大数据视角下基建档案管理的信息化路径分析

文/山东省中医药研究院 李玉强

基建档案作为基建管理、基建工程项目中直接形成的材料信息，不仅是基建管理和基建工程项目整个过程的真实反映和记录，更是事业单位日常工作、运行管理的基础和依据。正因如此，做好基建档案管理工作尤为重要和必要。当前，事业单位的内外部环境都发生了巨大的变化，就事业单位的基建工程项目而言，数量越来越多，且规模越来越大，所形成的基建档案数量也急剧增加。事业单位基建档案本身就具有内容丰富、载体多样、涉及范围广泛的特点，因此，在新形势下事业单位基建档案的收集工作、分析分类工作等难度也在不断增加。基于基建档案管理工作面临的新挑战，为提高基建档案管理的整体水平，需要加强对基建档案管理工作的创新与改革。大数据时代，信息化管理成为当前的必然趋势。相较于传统管理，信息化管理的质量、效率更高，且管理成本更低。因此，对于事业单位而言，探索基建档案管理的信息化路径尤为重要。

一、基建档案概述及其管理意义

基建档案是各种建筑物从规划设计到竣工维修的整个过程中形成的科技档案，其中包括各种有关建筑工程的文件、数据、图纸、材料等，是建筑工程建设全过程、全周期的真实历史记录。由于基建档案产生于建筑工程全周期，而建筑工程具有规模大、投资大、环节多、周期长的特点，所以基建档案也具有类型多样、形态繁多、涉及面广的特点。同时，基建档案是判断施工项目是否合法、对施工成本进行有效控制、安装及使用相关设备、工程验收管理、后续维修养护等工作开展的有效依据，也是事业单位开展日常工作、管理运行的基础。基于此，科学管理好基建档案，使之更好地服务于事业单位，促进事业单位健康、稳定发展尤为重要。

对于事业单位而言，做好基建档案管理工作，有利于提高事业单位内部管理水平、有利于事业单位核心竞争力的提升、有利于促进事业单位健康稳定发展。这是因为基建档案管理工作直接决定基建档案的利用率，当基建档案的作用与价值得到了最大发挥，就可以为事业单位的发展提供有效的保证和支持。

二、事业单位基建档案管理现状分析

（一）收集、归档难度提升。基建档案十分庞大、复杂，同时还具有专业性高、成套性强的特点，且基建档案是在建筑项目全过程中形成的文件资料，所以形成过程十分漫长，涉及人员及部门广泛，再加上施工过程中基建档案需要频繁使用，所以使得基建档案管理工作具有一定的复杂性、系统性。随着事业单位的迅速发展，建筑工程项目也在不断增加，也使得基建档案收集、归档工作难度提升。在事业单位基建档案管理工作中，常常会出现档案无法收集齐全、归档滞后、档案材料破损及缺失等问题，这必然会影响到基建档案管理水平的提升。

（二）管理模式滞后。就目前事业单位基建档案管理工作现状来看，并不算十分理想，其管理质量、效率都比较低，且管理成本较高，基建档案的作用与价值也难以充分发挥。而导致这些问题发生的原因，与事业单位基建档案管理模式滞后有关。时代在不断变化，事业单位内外部环境也随之发生了变化，对基建档案管理工作也提出了新的要求。而很多事业单位并没有提高对基建档案管理工作的重视和关注，也没有相应的创新意识和改革措施，仍以传统管理模式为主，即更多依靠与人工的方式进行基建档案收集、分类、管理。这不仅无法提高基建档案管理质量和效率，也直接影响了档案的查阅和利用。

（三）管理信息化水平不高。大数据时代背景下，基建档案管理信息化发展是事业单位改革与创新发展的重要方向，也是提高基建档案管理水平的重要路径。虽然部分事业单位就基建档案管理工作开始了信息化建设，但是其信息化水平仍然不高，其中还存在一定的问题。比如基建档案管理信息化发展缺乏相应的信息化设施和技术人员、信息化管理中安全意识不高等。这就需要事业单位针对基建档案管理不断提高信息化水平，保证信息化管理的快速发展。

三、基建档案管理信息化发展的优势

随着大数据时代的快速发展，传统纸质档案向信息化档案管理模式的转变可以说是档案管理工作自身发展的客观要求和必然趋势。新时代背景下，只有将档案管理工作与科学技术进行有机结合，并基于档案管理工作的要求对科学技术进行有效开发和利用，才可以充分发挥科学技术的作用与价值，为档案管理提供可靠的技术支撑和管理保障。对于事业单位的基建档案管理工作而言，为了提高其管理水平，也需要基于大数据视角，加强基建档案管理的信息化发展。

大数据技术即对大量的数据进行整理、分析的一种更加全面和新颖的管理技术。以大数据技术为支撑，基建档案管理工作可以实现信息化、自动化、电子化、数字化发展，这对提高基建档案管理水平，降低基建档案管理成本都具有重要的意义。当基建档案管理工作实现信息化发展后，档案管理工作将更加便利、高效，计算机、扫描仪等各种现代专业设备和技术可以把档案信息变成电子资料，这更有利于工作人员对档案信息进行收集、分类、整合、分析、加工、利用。可以说，基建档案的信息化管理，可以促进基建档案作用与价值的最大化发挥。所以在新形势下，事业单位应该积极主动抓住大数据时代的发展机遇，不断引进先进的信息技术，以促进基建档案的信息化发展。

