档案数字化背景下的档案信息服务研究

闫凝

大同市平城区档案馆 山西大同 037006

信息时代的带来，为档案管理工作开展提供更多的支持，创新档案信息服务、管理工作模式，更好地发挥档案的作用。在档案数字化发展背景下，如何提升档案信息服务水平，为相关人士提供信息服务呢？本文就此进行分析。

1 数字化档案信息服务的特点

1.1 服务性

档案数字化发展，对国家档案事业、企事业单位经营管理工作的影响巨大，是提升各个部门管理人员档案转型意识的有效媒介，也是提升档案信息服务效果的重要手段。在档案数字化发展背景下，需要工作人员树立服务意识，能够根据服务对象的需求，为其提供档案信息，使档案信息在应用的过程中可以发挥更大的价值，创造更大的效益与利益[1]。因此，在档案数字化信息服务工作中，应以服务性为基础，将此作为各项工作开展的前提，借助现代信息技术手段，对档案管理工作模式进行创新，为档案信息服务工作开展打下坚实牢固的基础，充分发挥档案工作为党管档、为国守史、为民服务的核心作用。

1.2 数字化文件流转特点

档案数字化的发展，改变以人工为主的档案管理工作模式，计算机成为档案信息管理的重要手段。在档案信息搜集的过程中，只需要操作计算机，即可获得各个部门产生的档案信息，通过单位内部信息化系统的流转，将档案信息整合在一起，实现数字化文件统一管理的目的。档案工作中，可以围绕单位数字化文件的产生、保存、运输、使用等工作模式，建立数字化档案室，提升档案信息收集效果，为档案数字化信息的服务工作开展提供支持，保证档案信息的真实性与全面性。数字化档案室的建设，实现档案与单位信息系统的融合，为档案信息服务工作开展提供便利。

1.3 档案信息载体的兼容性

在档案数字化中，档案信息的载体之间必须具备良好的兼容性，能够通过交互的方式实现信息资源的共享。若是数字化档案信息的载体差异较大，且无法统一保存，就会影响档案信息服务。因此，在档案数字化信息服务工作中，应统一档案信息载体的标准，要求各个部门人员根据此进行信息处理工作，为档案信息统一管理提供保障，促使档案信息服务工作更好地进行。

1.4 服务模式便捷性

数字化档案信息服务，应凸显出便捷性的特点，结合用户的需求，设计数字化档案室，简化信息检索流程，提升档案信息使用效果的同时，为数字化档案管理创新发展打下坚实的基础。档案数字化与传统人工档案管理模式不同，数字化管理模式主要以信息技术为载体，通过技术手段的运用，可以将档案信息管理过程变得更加简洁，能够为接下来管理工作的实施提供更多的便利[2]。因此，在档案信息服务模式建设的过程中，需要坚持便捷性的原则，创新多个服务渠道，提升档案信息的使用率，发挥档案管理工作的职能。

2 档案数字化背景下档案信息服务面对的问题

2.1 档案信息服务对象流失

在信息爆发时代背景下，大众获取信息的途径逐渐增加，可以在互联网中直接搜索需要的信息，以满足自身的信息需求。这一情况的出现，增加档案数字化信息服务工作的压力，无法为档案信息服务工作开展提供更多的动力。互联网中虽然有较多的信息数据，但是因为网络的虚拟性，所以其中有部分信息并不真实，无法保证用户获取的信息是准确真实的。过多的网络信息，增加档案信息服务的难度，如何提升档案管理工作的竞争力，引导用户在数字档案中搜索信息成为档案管理工作的困境。部分用户为了获得更多的信息，会将网络作为主要的信息筛选渠道，很少利用数字化档案这一途径收集信息，影响档案信息使用率，无法为用户提供更好的服务。档案信息服务对象的流失，对档案数字化转型产生负面的影响，无法更好地体现出数字化档案的优势，不利于我国档案事业可持续发展。

