基于现代医院物流管理系统构建与完善探讨

丁蓉

盐城市第一人民医院总务处，江苏盐城 224001

医院物流管理是对医院所需物资的采购、运送、分配、仓储等方面进行管理，其管理水平对医院经济效益有直接影响。在现代科技持续性发展及在医疗行业中的广泛应用，使得医院的医疗设施质量管理及运营管理水平得到较大提升，但在为患者提供优质的医疗服务与条件的同时，也提高了运营成本。近年来，随着医疗物资的消耗量逐渐升高，物流作为医院重要的利润来源之一，越来越受重视，医院均建立起物流管理系统，旨在借助现代管理技术、信息技术提升管理水平，控制成本费用。但在实际工作当中受多种因素的影响，物流管理工作受到制约，无法发挥有效作用，如医疗物资采购、运输、仓储及供应等物流职能之间欠缺有机联系。医疗物资输送效率低下，且部分医院并没有以供应链角度构建流程化物流管理体系与框架，一体化管理建设滞后等。因此，针对医院物流管理现状，采取相应措施及手段进行优化与完善极为重要。

1 医院物流系统基本结构

由于医院物流管理所涉内容较多，因此在对医院物流进行管理与控制时，首先应对医院物流的结构有充分的了解，再针对医院物流结构及具体的物流问题对物流管理系统进行完善与优化，以此才能够对医院物流管理系统进行全面升级，而不是局限于局部环节的优化。医院物流所涉关键领域包括：①库存管理。由医院物资管理部门对采购及现有的物资进行整体管理。由于医院物资种类具有多样性，因此在物资分类及管理中对管理人员的专业职能与技术有较高要求。并且这种一体化、整体性的管理并不是指由具有单独一项职能的部门或科室将所有物资进行统一管理，而是借助网络平台构建协作管理模式。②物资采购。由采购部根据医院某一阶段物资需求及各科室物资需求向供应商发出订单，进行物资采购。再由供应商将医院所采购的物资按照事前签订的合同进行配送。③分发与供应。本环节是医院物流中的尾部环节，主要活动表现为根据各科室的物资申请及损耗进行物资配送，本项环节的活动一般与其他医疗活动连接在一起。物资的配送与分发大多由医疗护理人员承担，如传送血样、药品、标本及医用耗材等，并对其进行信息统计与保存。这一环节也是医院产生物流信息的关键点。④医用废弃物回收与处理。本环节的主要内容是将医院在各项医疗活动中所产生的医院垃圾进行回收与处理。由于医用垃圾会对环境及人体健康造成影响，因此医疗废弃物流管理尤为重要。

2 医院物流管理现状

2.1 物流管理缺乏协调性

目前，部分医院虽然已经将现代化物流管理技术应用于物流管理当中，但在实际操作过程中管理质量受专业性与服务性的影响并不能达到预期效果[1]。医院物流活动环节包含较多内容，如基建维修、药品采购、能源功能等，并且医院所需医疗物资的类型、品种较多，每个医院的设施条件、发展方向存在差异性。但部分医院在运用现代化管理技术时并没有针对医院本身发展方向与管理现状制定相应的管理方案，导致管理模式与医院物流工作需求不符，管理缺乏合理性与协调性，对医院物资配置的合理性会造成一定影响，导致工作效率降低[2-3]。

2.2 管理理念与方式滞后

部分医院虽然引入了现代化物流管理理念，但对现代化物流管理方式与核心内容的了解缺乏全面性，管理理念并没有完全转变，还是以传统管理方式为主，导致多数医院存在管控机制不健全、信息传递缺乏交互性、成本管理后置等不足之处[4]。并且部分医院的信息化物流供应管理平台建设滞后，且审批环节繁琐，对管理反馈的重视度不高，容易导致医疗物资采购与供应与信息变化不符，造成物资积压等问题。由于医院医疗物资具有特殊性与多样性的特点，若物资积压或短缺不仅影响医院资金成本，还会影响临床工作与服务水平[5]。

