内部控制在招投标管理中的实践

高琳

（国网电动汽车服务有限公司，北京 100000）

招投标是现代工程建设的重要手段，其包含了公开招标和邀请招标两种基本形式，在《中华人民共和国招标投标法》要求下，按照公平公正、诚实信用的原则开展招投标管理，能谋得更好的货物、工程和服务。新时期，人们对招投标工作的管理水平提出了较高要求，有必要结合工程项目实际情况，开展招投标管理中的内部控制，最大化地发挥招投标的效益。

一、招投标管理中实施内部控制的重要性

作为商品经济高度发展的产物，招投标在现代企业采购、工程建设、服务中应用广泛，其能在综合考虑经济成本、技术、效益等因素的基础上，通过市场竞争机制作用实现择优成交。内部控制对招投标管理工作具有深刻影响。一方面，招投标与现代企业生产、运营和管理密切相关，在一定程度上，其关系着企业的经营成本和生产效益，对于企业的发展具有积极作用，在招投标工作中，加强内部控制是企业高效管理的内在需要。另一方面，传统管理模式下，招投标工作中存在诸多应招未招、违规招标问题，这些问题严重影响了招投标工作的规范性，对企业的发展效益造成较大影响；加强招投标管理中的内部控制，能最大限度地解决这些问题，确保招投标工作的规范开展。此外，新时期，开展精细化管理是企业现代化发展的内在需要，基于这一要求，企业管理者需重新审视当前管理体系，加强内部控制管理；在招投标工作中，管理者需通过内部控制，对当前招投标管理的制度、流程及实际效果进行控制，以此来提升招投标管理的整体水平，保证企业的综合效益。

二、企业招投标管理问题分析

（一）管理制度落实不到位

招投标工作本身具有较强的专业性，其需要完整的管理制度体系作为支撑，但是现阶段，企业招投标实务中存在管理制度缺失、落实不到位的问题。一方面，随着市场化发展，招投标在现代企业管理中的应用不断深入，但在实际管理中，仍有企业仅是简单的结合《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国招标投标实施条例》开展企业管理工作，这种管理方式未能充分考虑企业的实际管理情况，降低了企业招投标管理的整体效果。另一方面，在经济快速发展的今天，市场上活跃着许多处于初创期、发展期和转型的企业，这些企业在快速发展中往往以业务为重，忽视了对管理制度的更新和落实，尤其是在招投标工作中，容易出现招标被束之高阁的问题，影响了招标管理的实效性。

（二）招投标过程存在较多缺陷

现阶段，招投标过程中表现出诸多不足，具体表现为：其一，招投标工作开展需先按照《必须招标的工程项目规定》（发改委16号令）要求，设置合理的招标项目金额，该环节需系统考虑企业业务实际、管理模式等诸多因素，但当前招标项目金额设置多由招标人根据自身经验决定，致使招标项目金额的划分缺乏量化依据，给企业发展带来较大影响。其二，邀请招标是当前招投标管理的重要模式，但是在该模式下，招投标工作出现了较大的风险，主要问题表现为：企业管理者忽视了对中间环节的管控，招投标过程人为干预过多，此外招投标需求分析不准确、应标供应商不足等都是较为常见的问题。其三，当前招投标还存在控制方法单一的问题，如在工程项目建设中，一些企业还未充分勘测建设区域的地质、水文等情况就开展招投标工作，这使得“三边工程”现象较为广泛，降低了工程的进度和质量。其四，招投标工作需要准备繁多的材料，且在具体招投标活动中还需要传递较多的信息，现阶段，招投标工作中存在信息渠道不流通的问题，这放缓了招投标信息传达、审批的效率，并且在信息传递中，容易出现文件丢失等问题，给招投标工作带来加大的负面印象。

