新时期国企人事档案管理人员职业素质现状及培养模式路径

邓 茜

（中铁广州工程局集团有限公司，广州 511459）

引 言

企业的快速发展往往需要以人力资源作为支撑，因此，相关管理工作就显得尤为重要，而人力档案管理工作是其中最重要的版块。其全面记录了单位员工的家庭情况、任职经历、薪资待遇、学习经历等真实情况，这些全面且详细的记录可以作为部门用人的考评参考，会直接影响员工的升职、岗位调整等。本文在了解具体工作情况的情况下，对具体问题做具体分析，结合现状给出可落实的具体方法。

一、性质和特点

（一）真实性

企业人事档案管理不同于一般工作，这主要是因为相关内容记录的通常都是人员在入职后的详细资料，因此可以直接作为企业在相关人事调整过程当中选人、用人、岗位调整这几个重要内容的真实参考依据，而真实性则是其重要标志之一。因此在对于档案的资料记录过程当中必须做到记载内容详细且真实可靠，严禁使用任何方法去修改、篡改甚至是虚假记录。如果人事档案无法确保真实性，就直接违背了人力资源管理工作的工作性质，同时也会直接影响企业的人员管理工作，甚至是企业接下来的发展趋势。

（二）涉密性

由于人事档案的内容记载往往会会涉及诸多员工的个人信息、隐私等重要信息和数据，所以根据这一特点可以分析出档案是具有极强的秘密性质的，原则上只能由人事部管理封存，只有相关工作人员可以看到且要做好保密工作，任何人都不得以任何借口和缘由去随意泄露他人的隐私，更不能私自保存他人信息。

（三）全面性

人事档案必须做到如实且全面地记录员工的全部情况，包括员工具体的家庭情况、入职经历、学习经历、工资待遇、岗位晋升、荣誉奖励等，这代表了员工在企业的全部个人成长历程。

（四）动态性

人事档案要及时更新，确保人事档案的历程和员工在公司的实际历程做到一致，员工的离职、调离、晋升等都要及时更新，其中会涉及工资待遇、员工履历等内容，如果做不到员工在职期间的档案更新，人事档案工作就直接丧失了自身的作用和价值。

（五）服务性

人事档案管理工作要为人力资源的开发管理工作服务，也要为企业的用人、选人提供重要的参考，不断为企业的发展服务，帮助企业实现可持续发展并紧跟时代的发展步伐。

二、国企人事档案管理工作的现状

随着当前经济的不断发展，传统的人事档案管理方式已经逐渐跟不上时代的发展需求。管理人员的管理理念过于落后，相关人员不重视人事档案管理工作，没有意识到人事档案工作的重要性，因此逐渐出现很多问题，具体分析如下。

（一）重视程度不足

思维决定行为。当前，部分管理者对于人事档案管理工作的重视度不高，认为人事档案工作就是一项没有任何技术含量的工作，只是简单地保存记录，没有什么要求和标准。由于对相关工作内容的重要性和其内容存在不正确的认知，缺乏足够的重视，并且在实际工作当中对其投入时间过少。另外，企业选择的管理人员也比较随意，同时对管理的方式方面也存在着严重的重视程度不足现象。

还有部分管理者认为这项工作不能直接产生经济价值，所以本着经济效益最大化的理念，不重视人事档案管理工作，很多管理方式过于形式化。在进行人事记载的工作中容易忽视员工信息的全面性，对许多内容用三两句语言简单概括，如工作经历、学习经历等，严重影响了员工人事档案记载的真实性和全面性，也影响了企业在用人、选人中的参考依据，更影响了员工个人今后的晋升甚至是退休等人生重要环节，对各个方面都产生了较大的负面影响，威胁长远发展。

（二）人员水平参差不齐

部分管理者对该项工作的不重视，导致管理基础比较薄弱，且未严格按照相关的标准去执行，而且很多内部的相关管理人员，其实并不是专职人员的现象，他们可能身兼数职，在工作中并不能全身心的投入相关工作当中，有时甚至一个人负责上千人的人事档案管理，这会导致因个人管理精力有限，在人事档案中不能做到及时记载、及时更新等情况，无法为企业提供服务。

