购制度。我国对风险管理的研究较晚，而国内对风险管理的应用也基本以企业为切入点，对医院采购的风险管理论著相对较少，但实践证明，建立完善的企业内部控制制度与风险管理存在紧密联系，只有以风险管理为基础建立完善的医院采购制度，才能使医院发展中内部控制系统发挥其真正效用[4-5]。本文就风险管理对医院采购管理的重要性展开论述，以期规范医院采购制度的建设工作，使得医院采购制度更加成熟，进而推动医院发展更加科学且规范化。

1 风险管理理论基础

风险管理的相关概念早在20 世纪早期就已提出，风险管理是社会化生产总结经验的产物，且随着社会进程的不断加快，风险管理体系也在不断进行演化与变革[6]。风险管理相较其他管理模式更注重前瞻性，通过对风险的认识与衡量分析，选用更主动或更有计划性的方式处理风险，以最大程度地降低生产或隐患，争取最小成本获得最大利益。良好的风险管理能有效降低决策错误，避免损失[7]。管理的基础职能包括计划、组织、指导、控制。控制作为管理的独特功能被明确提出，并在风险管理中进一步强化。控制职能通过检查、监督对风险的处理执行情况，对计划错误处提出整改方案，职能范围包括识别风险是否准确全面、判断风险的估测是否正确、判断处理风险方案的选择是否奏效、判断风险处理技术的选择是否最优、控制风险技术能否防止或减少风险的发生等[5，8]。风险管理的计划职能体现在对业务的风险识别及估测和评价，并提前预设好处理风险的措施并设计管理方案。风险管理的组织职能指对处理风险业务的分配和权限的下放，包括对采购流程中财务、人事、货运等部门工作的联系、建议和调整。风险管理的指导职能是对风险处理计划进行讲解、判断，帮助方案执行中的成员更好地实施管理计划。

2 医院内部的采购管理现状

当前国内医院的采购制度受政府规划，主要采用分散采购的方式，根据采购金额和采购对象制定详细的采购计划。而在采购管理中，高价值的消耗材料在经医院批准后直接转入一级库存，再经院内转运中心调拨到院内各职能部门并直接管理，平日消耗皆从库房领用，虽然运用这一种采购模式较为方便，一次性采购库存较大，且型号及规格相对齐全，能较好满足各科的临床需要，但由于采购流程不清晰，日常领用次数多且繁复，管理难度极大[10]。而部门医院则采用低价值耗材转入一级库存，高价值耗材直接转入科室库存，此管理模式的优点在于高价值耗材直接转入科室库存，领用、出库皆从科室出库，可根据临床需要设置采购量，不会存在较大库存，且当前科室库皆设有扫码及入库系统，具有完善的管理信息系统支持。

3 医院采购管理风险类型

3.1 内在风险

（1）供应商履约风险：在实际采购工作中，部分供应商为追求利益最大化，向医院推荐劣质产品，欺瞒采购人员，对医院的健康运营埋下重大隐患。且部分供应商与医院达成长期合作后，违背承诺，造成产品数量与合同严重不符，甚至在医院不知情的情况下，擅自更换产品型号，影响产品的质量，严重扰乱医院采购方案。另外，供应商的售后存在问题，对采购的后续合作非常敷衍，而合同验收人员没有认真检验供应商是否正常履约的问题，也会影响医院各项业务的正常开展[11]。（2）采购价格风险：医院的采购价格风险主要体现在价格伪造方面。①部分供应商为与医院达成合作，故意压低采购价格，诱惑采购人员签订长期合作，但根据调查情况来看，这类供应商往往在后期进行产品维护或更迭时，会收取较高的服务费，使得总成本反而增加。②采购人员贪图利益与供应商合谋报价，此类情况往往是多方供应商共同合作，使得医院无论采用任意方采购渠道仍会提高采购成本。③部分知名医疗设备企业由于其产品规模庞大，应用广泛，因此对产品报价拥有绝对的话语权，形成价格垄断，医院在此类企业进行设备采购时很难控制成本[12]。（3）职业道德风险：此类风险多由采购各项负责人缺乏个人职业道德，以私人利益选择自己熟知的供应商，不顾公司利益，造成采购资金明显提升。

