信息时代办公室档案管理问题与应对

文/江苏省无锡市锡山区档案史志馆 俞志兰

信息时代的发展与进步对单位办公室档案的信息化管理提出较高要求，传统意义上的档案管理方式已愈发彰显不足，不能满足社会发展与技术日益更新的要求。唯有对传统复杂而又繁琐的档案管理方式进行转变，用高效率、高质量的信息化管理方式将其替代，才可以实现对办公室档案管理中各种问题的有效解决，提高档案资料的管理效能，对办公室档案管理工作乃至整个单位的发展产生推动作用。

一、信息时代办公室档案管理概述

（一）档案管理信息化定义。目前，人类社会已经步入信息化时代，档案信息化亦随之而出现，其要求在单位办公室档案管理工作的开展中对信息技术进行融合，以更加高效地收集、整理、归档及保存各种档案资料。不仅如此，信息时代的档案管理部门同样肩负着将有用的档案信息资料及时提供给档案需求人员的重要职责。相较于传统意义上的纸质档案管理工作而言，以信息化技术与手段为支撑的档案管理有相应不同表现，将数字化与智能化作为发展的重要方向，不过，其具体工作的开展同样需要以健康、有序的管理为支持。

（二）信息化档案管理的重要意义。加强办公室档案管理有非常重要的意义。一方面，高效的办公室档案管理可以为正确决策的制定提供帮助。办公室档案记录的信息十分丰富，包括工作人员基本情况、资金运转情况以及产品质量等，其汇总对于决策制定具有积极意义；另一方面，加强对办公室档案的管理，能够在必要时提供有力证据，助力知识产权纠纷等相关问题实现更合理的解决。通常，办公室档案会将一些科技创新内容记录其中，如记录初期所作的相关探索以及后期取得的各种成果等，当出现产权纠纷时，相关方可在档案中找寻相应证据，并以此维护自身合法权益。

近年来，我国经济呈现突飞猛进式的发展，在办公室档案管理工作中进行信息化方式的渗透更显重要，可将便捷化优势充分发挥出来，以计算机软件为支持对档案工作起到高效收集和归档作用。基于此，档案管理工作人员可以更加便捷地进行档案资料的增减与变更，极大地提高工作效率。另外，档案信息化管理方案的顺利与有效落实能够对办公室档案管理工作的可持续发展形成推动，实现对成本与资源的节约。分析目前发展情况，如果想在较短的时间内达到办公室档案管理和信息化的同步协调，信息化建设的强化是必要手段与措施，这对办公室乃至整个单位综合实力与竞争力的提升具有积极意义。所以，提高办公室档案管理信息化建设水平与质量，不仅可以实现对信息的有效利用，亦能夯实单位全面发展的基础。

（三）信息时代办公室档案管理的主要内容。1.软件技术方面。应用信息技术及相关系统，可以在较大程度上支持办公室档案管理工作实现信息化管理目标，所以，信息时代办公室档案管理工作的开展需要明确一个基础方向，即加大力度进行高效信息化管理平台的构建，为全部类别管理软件的良好运行提供保证。2.管理标准方面。结合当前社会科学技术的实际特点及其今后走向，从整体层面上把握档案管理单位的实际情况，制定具体而又具有针对性的管理标准，切实保证标准的可行性。3.管理内容方面。细化分类所有的办公室档案信息资源，并对每一类资源实施科学与有效的保存及管理，提高档案信息资源建设质量。4.应用平台方面。办公室档案信息化管理的主要方式为对各种类型的应用系统进行合理与有效使用，对此，需要尽可能地保证信息建设平台设计的完善性，使其充分满足相应的兼容性与规范性要求。5.人员方面。在档案信息化管理的建设过程中，人员管理的重要性尤为突出。对于任何一个行业而言，所有的先进技术都无法与人工的操作及管理相脱离，必须强化对工作人员的培养，提高其专业技能与综合素养。

