事业单位档案管理创新与服务模式改革研究

2022-11-13王艳

大众投资指南 2022年26期

王艳

（山东省单县人力资源和社会保障局，山东菏泽 274300）

尽管新时代对事业单位人事档案的管理提出了更高的要求，但一些事业单位仍然以自己的思维方式看待归档工作。档案人才发展跟不上档案工作的要求和节奏。时代演进，档案管理工作无法打开。要解决这个通病，就必须从唯心主义的根源入手。然后，部门领导和档案管理员可以组织档案管理系统、档案基础设施、档案收集和识别、档案人员培训等。从一个方面入手，全面解决。传统的文件管理方式已经不适应当今快速发展的信息社会，无法满足人们高效记录信息的需求，文件管理方式的优化提升迫在眉睫。事业单位要召开档案工作专题会议，在全部门宣传档案管理工作的重要性，提高事业单位内全体员工的思想意识，调动档案管理人员的积极性。档案的科学利用直接影响本单位的工作。档案管理具有高度的专业性和技术性，高技能的员工。

一、档案管理创新与服务模式改革的必要性

社会在不断发展，制度也在不断发展，导致与制度工作相关的内容更加复杂。特别是档案管理的整体内容涉及很多因素，因此事业单位不断地执行档案管理任务。创新服务模式改革成效显著。在信息技术快速发展的背景下，事业单位与时俱进，运用成熟合理的管理理念和模式，进一步深化档案管理改革。知情的档案管理和服务模式是事业单位长远发展的必然选择，严格来说，在事业单位管理档案时，档案管理员是适合实际情况的正确方法，应该采用档案管理员来加强档案管理。可以保证这种现代技术的应用，以确保事业单位的持续发展和进步。

二、事业单位档案管理的创新重要性

（一）符合时代要求

每个时代都有自己的特点，信息时代也不例外。在这个时代的情况下，大量的文件肯定更容易管理。现有的管理方法比较陈旧，受人为因素影响较大。为了改变这种情况，在这些情况下引入信息技术。在信息时代，档案信息平台和技术可以大大提高工作效率，而不是人工操作。如今，档案更加可靠和完整，为各个组织单位应对信息时代的挑战提供了可靠的支持。

（二）档案管理标准化

组织内部没有有效的管理模式，因为在文件管理过程中经常发生非法活动。信息技术的应用有助于形成和发展新模式，最大限度地减少人为因素的影响，显著降低管理难度。为了完成这项复杂的质量保证任务，档案管理员必须根据系统要求执行其功能。当然，一个过程来达到这个目标。首先，信息技术和档案管理没有充分融合，没有充分利用技术。其次，多边努力加快了整合步伐，并淘汰了档案管理员。在努力工作中，进一步发展文件管理流程。随着构建级别的提高，文件管理任务变得越来越标准化。

（三）提高工作效率

随着时间的推移，存档材料的种类和数量都会不断增长，毫无疑问，任务会变得复杂。要执行此任务，利用信息技术的潜力。将文档集成、数据分析和信息检索等关键功能移至信息平台不仅可以减少工作量（由档案工作者实施），还可以提高效率。

三、事业单位档案管理存在的问题

（一）文件管理状态和角色受限

事业单位档案记录了改革发展的全过程，因此相关档案管理人员投入更多的时间和精力妥善保管，以保证以后的查阅和方便。目前，很多事业单位对档案管理工作的现状和功能不了解，也没有意识到其存在的有效价值，在实际管理工作中忽视了档案管理的这一方面。比如在事业单位的实际工作中，即使做了一些工作，也没有详细记录，从而失去了档案管理工作的本质，同时档案管理工作也不够充分。进行由于在事业单位管理中占有重要地位，在实际工作开展过程中相关文件处理不及时，信息处理比较杂乱，数据信息不完整，对可靠性要求较高。无法及时准确地发现，进而影响到事业单位的一些决策，以及事业单位的工作效率和质量，也就是事业单位。

（二）归档收集和部署异常

档案馆藏和组织的质量在档案管理中起着重要的作用，也影响着事业单位的发展。在实际工作中，很多事业单位缺乏专门的档案管理人员，现有人员行为不规范，导致档案放置和档案收集工作的规范性丢失，进一步影响档案管理工作的效率。在实际工作过程中，很多事业单位对档案管理的收放工作不重视，没有相应的管理人员对档案管理工作进行指导和监督，不规范。导致档案管理。容易出现文件信息杂乱、数据来源模糊等严重工作现象，使工作、不规范、文件整理效果达不到高标准。

