基于人力资源管理背景的档案信息化管理

文/中国土木工程集团有限公司 李亚昌

如今大型的国企市场竞争越来越激烈，对风险防范的要求和业务流程精细化的管理要求也越来越高。许多企业开始意识到人力资源管理已经成为企业战略发展的重要组成部分，但是对于绝大多数大型国企而言，人力资源管理环境却没有做出相应调整，人力资源管理工作仍然是以基础的人事管理为主，业务人员的大量精力与时间都花费在薪资计算、报表统计、重复录入等事务性工作上，这种重复性的工作难以使业务员把更多的时间和精力分配到开展与战略密切相关的策划及创新工作上，难以从战略高度对人力资源管理工作进行总体统筹和规划。无法满足新时代的人力资源管理需求。随着我国科学技术的不断发展，人力资源管理逐渐向信息化管理靠拢。从对人力资源管理基础数据的收集和整理，到人力资源业务流程的优化，再对应用集成的“人”“事”“数”三个方面进行强化和优化，用一个规范的、高效的信息化人力资源数据和业务处理网络平台代替传统人力资源管理方式，可实现人力资源信息和业务的共享和集成，助推人力资源管理的效率和质量提升。

一、新时期国企档案工作的需求与困境

干部人事档案是国企教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。干部档案是为了干部工作而服务的，所以档案工作人员需要主动向各有关部门收集材料，而各级档案材料形成部门也要及时、主动将新形成的档案材料送交档案管理部门，这样干部档案的信息更新和归纳管理更全面，才能准确反映一个干部的完整面貌，为干部工作提供有效的服务，为国企加强人事管理提供可利用的档案资源，可见，档案管理工作对国企的发展至关重要。

新时期企业要“走出去”，这对国企档案工作提出了新要求，为了提升国企档案管理水平，我国相继出台了相关的文件。2016年8月下发的《关于加快推进干部档案数字化工作的通知》提到干部人事数字档案是按照国家相关技术标准（GB/T33870-2017），利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本，这是对档案数字化的一个新的要求。2017年7月，中国科学院人事局下发《关于进一步加强干部人事档案管理和专项审核工作的通知》，通知中明确提出了干部人事档案管理规定的相关要求，需对所有档案在册人员的人事档案材料进行分类、编号、编目装订，打印档案目录。根据编目要求及日常操作规范，应在档案目录中各类别末尾添加空行，以便日后能够及时补充、更新，同时调整页边距及打印标题选项，最终双面打印、归档。

档案整理、编目是一项繁琐、流程化强、对细致度要求很高的工作。传统的管理方式是将纸质材料按照分类和排序的要求，归档至个人的人事档案中。但是随着时代的发展和信息化的普及，人事系统的不断发展，人事档案管理正在向数字化、信息化迈进。这对传统的档案整理工作是一项新的挑战。将干部人事纸质档案进行数字化重新登记，无疑对档案管理人员提出了更高要求，也需要额外的时间和劳动力去应对新的要求。数字化的前置工作较多，有档案规范化整理、补齐缺失的材料、编写编号及页数、形成档案目录和根据目录逐份扫描等工序。这无疑需要付出巨大的劳动量。除此之外，档案整理还是一项机密性很强的工作，干部档案是党的机密，在管理、使用中必须遵守保密、安全制度，确保干部档案的绝对安全。危及干部档案安全和泄露档案机密的要追究当事人和领导的责任，所以档案相关的全部整理及信息化工作只能是拥有档案管理权的单位自行消化。而且人事档案工作内容较为繁杂，无法形成较为完善的体系，这样就很难进行外包，同时，外包也会增加人事档案管理工作的成本。

二、基于信息化手段对档案工作“提质增效”的思路

在档案目录编制完成后，面对需要批量打印的档案，无疑工作量巨大。打印设置工作流程较为繁琐和单一，流程化和模板化极强。打印要求较为细致，每页打印标题行、每大类及小类之后需要添加3行的空白行，以便日后手写需要添加的材料。仅是上述两个要求，档案管理员需要面对少则几百、多则上千的档案资料，如果逐份进行设置，需要耗费大量的时间与精力。与此同时，档案管理员手动设置较为机械，尤其是需插入空行的位置会出现每份目录存在差异的问题，而且人工操作极易出错。因此，需要借助信息化手段、Python语言对档案管理工作进行“提质增效”。

（一）常用信息化手段。随着信息技术的不断研发和普及，人力资源管理工作中也开始使用各种软硬件设备进行大批量数据的处理。例如人事系统、考勤系统、社保系统，可以在极大程度上对归拢信息进行随需随查，而且在日常办公中，各种类型的小软件也经常被用于提高工作效率。例如，WPS中诸多的会员功能，各类文档格式的转换，文档拆分与合并，对于繁琐的人事相关工作可以极大地提高办公效率。但此类软件在档案工作中应用具有一定的限制，尤其是软件的默认功能无法满足档案管理工作的定制化需求。由于档案工作的流程化很强，无法全流程介入信息化。在档案编制完成后，可以从目录录入实施信息化手段。常见的信息化手段主要是第三方文档处理软件（如拆分合并）、文字扫描笔、语音识别输入等，此类第三方文档处理软件可以有效缓解档案员机械手动录入的压力。

