财务共享中心下的制造企业存货管理研究<br/>——以S 公司为例

财务共享中心下的制造企业存货管理研究
——以S 公司为例

2022-11-16吴少欢

中国管理信息化 2022年18期

吴少欢

（广州城建职业学院，广州 510925）

0 引言

在“大智移云”大环境下，我国制造企业的存货管理方式比较落后，而且存在严重的存货浪费、积压的问题，导致制造企业存货成本偏高，且无法有效盘活流动资金。近两年，大多数制造企业经营业绩普遍变差，货物库存量急剧上升，存货周转率变低，资金回笼困难，这些问题严重削弱了制造企业的市场竞争力，不利于企业长期稳定发展。如何提高存货管理水平，盘活积压存货，增强企业资金流动性，是我国制造企业亟须解决的难题。

S 公司于1997 年成立，是一家集中央空调研发、生产、销售、安装、保养于一体的制造企业。该公司为众多写字楼、高级酒店、别墅及工厂等提供和安装中央空调，赢得了广大用户的一致赞誉。但目前，其存货管理仍采用传统粗放型管理模式，存货管理信息化水平低，很多数据无法溯源，屡次出现账实不符的情况，这些问题严重影响了S 公司存货管理的质量和效率。

1 存货管理及财务共享中心概述

1.1 存货管理

存货管理是企业在发展过程中对物资请购、订货、到货处理、出入库、仓位管理以及盘点管理等业务活动进行控制的过程［1］，其实质是资金流、信息流和实物流“三位一体”的管理过程，以实现存货的有效增值为目的，即在以最低的存货成本保证正常生产的前提下获取最佳收益。

1.2 财务共享中心

财务共享中心（Financial Shared Service Center，FSSC）一般指财务共享服务中心，其核心思想是再造企业业务流程，以实现对企业采购、库存、生产、销售、财务以及人力资源等的有效管理。制造企业通过搭建财务共享中心，使各个模块系统高度集成，能实现业财融合，以及企业内、外部信息互通、共享，还能大大降低存货管理成本，提高存货管理效率［2］。

2 S 公司存货管理存在的问题

2.1 原材料购置不合理

S 公司2021 年购置原材料的花费金额为9 236.22万元，原材料购置明细如表1 所示。

表1 S 公司2021 年购置的原材料明细

S 公司的其他材料品种很多，包括各种型号的铜管、冷凝水管、分歧管、四通阀、电机、电线、焊料、毛细管、吊杆、抱箍、螺母、铜管弯头以及温度传感器等。从表1 可知，压缩机和钣金占用资金最多，约占原材料购置总金额的67%，比重过大，说明原材料购置不合理，S公司应对这部分原材料进行重点管理。

2.2 存货管理制度不完善

目前，S 公司存在存货管理制度不完善、不健全的问题。该问题主要体现在S 公司没有制定有效的存货管理职责分工制度和不相容职务分离制度。存货管理主体责任划分不清楚，岗位职权缺乏约束机制。S公司为了节约用人成本，没有科学配备存货管理工作人员，导致经常出现一人兼任多职的情况。例如，原材料的请购、采购由一人负责，S 公司没有制定规范的请购审批制度，导致采购人员超量购买，采购单价偏高，材料质量不断下降。此外，S 公司没有制定不相容职务分离制度，这就容易使公司存货管理存在巨大的风险，很可能造成不法分子利用这些制度漏洞做出监守自盗等违法行为，损害公司利益。

另外，S 公司存货管理制度不完善还体现在存货验收、仓储领料等环节。S公司虽然制定了验收制度，但不重视细节，没有具体到每一种材料的验收参数和质量标准上。验收员通常查验到货的数量是否与送货单上的数据相一致，“目测”式地检查原材料质量，基本没有认真核对采购合同和工程项目的具体条款，很难发现到货物资的质量问题。S 公司领料全凭员工的自觉性，没有定额管理制度，对于剩余材料也没有要求必须进行退库处理，导致材料浪费严重。

2.3 采购工作不到位

S 公司采购人员的专业素质较低，S 公司对他们的绩效考核流于形式，缺乏有效的监督管控机制，管理层没有采用专门的存货订货方法，往往根据自己的经验决定采购的品种和数量，每季度采购预算远远高于实际需求，导致存货积压严重，存货周转率降低，利润空间变小。

此外，S 公司在采购工作中没有使用相关信息系统管理库存。在最佳库存的计算方面，其也没有使用科学有效的计算方法来估计库存，无法对市场需求作出快速反应，导致对年需求量及采购成本的估计不准确。S 公司虽然原材料采购价格低，但它不符合生产制造和销售的要求，容易造成存货积压，占用企业的资金。

2.4 仓储管理不规范

S 公司仓储管理不规范，没有将不同批次、型号和用途的材料进行分类存放，也没有随时关注材料发票的到达情况。对在库房积压很久的多数材料没有上报和及时处理，使其占据了有限的仓储空间。S 公司也没有严格落实ABC 分类法，仓库管理人员经常随意乱放物品，车间人员来领物料时，经常遇到找不到物料的问题，导致工作效率降低。