3.2 外在风险

①政治风险：医院采购管理的政治风险主要体现在政府方针对采购的影响，如税收、新区建设、人才引进等政策，都可能对采购业务产生影响，继而发生采购风险。同时，如财政部门的内部控制文件或卫生委主管部门所颁布的相关文件也会对医院采购产生影响。②经济风险：医院采购业务的经济风险主要体现在采购预算的把控，以及国内经济进程对采购业务的影响。另外单位各级的腐败因素也是引发经济风险的重要因素，如需规避此类风险就需要采购部门时刻关注国家经济走势，并做好各行政单位人员的审查，抓好采购业务的经济监督工作。③技术风险：医院采购业务的技术风险是由医院技术水平要求及维修跟进要求所引发，当前国内的大型医疗设备通常由国外引进，国内的大型医疗设备企业发展不仅不能满足医院对提升医疗水平的需求，亦不能满足医院的技术要求。对于医院的重要科室而言，技术与设备缺一不可，专业的设备还需配套技术支持，这对采购人员对设备的识别经验有较高要求，如采购人员对设备及技术的认知不足，则有较大概率引发技术风险[11]。④采购流程风险：医院的采购流程风险主要由采购流程管理不规范所引发，尤其以合同规范及验收规范最为重要。在签订合同时，如采购人员未仔细核验合同的完整性，没有整理好采购相关手续资料，没有依照采购流程进行，则对后续的采购产生严重隐患。⑤管理风险：采购业务的管理风险相对而言更受管理者主观影响，采购业务的管理者水平决定风险的大小，但从实际管理出发，管理者的水平往往很难直接判断，需要一定时间的业务执行情况鉴别。多数管理者对同一采购方案的实施情况也不尽相同，医院内部的控制建设也是多年建设而成，从医院的内部建设也能在一定程度上反映出医院管理者的管理水平。

4 风险管理体系对医院采购管理的实际影响

医院采购管理的核心在于减少采购流程的损失，并对医院日后发展提供坚实基础。采购风险具有客观性、不确定性等特点，医院采购部门不论如何预防，风险都是客观存在的，且在发生之前对风险大小的判断不一定是准确的。医院的风险管理体系不是消除风险，而是尽可能降低。此外，风险的存在具有普遍性和可变性，这就导致风险管理体系的难度较高，在风险种类繁多的同时还可能随时发生变化，对采购业务造成不可预估的损失。但风险的存在又是两面性的，风险越高，回报越大，如能完全规避风险或减少风险，就能避免大量损失[13]。因此，风险管理体系对医院采购管理的实际影响可体现在以下几个方面。①加强医疗设备的可行性论证：采购医疗设备根据风险管理理念出发，在采购流程中会重点突出采购设备的可行性论证，如设备的实用性、使用率都会使得采购人员认真对医院需求作出思考，使其把控好医院设备采购的实际需求。采购可行性论证还包括对设备的后续维护，如从长远看，不同价格的医疗设备优势，后续的维护成本、保质期的对比都会帮助采购人员作出更精细化的判断，使其从医疗设备的基础应用出发，逐步扩散到整个采购的细节流程，控制成本使得采购利益最大化。②减少形式主义作风：在风险体系管理的支持下，医院采购工作可有效减少形式主义作风影响，抓好采购工作的实质和重点，如制定风险预案提高采购人员的风险防范意识，提高对产品的质量检测，减少低质量产品的流入。另外，采用风险管理能使采购人员严格遵守医院采购制度，认真跟进采购部门的各项事宜。③完善医院采购制度：应用风险管理体系可进一步使医院采购制度完善，医院可采用绩效制度来避免采购中的延误风险，使得整个采购工作在规定时间内完成，全面提升医院采购效率。院内还可以设立评价制度，以对某次采购工作的质量、成绩进行评价，提升采购部门工作人员的工作积极性，提升工作质量，减少相应采购风险。

5 风险管理下医院采购制度的优化

5.1 医院采购风险的监督优化

5.1.1 增加风险关注度 ①控制采购内部环境除需要采购人员拥有过硬的专业实力外，其职业道德和观念建设也是十分重要的一环，使采购人员具有公正廉洁、诚实守信、爱岗敬业、谦虚谨慎的良好工作态度，树立正确积极的工作价值观。②要将风险管理的制定纳入平日工作议程，采用定期考核机制对采购小组进行匿名评分，定期观察每位采购人员的工作能力和业绩，同时重点观察组员的行为作风，严令禁止耍滑、徇私等不良作风，定期更换能力不足的成员，使得整个采购小组的配置结构更合理[12]。③及时监控可能存在的风险点，如在货物清点时，可采用国际条形码对设备及材料进行编码，定期核对编码和商品属性。同时可通过样品库，定期检查样品质量。

5.1.2 增加风险重视度 ①要提高风险的重视程度首先便要优化采购流程的分工，采购小组可实行定期轮岗制度，根据采购部门的具体职务每隔一段时间便进行更换；在采购流程中的请购和审批职务要明确分开，采购合同的签订与审查职务也需进行职务分离，此外采购的定价与确定供应商、采购与验收、业务执行与记录都需设立专项人员处理，不能身兼数职，尤其是同一采购流程上的工作项目，防止采购人员及供应商耍滑徇私。②在采购部门成立风险应对小组，任何采购项目的价格、记录、供应商的沟通都需风险应对小组讨论评价过后方可实行，做好全面的采购风险预防工作，最大幅度降低采购过程中出现风险的可能性，采购结束后，风险小组统计好此次采购流程中的不足，提出优化后的风险处理方案。③进一步培养采购人员对风险的识别能力和评估能力。院内可通过开展采购风险培训班增强采购人员的专业素质，使其扩大对行业内产品种类的了解程度，以扎实的专业功底应对采购期间所遇到的各类情况，避免风险的产生。