2.3 专业人才管理队伍建设滞后

在物资流动的过程当中不仅需要系统性、有效性高的管理方式，还需要专业能力、管理能力较高的复合型人才实施各项管理制度，确保管理制度能够有效落实，从而构建现代化医院物流管理体系[6-7]。但部分医院内所配备的专业配送人员较少，工作大多由科室医护人员兼职承担，不仅影响院内工作，且管理人员缺乏专业性，其对供应链管理、数据处理、信息技术等方面的了解度不高，难以体现医院物流管理的专业性与服务性[8]。

3 构建与完善现代医院物流管理系统的策略

3.1 建立物流供应中心，加强一体化管理

构建现代化医院物流管理的目的在于为医院可持续发展、服务质量优化以及物流成本控制等方面提供支持[9]。对此，在构建现代化医院物流管理系统时，应以医院当前的物流管理模式及医院长期战略定位为基础，针对物流管理中存在的问题采取现代化管理技术对常规物流管理进行优化，以此提高管理模式与医院物流管理发展的符合性[10]。医院的物流工作中主要的信息交互构成为物资供应商、医院及各科室，需要多方进行沟通协调完成物资供应工作，由使用物资的科室提交需求计划，再由医院内物资管理库房根据相关规定进行采购与发货[11]。在此过程当中涉及资金、人力、物资等多个方面，若监管不力容易引发多种问题，对此为提高采购效率，降低总成本应将采购与供应过程透明化。如针对医院物流工作复杂性特点，可通过建立管理枢纽对医院物流进行系统性、一体化的管理。遵循按需供应、协调管理的原则建立物流供应中心，针对每一科室的工作性质及物资需求对物资采购、库房管理、财务管理等多个部门进行统一管理。在了解不同科室所需物资的相关信息后应进行市场预测，再根据预测结果选择适合的供应商，建立良好供应关系，并基于此，制定订货、存储、发放的管理程序。同时，医院物流供应中心应将物资采购信息与各科室对医疗物资的供需求进行实时信息交互，将物资采购、配送信息进行共享，各科室应将物资使用情况进行反馈，为医院物流供应中心下一次物资采购与供应提供支持。物流供应中心应定时对医院内物资存储情况进行检查，将物资采购、存储等信息录入至信息管理系统中，并将其与医院财务部门共享，为财务部门进行资金管控提供支持。通过建立物流供应中心，将信息进行共享，不仅能够为参与物流工作的各部门提供沟通平台，提高物流管理的效率，还可控制院内物流资金成本[12-13]。

3.2 基于系统性原则，完善物流管理制度

合理、系统的管理制度是构建现代化医院物流管理体系的基础，只有针对医院物流现状制定相应且明确的管理制度才有效控制医院物流各项环节，进而提高物流管理水平[14-15]。针对医院物流所涉内容，应以医疗物资采购、发放、存储以及废弃物的处理为主要管理内容，并针对各项内容所对应的部门进行责权管理，明确各项工作的责任主体与中心，并将责任与业绩挂钩，定期进行考核，以此构建科学的工作机制。在制定考核制度时，应根据工作内容、职责制定量化的考核制度，使每个责任个体在享受权利的同时能够明确自己的任务目标，认真履行相应的职责，以此实现局部与整体的统一[16]。针对医院物流信息具有多元化的特点，应以动态管理为主，加强事前、事中及事后的监管，包括在采购物资前，对各种物资的需求量进行评估，对需求量大的物资应根据消耗情况提前提交采购申请，对需求量小的物品由科室根据其本身需求进行申请，对紧缺物品应按照需求定时、定量、定点进行发送，以此提高存储与采购的协调性，避免出现物资短缺或积压的情况出现。同时，应对管理制度的落实情况进行后续追踪，根据物流工作及管理工作中存在的问题对实施优化措施后的情况进行检查，并针对未解决的问题改进管理方式、处理对策，以此不断优化物流管理制度，使其更加符合医院物流管理需求[17]。

