培育壮大新时代信息化基层档案建设

2022-11-14李洁

活力 2022年5期

李洁

（江苏省连云港市赣榆区宋庄镇人民政府，连云港 222100）

前言

城镇发展的早期，基层的农村档案工作在制度、管理等方面存在不足，在一定程度上影响了基层的规划建设。

首先，早年间村干部的文化大多在中小学水平，普遍较低，对档案的重要性认识不清，没有设立专门的档案室和档案员，档案室大多是多室共用，且兼职档案员没有经过系统的档案培训，档案存放不准确。其次，档案规章制度不健全，存不存档没有制度可循。对于档案的调阅，没有制度也没有手续，容易发生档案随意拿取，且调取后不归还的现象，造成了原件遗失等问题。再次，档案存放不当。部门档案随意存放，与村务其他材料混合一起。同时没有分长期短期等分类，且档案室潮湿，导致档案损坏。最后，照片档案不全。早期档案存放仅仅为纸质文件材料，相对单一，对当时珍贵的照片没有及时存放，致使照片档案寥寥无几。

一、培育壮大新时代基层档案建设，要织密档案管理的规范之网

（一）严格档案守法的标准

档案守法是建设社会主义法治不可或缺的一部分。做好档案守法首先是要健全档案的规章制度，实现制度管档、制度归档。规范档案收集、制定档案查询规章制度，明确档案管理条款，确定档案员职责，做到专人专岗专档，制度明确、档案规范。在档案守法上下功夫，做好归档。档案要整齐划一，统一标准。档案盒子的标签、目录要统一，按照存档的时间、文件的性质，做到按序归放。同时，为了做好纸质档案的存放，档案室严格按照要求进行检查、清扫。特别是永久档案，具有极高的档案价值，一定要认真对待，切实做到“档案永久存放不变样”。档案调取要实行领导签字单制度，对所借阅的档案实行分管领导签字，在分管领导同意后，档案员见单调取。没有签字单，就一律不能调取、查阅档案。

（二）激发人人参与的热情

基层政府工作的各部门职能有重叠。

一是明确村级档案主体责任。基层档案和各村级档案要进行整合。村级档案的管理不完善、制度不规范，在为基层谋划方便时不能发挥借鉴作用，就会直接影响城乡发展的步伐。为此，村级档案应该以村村支部和村委会为抓手，健全领导的责任制度，以村支部书记为档案的主要负责人，设立专门的档案工作人员，每年的档案年审由村支部书记签字把关，确保应存尽存、应收尽收、应归尽归。二是各村级确定一名专职或兼职档案工作人员，定期参加档案培训，提高工作技能。镇级档案由各科室的档案联络员统一收集，每季度的月末统一交给镇档案室。每季末出档案提交先进科室名单，对没有提交档案的村，通报相关科室。三是建立考核机制，将各科室及各村档案纳入年底考核，计分考核，定期交档留存加分，反之扣分，将考核与奖励挂钩，激励工作积极性。四是建立追责机制。借取的档案一定要有签字单，每一个签字单对应一份档案复印件，外借档案大多使用复印件，如必要情况使用原件，需要档案员全程陪同，借阅后由档案员带回，确保档案不丢失、不泄露。对不归还或者丢失档案的人，依法追责。

（三）把好档案分类的环节

基层面向群众，各部门分工较多，所以档案种类繁多，因此做好档案分类工作是档案收集工作的前提条件。根据档案的保存年限分类，可以分成十年期、三十年期和永久档案。根据档案的形式分类，按照部分不同，可以分成党群组宣、政府发文、纪检等档案。根据档案的种类，可以分成组宣档案、纪检档案、规建档案等。各职能部门档案要及时保存并归档。例如，党建部门的人事档案、宣传部门的照片档案、政府职能部门的发文等重要材料，要及时上交档案室存档。在基层各部门、村级档案工作人员，按照应交的档案清单，一年接着一年留存档案，坚持不走样、不变形，年底归档，逐年完善。

二、培育壮大新时代基层档案建设，要永葆档案管理的初心之问

（一）永葆细心，坚持细处着眼

“欲要看究竟，处处细留心。”档案收集是否齐全、是否规范直接影响档案后期的归档工作是否有效。比如，组织档案，涉及干部的个人档案，直接影响个人的职业薪级评定。又如，规建档案，涉及土地的性质、建筑图纸、审计材料等，直接影响规划建设的基层档案资料。因此，档案工作是基层新农村建设的“风向标”。有了前期档案的指引，才能提高新农村建设的效率和质量。但是，实际上很多村级档案都是分类错乱、无序无章的。杂乱无章是基层档案的问题症结。要解开症结，需要基层档案员认真对待每一份文件，哪怕是一张图纸，都要入心入脑，认真归类、细心存放。天下大事，必作于细。细心细致是档案工作员应有的态度。前人只有严谨查对档案，后人才能通过档案获得无形的财富和有形的帮助。

