科研单位财务档案数字化管理工作探究

李鸿娟

当前，人类正在进入信息社会，“互联网+”模式的普及推动了信息获取、分发、交易模式的变革，新的要求和挑战向传统档案管理模式提出，针对目前财务保障范围拓展和管理的要求不断提高的现状，需要改革电子财务档案的管理方式。而想要做好财务档案管理工作，实现提高财务档案管理效率的目的，建设电子财务档案，信息化财务档案则成了必经之径。

科研院所经济活动具有保值、保存价值的重要档案之一是科研院所的财务档案。它们包括会计凭证、银行付款收据、相关发票和合同、会计报表、会计账本及支撑附件等资料。财务档案是科研业务管理、后勤保障、预算编制、决策制定和财务审计的重要信息来源。对财务会计档案进行高效、科学的管理，对显著提高科研单位的管理水平、工作效率和工作质量有极大的帮助。

一、科研单位财务档案管理的现状与财务档案数字化建设的必要性

近年来，随着科研机构经济业务的发展，财政资金、院拨资金和各种横向、纵向资金不断增加，导致财务会计档案数量迅速增加，对会计档案存储空间的需求不断增加；为了鼓励科研机构规范资金使用，完成各类课题结题，特别是专项审计工作的频率越来越高，申请和使用档案的频率也越来越高，使得对会计档案便捷查询的需求尤为迫切和重要。

传统的会计档案只能以文本和表格的形式固定信息，会计信息只能以纸张的形式存储，形式非常单一。会计档案归档是将所有纸质会计档案经审核后，按照报送要求进行装订和存储。纸质档案的管理和使用有很多问题：首先，纸质档案的查询必须到财务库房，按会计凭证的年、月、编号查找所需凭证，人工拍照、整理、打印，并手动发送给审计组，这既耗时又劳动密集；其次，随着时间的推移，一些纸张会被损坏，笔迹会变得模糊，使查询变得困难；第三，纸质档案对维护条件要求较高，必须做好“八防”，增加了档案管理的成本和难度。会计档案有链接，核对后按档案要求保存各会计纸质档案。政府和使用纸板有很多问题：首先，根据会计文件的年、月和数量，寻找纸板必须找到以下要求。综上所述，传统的财务文档管理已不能满足现代财务文档管理的需要。最新修订的《会计档案管理办法》发布实施以后，电子会计档案将被纳入会计档案的管理范围。未来，会计档案将逐步发展为电子档案，以满足财务档案信息化管理的需求，并进行归档、存档、查档的数字化转变。对于电子档案而言，时效性、便捷性和技术性的优势，在即将到来的财税信息时代，必然会成为电子财务档案管理的主流。

二、科研单位财务电子档案的收集与数字化平台的可实施性

目前，电子发票逐渐被推广，与此同时，会计凭证、报表、账簿、银行回单、对账单、合同、证照等各种会计档案文件均随之使用电子数据替代传统纸质档案，并通过集成多个系统来实现自动化采集会计数据资料，以确保最终电子档案的全面性和完整性。

电子存档系统可以连接到票务系统，从而收集和验证电子发票；对接电子影像系统，从而获取电子影像文件；连接会计核算系统，从而采集会计凭证；连接银行企业互联系统，以获取电子银行回单。电子文件系统中嵌入的编码规则根据编码信息确定同一业务各文档之间的关系，基于这种关系，可以根据各编号之间的指针映射关系，在后台自动匹配发票、银行回单、记账凭证、和报账单等财务档案。与此同时，操作系统同时保留了档案管理员手动操作的权限，从而可以二次确保电子映像、电子凭证的匹配，确保单据、影像、凭证间的对应。将智能财务系统与档案管理系统进行集成，整合优化整个业务流程，从而共同打造科研机构电子财务档案的数字化平台。

三、科研单位财务档案数字化平台开发利用实施方案

1.配备软硬件设施。

构建数字化财务档案平台，需要各单位配备相关的软件与硬件设备。首先，大规模财务电子凭证需要提供超大容量的存储器、运算性能较高的服务器和足够稳定的操作系统，以确保系统的安全性和稳定性。其次，需要根据各科学研究机构的实际需求，针对性的设计开发电子档案财务管理系统，使其能够对电子财务档案进行收集、检索、管理、分类、立卷和销毁等，并在此基础上，增加后台、人员权限、角色管理及系统参数、日志信息维护等功能模块，从而辅助系统管理员对平台进行全面控制和管理。档案管理人员需要配备适当的办公设备，如计算机、高分辨率摄像机、打印机、扫描仪等，以方便管理人员对财务档案进行扫描和处理。此外，还需要开发一个集成的查询引擎，并将其嵌入财务文件查询系统中，以便对档案进行查询。

