浅谈如何提高党政机关办公室文秘工作的有效性

陈鹏峰

（中共永春县委政法委员会，泉州 362699）

引 言

党政机关办公室文秘工作包括文书工作和秘书工作两大部分，二者互相交融、联系紧密，是党和政府机关日常工作不可或缺的助手。它是实现机关职能的重要方法，能够联系内外、实现机关领导与基层的沟通，是部门间联系的纽带，为机关领导工作起着参谋和协助的作用。党政机关办公室文秘工作如果能够进一步提效增速，那么将会使党政机关办公室的工作发挥更大的作用，对于确保政令畅通、有效履行职责具有十分重要的意义。

一、党政机关办公室文秘工作的意义与原则

办公室文秘工作的意义和内容重在沟通和整理汇总两个方面。在沟通方面主要体现在：遵照各级领导的指示和安排，对党政机关办公室的文件、政令、指示进行传达，包括上下级之间的传达，发挥承上启下的作用；保证党政机关内部与外部之间的联系，达到沟通顺畅的效果；实现各部门之间的交流与沟通，起到纽带的作用。在整理汇总方面主要体现在：将各领导的讲话等经过整理，以文字的形式呈现出来，尽最大可能还原，有理、有据、有节地表达领导本意；在领导需要发言的场合，按照领导交代，准备主题鲜明、内容丰富、思想端正、切合实际情况、语言流畅的讲话稿。综合上述内容，办公室文秘工作人员的速度和能力，直接关系着党政机关办公室的工作效率，只有加速提升文秘工作的水平和专业性，才能使办公室文秘工作得到增效提速的效果，从而为党政机关办公室工作增效提速助力。

办公室文秘工作是一个整体的系统，为了全面有效地实施文秘工作，展现文秘职能，每一位文秘工作人员都要遵循正确、科学的工作原则与要求。办公室文秘工作的原则如下：首先，应当明确职责、工作权限、工作目标与工作任务；其次，在办公室文秘工作中，要分清主次，有条不紊地开展工作；再次，应当科学地安排工作顺序，达到统筹兼顾的效果；最后，文秘工作人员应当忠于职守、安于职分，不可有狐假虎威、借权谋私等违反原则的工作行为。在工作中，办公室文秘工作人员应当放低姿态，与各部门紧密联系、主动接触，在工作中虚心听取大家的意见，充分体现文秘工作人员的管理能力和沟通技能，利用自身专业水平和知识调解各部门之间矛盾，使各部门之间搞好合作，从而带动整个党政机关的工作作风，使大家感受到办公室文秘工作雷厉风行、行之必果、尽职尽责、绝不推诿的优良工作作风。

二、提升党政机关办公室文秘工作时效性策略

文秘工作虽然是一个有机的整体，但是这个整体却是由各种分门别类的碎片化事件组合而成的，造成了文秘工作的琐碎性和时间的不连续性。因此，工作人员每天要经过多种碎片化工作拼接，花费大量时间处理各种事务性工作。只有想方设法提升党政机关办公室文秘工作的时效性，减少工作中不必要的纷扰，才能使办公室文秘工作成为党政机关办公的好帮手，充分发挥办公室文秘工作的重要性。党和政府组织在工作中产生的重要观点、工作决定，要经过党政机关办公室文秘工作部门的汇总整理，形成文字资料，进行传达和收藏，因此办公室文秘工作部门是机关中的重要参谋部门。党政机关在进行工作视察、科学调研、参加主持各类会议后，都需要文秘工作人员把这些内容转换成书面资料交由各部门学习和存档。这些工作内容就决定了文秘工作具有从事大量的文字工作、修改或草拟文稿内容的工作特性。为了提升党政机关办公室文秘工作的时效性，应当对工作人员的能力提出高要求，在保证工作质量的同时，科学地安排工作程序，以此来提高工作效率。同时，要使办公室文秘工作以党政工作为中心，培养大批思想端正、能力超群的工作人员。