（三）内控监管执行不力

实施内部控制管理是招投标工作落实的必然要求，其能通过对多元要素的控制监管，提升招投标工作的标准性、规范性。现阶段，内控执行力度不够、缺乏强有力监管是招投标管理中的突出问题。一方面，在招投标管理中，有部分管理者未能充分认识到内部控制管理的重要性，在实际管理中存在责任心不够，管理过程随意性较强的问题，这降低了内部控制在企业经济问题处理中的效果。另一方面，新时期的内控管理应重视业财融合理念的应用，但结合实际可知，部分企业未能实现内部控制、招投标业务、财务的有机融合，降低了内控管理水平和企业发展效益。此外，监督考核是内部控制管理的重要手段和职能，但在招投标工作中，企业的内部控制并未能充分发挥这一职能，表现为在编制招标文件时，参与招标工作的员工可能出于自身利益考虑，在资质条件方面带有一定倾向性，或者对投标方提供不对等的信息渠道，这均会对招投标工作造成较大影响，降低招投标工作的公平性、公正性。

三、招投标管理中开展内部控制管理的措施

（一）创新招投标管理体系

系统完善的管理体系能为企业招投标工作开展提供有效支撑。市场经济下，构建全新招投标管理体系，首先应充分认识到招投标工作的重要性，在考虑企业业务实际情况的基础上，结合《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》等内容，对企业既有的招投标管理制度进行细化，为招投标工作的开展奠定良好基础。其次良好的环境能促进招投标工作的有效落实，在招投标实施中，要求在企业文化及招投标工作中渗透阳光采购理念，确保招投标工作的公平、公正、公开化实施。同时健全的管理机制能为招投标工作的顺利实施提供组织保证。在整个招投标工作中，人力资源是影响招投标实施效果的重要隐私，对此应在考虑当下的人事任免机制的基础上，对企业招标管理相关管理人员进行调整，以此来构建全新的招投标工作领导小组，在领导小组成员挑选着中，应强化招投标工作人员对相关制度的重修和学习，提升工作人员专业水平。在此基础上，开展招投标组织管理，还需要不断的夯实主体责任，如可授予项目单位相应的管理范围，并对其管理权限进行规定，明确具体管理责任，进而通过完整的责任制度真正地将招投标管理落地到实处。最后为保证招投标工作的有序开展，还需要进一步加大信用评价力度，如针对供应商作假、工期拖延等行为，对相应企业进行减分，若对应企业行为超出两项不合规的，取消下一年度参与投标资格等供应商处理行为，这样才能营造良好的招投标管理环境，为企业的采购、生产和服务奠定良好基础。

（二）强化内部控制管理

内部控制本身是一项长期性、专业性的工作，其需要管理者在考虑企业经营管理实际的基础上，系统化地制定内部控制管理的相关规范，然后在业财融合理念的指导下，深层次地将管理规范应用到企业业务、财务控制的各个层面，以此来提升内部控制管理的综合效益。企业招投标工作中，开展内部控制管理应从计划、建设、完善三个阶段实施内部控制管理。其一在内部控制计划阶段，企业管理者需聘请专业的咨询机构，对企业的内部控制效果进行评价，并对企业管理者、招投标领导小组工作人员进行培训，确保其充分了解内部控制的重要性。随后在企业管理者、招投标领导小组的参与下，对企业招投标管理现状、问题、影响因素进行分析，然后编制系统完善的招投标工作内部控制管理计划，最后由领导小组和执行小组进行直接控制，推动内部控制管理制度实施，提升企业招投标工作中内部控制管理的科学性、合理性。其二，在内部控制建设阶段，要求对企业的业务进行梳理，及时确定相应的控制目标，并准确识别招投标控制管理中的风险。在考虑上述问题的基础上，对企业的内控管理方案进行改进优化，通过重新修订的内控制度实施管理，这样能有效提升内部控制管理实际效果。其三，在内控环境优化阶段，要求适当增加关键的控制点和控制流程，并将制度作为业务流程的基础，实现制度和流程的统一，为招投标工作开展营造良好环境。