2.建立一系列的管理制度。

科学研究机构的电子档案平台的实施和运行与一整套完整的规章制度是密不可分的。根据新颁布的《会计档案管理办法》和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》的要求，结合科研机构的性质和实际工作内容，建立一套完整的管理规章制度，制定一套关于财务电子档案的归档、保管、移交、保密、销毁等操作的具体流程，从而可以促进科学研究单位财务电子档案的规范化、标准化、科学化的管理。而对于涉密的财务档案，必须按照国家和有关部门的相关规定，严格制定对应的保密措施。依靠该规章制度统一管理财务电子数据，从而减少人为因素的负面影响。

3.提高财务电子档案管理人员的计算机水平。

数字化财务档案平台的使用离不开IT 系统，需要既具备档案管理方面的专业知识又精通计算机编程等技术的复合型人才。然而根据目前的国情，许多科学研究机构对档案管理的重视程度不够。在信息化建设大背景下，科研机构需要对财务档案管理人员进行电子档案相关技术的培训，优化档案管理人员配置，满足信息化管理的高效、高质量的要求。

4.完善平台数据库的财务档案电子数据。

通过使用智能财务系统，财务档案可以通过接口直接从财务系统接收对应的电子档案数据，并将财务电子档案按照既定方案存储在数字化平台的数据库中。对于已经存储在财务档案库的各纸质财务档案，必须有组织、有计划地用高速摄像机拍照，并将照片发送到财务档案数字化平台，平台将自动从照片中获取对应的凭证号信息，写入到财务电子档案系统中，确保财务档案电子凭证规范化与可持续性。

5.采取多重措施保障电子档案数据安全。

信息管理平台最重要的环节之一就是数据安全，需要对系统进行定期的安全检测，及时更新操作系统、数据库系统，修复漏洞，防止信息被第三方窃取、篡改和盗用。此外，科学研究单位内的所有财务数据和资料均需要统一备份，以避免因为计算机设备硬件损伤、停电等事故导致系统崩溃，保障财务档案的完整性、安全性。

6.提供多种查询方式供档案查阅人员选择。

为了方便对财务电子档案进行查询，财务电子档案平台还需要为查询人员提供可以选择的各种查询方式。查阅人员应根据具体的权限登录电子财务档案管理系统，并通过搜索档案的关键字对完整的档案资料进行查询，实现对档案数据信息的有效利用，提高工作时效。

四、科研单位财务电子档案实施对财务管理、档案管理的影响

1.提高财务部门、档案查询人员的工作效率和经济效益。

财务档案数字化建设的实施，提高了财务档案的查询效率。过去，财务档案的传递是由管理员手动传递，需要管理员不断在财务部门和档案仓库间往返重复的存取档案，这导致了财务档案相当频繁的被下架、分类、标记、上架等，整个过程不仅需要消耗大量的人力支持，效率低下，而且极易造成档案的丢失和损坏等。而进入数字化后，可以有效控制和节约人工成本，提高效率，从而取得更高的经济效益。

2.提升财务档案管理服务质量，提高档案查阅使用者满意度。

过去，在前往财务档案库房检查和整理照片之前，必须先获得财务部门的许可。存在多区域的科研院所，查阅人员常常需要投入大量的时间和人力来开展这项工作。而随着数字化财务档案平台的实施，财务档案管理系统提供了多个接口，以方便查阅人对财务档案进行查阅。查阅人员可根据自身实际情况选择合适的查阅方式，提高效率和满意度，高效率地配合课题室组完成课题结题审计、专项检查等各项工作。

3.助力科研单位信息化建设事业，为科研单位信息化建设添砖加瓦。

科研单位信息化建设水平是一所科研院所综合实力的重要标准，财务电子档案管理是其信息智能建设不可缺少的一份子。对财务电子档案的高效使用，充分发挥数据分析、内部控制以及预决算中财务数据的作用，为管理者精准高效地进行财务管理提供相关的财务信息，在数据依据方面为科研单位的重要决策提供依据，并在信息化建设方面取得实质性的成果。