四、大数据视角下基建档案管理的信息化路径

（一）树立先进的信息化建设意识。基于基建档案管理工作现状，加强管理工作的创新和优化尤为重要，而信息化发展是基建档案管理工作创新和优化的重要途径。对于基建档案管理工作而言，信息化发展是新的模式和道路，要提高信息化管理工作的质量和效率，在事业单位中树立先进的信息化建设意识是重要的前提。

为了促进基建档案管理的信息化发展，事业单位要在内部环境中加强对基建档案信息化管理的宣传力度，要突出大数据技术、信息技术在档案管理中的作用与价值，让工作人员认识到信息化管理是档案管理工作当前发展的必然路径。让工作人员能够审时度势、看清趋势，积极、主动参与到基建档案管理的信息化建设工作当中。

（二）构建基建档案信息化管理环境。大数据视角下，基建档案管理的信息化发展成为必然趋势，而要实现基建档案的信息化管理，还需要事业单位积极构建相应的基建档案信息化管理环境。构建基建档案信息化管理环境并不是一味地加大信息化手段投入这么简单，而是需要事业单位基于基建档案管理的特点、要求、需求等，创设相应的信息化管理环境，目的在于促进基建档案信息化管理工作的顺利有效开展。

事业单位在构建基建档案信息化管理环境实践中，应该结合基建档案管理工作中存在的问题和不足，以针对性的信息化手段来推动基建档案管理工作的优化和创新。对此，事业单位应该加大对电子设备基础设施的建设力度，基于基建档案管理工作内容和要求，配备相应的计算机设备、扫描设备、网络设备；基于基建档案管理的信息化、智能化、数字化的发展要求，引入相应的大数据技术、信息技术、互联网技术等。在引入所有相匹配的技术与设备后，就需要聘请专业的信息技术团队，利用相应的设备、技术，针对基建档案管理工作，构建相应的信息化管理平台、信息化管理系统，构建信息资源库等。针对所有电子设备、系统平台，信息技术团队还需要做好定期检修更新、维护升级工作。这样可以确保信息技术设施和系统的稳定、良好运行，进而为基建档案信息化管理提供环境保障和支撑。

（三）完善基建档案信息化管理体系。大数据视角下，要想实现基建档案的信息化管理并不是容易的事，信息化管理本身就比较复杂、专业，涉及各种专业技术和设备，在此基础上，需要将各种专业技术和设备与复杂、繁琐的基建档案管理工作相结合。基于此，为了保证基建档案信息化管理水平，还需要事业单位加强和完善基建档案的信息化管理体系。

在完善基建档案信息化管理体系的实践中，事业单位可以基于信息化管理工作要求和目标，制定相应的标准化管理规定、管理制度，包括明确信息化管理责任、信息化管理流程及内容、信息化管理规范等。另外，针对基建档案信息化管理工作，为了保证信息的安全性和可靠性，事业单位还需要加强建设档案管理的安全保护系统。比如要强化基建档案管理人员的安全意识和安全防护能力，加强利用各种安全软件、安全系统以及数据处理软件和备份系统等，实现对数据信息的安全防护。

（四）加强人才队伍建设。基建档案管理工作本身就十分复杂、系统、专业，所以对档案管理人员也提出了更高要求。作为基建档案管理人员，不仅需要具备专业的档案管理知识、档案管理技能，同时还需要对基建档案有全面的了解，这样才可以根据基建档案管理的需求和要求，系统、专业、规范地开展工作。而基于基建档案管理的信息化建设，在以上基础上，对档案管理人员又提出了新的要求，为了实现档案管理的信息化发展，管理人员应该具备专业的信息技术应用能力和信息化管理创新意识。基于此，就需要基于基建档案管理信息化发展的需求和要求，加强对人才队伍的建设。

事业单位应该针对现有的档案管理人员，完善相应的培训和教育制度，定期组织档案管理人员进行有关基建档案信息化管理的专业技术培训，包括大数据应用培训、信息技术应用培训、各类专业设备使用培训等，这对提高档案管理人员的信息化应用能力具有重要的作用。除此之外，事业单位还应该加强对复合型人才的引进，可以从外部招聘渠道引进更多综合素质高、专业能力强的档案管理人员参与到基建档案信息化管理工作当中，或者与高校合作，为基建档案管理工作储备更多的信息化管理人才。在高水平人才队伍支撑下，基建档案信息化管理也可以获得更快更好的发展。

五、结语

大数据视角下，探索基建档案管理的信息化路径，是提高基建档案管理整体水平的重要措施。对于事业单位而言，做好基建档案管理工作至关重要。而在新形势下，若事业单位仍然采用传统的基建档案管理方法，必然会影响管理的质量和效率，同时还会增加管理的成本。基建档案管理信息化发展，即将现代信息技术、大数据技术、互联网技术、计算机技术等与基建档案管理工作相结合，以促进基建档案管理工作的信息化、数字化、自动化发展，这不仅有利于提高基建档案管理的质量和效率，还可以在一定程度上解放人力进而降低基建档案管理成本，提高基建档案管理整体经济效益，对促进事业单位更快、更好发展具有重要的意义。