二、办公室档案管理在信息时代存在的问题

（一）管理理念较为落后。目前，部分领导未将科学、正确的管理认知树立起来，导致整个办公室成员没有科学的档案管理意识，忽视了办公室档案管理工作的重要性，对档案资源原本价值的充分体现与发挥形成制约。正是因为个别领导的忽视，导致办公室档案管理工作得到的人力、物力支持明显欠缺，管理系统的有效运转难以得到切实保证，这亦成为办公室档案管理信息化发展的制约因素。另外，目前很多办公室档案管理工作的开展依旧对传统档案管理理念予以遵循，档案存放与管理很难做到对各类档案资料的充分与有效利用。档案管理信息化要求将先进的技术应用至档案管理工作之中，一旦有需求，在第一时间将档案资料调出，保证其利用的充分性。很显然，落后的档案管理理念制约了档案管理信息化目标的实现，致使管理工作依旧在对资料的粗略收集及存放管理上停留，加之管理人员没有足够高的业务能力和职业素养，这些均成为对办公室档案管理水平与质量产生不利影响的原因。

（二）管理机制不够健全。办公室档案管理普遍存在如下问题：档案管理具体部门难以明确，很多单位办公室档案管理工作的开展都是由会计人员或行政人员兼职负责。进入信息化时代以后，原本的办公室档案管理表现出较多的不合理性，各种要素均在一定程度上制约着档案管理工作的有序开展。尽管部分单位已经进行了专门的办公室档案管理部门的设置，但是未制定健全的管理制度，相应的责任落实不到位，使得办公室档案管理工作的实际开展更多时候都是流于形式，信息丢失、篡改或泄露等不良现象时有发生。对其原因进行分析，很重要的一点在于档案管理工作的实际开展未严格做到以具体制度及标准为依据，在此形势下，档案收集、保管等难免欠缺规范性与约束性。

（三）信息建设力度薄弱。信息化技术运用层次不够宽广，这是办公室档案管理存在的另一重要问题。虽然部分单位已经开始对信息化档案管理手段的应用，但所用管理设备依旧以传统型式为主，针对办公室档案管理所做的信息化建设多数存在空间不足、资金投入少、规范与管理权限统一难度大等问题，由此一来，信息技术很难在档案管理工作的开展中得到充分与有效的运用。在目前信息化时代背景之下，办公室档案管理并未制定统一规划，传统的纸质档案管理方法应用率依旧很高，人工录入与编辑方式依然常见，弊端日渐凸显。第一，全部的档案资料不能在较短时间内得到高效的更新与汇总；第二，有用的档案资料不能得到及时调用，其作用难以得到应有的发挥。以上均对信息时代要求的办公室档案服务功能发挥形成制约。

（四）信息化档案管理存在安全威胁。虽然近年来我国确实有一些单位为办公室档案管理工作的开展营造了开放式的环境，在理念层面上有过创新与突破，以迎合信息时代特点与要求，但有一点需要承认，即所有的事物都会表现出两面性，互联网等信息化技术的“双刃剑”特点十分明显；一方面，相关信息技术的应用能够在较大程度上为办公室档案管理工作的更好开展提供便利；另一方面，给了网络黑客可乘之机，在各种不良分子的蓄意破坏下，办公室档案信息管理面临的安全隐患不容忽视。通常，办公室档案涉及非常多的重要信息，若是遭到泄露，会造成很大损失。但是从目前情况看，不少单位的办公室档案管理工作人员，特别是兼职人员对档案管理工作并没有足够专业的认知，档案信息安全管理意识也比较薄弱，无法顾及档案信息管理的安全问题。