另外，S 公司存货仓储监管不严格，导致其他部门的人员经常在没有办理相关出入库授权手续的情况下接触存货，各车间经常有材料剩余，这些材料由各车间自行保管，没有办理退库手续。

S 公司没有定期开展存货盘点工作。存货堆放较为混乱，仓储管理人员素质较低，对每个施工项目的存货品种、规格、存放地点不是很清楚。由于任务重、时间紧，仓库人员盘点工作流于形式，经常不按规章制度开展盘点工作，在盘点过程中也只是清点数量，没有及时关注材料质量问题和毁损情况。仓管人员对库存材料没有每日巡检，没有详细记录，没有与采购、财务、生产等相关部门及时沟通。月末，仓管人员发现盘点结果与库存报表数据不符，也没有主动找原因，随意调整盘点结果。

2.5 信息化管理水平低

S 公司存货种类繁多、收发频繁，存货管理工作涉及多个部门。S 公司虽然引入了金蝶财务软件，但其功能主要是完成账务处理及会计报表编制等工作，并在单一业务核算的基础上增加了采购核算，但存货核算、销售核算等的功能模块独立运行，模块之间的关联不够紧密，存货管理相关部门无法及时获取存货流转各环节的信息，难以有效实现动态信息共享，造成存货积压或短缺，无法有效降低存货管理成本，难以应对瞬息万变的市场变化，不利于S公司的稳定发展。

此外，S 公司存货管理过程中经常发生重复录入数据的问题，因为账务处理系统的数据与材料增减、库存商品变动等的信息无法实现动态一致，导致每月的存货成本核算与技术部提供的物料清单（Bill of Material，BOM）表数据差异大，很难实现会计核算信息与存货信息有机统一和数据的一致性。S 公司存货管理购销存的信息无法跨部门使用，导致存货管理相关部门出现“信息孤岛”问题，使S 公司难以有效控制资金和财务风险，不利于S 公司提高市场竞争力。

3 财务共享中心下S 公司存货管理措施

3.1 转变存货管理观念

S 公司负责人要认识到存货管理的重要性。S 公司领导层要转变存货管理观念，加强存货管理。S 公司应理性考虑如何改变领导层存货管理的理念。

要想转变领导层的存货管理理念，S 公司必须分析以往不重视存货管理的原因，然后找到有效的解决方案。例如，存货管理人员可以找合适的机会，向领导层告知存货管理的必要性和重要性，使其愿意积极支持存货管理人员改进存货管理制度，也使其树立存货管理观念。随着领导层存货管理理念的转变，S 公司下一步要做的是广泛动员和鼓励所有员工参与存货管理，让所有员工树立正确的存货管理理念，使其严格执行存货管理机制，切实提高全体员工存货管理的积极性，以减少浪费，降低成本。

3.2 建立科学的存货管理制度

S 公司存货种类繁多，存货管理又涉及采购、验收、付款、仓储保管、清查、领用发出及记账等环节的内容。要想提高存货管理水平，S 公司就必须根据自身情况针对这些业务环节的风险点建立科学的存货管理制度，如存货采购制度和存货管理授权审批制度等。对于存货采购制度的制定，S 公司要将采购责任具体到部门和个人，明确不相容责任人的职责分工，严格执行不相容职务分离制度，请购与审批、采购与验收等工作职务必须分离，以保证采购数量真实、采购价格合理、采购质量过硬。此外，在规范验收程序、细化存货仓储管理流程等方面，S 公司要完善存货保管制度、存货管理授权审批制度等管理制度，基于这些制度要求细化各类物资验收入库、在库保管、在库检查等的流程和标准，明确权限范围内的审批权限，防止各类物资浪费与舞弊行为的出现。另外，S 公司要规范存货领用制度，杜绝领料浪费和资产非正常损失现象的发生，还要完善存货盘点制度，规定具体的时间、盘点部门和各类存货计量方法。S 公司还要完善存货管理绩效考核机制，做好存货管理人员的绩效考核工作。

3.3 制定采购预算制度，选择合适的采购方法

S 公司要针对采购计划不合理、采购成本偏高的问题，制定科学的采购预算制度。S 公司采购部应根据销售计划、生产计划、仓储空间、库存情况、资金计划等制订采购计划，合理确定各类存货的采购比例，实行采购预算管理。仓储部门应当根据生产计划和存货限额管理制度决定是否采购材料。S 公司还可以采用经济订货批量（Economic Order Quantity，EOQ）方法订购材料［3］。

以S 公司订购K225BU 型号的松下压缩机为例，该材料年需求量38 600 个，一次订购成本800 元，年单位订货成本12.3 元，S 公司订购K225BU 型号的松下压缩机的经济订货批量公式如下：

