城市建设档案如何更好地发挥社会服务功能

文/福建省邵武市城市建设档案馆 叶惠

城建档案是城市发展的产物，能够反映一个城市的城市规划和管理状况。随着我国城市化进程不断加快，城建档案的功能日趋完善，其社会化服务功能逐渐普及，城市居民对城建档案的认识不断增加，政府和居民都希望通过完善城建档案管理工作来提高居民生活水平和生活质量，来更好更高效地管理城市，促进城市经济、文化和政治快速稳定发展。本文首先分析了城建档案在城市建设决策、建设项目开展、科研教育发展和法律事务咨询等方面的服务功能，然后分析了目前城建档案社会化服务功能发展现状，最后从验收制度、审核机制、信息存储利用和软硬件设施建设等方面提出城建档案发展建议，促进城建档案在社会化服务中的应用。

一、城建档案的社会服务内容

（一）为城市建设重大决策提供数据支撑。城建档案是城市建设规划和维护管理过程中形成的文件，对城市后期建设规划和维护管理有着借鉴和指导作用。在城市规划建设过程中，城建局可以根据以往城建档案中的城市规划方案或其他城市的规划方案进行新的城市规划建设，也可以确定某城市规划建设方案的可行性，例如在城市中建造跨河大桥需要注意哪些事项，是否在预算范围内，都可以通过参考其他城市桥梁建设的档案来了解，从而决定该桥梁建设项目是否可行。因此，城建档案能够为城市建设的重大决策提供参考依据和数据支持。

（二）为城市建设工程项目的开展提供服务。城建档案在城市建设项目中发挥着重要作用。建设项目开工前都要到城建部门申请开工报告，开工报告批准时要检查建设单位的资金、人员和工作场所等内容，这些都要以档案形式存档，而且建设项目开工后所形成的材料进场检查报告、分部分项工程验收报告、隐蔽工程验收报告和最后的竣工验收报告都要提交到城建档案部门，这些档案在企业资质申报、业绩考察、工程评优中都会用到，而且城建档案会成为各参建单位评判彼此实力和信誉的重要参考资料。总而言之，城建档案可以为建设工程项目顺利开展提供帮助。

（三）为科研教育发展提供资料服务。城建档案记录着一座城市的发展，蕴藏着丰富的城市历史与文化，也包括城市群乃至全国的科技和教育发展历程，可以为科研教育发展提供参考资料。近些年，很多大城市的城建档案馆开始根据档案馆内大量的城建资料编写自己城市的历史，书里面包含了教育、科技和文化等内容，编写完成后出版发行，成为专家学者研究一座城市的重要参考资料，甚至很多专家学者在撰写学术研究或工程师研究某工程项目的可行性时，都会来城建档案馆翻阅原始档案资料，寻找一些研究课题、参考资料和数据等。

（四）为社会法律事务提供真实可靠的资料依据。城建档案可以为居民法律事务提供可靠法律依据，例如某居民区的居民在与开发商（物业公司）因建筑面积、竣工日期或工程质量而产生纠纷且缺乏法律证据和依据时，就可以向城建档案馆寻求法律资料援助，在档案馆查阅与该小区建设有关的所有资料；或者是在房屋装修、房屋产权登记、拆迁补偿等问题上产生法律纠纷时，也可以向当地城建档案馆寻求法律资料支持。因此，城建档案可以维护居民的合法权益，为社会法律事务提供真实可靠的资料依据。

二、城建档案馆社会服务功能发展现状

（一）城建档案资料查询功能发展现状。城建档案资料浩如烟海，人们想要在海量资料中寻找所需资料信息费时费力，因此需要建设档案资料信息查询系统来提高档案信息查询效率。目前，我国大部分城建档案馆将城建资料分类整理，标上图例和标签，以便于人们查询。但这种方法比较费时费力，尤其是在大城市的城建档案馆内，档案馆一共有十多个档案室，查询某条信息不仅要跨越多个档案室，还要在档案架间寻找所需的资料，查询效率大大降低。

（二）档案网站服务发展情况。一些城市的城建档案馆开设了专门网站，提高城建档案资料查询效率。一些档案网站并不对外开放，只能够在城建档案馆内部使用，因此人们查询某些资料需要到档案馆进行网络查询。一些城建档案网站虽然对外开放，但是城建资料不齐全，画面模糊，难以使用。这是因为城建档案馆在进行电子化录入资料时设备落后，导致电子资料画质较差，且录入效率慢，而且档案网站的数据库内存小，难以存储过多的电子资料信息，导致档案网站收录的城建资料不齐全和画质较差，这些都严重影响了城建档案网站的服务水平和效果。