（二）永葆耐心，注重小处着手

档案员的工作是认真整理档案，而整理档案的工作是一项枯燥、机械的工作。刚进入档案工作的年轻的同志，可能会缺乏耐心。但是只要沉住气、耐得住，就能从一张张小小档案中寻到前人的建设足迹，看到城镇发展的变化，找到历史和时间的记录。因此，基层档案工作要有耐心，只有具备“咬定青山不放松”的韧劲，坚持十年如一日地整理档案，才能在整理档案中找到乐趣。进行档案工作也要有方法，特别是村级档案，在无头绪的时候，可以学习先进单位的档案整理，现场观摩，记下要点和归档要求。村级档案工作人员要相互学习，相互观摩，相互提高。档案整理的重点工作之一是目录。一份优秀的档案，目录细致、分类清晰。在档案目录的制定中要注意格式统一、要求一致、页码对应、分类存放。清楚的目录有助于提高档案查档的效率，特别是陈年档案及内容较多的档案。档案管理工作也是一项具有挑战性的工作，在工作态度上要挑战自己的细心，在工作技能上要挑战自己的技能。

（三）永葆恒心，倡导实处着力

平时，各基层单位工作认真投入，留下很多珍贵的档案资料。但是，珍贵的档案资料如果不存入档案，而是由各科室保管，经过时间的流逝，也可能会使档案丢失。那么，各基层单位的工作业绩就可能被忽视，特别是奖牌类的档案的存放。比如，一些信访单位获得省级、市级优秀信访先进单位，但是因为没有及时存档，或因单位科室的更换导致奖牌遗失，则会影响基层单位的考评。因此，各基层单位要及时上交各种档案材料。为了保证各基层单位档案及时存放，档案室定期召开档案培训会，告知存档的档案内容，方便各基层单位平时留意存放。同时，档案室列出档案清单，各基层单位按照清单及时上交存放。基层单位的主要负责人要积极督促档案管理靠前服务、超前建档、规范整理，明确专人做好档案接收进馆工作，保证存档的内容完整，且客观记录真实情况，明确档案员对档案负责。凡是进档的档案，由档案员审查签字，并对以往的档案每年进行年检，让档案安全有效地发挥作用。

三、培育壮大新时代基层档案建设，要筑牢档案管理的立身之本

（一）解放思想，加快档案发展

基层档案工作应顺势而为。新时代，机遇与困难并存。新时代档案在于抓住机遇，有了机遇就有了主动权。首先，提高档案的思想认识。任何工作都要坚持党的领导，在党的领导下深刻贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，用改革创新的思想做好基层档案工作。特别是科技信息发展迅速，在大数据的基础上做好档案工作。用大数据分析各类档案的存放。同时备份电子档案，防止纸质档案的损坏。建立信息化提醒档案时间周期的更换，对于十年到期应该更换到三十周期的档案设置电脑自动提示，提高档案工作效率。

（二）把握新要求，推动精准服务

基层档案的建设是为新农村建设提供资料服务的，而新农村建设是为了服务广大的人民群众。因此，做好基层档案建设，要时刻围绕以人民为中心。只有精准存档，才能精准服务。在基层档案工作中，要切实将人民关心的民生大事作为存档的大事记。民生实事方面，涉及民政、党建、组织、宣传、规建等各个方面的重要资料都要及时存档。在基层档案服务中存在的问题，要及时对接，做到问题导向，对症解决，促使档案在扶贫上发力，用脱贫的档案资料见证新时代的农村建设。要促使档案在基层文化上发力，挖掘村史，用档案资料见证文化基层建设。适应新常态，需要久久为功，基层档案工作任重道远。档案工作需要朝夕积累，只有每日坚持，做好档案的基本功，才能实现档案的价值。目前，基层档案工作的很多制度不规范，人员不到位且专业知识不够，做好新时代档案工作，要破旧推新，充分调动基层镇村的积极性、主动性和创造性，推动新时代基层档案建设需要科学把握基层差异性，注重地域特色，规划先行、精准施策。