（一）积极进行文秘专业培训

在任何工作岗位上，我们都应当秉承着一种“生命不息，学习不止”的劲头，办公室文秘工作更是如此。如果想要有效提高办公室文秘工作水平，就应当时刻不忘充实自己、学习专业知识、提高写作能力，这样才能将文秘工作做得更加完美。首先，党政机关是党和政府的办公部门，在此工作的文秘工作人员应当熟悉党规党史，学习我党光辉历史，对机关内各项规章制度了然于心，高标准要求自己，遵守各项工作制度，保证办公室文秘工作的规范性和科学性。其次，在日常工作中，定期展开工作交流活动，整理日常工作心得体会，收集疑难问题，对未来的文秘工作展开畅想。可以评比办公室文秘优秀人才，邀请文秘工作方面的专家进行点评，促进办公室文秘工作人员的工作积极性和责任心，将文秘工作用这种方式推上新的台阶。最后，文秘工作的工作特点决定了工作中专业技能的特殊性和不断更新性。因此，要逐步进行文秘专业培训活动，内容包括但不限于电脑办公软件的实际应用、公文写作水平的培训、良好的口语表达能力、优秀的文字表达能力、组织与管理能力、沟通与协调能力等。以电脑办公软件的实际应用为例，不仅要掌握Office中的Word、Excel等，还要能制作界面颜色搭配合适、内容简洁明了的PPT，用文字、图形、色彩及动画的方式，改变需要阐述内容的枯燥、单一、固定模式，将需要表述的内容直观、形象地展示给观众，让观众对你要表达的意思印象深刻，从而提升文秘工作的效率和质量。由以上几点可以看出，专业的技能培训可以切实提高文秘工作人员的职业素养和综合能力。

（二）通过日常工作增强工作效率

工作效率的增强，是党政机关办公室文秘工作时效性增长的最佳途径。办公室文秘工作具有辅助性、多样性、服务性、从属性、灵活性等特点，日常工作冗杂繁多，浪费了工作人员大量的宝贵时间，却仍然忙碌不停，缺少效率。因此，如果能够科学地理顺文秘工作的顺序，建立轻重缓急的事件分层机制，就可以找到增强日常工作效率的有效途径。第一，建立一目了然的明晰台账，使文秘工作人员对日常工作做一个顺序排列，根据事件的轻重缓急进行处理，避免冗杂的工作扰乱工作思路，带来不必要的失误。文秘工作人员在日常琐碎冗长的工作中，常常感到手足无措、思绪杂乱，没有适合自己的清晰的工作思路。建立台账可以有效避免这种情况。台账是通过表格、图标、色块等方式，建立各个事件之间的脉络联系和发展动向，将表面看起来杂乱无章的各类事件推向有序化的过程，能够提高工作的效率。如今，电脑日渐普及，办公自动化不断发展，文秘工作人员应当与时俱进，不断学习利用相关的管理软件，用适合自己的方式建立工作台账，在工作中注意数据的更新替换，如此才能将台账制度充分运用到日常工作中来。第二，追根溯源，处理特殊事务。日常工作中，文秘工作人员主要处理一些常规事务，有规可循、有据可依，这样的事务通常可以比较迅速地完成。但是，偶尔会有一些特殊事务的处理，给日常工作带来困难，影响工作效率，浪费工作时间。在处理这类事务的时候，要学会触类旁通，通过与类型相近的事务进行对比，找到合适的解决方案，充分领会领导的思想意图，完成工作任务。例如，在工作中，将领导实际调研得到的多种信息资料，经过整理汇总分析，采用南丁格尔玫瑰图这种清晰、明了的圆形直方图的形式，代替死板枯燥的统计报表，使得资料统计的结果更加让人印象深刻。领导调研后参照南丁格尔玫瑰图就能够对调研结果做出准确判断，从而制定有针对性的策略，如此更能体现办公室文秘工作人员职责的重要性。第三，在办公室文秘工作中，不仅要埋头苦干，还要“抬头看路”。因为埋头苦干可以淬炼作风，抬头看路能够提升能力。由此可见，办公室文秘工作人员应当注意日常工作的总结，整理工作经验，提升工作能力。提高党政机关办公室文秘工作的有效性，必须时刻对做过的工作进行分类整理，总结工作经验，这样才能在领导做决策时为其提供资料和数据，使领导能够高效决策，发挥助手的作用。

