全电发票在财务共享中的运用

2022-11-11李克健

国际商务财会 2022年16期

李克健

（深圳市航世科技有限公司)

电子发票是在“互联网＋税务”的时代背景下应运而生的，为了与经济、科技飞速发展的社会现状相适应，同时促进财务信息化的广泛普及。2015 年，国家税务局颁发了《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，并修订了《会计档案管理办法》。自此，会计档案的范围延展到了电子档案，为构建电子发票系统奠定了信息化基础。全电发票是由税务局为实现电子发票全领域、全环节、全要素电子化目的所推行的一种发票开具形式。在此背景下，各企业为了全面实现财务管理的流程化、规范化、标准化，将财务工作集中纳入统一的信息平台进行管理，利用线上系统完成费用报销，促进了财务会计向管理会计的转型。

一、电子发票与财务共享概述

（一）电子发票

以国家的名义、通过电子记录的方式在互联网上存储与流动的发票系统，即为电子发票系统。线上系统的优势是管理成本低、办事效率高，更利于税务部门对发票进行统一监管。电子发票系统的运行时间较短，在为企业提供了便利的同时，也存在一些亟待解决的不足之处。比如：（1）现阶段，电子发票的类型只局限于增值税发票，除此之外的发票类型仍采用传统纸质方式。（2）电子发票系统的开放对象只限于开票方，收票方的后续查验工作不便于在电子发票系统上进行，所以很容易出现重复报销问题，而且面临图片被修改的风险。（3）如果企业仍然延续传统的记账、存档方式，那么就需要重新打印电子发票后才能报销，并不能体现电子发票节约成本的优势，反而会造成资源浪费。（4）开具电子发票的企业，只能采用JPG、PDF 的文件格式，无法提供给对方发票背后的数据信息。发票的接收方还需要采用图文转换软件识别发票中的有效信息。正是因为存在以上问题，所以限制了电子发票系统的全面覆盖，发票数据化信息严重缺失，从而制约了互联网技术在电子发票系统中的应用。

（二）财务共享

在标准化业务向账务数据转化时，财务共享服务中心通常采用人工方式、图文转换软件来识别电子发票上的信息，再通过邮寄的方式把报销单据、纸质发票原件寄给共享服务中心进行存储，这一流程是对人力、物力资源的极大浪费。财务共享中心的电子档案系统中集中保存的是纸质发票的扫描图片，以及电子发票，但并没有数据化的发票信息。财务共享中心的功能只对报销票据图形进行了电子化处理，对财务业务进行了集中化处理，并没有从本质上改变人工做账的方式，所以报销、付款等流程还会出现人为因素造成的错误，而退回发票的流程所花费的时间甚至比传统财务方式更多。财务共享中心的工作人员需要处理各自全国各地的报销业务，工作量大、重复性强、上升空间小、技术含量低，离职率高，人员流动性大。造成上述问题的原因主要是没有充分发挥“互联网＋”的计算、存储功能所导致的，所以并没有从根本上实现发票和原始凭证的数字化传输与接收，以至于财务共享中心的很多功能无法充分落实，财务人员无法摆脱枯燥、重复的工作，账务的工作效率大打折扣，甚至经常出现差错。

电子发票系统、财务共享中心由于未能有效与互联网技术相结合，原始凭证信息的源头与企业接收信息终端无法全面落实标准化的数据对接，严重限制了互联网技术的应用。只有电子发票的开具方、接收方都实现标准化的数据表达，方能提升财务工作效率。

二、建设财务共享服务中心面临的困境

财务共享服务的实现，并不是简单的构建一套信息系统便可，而是需要从战略层面进行统筹规划，进行一场彻底的变革，包括业务流程、财务制度、人员结构、信息系统、工作流程等内容；更需要企业内部多部门的共同参与，包括业务部门、人力资源部、财务部门、信息部门等，其构建难点主要体现在两方面：

（一）业务流程、工作流程的梳理重构

线上、线下流程的融合审批与流转；基础业务、特殊业务的细致梳理；业务工作和财务工作的分工；总部和分支结构的权限设置等，都是彻底实现财务共享服务中心信息化的必不可少的工作，以保证业务活动的结果能够在财务数据上动态反映出来，在整个业务流程中全面贯彻财务对企业业务开展的监管作用，并且持续性的投入人力、物力与财力。

（二）线上流程、线下单据不同步

调整完组织架构、系统流程之后，财务共享中心将面对线上流程、线下单据相互分散的矛盾。线下单据比较复杂，涉及销售发票、采购发票、费用发票等，很多企业在信息化管理过程中都会发现这样的问题：关键审核岗仍然需要凭借原始的纸质单据，而线下纸质单据的传递则需要邮寄，很可能在邮寄途中出现单据丢失、损坏、遗漏等问题，导致线上与线下单据无法同步。大量时间成本被浪费在节点之间的交接环节，而且还存在沟通不畅的问题。