2.2 档案信息服务方式单一

通过对我国数字化档案管理工作分析，发现这一工作处于被动的状态，当用户产生档案信息使用需求后，档案管理人员才会根据用户的需求为其提供相关的信息服务，这一服务方式无法体现出档案管理工作价值，不利于档案事业改革与发展。在信息时代背景下，数据信息的产生、采集、使用等工作几乎发生在一瞬间，对档案信息服务工作提出较高的要求。档案数字化发展的过程中，需要构建专业的人员队伍，结合时代的发展，提升档案信息收集、保存、处理等工作的速度，并且可以根据用户的需求，主动为其提供服务，以此保证档案信息服务工作的有效性。但是部分档案管理人员并没有意识到这一问题，缺乏档案信息服务意识，不能为档案数字化转型发展提供支持[3]。

2.3 服务效率不理想

档案管理工作涵盖的工作内容比较多，如信息收集、整理、审核、保存等。档案数字化的开展，虽然仍以传统档案管理工作流程为基础，但是数字化档案管理工作逐渐呈现出数字化的特点，如交互性、时效性、突发性等。在档案信息服务工作中，应做好大数据信息的挖掘与利用工作，为用户提供及时有效的数据信息，使用户可以在第一时间掌握最新的信息，为自身的工作提供信息支持。但是在档案管理工作中，出现了档案信息服务工作效果不理想的情况，不能为用户提供最新的档案信息，同时呈现的档案信息内容相对比较片面，不能真正地为用户提供服务。

2.4 档案信息服务安全问题

档案信息服务工作开展的目的是提升档案信息的利用率，解决用户生活、工作方面的问题。在档案数字化发展的过程中，存在档案信息被泄露的情况，无法为用户提供完整、全面真实的档案信息[4]。档案中纪录各种类型的信息，其中有部分信息具有保密性的特点，要求工作人员按照相关的规章制度进行保密管理，以此减少档案信息被泄露或者破坏的问题，提升档案管理工作的有效性。信息技术手段与档案管理工作的结合，增加重要档案信息被破坏的概率，无法保证档案信息的完整性。这一问题是影响档案信息服务的重要因素，也是目前需要解决的问题。

3 档案数字化背景下档案信息服务对策

3.1 立足实际，提升档案信息服务效果

在大数据时代背景下，若想提升档案信息服务工作效果，促使档案数字化发展，需要以用户的实际需求为基础，将此作为档案信息服务工作开展的参考，提高档案资源的应用价值。

首先，加强对档案信息产品的开发，借此吸引更多的用户，为档案信息的使用提供基础保障。档案管理部门工作的过程中，以原有的档案信息为基础，加强信息技术手段的运用，对外部信息资源进行分析，将两者有机融合，创新原有的档案内容，提升档案的价值[5]。档案管理部门可以参考其他档案管理部门成功案例，编撰档案产品，如济源市编撰的《伟大的力量—愚公移山精神在济源》画册、《记忆里的那些事》等，借此提升档案信息资源的利用率，提升用户档案信息使用意识，为档案数字化转型与档案信息的利用提供更多的支持。

其次，创建档案信息服务平台，为档案信息的使用提供便利。在档案数字化信息服务工作中，可以通过信息服务平台的建设提升信息资源的利用，满足不同用户的档案信息使用需求，为档案数字化转型与信息服务工作开展提供技术手段支持。在信息服务平台建设的过程中，应以档案管理工作情况为基础，结合用户的需求，设计符合实际的档案信息平台，借此实现档案信息的采集、整理、分类、保存、使用工作，为档案信息服务提供技术支持，促使我国档案事业改革创新发展。

最后，加强档案信息服务体验设计，为用户提供良好的档案信息服务体验，在使用的过程中意识到档案信息对自身工作的重要意义，形成主动参与档案信息使用的意识，为档案管理工作转型与创新提供经验。在服务体验设计工作中，可以发挥信息技术手段的运用，主动收集用户的信息，借助大数据分析用户的需求与特点，将此作为个性化服务工作的基础，为用户提供更多的档案信息，提升其档案信息使用的满意度。

3.2 创新档案信息服务渠道，提升服务效果

档案新服务渠道的建设为用户获取档案信息提供便利，解决档案信息获取途径单一的问题。为了提升数字化档案信息的应用价值，创造更多的利益，应做好档案信息的改革与创新工作，增加数字化档案管理工作效果，促使档案事业长远发展[6]。