3.3 引入信息技术，建设智能化管理系统

信息技术是构建现代化医院物流管理系统的核心技术，其能够为数据采集、分析等方面提供支持，将其引入医院物流管理中可起到优化监管程序、减少工作量、提升工作效率等作用[18]。如针对部分医院信息传递慢、各利益方缺乏沟通等问题，运用信息技术建立供应中心，可实现数据共享，改善数据提供滞后的问题。针对医院物流工作所涉内容较多、信息烦琐的问题，通过借助信息技术建设信息管理模块，将采购、存储、发放纳入模块中，并单独设立相应模块可优化信息维护与物资管理，避免采购信息与后续物资发放信息不符的情况出现。例如将新购入的物资信息录入信息管理系统中，在后续存储管理、发放物资时可以先进行库存查询，避免物资领用数量与实际不符的情况发生。同时，为确保医院物流管理模式与医院实际物流结构与流程相符合，可借助医院信息系统（hospital information system，HIS）、全成本H-ERP 系统以及财务系统构建完整的数据交换平台，实现信息交互与无缝对接。如由需要申请物资的科室通过前台进行物资申领，将所需物资信息传输至财务ERP 系统中，不需要人工进行操作就可自动将预算数据进行自动扣除，且能够将预算金额大小及物资库存量自动显示，自动计算与统计各科室领用物资的数量。此过程能够减少人工操作量，且便于数据查询。同时将信息与HIS 系统共享，可借助信息技术自动计算不可控与可控医用耗材的使用与供应情况，为成本核算提供数据。这种模式能够构建一个数据交互平台，实现将绩效考核、成本预算以及预算管理等环节一体化管理，有助于打破医院信息孤岛管理的状况。此外，可借助信息技术建立条形码管理模式，通过条形码扫描的形式实现自动录入物资供应情况，并通过条形码识别为相关管理人员提供物资的基本资料与数据，可降低手工输入信息的失误率。并且条形码管理模式可根据医院对物流管理的需求，针对物资品种提供个体码、品种码等多种条形码管理模式，可实时监管物资的管理与使用情况，为加强事中、事后管理提供支持，进而提高物流管理效率。但在使用二维码管理模式时应注意明确医疗耗材的入口为设备科，在录入物资、医疗耗材信息时需要对条形码及物品使用有效期进行管理，不应对过期的条码进行登记与出库，避免出现物资库存量与出库数量不符的情况。

3.4 前置成本管理，规避浪费资金成本

医院物流管理不仅是对物品采购、分配进行管理，更在于对物流活动过程中所产生的费用进行管理，科学的成本管理能够减少不必要的资金浪费，提高医院的经济效益。目前，部分医院虽然将成本核算的概念融入到物流资金成本管理中，但效果并不理想，还是以事后监管为主，并没有将成本核算前置，再加上医院物资需求波动较大，订货的不确定性等特点，导致容易出现成本增加的情况[19]。对此，应针对医院当前的资金成本管理制度制定前置性成本管理措施，根据往年医院所需物资的情况进行分析，包括各阶段物资使用情况，根据高峰期阶段物资需求量对物流成本进行预算分析，制定成本费用的标准，并将其与物流管理的考核相结合。之后应对医院物流活动中所产生的费用成本进行记录，事后根据事前制定的成本费用标准进行对比核算，分析实际成本费用与预算差异形成的原因，并制定相应的处理措施，运用于下一阶段的物流成本管理中，以此实现对物流活动中资金使用情况进行全面监管，减少资金浪费的情况，提高资金使用合理性，将其价值最大化。

3.5 更新管理理念，建设专业管理人才队伍

医院物流管理工作所涉内容较多，不仅涉及物资供应链管理，还涉及物流运转、传输、管理、信息技术等多个方面，只有具有较高管理能力、专业技能的复合型人才才能够有效把握每个环节，实现协调、统一的一体化管理模式。因此，建设专业的管理队伍，引入具有丰富的物流管理经验、现代化物流理念且熟悉医院供应链管理的人才尤为重要。对此，医院应注重挖掘复合型人才，引入技术型管理人员，为医院管理注入新生力量。同时，应定期对物流管理人员进行专业性的培训，包括信息化物流管理系统的使用方法、物流供应链构成及管理、现代化物流管理制度等，以此提高管理人员的专业职能及工作效率。

综上所述，在社会环境下，医院要发展就必须面对管理模式的转型，物流作为医院的主要利润源，优化其管理模式，构建现代物流管理系统可提升医院管理水平、服务质量，降低运营成本，是促进医院可持续发展的核心内容。在完善与构建现代化医院物流管理时应注重以医院发展为主，建立一体化管理系统，以此提升管理水平与服务水平。