探讨基层疾控档案管理工作的信息化建设

2022-11-16孙洁明

中国科技纵横 2022年1期

孙洁明

（日照市疾病预防控制中心，山东日照 276800）

0.引言

互联网技术的发展与广泛应用，为各地基层疾控中心亟待升级的档案管理工作带来更加科学化、系统化、智慧化的福利。广大疾控工作人员应加强档案管理工作意识，依据国家相关的规范和标准，充分深入了解所在单位该工作开展情况及存在的弊病，结合信息技术与平台，提升档案管理工作质量，同时依靠这一工作的稳健进步，全面提高疾控中心各项工作进行的效率，为全国疾控的工作开展、科学研究和决策部署做出贡献。

1.认识意义，重视信息化建设

国家近年来越发重视卫生系统中疾控工作的开展，加强基层疾控中心档案管理的纸质化制度完善和信息化系统建设，对于当前基层疾控高效化、便捷化、有序化的工作发展方向具有十分重大的意义。

1.1 有利于科研工作的开展

基层疾控的档案室对于科研人员来说无异于藏宝库，这里有海量的原始记录和数据资料，如地方病、传染病和非传染病的监测及防治资料，特殊人群如孕妇、青少年的各项身体指标记录等，这些材料正是科研工作最好、最完整的数据来源。

1.2 有利于政府的决策部署

档案中关于疫情、食物中毒等突发情况的处理工作记录，可以作为参考与案例，帮助政府部门更快、更科学地做出针对当下情况较为合理的应急决策。而且档案资料处于不断更新的状态，这更有利于工作人员提高决策应对质量和效率。

1.3 有利于记录基层疾控工作情况

各项科研工作的数据记录和疾病预防工作的处理应对，是有效评价疾控工作的第一手原始资料[1]。整理和掌握好该资料，不仅有利于疾控工作的总结和复盘，也是工作人员认真工作的证明和缩影，有非常好的留存价值，同时还对日后的工作具有表率作用。

2.发现问题，探视信息化建设

虽然档案管理工作具有十分重要的意义和价值，但是反观各地基层疾控档案工作的情况，这些意义价值并未得到体现和凸显。具体来说，现在基层疾控中心在档案管理方面工作的开展还有以下不足之处。

2.1 重视程度不够

各单位可能将工作重心主要放在疾病控制和科研工作上，忽略了档案管理工作的作用和重要性，因此不管是专业的档案管理人才培养还是软硬件设施的经费投入都明显不足。

2.1.1 管理人才培养不足

很多基层疾控档案管理的工作岗位没有专业人才，可能档案室连专门的工作人员都没有，几乎都是其他部门的工作人员同时负责档案管理工作，而这些人员缺乏专业的档案管理知识和信息科技知识，或者档案室无人管理，大家自由出入和借存资料，这样档案管理工作完全失去专业性，与时俱进的信息化建设更无从谈起[2]。除此以外，大家对于档案管理工作的意识也较为淡薄，不将其视为一项需要专业性知识的工作，忽视对档案的保护、存储和借调手续的规范性。

2.1.2 硬、软件设施投入不足

由于重视程度不够，基层疾控的档案工作往往经费短缺。档案室不仅空间较为狭小，档案保存所需要的温、湿度条件也无法满足，档案存放的书柜隔风性能差，易引发潮湿、积灰等问题，很多纸质化档案时刻面临破损、模糊的风险。同时，很多疾控中心对于档案工作的信息设备投入也不够，很多资料都直接存放在与实验设备配套的电脑中，没有转移到专门进行档案管理工作的计算机中。

互联网技术不断发展，因此档案工作的信息化管理平台也需要跟进时代脚步，及时地进行更新迭代，但是由于单位重视程度不够，平台的技术和资源更新滞后，软件先进程度也远远落后，严重影响档案工作的信息化和共享平台建设。