5.1.3 增强风险防范 医院采购的风险根据风险程度可分为重点风险及适当风险，其中重点风险主要包括使用风险、设备辨别风险、医疗政策风险、预算超标风险、管理水平低下风险、财政风险、医院水平风险等，此类风险的采购优化可体现在以下几个方面：①掌握医疗以及财政政策的变化，了解医疗设备的环境和供求状况，根据医院各科室需求谨慎采购。同时做好设备物质的价格变化和需求变化，了解设备的使用情况，以提高对风险的识别能力。同时对已进行合作的供应商，要定期检查其产能和管理体系是否能满足医院物资采购需求。②加强对医院管理层的风险管理意识普及，提高监察及审计部门在采购流程中的实际权力，建设以风险管理为核心的医院采购控制体系。③院内的各部门要不断提高技术水平，才能进一步提高使用高科技设备的能力。而引进的高科技设备也变相促进了医院的技术水平提升。而适当风险的范围较大，如通货膨胀及国家政策等，此类风险通常只能采取被动接受的方式，只能接受宏观调控，因此对于此类风险，医院采购部门要紧盯国家出台的最新政策，重点观察物价变化，根据市场变化制定相应的采购管理方案[14-15]。

5.2 完善医院采购风险管理的配套措施

5.2.1 控制采购成本 当前医疗机构因竞争激烈而不断降低运营成本，以获取行业优势，控制采购成本是当前采购工作的核心点。传统的采购成本控制方法以集中采购、分析价值、作用成本及目标成本法为主，但此类方法执行过程较长，在效率至上的今天已不适用，需要根据医院需求采用战略采购的方式，以取得短期控制成本的效果。①采购小组需要对供应商家及产品进行全面的成本估测，通过到厂家参考生产设备、在官网查询设备参数或有关数据，后对比同类型产品，估算其成本，随后与在谈判时争取能够获得价格优势[16-17]。②估算或查询其他医院的采购及服务成本，并与自身比较，找出双方的优劣势，进一步估算采购成本。

5.2.2 优化谈判策略 谈判是医院采购的重要流程，良好的谈判能使医院及供应商形成良好的双赢局面，保障物质在合理价格下得到持续供应。为增强谈判技巧，要定期培养采购人员的谈判技能，使其能灵活应用谈判策略和技巧，为医院争取到最大利益[18]。并且在随后的合同签订流程中，不仅需要在签订时认真核对合同款项，在签订后也要对订单合同进行业务跟踪，以避免双方产生合作风险。同时院内要加强对双方是否完全履行合同的监管，采用合同跟踪管理制度，将合同交由专业管理人员整理保管，定期对合同管理人员进行相应培训，以提高医院整体采购制度的专业性。

5.2.3 加强采购的风险控制 医院采购流程较为复杂，要想减少采购业务的风险，①要优化采购质量管理体系[19]，医院方面要培养采购小组的现代风险管理理念，加强采购质量职业意识，同时还要加强采购各流程的质量管理，做好医院采购的基础工作，保证最基本的采购质量之后，努力提高采购人员的综合素质，将采购工作制度化、标准化。②医院在接受物资时，要根据所采购的物资性质，调动专业人员，整理好相关资料和检验工具及运输设备，按照事先设定好的入库流程进行检验，存放等工作，后通过入库材料、合同本、证明材料、货运单对入库物资进行详细核对，确保采购物资数量、种类、质量无误。③建立健全的采购管理规范制度，提高采购工作效率，医院可制定不同类别的采购规范、奖惩规范和监督管理规范，对采购个流程的工作人员加以约束，提高采购质量，减少采购风险[20]。同时，根据医院的发展情况及采购行业现状定期调整采购管理规范制度，始终以避免医院经济损失为首要目标，在遵纪守法的前提下，保障医院的合法利益，降低医院的采购成本。

6 小结

风险管理体系的现实作用明显，对促进医院完善采购制度，优化采购流程有积极意义，充分体现了风险管理对医院采购管理的必要性。只有在风险管理的基础上加强对各采购流程的审查监督工作，做好采购风险的预防对策，规范采购流程，完善现有监督机制，加强对采购人员的专业素质教育，规范采购管理，才能从源头上减少采购风险，提高医院采购的整体质量，维护医院整体利益。