（三）深化招投标过程管理

过程管理是一种切实有效的管理手段，其能从招投标全过程出发，进行各环节、各要素的系统管理。新时期，基于内部控制管理理念实施招投标管理时，要求严格按照招标、投标、开标、评标、定标及订立合同的流程进行管理，在具体管理要素层面，要求加强对招投标环境、招标项目金额、招标文件编制、评标、合同签订等关键要素的管理，确保招投标过程管理的规范性。在实际管理中，邀请招标需要考虑的要素较多，在实际管理中，除关注职责分离、回避制度等常规风险外，还需重视一些细节问题的有效控制。如当企业通过招投标方式实施采购时，要求细致编写采购方案，这样能为招标文件编写奠定良好基础，确保采购管理的精准性。当遇到邀请招标供应商不足3家，应基于内部控制管理较低，定期性地对供应商库进行更新维护，同时若多数业务供应商不足三家，则应从供应商开发部门和采购执行部门查找原因，消除招投标环节中的围标、串标问题等。另外，在招投标过程管理中，还应积极创新招投标管理方法，在保证招投标方法多样性的基础上消除招投标过程的风险，最大限度地保证招投标的综合效益。

（四）科学设定招标项目金额

传统管理模式下，招投标工作中存在招标项目金额设定不合理的问题；这严重地影响了招投标的效率和质量。新时期，从内部控制角度出发，实施招投标管理工作还需考虑以下内容：其一，在确定招标项目金额过程中，要求企业管理者深层次分析招标项目金额确定的难度，该环节中，应认识到管理者关注重点、管理层风险偏好、业务数据缺少量等因素对招标项目金额确定的影响，然后合理规避这些问题，确保招标项目金额设定的科学性。其二，量化数据是招标项目金额确定的基础，要较为准确地获取相关数据，要求对企业生产中理念采购、项目建设数据进行采集分析，然后对相关数据进行合理分类，再以具体的数据展开分析，为招标项目金额确定提供参考。其三，在招标项目金额设定阶段，还应在法律规范的指导下，注重确定步骤的系统规划，并在兼顾管理层风险偏好和执行效率效果的基础上，消除招投标管理中招标项目金额设定的不稳定因素，最终在闭环管理中，提升招投标管理的综合效益。

（五）加强招投标环节信息交流

要进一步提升招投标工作内部控制管理质量，还需要从内部、外部两个层面开展信息沟通管理。企业招投标工作中，开展内部信息整合管理，应注重以下要点：一方面，在信息管理初期阶段，要求在信息技术的支撑下，构建一个安全高效的信息管理平台，在该平台下，系统化的就进行企业财务、业务数据的系统管理，并在管理中做好自上而下的交流互动，这样能在减少领导和员工之间沟通交流成本的基础上，充分掌握员工的思想动态和公司经营情况，为招投标工作开展创设良好环境。另一方面，市场经济下，外部因素对企业的冲击和影响愈发强烈，准确获取市场信息，不仅能确保企业更好的应对市场的冲击，而且能推动企业招投标活动的开展，确保招投标管理的科学性、合理性。在企业招投标管理中，外部信息能为具体业务的实施提供参考依据，对于企业管理者而言，其可从供应商或者业务网络的客户之间获取相关信息，或者企业从市场中掌握有关的信息，这样能为企业的发展决策提供充足的政策数据支撑，确保企业各项决策能有效控制成本，获得最大效益。此外，在招投标过程中，更应加快信息传递效率和质量，为招投标信息传达、审批创造良好条件。

四、结束语

加强内部控制管理是企业招投标工作落实的内在要求，在一定程度上，其能确保企业招投标管理的公平性、公正性和公开性，消除招投标应招未招、违规招标问题，提升招投标工作的综合效益。新时期，企业管理者只有充分认识到内部控制对企业招投标管理的积极作用，结合招投标现状和具体问题，深化内部控制管理手段应用，这样才能实现内部控制管理与招投标的有效结合，继而提升企业招投标管理综合效益，促进企业的持续、稳定发展。