同样，人事档案管理工作还是一项政治性、专业性，以及对于思想觉悟等要求都比较强的工作，很多人员并不具备较高的职业素养和专业水平。再加上当下的企业管理人员流动性强、岗位调动频繁等，企业在用人中并没有做系统的培训，会加剧人事档案管理人员专业素养不高的情况，从而产生一定的负面影响：一是对个人的工作职责认识不清楚，只是简单地认为档案不丢失就可以；二是缺乏个人工作的系统培训，导致个人对人事档案管理工作的专业知识一无所知。因此，这些问题都会导致企业的人事档案管理工作一直停留在原地，无法充分发挥其在企业中的价值。

（三）企业人事档案利用方式单一

人事档案是为企业和个人服务的。在人事档案管理工作中，对人事档案的保护、详细记载、资料整理、记载更新等工作都是为企业用人服务的，其可以为企业提供需要的员工信息。

结合目前企业的实际使用情况来看，大部分企业对于人事档案的利用方式过于单一，受传统的人事档案管理观念和管理方式的影响较大，只有在以下情况才会去使用人事档案做参考：一是员工晋级晋升的时候，部门组织人事工作人员对员工的档案信息进行查阅参考，核查员工的工作经历、员工入职信息等来看是否符合任职条件；二是在工作中办理具体事务需要确认某一项信息时，才会查阅员工的人事档案。

（四）管理方式落后

企业跟随时代的发展在不断前进，对企业各部门的工作提出了更高的要求，因此人力资源管理的方式也在进行大变革，对人事档案信息建设的要求也在逐渐提高。但是，目前大部分企业的实际工作中经常存在相关信息化程度比较低，还没有完全建立专业的信息化理念，且工作过程依然停留在使用纸质版、人工化的方式来记录的阶段，人事档案管理人员对人事档案进行手动翻阅，对纸质版档案进行整理保存，并没有配备电子信息化管理的软件，也没有建立电子化的档案，不仅加重了管理人员的工作量，浪费其工作精力，更降低了企业的工作效率和工作质量。

采用人工化的方式去做人事档案管理工作，虽然纸质版的档案资料可以对信息存根进行更好的保存，有利于保证人事档案的真实性和安全性，但是在实际操作中会出现很多问题，如查阅不方便、维护成本比较高等，而且这种人工化的方式无法满足企业对人事档案管理的发展需求，不仅造成人事档案价值低下，也导致企业人力资源部门工作的资源浪费，极大地降低了部门工作效率和工作质量。

三、优化企业人事档案管理的路径

因为传统的管理理念和方式已经无法满足企业需求和时代要求，所以国有企业应该在时代发展下快速改变企业管理观念，及时更新工作管理方式，不断优化人事档案管理工作的路径，来不断满足企业对人事档案工作的需求，使企业更好发展，以适应时代发展的趋势。

（一）增强管理意识

在进行相关工作时，需要加强对该工作的重视程度，要充分发挥带头作用，主动引导人员去学习相关专业知识，同时积极跟随时代和企业的发展需求，帮助相关人员充分认识到这项工作在企业未来的发展当中存在的重要作用，从而帮助管理人员增强人事档案管理的意识，及时转变传统人事档案工作的理念和工作方式，并在管理中寻求创新，全力争取在企业中将人事档案管理工作的效用发挥到最大值。

同时，员工的人事档案与自身的利益息息相关，所以对员工自身来说非常重要。因此，在人力档案管理工作中需要让员工重视个人档案信息的填写，并及时将填写后的信息交于管理人员手中，要用认真负责的态度积极配合人事档案管理人员，让人事档案在员工的个人成长历程中充分发挥真正的作用和价值。