三、加强城建档案建设，发挥服务功能的建议

（一）依法治档，取消城建档案预验收制度。1998年，我国针对城建工作制定了很多法律法规，促进了城建档案的法制化管理进程，并且确立了我国城建档案预验收制度。所谓的档案预验收，是指将城建档案馆接受范围内的建设项目的各项建设资料在竣工前全部提交到城建档案馆进行资料档案预验收。如果建设项目不能按要求提交建设资料，建设行政主管部门就不能批准建设项目竣工验收。但是随着我国城市化进程的不断加快，城市建设项目日益繁多和庞大，城建档案预验收制度越发过失与落后。如果继续执行城建档案预验收制度，城建档案馆一下接收大量建设资料，难以在短期内审核完，会耽误建设项目竣工时间，不利于加快城市化进程。因此要取消城建档案预验收制度，而是采用城建档案实时验收制度，每完成一部分分项工程，就要提交相应的建设资料，城建档案馆及时审核这些资料，有问题及时反馈并整改，这样在竣工前审核建设资料的压力会大大减轻，有利于建设项目及时竣工验收。

（二）实现工程建设项目档案实时审核。取消城建档案预验收制度，建立城建档案的实时审核制度，所有城市工程建设项目都要以分部分项工程为单位，每完成一分部分项工程就要提交该分项工程的建设资料，然后由城建档案馆审核，审核通过方可进行下一步施工。通过城建档案实时审核制度，一方面可以及时发现工程建设项目建设资料存在的问题，让参建单位及时整改，避免下次出现同样的问题。同时通过分部分项工程的验收资料，可以查找建设项目在建设安全和质量方面存在的问题，联合建设行政主管部门对建设项目的质量和安全进行全方位检查，避免建设项目出现质量问题和安全事故。城建档案实时审核的方法能够确保在竣工验收前将大部分建设资料审核完毕，不用像档案预验收制度那样在短短几天内将所有建设资料验收完毕，大大降低了档案验收和审查的工作压力，而且及时检查及时整改，降低了之后建设资料的出错率，提高了工作效率，提高了城建档案的质量。

（三）发挥城建档案馆信息资源存储与利用中心的作用。城建档案馆拥有一座城市所有的建设资料信息，本身是一个城建资料信息源。城建档案馆应该广开信息资料收集门路，联合城建部门，了解城市规划，查看各个在建工程和完工工程的建设资料是否齐全，如果存在疏漏要及时补全，确保城建档案馆资料信息的齐全性。同时城建档案馆应该充分利用这些城建资料信息，提高其社会服务功能。例如居民在处理民事纠纷时需要城建档案馆提供的资料信息作为证据；建设单位在决定开始一个项目前，通过分析城建档案以往建设项目信息来判断该项目的可行性与造价，然后决定是否开工；专家学者在进行城建方面的学术研究时，需要城建档案信息来选课题、分析课题和论证研究。所以城建档案馆应该广开门路，对市民开放，然后将馆内各类资料分类整理好，并引入搜索机制，让人们通过搜索关键词快速找到自己想要的资料，提高城建档案馆信息资源的利用率。

（四）加强软硬件更新和优化，提升网络服务水平。加强城建档案馆软硬件的建设，实现城建档案的信息化管理。首先，要加大对城建档案信息化建设的投资力度，通过购买先进的计算机、扫描设备和网络服务器等硬件设备以及设计城建档案信息系统和网络等软件系统，整体提高城建档案电子录入、存储的效率和数量，利用信息化管理模式提高城建档案管理效率和质量。其次，要拓宽城建档案的服务领域，加大社会服务力度。城建档案信息管理系统完成后，要充分利用信息系统来进行跟踪服务、专题服务和数据库服务等多元化的社会服务，加强城建档案馆与其他行政机关单位的合作，将城建档案信息分享给各行政部门。同时，各行政部门将关于城建的信息分享给城建档案馆，实现部门信息的共享，为城建档案馆提供海量城建信息。努力扩展面向社会的中介服务，开发档案寄存、调研、技术和信息支持、咨询服务等多元化的社会服务，提高城建档案馆的社会化服务功能。

四、结语

在现代城市化进程中，城建档案发挥着重要作用，不仅能够为城市建设出谋划策和提供借鉴，还可以面向市民，为市民提供科研教育和法律援助。目前，我国城建档案在社会服务功能建设方面信息化落后，城建资料收集、整理、查询和共享等方面都有待加强。因此，为了充分发挥城建档案馆的社会服务功能，需要依法治档，采用工程建设项目实施审查制度，提高城建信息资料收集效率和检查效率，确保城建资料信息的准确性和全面性，及时对城建资料信息分门别类，利用现代技术搭建城建资料信息网络服务平台，提高档案馆内的网络建设和硬件建设，提高城建档案资料信息的查询效率和信息共享效率，真正发挥城建档案的社会服务功能。