新形势下科技档案信息化建设与思考

文/四川省交通勘察设计研究院有限公司 王春梅

当前，信息技术的发展成果——信息化建设已经成为各个行业发展的重点内容，并且在经济社会中发挥的作用越来越明显，在科技档案管理工作当中亦是如此。只有科技档案管理人员充分认识科技档案信息化建设的重要性，才能更加科学化以及系统化地对科技档案开展管理，使得科技档案的整体服务效率得到提升，更好地推进科技档案信息化建设的发展。

一、科技档案信息化建设的必要性

伴随计算机互联网技术的进步、发展，传统的图书、文件逐渐被电子文件、电子图书等形式代替，借助计算机网络能够获取大量的信息资料，信息共享也能够对时间、空间限制有效突破。在新形势下，科技档案的信息化建设显得十分重要，也是未来管理发展的必然趋势。

（一）内在发展的需求。档案业务的发展规律以及档案管理工作的社会需求逐渐增加，使得科技的信息化建设出现了内在方面的需求。当今信息化时代背景使得科技档案的整体数量扩大，并且科技档案的类型各异，管理的服务对象不再单一，逐渐呈现多元化的形式。除了纸质版的科技信息之外，还增加了照片、音像以及胶卷等各种不同类型的科技档案，因此对于科技档案管理工作提出了更高要求。科技档案管理的具体内容以及管理方式需要做出改变，如若继续采用之前传统的科技档案管理模式，则会导致档案管理工作无法满足当前的科技档案管理需求，使得科技档案管理工作出现混乱。所以这种情况增加了科技档案管理对于信息化建设的需求，只有加强开展科技档案管理的信息化建设，才可以将档案管理工作的整体效率进行提升，满足社会对于档案管理工作的需求，推动科技档案管理工作质量的整体提升。

（二）外在力量的驱动。当前电子业务的应用相对普遍，因此这从外部驱动了科技档案管理的信息化建设。随着在人们的日常生活中所扮演的角色越来越重要，计算机网络技术成为加快信息化进程的推动力量，使得科学管理科技档案成为现实，并且在技术上为开发利用科技档案提供了支持，使得科技档案的高效利用成为可能。正在逐渐完善以及改进的网络基础设施建设使得科技档案信息化建设获得硬件方面的支持。而且我国当前针对档案管理的信息化建设出台了相关的政策，为科技档案的信息化管理提供了支持，国家档案局网站的开通，全面推进了我国档案管理的信息化建设，将信息化技术档案管理工作的有效融合加强，使得科技档案管理工作更加便捷高效。

（三）提升服务水平的需要。伴随信息技术的进步、发展，科学研究更加频繁，社会不同行业、领域对科技信息的需求也呈现出不断扩大的趋势，同时对于科技档案质量也有了更高要求。借助信息化建设，能够为科技档案建设需求方提供更加便捷、及时以及实用的信息资源，为科技档案的准确性、真实性有效提升。新形势为提升科技档案管理服务水平提供了更加便捷的条件，借助科技档案信息化建设能够提取、分类科技类信息，满足社会各界对于科技信息的需求，并为后续科技档案的发展奠定良好的基础。

二、科技档案信息化面临的问题

不同于传统纸质档案的储存方式，电子档案为科技档案管理工作提供了极大的便利性。在新形势背景下，很多科研单位逐渐倾向于应用更加先进的管理软件来开展科技档案信息化建设工作。但结合实际情况看，现阶段部分单位的科技档案信息化建设、管理工作还存在着一定的不足，影响科研档案工作的效率和质量。

（一）科技档案管理人员的计算机操作技术有待提升。科技档案管理工作人员与档案管理工作的整体质量以及效率之间具有密不可分的关系，如果科技档案管理工作人员无法对计算机进行操作管理，那么则会对科技档案管理的信息化建设产生严重阻碍。而且一些科技档案管理工作人员无法对网络风险隐患进行有效应对，对于篡改档案信息以及窃取档案信息的情况无法有效预防和及时解决，导致科技档案管理的安全性严重降低，无法正常开展科技档案管理工作，严重影响科技档案管理信息化建设的进程。

（二）科技档案信息化载体存在安全问题。档案业务处理工作在当前的信息化时代背景之下，主要应用的工具则为网络以及计算机，但是在应用计算机这类档案管理工具的过程当中，往往存在一些安全方面的隐患，对科技档案管理工作正常开展产生了影响。由于受到外界或内部各种因素的影响，计算机的硬件可能受到损坏或发生故障，影响正常开展科技档案管理工作，将会导致科技电子档案丢失的情况出现，使得科技档案管理单位在各方面产生较大的损失。如果在科技档案管理工作计算机当中的软件具有缺陷，那么病毒很有可能乘虚而入，最终将导致计算机系统出现瘫痪，大量的科技档案信息丢失。除此之外，还存在一些黑客会对科技档案信息产生破坏，盗取相关的科技档案信息或对其进行破坏，导致科技档案信息管理工作所面临的风险增加。

（三）科技档案管理制度有待完善。当前相关单位在开展科技档案管理工作的过程中，缺乏相对科学以及完善的科技档案储存管理方法，同时也并未建立针对科技档案管理工作的责任制度，缺乏与科技档案管理工作相关的考核激励机制，多年来采用的仍然是民主测评以及年终绩效考核的方式，使得科技档案管理工作人员开展工作时积极性不高，这种情况严重影响科技档案管理工作的整体效率以及质量。如果工作人员在管理档案时心不在焉，会导致科技档案信息录入失误并归总到科技档案管理系统当中，导致在使用这些科技档案信息时出现错误，严重影响对科技档案信息的开发以及利用，对后续工作的正常开展产生不良影响甚至造成损失。