首先，加强新媒体的运用，利用微信公众号、微博等媒体为用户提供数字化档案信息服务。新媒体具有资源共享的优势，用户只需要在手机上轻轻一点，即可获得相关的数据信息，简单易操作。档案管理人员可以利用新媒体的优势创建相关的服务平台，并做好宣传工作，为用户收集与使用信息提供方便。

其次，通过建立APP为用户提供便利。在档案管理工作中，APP的运用打破传统档案管理工作的束缚，工作人员可以通过线上操作的方式即可获取相关的档案信息，突破时间、空间的限制，为用户提供多元化的档案信息服务。当前有较多的博物馆建立属于自己的线上APP，如自然历史博物馆，我国档案管理人员可以借助APP将档案信息呈现出来，确定档案信息的权限，用户可以登录属于自己的账号，获得权限内的档案信息。这样一来，既保证档案信息的安全，又可以为用户使用档案信息提供方便，无形中提升档案信息资源的利用率。

3.3 创新档案信息服务模式，提升档案信息应用价值

为了提升档案信息服务水平，展示出档案数字化的优势，应该对档案信息服务模式进行创新，使用户通过简单的操作即可获取相关的信息，优化档案信息使用流程，提升档案信息管理工作有效性。

首先，建立线上档案目录。部分档案信息服务工作中，会因为档案信息的分类不明确，使用户对档案信息的使用产生抵触情绪，不愿意参与数字化档案信息的收集与处理工作中。线上档案目录的建设，可以将复杂的档案信息以清晰具体的方式呈现出来，使用户在第一时间即可了解是否有自己所需要的信息，为档案信息检索提供便利。

其次，创建档案在线检索服务。该功能的建设，为档案管理工作开展提供便利，解决档案管理信息搜索慢的问题。档案数字化的建设，将档案信息以数字化的方式保存在数字平台中，用户可以通过在线搜索的方式获取信息。在线检索服务功能的建设，提升数字化档案信息的利用，能够将庞大的档案数据信息以具体的方式呈现出来，提高档案信息的使用效果。

最后，提供在线咨询服务。在档案数字化信息服务工作中，咨询服务的建设可以了解用户的实际需求，能够缩短用户查找信息的时间，使其在工作人员的帮助下快速获取档案信息。

3.4 加强安全管理，保证数字化档案信息的安全性

在数字化档案管理工作中，会因为种种因素出现重要档案信息丢失的情况。为了避免这一问题，需要做好安全管理，为档案信息服务工作开展提供内在保障。第一，建立安全管理制度。在档案管理工作中，规章制度的建设可以提升档案管理人员的安全意识，使其根据相关的要求进行操作，避免因为操作的原因出现重要档案信息丢失的问题，为档案信息服务工作开展提供全面完整信息支持。第二，引进档案安全技术手段，借此提升档案管理工作效果。在档案管理工作中，安全信息技术手段的运用可以提升档案管理工作效果，能够为接下来管理工作的实施提供更多的安全保障[7]。第三，加强对用户档案信息使用过程的监管，要求使用者根据相关的流程操作，以此提升数字化档案管理效果，促使档案信息服务工作进一步开展。第四，加强对档案管理人员的安全培训，提升档案管理人员的安全意识与责任意识，使其明确自身的责任，并主动落实安全管理要求，以此提升数字化档案信息服务效果。

结语

总而言之，在档案数字化背景下，档案信息服务工作的开展，可以提升数字化档案信息服务效果，能够为更多的用户提供档案信息服务。受大数据技术的影响，当前档案信息服务工作出现服务对象流失、服务方式单一等问题，不能体现出数字化档案管理的优势。结合数字化档案服务的特点，需要档案管理人员以用户需求为基础，设计数字化档案信息服务模式，创新服务载体与媒介，提升档案信息服务效果。同时做好安全管理工作，维护档案数据信息的安全，保证档案信息服务效果的同时，促使档案管理事业可持续发展。