（三）档案管理人员整体素质不高

在信息技术不断发展的今天，事业单位档案管理工作已进入信息化时代，但部分工作人员仍保持着以纸质档案为主的传统档案管理理念，对信息化档案的认识并不深刻管理。而且更习惯于现状，不愿意接受新知识。势必影响工作效率。此外，当前的一些档案信息管理人员，即使拥有计算机基础设施，也仅限于机械使用档案管理软件，无法处理计算机故障。这意味着如果一台计算机出现故障，档案将无法启动行政人员的工作，档案信息极有可能丢失，给事业单位造成很大损失。

（四）档案信息采集单通道

随着档案管理信息化进程的推进，服务单位可以对档案信息化进行管理。首先，收集广泛的综合档案数据，获得更有价值的档案，并支持档案的后续处理、规划和使用。尽管积极更新档案管理信息，但档案信息采集仍是热点，就档案而言，纸质档案可以通过扫描等方式转为电子档案，但信息采集渠道一般以纸质形式呈现。如果数据不完整，就无法在其他方面提供太多支持，显然不符合部门档案管理目标。此外，由于财务、技术等因素，一些组织单位经常无法使用硬件，部门人员归档知识不足，软件开发滞后，数据归档等问题也给收集带来了严重的问题。

（五）档案管理信息化架构落后

随着信息时代的到来，事业单位内归档信息的数量和种类不断增加，在这种情况下，传统的人工档案管理模式已不能满足实际，必须有效实施。档案管理信息化建设。然而，目前一些单位对档案管理信息化建设还不够了解，信息技术在档案管理工作过程中无法得到有效利用。此外，虽然一些事业单位正在实施档案管理信息化建设，但由于缺乏信息化管理理念和信息化管理技术，无法充分体现档案管理信息化建设的价值和意义。档案信息化管理仍处于形式层面，并未真正发挥其正当作用，影响事业单位档案信息化建设的成果，最终影响档案管理的有效性。

四、事业单位档案管理创新措施

（一）创新档案管理理念

一是树立为民服务的管理理念。档案管理包括档案咨询、检索和开发。因此，管理者树立为广大群众服务的意识，在提高管理效率的前提下对归档信息进行管理。二是树立帮助领导决策的理念。单位领导一定数量的文件来支持制定发展计划。因此，工作人员提高服务意识，做好服务管理准备，确保档案信息的完整性和可靠性。最后，树立服务社会的理念。今天，不同部门和单位正在从引导型向服务型转变，转型和迁移后的发展离不开档案信息服务能力，助力社会发展。

（二）完善信息管理系统

为有效提高信息化档案管理效率，构建完善的管理体系。只有这样，档案管理才能按照相应的步骤有序进行，有效保证档案质量。为事业单位管理和事业单位进一步发展打下坚实基础。优秀的文件基础。在系统建设过程中，要详细考察事业单位实际情况，根据独特的发展，建立健全档案信息管理体系。一是实现信息技术与档案管理的充分融合，利用先进的大数据技术、云计算技术、互联网技术，提高档案管理效率。施工提供了技术基础。

（三）加大档案信息化建设资源投入

事业单位对各项资源进行合理投入，科学合理配置资源，积极引进先进设备设备，促进档案管理信息化可持续发展。将根据自身的基本性质和业务的实际情况，购置一些先进的信息化设备，并及时完成旧设备的更新换代，确保档案管理的信息化建设。事业单位才能跟上时代发展的步伐，跟上时代的发展。事业单位通过合理的渠道培养高度专业化的信息技术水平人员，使能够充分利用各种信息设备和系统来执行文件管理任务。

（四）完善档案管理工作渠道

信息技术在事业单位档案管理中的融合为事业单位档案管理提供了一条新路径。提高事业单位档案管理的效率，才能发挥其正当的作用和价值。公共部门领导考虑档案管理的全过程，关注档案信息的收集和共享过程，创新档案管理的执行方式。例如，事业单位可以加强档案管理信息化平台建设。另外，事业单位可以利用档案管理信息化平台对其各项工作进行全过程管理。实现事业单位各类档案信息建设、共享、交流、档案管理工作的价值。