（四）管理手段的先进性有待提升。科技档案是人类智力劳动的产物，能够真实记录科研生产全过程，作为重要的技术来源，是一切重要科技活动形成的文字材料、技术图纸、计算机材料等文件材料转变而来的，特点包括多样性、成套性、专业性以及现实性。传统管理手段很容易对科技档案管理作用发挥造成影响，从而进一步影响科研工作的有效性。另外，科技档案管理模式也有待进一步优化。部分工作人员、管理干部不能充分认识信息建设的重要性，倾向于应用传统管理模式，导致科技档案服务效能不佳，不能契合现阶段社会的需求，影响科技创新的服务工作。虽然一些部门对档案信息化建设有所重视，但工作人员信息管理技能不佳，从而使得一些信息化管理设施没有专门的工作人员管理，不能很好地发挥其作用。

三、新形势下科技档案信息化建设的措施

（一）加强对科技档案管理人员开展培训教育。相关的科技档案管理部门需要对科技档案管理人员加强培训教育，培养更多具有爱岗敬业精神的科技档案管理人员，在单位当中营造良好的爱岗敬业氛围。在开展科技档案管理信息化建设的过程当中，提高科技档案管理工作人员的整体素质以及计算机使用安全意识是至关重要的一项工作。因此，相关科技档案管理单位必须对科技档案管理工作人员开展教育及培训工作，将其责任意识逐渐增强，从而更好地开展科技档案管理工作。科技档案管理工作人员与党和国家以及其他部门的机密文件之间具有密切接触，而且当前信息化技术的发展速度如此之快，在科技档案管理工作过程中对于现代电子技术的应用也逐渐广泛，所以在这种情况下增加了科技档案管理工作人员的保密难度，因此，需要更加严格地要求科技档案管理人员的安全防范意识。相关部门在这种情况下需要认真研究针对科技档案管理工作的相关政策，严格确定科技档案信息资料的保密级别，对计算机技术以及网络技术的加密功能充分应用，加强研究如何提升科技档案信息资源的安全性，从而增强科技档案的安全性以及完整性。科技档案管理单位需要对档案管理工作人员进行积极引导，使其具备良好的职业道德以及坚定的理想信念，在开展科技档案管理工作的过程当中具有高度责任感，从而更好地开展科技档案管理以及科技服务工作，提升科技档案管理工作的整体质量。

（二）健全科技档案信息化机制体制。在科技档案管理单位当中，需要建立规范合理以及科学严谨的科技档案信息化机制体制。首先需要将科技档案责任管理制度健全，管理科技档案的工作人员需要负责自身所管理的信息资料。如果在开展科技档案管理工作时出现安全事故，则可及时将事故的责任明确，并查清出现安全事故的原因，之后需要惩罚相关的科技档案管理工作人员，避免之后出现类似的情况。科技档案管理单位要考核各个部门对责任管理制度的具体落实情况，从而对各个部门的科技档案管理工作进行督促。单位需要建立双重保存制度，虽然在科技档案管理工作中业务信息化技术可以使得档案储存工作更加便利，但是计算机病毒同时会对这些电子档案带来安全隐患，而纸质档案自身具有较强的稳定性且电子档案无法对其进行替换，纸质档案具有法律效力，这一点电子档案有时无法做到。所以科技档案管理单位需要保留原始的纸质档案，从而为科技档案的真实性提供保障，而在日常管理以及应用科技档案信息的过程中则可使用电子档案，因此，对纸质档案和电子档案进行结合使用可以在整体上将科技档案信息的使用效率以及使用质量提升。

（三）加强科技档案信息化管理。科技档案管理单位需要有安全以及稳定的运行环境来开展档案管理工作，在进行具体工作时不仅需要将工作人员的安全意识以及安全管理水平进行提升，而且需要为技术方面的信息安全提供保障。在构建科技档案管理系统时，需要设置身份准入权限，对计算机当中的系统以及信息进行控制，避免相关人员对科技信息进行非法操作。单位需要对科技档案进行加密储存，在查阅科技档案文件时设置为只读模式，不能对科技档案文件进行随意修改，保证科技档案完整。对于科技档案需要定期开展备份工作，将多套科技档案电子备份文件保存，避免科技档案文件丢失。科技档案管理单位对于计算机设备需要定期维护，及时更新网络软件，将科技档案管理设备进行完善，为科技档案储存提供安全的环境，推动科技档案信息化建设的进一步发展。

（四）更新服务理念，拓展信息服务领域。伴随档案信息化建设进一步发展，电子档案的应用也更加广泛，科技档案建设的服务环境、服务领域、服务内容以及服务模式也需要对应的完善、调整。普及电子文件提升了科技档案信息化途径的便捷性，优化信息资源配置，优化科技档案管理工作。科技档案管理人员能够借助科学的管理软件以及管理优势，突破、创新档案信息化建设，对科技档案信息化建设的广度、深度提升，提升信息化建设的服务质量。

四、结语

综上所述，相关工作人员在开展科技档案管理工作的过程中，往往会出现计算机网络操作技术不强的情况，而且科技档案管理单位缺乏相关的科技档案管理制度。因此需要在单位建立完善的科技档案信息化机制体制，做好备份工作，避免科技档案信息资料出现丢失的情况。同时，要提升科技档案管理信息系统的安全性，从而提升科技档案管理工作的整体质量。要树立档案信息化理念、明确科技档案信息化建设、制定细则、制定统一标准、加强人才队伍建设、有效优化新形势下档案信息化管理与建设，使建设档案更好地为各行各业发展服务。