（三）适应新常态，需要久久为功

档案工作需要长时间的坚持和积累。改革开放以来，镇村发生着巨大的变化。镇村的基层设施发生着变化、风土人情发生着变化、乡村文明发生着变化，这些变化需要档案资料佐证。随着时代的变迁，当后人看到今天的变化，追溯前人的努力，通过档案就可以找到足迹。目前，档案工作科技信息仍处在初期阶段，档案建设工作构建良好的信息平台，有助于推进大数据档案。加强档案数字软件提升，为档案信息化提供软件支撑，推动科技化、数字化、信息化的镇村档案，绘制基层档案新时代发展的美好蓝图。

四、培育壮大新时代基层档案建设，要搭建档案管理的探索之路

（一）在分类施策上下功夫

各村的村情村貌不同，因此要因地制宜地开展村级档案工作。根据地域特性，有产业的村级，可以编写产业的发展史，用档案的形式，展示村级产业由小到大的成长过程。有乡贤的村级，可以将乡贤的主要事迹展现出来，举办乡贤展、乡贤文化演出等，用档案的形式见证村级文明程度的提高。有地域特色的村级，可以编写村级旅游宣传手册，制作宣传片，在倡导旅游产业的同时，加大对家乡的对外宣传，用影像资料记录地方的特色发展。先做好档案的分类，然后做好档案的收集工作，最后做好排序、装订、归档等工序。这就要求档案管理人员必须以高度的责任感做到精益求精、严谨细致，确保工作不出差错、不出纰漏。

（二）在先进典型上下功夫

要照好先进典型的“镜子”。由乡镇机关档案科室牵头开展档案工作服务创新活动，在各村中推出一批建立农民需求档案，为农民致富服务的典型。在村级档案中比学赶超，镇政府组织开展先进档案单位、优秀档案个人等活动。通过评选先进，展示先进的活动事迹，用档案记录地方经济发展、文明程度提高，使得村级档案资源更丰富。每年评选先进人物事迹的先进典型，为广大档案队伍树立起“最美标杆”，选树先进典型，营造浓厚的档案学习氛围，丰富档案工作知识阅历，弘扬为民服务的精神，推动档案干部竞相磨炼技能，让新时代档案在基层落地开花。

（三）在搭建平台上下功夫

搭建“档案惠民平台”，村级档案要利用村内“三务”公开栏、电子显示屏等宣传工具，通过多种形式公布致富信息和有关农民致富的方针、政策等。档案服务要以村民的实际需求为出发点。档案服务的最终受益者是广大村民，要本着一切为了群众的主旨思想做好涉及村民的农村合作医疗、农村养老保险、党员发展、扶贫等档案资料的及时存档归纳，充分发挥档案服务新农村的辅助作用，从带领群众发家致富奔小康。

（四）在信息档案上下功夫

随着互联网的快速发展，传统的纸质档案已经跟不上互联网发展的步伐。因此，建立系统信息化档案体系势在必行。互联网搭建档案新平台，以数字档案为前提，实现档案收集、档案检索、档案编撰。通过建立系统化数字档案，实现软件搜索档案，提高档案检索效率，同时也实现了纸质档案和电子档案同步保存。通过各个不同业务的窗口，了解不同窗口的业务，从而为档案业务分类提供依据。例如：通过窗口可以查看电子文书档案、历年的政府发文、历年的政府大事记等；当然，也可以查看电子视频档案，如历年的宣传片、有纪念主题的文艺晚会等。

五、培育壮大新时代基层档案建设，要紧筑档案管理的共治之墙

（一）守口如瓶做好档案

档案见证了一个地方的经济发展之道、人口增长之路，里面也涉及一些保密档案。因此，负责档案的工作人员必须有守口如瓶的态度来对待档案。做到对不能说的档案，不乱说。之前，农村档案管理不到位、档案室简陋、档案随意存放、随意拿取。所有调阅查档的人员都要严格手续，凡是通过旁敲侧击，想获取档案内部资料的不正之人，都要断然拒绝，做到客观存档。

（二）火眼金睛做好档案

基层档案涉及乡镇的方方面面，门类众多、材料杂乱，因此档案归类是重点。在分类挑拣档案的时候，要擦亮眼睛，做到细节着力。要想小处发力，就要做到业务知识熟练。做好镇村档案，需要有丰富的基层档案经验。根据实际情况，分类镇村档案。例如：贫困村要做好脱贫档案及扶贫档案存档，富强先进村要做好致富档案及经济发展档案存档，文明村要做好本地文明提升档案存档。