（五）提高档案管理者的综合素质

新形势下，对档案管理人员的要求会更高。因此，人事档案管理人员必须具有较高的综合素质。在日常工作中，要不断对事业单位人事档案管理人员进行职业素质、思想政治、职业道德、资料保密等方面的培训，提高工作人员的综合素质。档案工作者注意数据库本身的安全和机读目录的保密性，严格执行国内有关网络机密信息保密的法律法规，开展计算机设备、网络、数据盘等电信业务。严格控制和加强。认识到数据的安全性并提供适当的物理隔离。建立和完善的数据库质量管理体系。

（六）服务功能扩展

事业单位档案管理的本质是一种服务，档案管理的服务功能是事业单位档案信息化发展的关键。因此，在管理事业单位档案信息的过程中，注意提高档案管理的服务能力。以往事业单位的档案管理服务功能是搜索和咨询，但在信息技术的支持下，事业单位档案管理正着力于利用强大的信息技术功能拓展档案管理功能。开发档案。延伸档案服务内容，将档案内容从被动等待延伸到主动提供，将档案信息从简单的引导转变为教育，从常规服务延伸到专业化、个性化服务有了技术支持，归档服务能力也可以不断扩展，在归档应用时与其他信息建立清晰的对比模型，提供相应的服务，归档其他服务特性，可以添加到服务流程中。根据数据和信息找到的信息文件信息的用户可以根据数据的年份和使用方向找到类似的文件信息。

五、档案管理服务模式转型的策略

（一）加强档案管理顶层设计

档案管理规划主管部门将根据“互联网+”环境下档案信息资源开发利用主体日益多元化的实际，充分借鉴国内外先进做法，征求各学科的意见。做。生活并全面考虑当前的政策、技能、资金、才能等。结合现场实际，加强和主动谋划顶层设计。一是强化政府责任，探索档案信息资源开发利用新技术、新方法、新途径，实现档案管理现代化、档案资源数字化等。出台有效的管理标准。智能归档服务和电子档案信息安全。二是纳入规划和评估。将档案信息化建设纳入电子政务发展规划，将民生档案（室）、档案公开、“异地档案、跨馆服务”等公共服务问题纳入国家政府数字化。转型核心指标评级体系。三是建立综合档案管理服务平台，重点协同设计档案管理系统和“互联网+档案”平台，有效整合地方平台、部门专网、独立信息系统。同时，通过加强对各类档案数据采集、管理、分析的监督指导，提供专业的档案信息咨询服务，使档案管理服务与互联网深度融合，逐步实现档案资源共享。创造跨国家、跨地区、跨行业的共享。

（二）大数据、区块链等新技术的融合

建设“互联网+”政务信息资源，为档案管理提供新的技术支撑。档案事业单位从建立馆际、部门数字档案（室）服务体系入手，支撑“互联网+档案”基础数据管理平台和服务项目管理公共支撑。跨部门档案统一数据标准，实现整体联动、业务协同，全面实现“一站式服务”。例如，通过融合大数据、区块链等新技术，基于区块链技术的图书馆可以使用不同类型的大型电子档案。将审批、档案检查、发证等信息作为归档的基础数据。集中、统一、有序管理，便于数字档案（室）应用系统共享，为广大公众提供更便捷、多视图的服务体验。

（三）实现档案管理服务方式的转变

档案事业单位积极适应“互联网+”、5G、大数据、人工智能、区块链时代的要求，不断转变档案服务模式。一是要注意归档资源的有效性。“互联网+”时代档案资源的有效性，前提是存储大量类型和结构合理的档案资源，将互联网各种数据资源整合到法律框架内，开展广泛的收集工作。除了接收来自传统载体的归档信息、不同类别、不同载体的归档信息或公众感兴趣的信息外，进一步完善和突出馆藏结构，还收集、分析和处理。收藏的多样性。档案信息资源的格式应为图片与文字、音视频等格式。二是实施个性化文件服务模式。借助“互联网+”技术，可以预测和评估的需求，并根据的喜好主动为的用户定制个性化的服务方式。例如，用户登录某个页面，输入并应用个人信息，在后台数据库中进行智能搜索和过滤，然后将有效、准确的文件信息推送给文件用户。同时，以文件用户浏览检索的每一条痕迹为服务基地，定期向用户推送相关信息，满足不同用户的个性化需求。此外，档案事业单位还可以通过微信等微媒体与用户实时交流，充分了解用户需求，提供更满意的服务。三是建立用户服务反馈机制。建立在线量化指标体系和反馈问题处理流程，实时监控解决过程和处理结果，确保用户反馈机制畅通有效。