（三）增强文秘工作人员的服务意识

文秘工作人员在党政机关中首先是为广大工作人员提供服务的，因此在日常工作中需要增强文秘工作人员的服务意识，不仅要积极为机关内部人员提供服务，更要端正态度，做好为广大人民群众服务的准备。党政机关，从狭义上来说，仅仅指代中国共产党机关和国家行政机关。从广义上来说，包括党的机关、人大常委会机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关，也包括各级党政机关派出机构、直属事业单位及工会、共青团、妇联等人民团体。因此，党政机关办公室文秘工作人员应当遵守单位、本行业职业道德规范及各项规章制度、纪律要求，在其位、谋其职、尽其责。尤其对于一名党政机关工作人员来说，一定要强化党员的榜样作用，自觉遵守规章制度和组织纪律，在工作中服从分配安排，在思想上和党的意志保持一致。在日常工作中不断反思自己，增强自己的工作能力和学习能力，通过良好的工作表现来实现自己的人生价值。在为各部门服务的工作中，不断增强沟通协调能力，提升整体工作效率，改进工作作风，更好地为人民服务，推动社会发展。在工作中要体现服务的意识，首先，应当带着责任感去完成工作。责任感是一个人的思想素质、精神境界、职业道德的综合反映，一个人有责任感，就有积极主动的态度、深入扎实的作风、认真负责的精神，就有不甘落后的志气、百折不挠的勇气和奋力开拓的锐气，这样才能充分体现为他人服务的意识。其次，要带着激情去工作。激情是吹动船帆的风，没有风，船就不能行驶；激情是工作的动力，没有动力，工作就难以有起色。如同灵感可以催生不朽的艺术，激情能够创造不凡的业绩。再次，要带着感恩去工作。在工作中保持正确的心态至关重要，要不断学会以感激的心态对待工作、对待他人、对待组织。只要你用感恩的态度对待别人，别人就能给你关心和帮助、支持和鼓励，你才能在美好的工作环境中努力学习工作，为他人提供高效的服务。最后，在工作中为他人服务，就是要带着清醒的服务意识去工作。实践经验表明，只有始终保持头脑清醒的人，才能不断取得成绩、获得成功，才能顺利成长、日臻成熟。所以，只有增强文秘工作人员的服务意识，把全心全意为人民服务作为做好工作的宗旨，才能提高党政机关办公室文秘工作的时效性

（四）党政机关办公室文秘工作的职业道德要求

我国党政机关工作的不断提高和推进，使得办公室文秘工作的职业道德要求不断提升，主要有以下几点。第一，服从领导，做好参谋。领导工作的正常开展离不开办公室文秘工作的密切配合。只有在平凡、冗杂、烦琐的日常工作中，每天理顺思路、把握事务的轻重缓急、将零碎的资料分门别类地整理妥当、归类整齐，才能在日常工作的进行中真正贴近领导思想，协助领导工作，实现办公室文秘工作的重要作用。文秘工作人员可以先将全年的各类工作分为机关外服务工作与机关内服务工作。再将数量多、类别杂乱的机关内服务工作进行细分，使用提纲挈领的方法，整理出一般、较重要、重要、特别重要的几个类别，如此方便归纳总结，制成语言流畅、思路清晰、有的放矢的书面文稿，对完成后的工作进行经验总结、错误整理，递交给领导，为今后的工作做好准备。只有这样才可以使办公室文秘工作见微知著，实现参考价值。第二，谦虚谨慎、办事公道、服务热情。谦虚谨慎，在办公室文秘工作中是最重要的道德要求，文秘工作人员不能因为能够时刻接触到领导而产生高傲自大、唯我独尊的毛病，要有认真严谨、团结务实、用心服务的优良工作作风。在对外工作中，文秘工作面对的是人民群众，更要做到对领导和群众平等对待，不能因人而异，看职位办事。文秘工作人员只有秉持公道、正义，才能胸怀宽广，对群众和领导一视同仁，把为群众服务当成自己的光荣职责。第三，遵纪守法，廉洁奉公。办公室文秘工作的特殊性，使得文秘工作人员有更多机会接触到领导，所以只有时刻遵守“遵纪守法、廉洁奉公”的准则，才不会出现假借领导的名义进行吃拿卡要、借权谋私、狐假虎威等不正当情况，给党和政府蒙羞、给领导抹黑、使人民群众失望。遵纪守法，廉洁奉公，要求文秘工作人员在工作中坚持原则，不搞利益互换、不搞特殊对待、不搞任人唯亲等无原则事件。而以国家、人民利益为最高标准，努力奉献自己，在文秘岗位上不停发光发热，不为各种糖衣炮弹所腐蚀，不为利益所吸引，以自己的实际工作来抗击、抵制各种不正之风，坚持以浩然之气坦荡于世。

结 语

综上所述，办公室文秘工作在党政机关工作中发挥着十分重要的作用，能够对文秘工作进行提速增效具有十分重要的意义。这样才能确保党政机关工作中政令畅通、传达迅速，各部门之间进行有效的沟通，减少各种误会和矛盾的发生，提高党政机关的整体工作效率。根据文秘工作的特殊性和多样性，从事文秘工作的人员应当与时俱进，定期进行专业学习、技能培训。只有使自己时刻保持思维清晰、政治正确、立场鲜明、专业过硬的工作素质，才能提高党政机关办公室文秘工作的有效性，协助领导将党政机关办公室的工作全面、高效地展开。