式（1）中，A是全年存货总需求量，B是每次订货的订货成本，C是单位存货年储存成本。

S 公司订购2021 年K225BU 型号的松下压缩机内部资料显示压缩机实际订货批量5 400 个，存货成本38 928.52 元，但从式（1）和（2）可知，S 公司如果选择经济订货批量方法采购K225BU 型号的松下压缩机，其存货成本明显较低，能节约25 146.37 元。

由此可知，S 公司在采购其他材料时也可结合上述采购方法计算采购的最佳经济批货量，以减少存货成本。

3.4 加强存货仓储管理

仓管人员要根据采购人员采购材料的基本资料和质检人员的验收单按实际收到的数量填写入库单，交给各方签字，登记存货保管账，并随时关注发票的到达情况。存货保管要根据物资的类别、名称、型号等属性合理安排存放地点，按照物资的储存条件妥善储存，严格按照存货ABC 分类法，对于不同批次、型号和用途的物资要分类存放，防止出现物资乱摆乱放的问题。S 公司可以将材料划分为3 类，对于压缩机、钣金这些A 类物资要重点看管，准确记录该类物资类别、编号、名称、规格、型号、数量以及计量单位等内容，永续盘存制和定期盘存制相结合，防止出现盗窃、损坏等问题，保障生产需要，确保收货和发货的及时性和准确性。B 类物资因为资金占比较小，一般管理即可。C类物资虽然品种很多，但价值小，S 公司可实行简单看管办法。S 公司对重要程度不同的物资实施精准管理，能加快寻找物资的速度，有效减少总库存，也有利于加快资金的周转速度。

此外，仓管人员在发料前要认真核对车间工人填写的领料单，要有授权人员的批准签字，仓管人员在检查手续齐备后予以发货并在相应的单据上签字核实，不延误领料时间和影响生产进度，还要对车间的剩余材料实施退货控制。

除此之外，相关部门要严格执行存货盘点制度。仓管人员要严格按照仓位顺序进行盘点，盘点表中应列明货品的名称、编号、仓位等内容，每项盘点完成后填写货品数量，编制存货盘点表，编制书面盘点报告。对于存货盘盈盘亏的现象，仓储管理部门及其他相关部门要及时查明原因，追究负责人的责任，调整库存数据，结合盘点结果对存货库龄进行分析，及时处置呆滞品和亏损的存货，并决定是否计提存货减值准备，提供准确的库存财务报表。仓管人员应每天对存货进行检查，查看是否有损坏、变质、长期不流动的情况，防止账实不符的现象发生，提高存货管理效率。仓管人员除了对物的管理，还必须加强对人的管理。非仓管人员或非经授权的人员不得进入仓库。需要进入仓库的人员必须办理进出登记手续，以防止出现存货被盗的问题。

3.5 基于财务共享中心加强存货管理信息共享平台建设

S 公司管理者应重视存货管理的信息化建设，加强总体规划，分步骤实施，优化存货管理制度，完善存货管理流程，引入财务共享中心的核心管理思想，建立分布式数据仓库，把存货管理的业务流程和财务管理流程高度融合，形成各部门统一的信息共享平台［4］。S公司的采购部门和仓管部门分别将采购订单和收货确认信息录入存货管理信息共享平台，由计算机电子数据库进行匹配，财务部门只需审核物品名称、供应商和电子发票，这样能提高存货管理效率，避免数据不完整和数据重复录入，同时也可以实现多种数据交换、共享。

S 公司必须从实际情况出发，制定信息处理规则，逐步推进基于财务共享中心的存货管理信息共享平台建设［5］。当S 公司要处理存货的出库发货业务时，库存管理人员应当将发货单商品信息和确认发货输入信息处理系统，按业务发生地完成数据的一次性采集，存入信息共享平台供其他人员使用。S 公司建设基于财务共享中心的存货管理信息共享平台（见图1）能保障存货信息和财务数据来源一致，有效打破公司各部门之间的“信息孤岛”，加强公司内外部的交流合作。另外，财务管理人员可以基于财务共享中心的存货管理信息共享平台实时监控存货的资金流、实流和信息流，及时了解存货状况，这样能够提高财务管理水平。

图1 基于财务共享中心的存货管理信息共享平台

除此之外，基于财务共享中心的存货管理信息共享平台的建设能有效解决存货管理信息输出不真实、不准确、不全面、不及时等问题。但它的建设是一项复杂的工程，S 公司需要打造一支高素质的存货管理人员和技术人员团队。S 公司必须加强对存货管理人员信息技术的培训，定期或不定期邀请专家来公司对存货管理人员开展培训，鼓励和支持存货管理人员外出学习和交流，定期举办存货管理技能大赛，通过师傅带徒弟的方式让新存货管理人员尽快熟悉业务流程和信息共享平台操作流程，不断提升存货管理人员信息共享平台应用水平，以此提高存货管理效率。