（二）提高人员专业素质

首先，管理者应该设置高标准、严要求的用人标准，在用人、选人方面有清晰的条件要求，并且严格按照国家对于人事档案部门的人员配置要求和标准去执行。比如，人事档案管理人员必须是中共党员就是一大硬性条件。制定人事档案管理的数量标准，如人事档案册数在1000册以上时必须专人专岗专管，管理人员还需要具备专业的档案管理水平，为工作效率的提高和达成预期的工作目标做好铺垫。

其次，人事档案管理人员的工作责任心也是重中之重。要提升人员的政治素养和专业水平，真正认识到这项工作对于员工个人的未来规划，以及企业的决策所具备的重要价值，因此，对于该岗位员工一定要重视培养其对档案工作严肃性和纪律性的正确认识。严格要求员工将人事档案管理工作看成一项政治工作，一定要秉承安全原则及保密原则。企业还要加强对员工的人事档案管理专业知识的培训，加大培训力度，不断组织人员进行交流学习，不断强化其专业能力，提高其专业水平，从而增强员工的专业技能和专业素养。

最后，要加强管理工作的开展力度，不断完善专业制度，扎实做好基础工作内容，为人力资源管理工作做好基础服务。在日常工作中严格按照管理制度去落实各项工作，如日常的翻阅检查，借阅时落实审批手续和签字手续，及时归回各档案，保持档案的真实性和完整性，等等。

（三）丰富人事档案的利用方式

人事档案对企业的发展有着必不可少的作用，也对人力资源的开发管理有着巨大的意义，所以应该打破当下被动式利用且利用率极其低下的情况。要在保证人事档案真实性的前提下，尽可能丰富其利用方式。在企业人力资源管理中，人事档案的建立需要将人事档案的信息作为基础，使用现代化的信息技术将人事档案信息电子化，为企业人力资源管理的相关抉择提供重要的参考依据。例如，企业为了发展需要不断建立人才培养体系，人才培养体系的建立就需要人才核心信息的记载和信息保存，为企业的人才培养提供可参考的重要信息，在人事档案信息里详细记录员工的年龄、学历、学习经历、性格特点、擅长点等，不仅可以为企业的人才培养提供参考，也可以为企业的招聘提供方向。

（四）加强人事档案电子化

企业应及时跟上时代的发展需求，使用电子化信息技术将企业的人事档案电子化，对纸质版的档案信息做电子化扫描，将纸质版信息中的图像都转化成数字文本和图像。电子化档案信息的优势就是无法被篡改，不仅可以节省成本，并且进一步保证了档案信息的完整性，也极大程度地提高了工作效率。

只有不断地加强信息化的应用力度，最终才能够使得人事档案真正为企业创造更大的价值。一是建立信息化管理系统，通过有效、专业的系统作为支持，使用当下的信息化技术建立融采集、导入、分类、整合为一体的系统，为管理工作者来搭建一个动态、全面且安全的信息平台，实现企业的人事档案电子化。二是不断优化信息管理系统，保证其可以及时跟上时代的发展步伐，要安排专业的技术操作人员定期对信息管理系统进行维护，防止系统崩溃及被黑客攻击的现象发生，从而导致信息丢失或者机密信息泄露。三是加强信息化系统的安全管理，保证信息化系统的安全使用。一方面防止被黑客攻击或者系统无法正常运行产生损失，另一方面要规范管理人员的操作，各级别对于信息的获取都要有限制，保护信息安全，全面确保员工信息的私密性。

结 语

综上所述，人事档案管理工作对人力资源管理的开发具有重大意义，也对企业的飞速发展有重要的作用。本文主要对人事档案管理工作的现状进行了逐一分析，并从企业自身实际情况出发，提出了切实可行的措施：一是加强人事档案管理工作的意识，不断提升员工对档案管理工作的重视度；二是不断提升人事档案管理工作人员的专业素养；三是不断丰富人事档案的利用方式来发挥其最大价值；四是建立人事档案管理信息系统，不断加强人事档案信息电子化。只有不断加强人事档案管理工作，才能使其不断为企业服务，使企业稳步发展并紧跟时代的发展趋势和需求。