（二）Python语言的优劣分析。Python作为时下最热门的编程语言，具有语法结构简单、易学易懂等特点。Python应用于强大的第三方库便于解决各种问题，例如，docx（处理Word文档）、openpyxl（处理Excel工作表）、pandas（数据分析）。相较于其他编程语言，Python的学习强度较小，较为容易，即使是零基础也可轻松学会，而且发展前景好，在人工智能、大数据、云计算等领域均得到了广泛的应用。Python有着自身的独到之处，奉行简洁主义，易于读写，可以使用户专注于算法逻辑本身和解决问题。Python标准库确实很庞大，可以帮助用户处理各种工作，包括正则表达式、文档生成、单元测试、线程、数据库、网页浏览器、CGI、FTP、电子邮件、XML、XMLRPC、HTML、WAV文件、密码系统、GUI（图形用户界面）、Tk和其他与系统有关的操作。但是对零基础的员工来说，虽然书写较为简单，但入门学习需要一定的时间和精力并且需要积累一定的实践经验。Python语言对于系统环境的搭建有着一定的要求，但用户一般都可以通过自学或者查询网站进行解决。Python标准库种类较多，对于特定业务，用户需要二次学习对应的库。由于网上教程和案例比较多，这就需要用户具备一定的自学能力。

（三）Python在档案工作中的应用思路与手段。档案整理和电子化的工作具有较强的重复性，制式的流程和业务节点模板化程度极高，需要处理大量的数据信息，而Python对处理此类信息语言非常擅长，尤其是在编写加空行和设置标题的Python程序中，需要使用openpyxl库。openpyxl是一个开源项目，openpyxl模块是一个读写Excel 2010文档的Python库。其不仅能够同时读取和修改Excel文档，而且可以对Excel文件内单元格进行详细设置，包括单元格样式等内容，甚至还支持图表插入、打印标题设置等内容，使用openpyxl可以读写xltm、xltx、xlsm、xlsx等类型的文件，且可以处理数据量较大的Excel文件，其中，跨平台处理大量数据是其主要优势。因此，openpyxl成为处理Excel复杂问题的首选库函数。对于已经形成EXCEL的档案目录来说，使用openpyxl库是极好的选择。例如，border(设置边框）、max_row(获取最大行数）、insert_row(插入行）、print_title_rows(设置标题行数）。通过遍历当前文件夹中所有Execl文件，逐份自动化处理，通过设置格式与原模板保持一致，通过设置列宽可实现所有列在一页打印，准确识别需要插入空行的位置并执行插入空行操作，自动设置打印标题。单次操作的份数越多，效率就越高，避免了传统人工逐份操作可能发生的失误。

三、Python在人力资源工作中的应用实例

Python在人力资源日常管理工作中还有很多其他应用场景，可以解决人工处理文档的繁琐且机械的操作。档案目录的编制，只是档案电子化的一个中间步骤，最后一步是将所有的纸质材料根据档案目录扫描成电子版。此工作对于档案人员相对少的单位来说，重复点击，重复操作，无疑又是一个巨大的工作量。在Python中，可以设置鼠标事件，通过系统中页面的固定坐标，实现鼠标移动到具体坐标并点击，甚至可以结合键盘实现复制和粘贴完成在线逐个填报的自动化。与此同时，在日常工作中，还会遇到批量制作人事通知或者工资待遇通知的业务。这种类型的业务模板化强、重复性高，只需要替换关键字段即可。此类问题也可用Python编程语言来解决。事先准备好所有需要制作的模板并标记替换字段，之后通过将所需信息填写到对应关键字段的列项，再编程汇总使用pandas库，进行识别、匹配、替换、另存新文档的操作，这样可以大大缩短逐个制作的时间。

在为期5天的操作测试中，每位全职档案员在满负荷操作的情况下，每日平均可以处理70份目录文件，且无法保证全部正确。以此速度，每1000本目录文件，约需要1位档案员工作14天。若使用Python编程，就能在极短的时间内完成上述工作。通过Python编程语言，运用openpyxl库，实现批量读取档案目录的Execl工作簿，自动编历工作表内容，自动查到单类结尾条目并添加空行，设置打印标题行，删除工作簿中不必要的空白工作表，这样就可以把每个人的档案目录工作簿相关的打印要求全部完成。经测试，利用软件处理一百本目录文件，仅需5秒左右，在测试中随机打开30份文件进行打印，可以全部达到要求。

四、结语

对于大型国企而言，其人力资源信息化建设是个长期的过程。做好建设规划，应全面统筹考虑人力资源管理的现状和企业发展的要求，在明确实施规划的基础上，从人员管理和基础业务入手，逐步补充和完善，最终实现高级功能应用。在建设过程中，尤其要考虑不同层级、不同职能人员的功能权限，多方位考虑自助服务和领导桌面的功能，扩展信息化使用人群范围，同时做好相关人员的培训工作，使其主观接受也是信息化建设有效运行的重要保障。用信息化建设的手段，执行好对“人”“事”“数”的管理，人力资源管理信息平台的有效运行将为企业发展创造出更为广泛的应用价值。

“提质增效”是新时代办公的中心理念。Python语言非常适用于处理繁琐且流程化高的文档。将Python语言应用于国企人事档案管理工作的核心在于积极创新、大胆运用新思想，从新的角度重识现有业务，通过引入新应用、新办法，提高人事档案管理效率。从编代码的角度来看，Python语言代码并不复杂，实现的功能也很简单。此次研究的创新点在于综合考虑各系统和应用之间的联系，发现规律并利用小程序去实现耦合，通过优化工作流程，最终提高人事档案管理效率，真正实现解放机械劳动力的目标。