三、信息时代办公室档案管理问题的解决路径

（一）转变办公室档案管理理念。首先，相关领导应转变以往落后的思想观念，更深层次把握办公室档案管理工作的内涵，肯定这一工作的重要性，将信息化办公室档案管理工作纳入日常的工作中，进行专职岗位的设置，向专业人员发出聘请，让其履行好信息化档案管理职务。其次，以各种互动模式为依托，加强教育培训工作的开展，与办公室档案管理的实际情况相结合，向专家与教授发出邀请，组织档案管理人员参加专家和教授的讲座，听他们讲述最新的档案管理动态与信息化时代的发展趋势，学习各种管理技术与方法，在此基础上拓宽视野，更新理念，通过对新知识的积极与主动学习实现自身素质与管理工作技能的切实提升。再次，加大《档案法》的宣传教育力度，通过座谈会、知识竞赛或展览等各种相关活动的组织，循序有效地提高所有档案管理人员的法律意识以及保密意识，助力档案管理规范性的切实增强。针对具备较高专业水平以及能力较为突出的档案管理人员组织学术性研讨及交流会，把握信息时代办公室档案的特点及规律，分析信息化档案管理工作开展过程中存在的各类问题，明确后期主攻方向，为办公室档案管理工作更加顺利与高效地开展发挥鸣锣开道的作用。最后，创新管理理念，真正将其落实于“服务”之上。将以往落后的办公室管理理念摒弃，以经济学为视角对信息化档案管理创造的显著效益进行分析，增强档案管理人员的服务意识，最大限度地将档案利用率提高。

（二）建立健全档案管理机制。为更好地推动单位办公室档案管理工作实现信息化发展，今后具体工作的开展应将资源与使用建设作为关注重点。1.成立专门的办公室档案管理部门，与单位实际发展水平以及经营状况等相结合进行人员结构的设置；2.以管理部门相关内容为依据进行具体机制的建立，将管理人员奖惩机制与考核机制包括其中，落实全面管理制度，发挥对档案管理人员行为的有效约束作用，为工作质量提供切实保证；3.档案管理工作的开展以信息化技术的运用作为切入点，以资源与使用体系作为基本建设点，加快数字化管理的实现进程；4.档案管理机制的建设应与单位文化及其他相关规章制度相结合，从真正意义上助力信息化档案管理目标的实现。

（三）构建档案信息资源管理系统。加快办公室档案信息资料向数字化资料方向发展的进程，将数字化档案信息存储至档案信息资源系统中，助力办公室档案快速检索、高效传输以及档案信息资源实时共享等目标的顺利实现。办公室信息化档案管理工作的开展需要提高对创新重要性的认识，各单位应以对自身实际情况的充分把握为基础，结合具体的信息时代发展要求，调整并完善档案信息资源体系。在档案信息资源系统的支持下，办公室档案管理人员可根据各档案的内容和性质做好档案分类与编号，不仅能保证全部档案存放的准确性与严谨性，还可以为后期文档的查找提供便利，基于系统的运行极大地缩短类别编号的查找时间。针对新收集记录的档案，系统还应具备及时备份功能，规避文件丢失造成的经济效益受损问题的发生。

（四）提高档案管理工作安全性。安全且完善的档案管理体系能有力保障办公室档案管理工作顺利与有效开展，对此，应结合档案资料的公众性与保密性，做好对档案信息资源内网及外网的隔离工作，进行办公室档案防护体系的构建，在计算机系统上安装防火墙与杀毒软件，强化档案管理安全性。整个档案管理过程中，一些特殊原因会使档案记录不够清楚，在一定程度上影响档案信息的安全性。对此，要加快对档案管理方式的改革，让每一位档案管理人员充分明确自身职责，对档案管理工作的具体开展进行科学与合理地规划，将文件出错的可能性控制在最低，若是管理环节出现问题，在第一时间采取有效措施加以处理。另外，还要提高办公室档案管理工作的保密强度，针对各种类型的档案资料，做好严格而又清晰的分类，通常情况下，办公室档案资料有一般形式、秘密形式、机密形式与绝密形式的划分，需要以保密程度为依据施以对应级别的保存管理。同时，加强对档案管理人员的监督，尤其是针对秘密等级较高的档案管理，具体的管理人员必须达到对应的管理资格，为档案管理工作安全性提供切实保证。

四、结语

在我国经济飞速发展的背景之下，人类社会已进入信息化时代，办公室运行管理体系呈现出日渐完备的发展之势，而其档案管理作为内部管理中的环节之一，在业务管理中的重要性越来越突出，必须采取有效措施提高办公室档案管理质量与效率。对此，需要转变办公室档案管理理念，建立健全档案管理机制，构建档案信息资源管理系统，提高档案管理工作的安全性，这些对于档案管理工作的更好开展以及其他相关工作的正常运行发挥着尤为重要的作用。