2.2 档案管理体系制度不明确、不规范

2.2.1 档案纸质化管理与信息化管理分离

现在很多疾控中心档案工作没有纸质化和信息化一体建设的意识，很多纸质的图片影像资料不及时或者根本不会同扫描并保存在电子档案的平台中，同时实验仪器配套的计算机中的大量数据也仅仅作为电子档案存储，不会进行纸质备份[3]。这种纸质化与信息化档案不同步更新、不互相备份的缺陷，对于档案管理工作的规范体制有严重影响，工作人员查询资料可能出现找不到甚至不知从何找起的情况，其他单位想要借阅资料时也会有借纸质资料不方便、借电子资料却没有的情况。

2.2.2 没有完整的档案管理体系

科研工作结束以后，流行病、地方病等项目调研整理结束以后，食物中毒等突发情况调查处理结束以后，这些数据和资料是否完整归档到纸质档案库及电子档案库；对于疾控日常工作中的资料档案，是否定期进行检查、整理；档案室的书柜是否定期清扫；电子档案资料库是否定期进行维护与病毒清查；档案的存取、借阅是否有完整的手续；档案信息化平台是否有专人跟进建设更新工作，很多基层疾控对于这些问题只能回答一部分，或者大多数都回答不出来，这正是单位没有完整的档案管理体系的体现。档案管理工作顺利从纸质化向纸质信息一体化建设转型，完整的规范体系必不可少。

3.解决问题，重塑信息化建设

面对上述问题，只有基层疾控单位对档案管理工作有足够的重视，并依据问题进行针对性的处理，才能尽快完成档案管理工作的升级，使其发挥应有的重要作用，为疾控工作带来便利。

3.1 注重专业人才培养

基层疾控单位可以在招聘时就注意招聘具有档案管理专业知识的人才，同时专人专岗，该人才专门负责档案管理工作。如果没有条件，也可以定期请专家或在档案管理方面经验丰富的人对本单位工作人员进行档案管理专业知识的培训，提升单位人员整体的档案工作素养。另外，还可以设置一些奖惩机制，加强工作人员对档案管理的意识。

3.2 增加经费投入，提升档案管理软硬件设施水平

单位可增加档案管理工作的经费投入，疾控中心的纸质资料还是非常多的，可以多购入一些书柜存放资料，并定期修理毁坏的档案书柜，对档案室进行温湿度的控制，保护好纸质档案。在信息资料库方面，可以配备专门进行档案工作的计算机设施，同时注意智慧信息平台的系统更新，及时购入最便捷、最先进的软件，对档案进行专业化和先进文化的管理。

3.3 建立档案管理纸质化信息化一体的规范体系

3.3.1 建立信息采集规范体系

对于工作的所有资料，规定各科室都及时将信息完整录入纸质档案库和电子档案库。单位可以先建立一个具有多功能的完整电子信息系统：如资料按时间类型分类功能；录入、存储和借阅可查可溯源功能等。建立好系统以后，再将所有科室所有工作的信息分类有序录入系统，避免资料散落各科室的情况，保证所有资料在档案库均可查可溯源。

3.3.2 建立信息存储规范体系

大量的原始数据和资料需要进行安全且有序地存储整理。基层疾控单位首先要加强对信息系统安全性的监管，其次定期对信息系统进行数据整理，统计检查信息录入情况、资料借阅情况以及其他单位借调情况等，做好信息系统的规范整理工作。

3.3.3 建立信息共享规范体系

各地、各级疾控中心的资料能通过信息技术实现共享。可以在确保安全性与保密性的前提下，建立该信息库的权限建设，通过完整合法的借阅借调手续，向档案管理工作人员申请查看权限。这不仅增加了资料的利用率和价值，也能推进疾控工作向更高质量发展。

3.3.4 建立信息管理规范体系

要建立档案工作完整的管理体系和手续流程，同时严格执行。工作人员录入信息、借阅信息等需要通过档案管理人员在系统上进行登记，保证信息来龙去脉可追溯，避免信息泄露或不知来源等情况。信息系统建立好以后，只有配套科学严格的管理制度，才能更好地发挥档案管理信息化的优势。