现阶段，大部分企业都采用先扫描纸质发票，然后再转交给财务共享服务中心的方式，规模较大的财务共享中心，每年会产生几十万元，甚至上百万元的邮寄费用，如果票据审核出现问题，还要退票、再次邮寄，这期间又会造成各种成本的浪费。财务共享服务中心在审查单据时，如果要全部审核每一张发票，显然是不现实的，即使共享中心采用光学字符识别技术分类抽检发票，识别金额，也仍然不能从根本上解决问题。

可见，不实现线上与线下同步流程，单据与发票档案的管理、全电发票的实现、电子发票的存档和管理只能如空中楼阁。

三、财务共享模式下，全电发票报销流程的优化

“全电发票”并不只是简单的用电子发票将纸质发票取而代之，而是要优化报销流程，提高报销效率，并且解决电子发票和财务共享无法充分对接的问题。

（一）完善电子发票系统

1.构建电子发票服务平台：2021 年，中共中央办公厅与国务院办公厅联合颁发了《关于进一步深化税收征管改革的意见》，明确提出在本年内完成对全国统一电子发票系统平台的建立，并开通24h 热线，全面解决电子发票的实际应用问题，这足以说明我国对于构建电子发票管理平台的重视程度。北京、宁波、陕西等城市已经建立了电子发票平台试点，2021 年11 月，上海、广东、内蒙古税务管理部门先后发布了《关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告》，实现发票全领域、全环节、全要素电子化。在不久的将来，电子发票平台将会在全国各地推广应用。

2.企业加强与第三方的合作，构建企业内部电子发票系统：大型企业集团业务活动复杂更需要电子发票系统与财务共享中心，以弥补传统财务工作、纸质票据的不便，更加清晰的理顺业务逻辑，提高财务管理效率与质量，将系统与税务部门相互连接，以保证电子发票能够迅速流转。对于中小型企业，电子发票系统可以增加企业收益，比如用友、金蝶等企业都在积极开发电子发票管理平台，为广大中小型企业的财务系统提供技术服务。中小型企业可以和第三方电子发票平台建立合作关系，以降低系统的应用成本。

近年来，互联网、经济、科技获得了飞速发展，第三方支付的比例越来越大，微信、支付宝、QQ等支付平台的功能愈发完善。第三方支付与电子发票都具有无纸化特点，且实现了支付与开具发票的同步性。如果企业和第三方支付平台建立合作，能够从根本上解决频繁报销问题。比如，企业员工利用第三方支付平台消费，第三方平台立即生成电子发票，存入该员工的线上账户，在企业与第三方支付平台彼此连接的情况下，员工可在手机端查询电子发票，把电子发票与消费信息共同上传到企业的财务共享平台，不仅能够保证发票真实，同时提升电子发票在交易中的应用频率，帮助财务人员规避发票审核风险，实现“支付——开具电子发票——报销”流程的闭环。

3.结合区块链技术解决报销频繁的问题：电子发票报销，系统平台不够完善，则需要将电子发票打印成纸质发票，在这个过程中就为篡改发票信息提供了机会。为了避免违规操作，财务人员在报销前还要再次核对电子发票和打印件的内容，无形中增加了财务管理的工作量。但是区块链技术不能随意篡改，从而杜绝电子发票篡改问题，在线上完成“半线上”到开票、流转、报销全过程的报销流程，财务人员能够随时查看电子发票状态，从而避免重复开票、重复报销的问题。区块链下的全电发票无需企业专门再采购专用税控设备，为企业节约了财务管理成本，同时还能吸引其他商户使用。电子发票和区块链技术相互结合后，不仅能够共享税务信息，而且还可以避免虚假信息，区块链能够实时更新电子发票的状态，为涉税人员查询电子发票状态提供了方便，消费者同样可以在智能手机端下载电子发票。

（二）全面优化财务共享服务中心流程

构建财务共享服务中心的过程中，线上影像的审核流程往往不能和线下原始单据的流转同步进行，从而制约了财务共享中心的优化。电子发票则为解决“不同步”问题提供了有效方案，为财务共享服务中心流程的优化提供了推动力。全面推广全电发票后，共享服务中心的账务平台会对接企业OA 报账系统以及手机上的APP，员工通过第三方支付平台或者微信卡包中的发票管理可导入电子发票文件等资料，以供财务人员实时审核。共享服务中心可以自行设置程序，智能审查发票的规范性以及业务的真实性，以完成线上高效流转与审批，在和共享服务中心的账务核算系统完成对接后，能够自动入账。通过审核的电子发票联通报销凭证，会一起集中到财务共享服务中心的电子档案系统，为查阅、管理档案提供了方便，而且节约了人工管理成本。

（三）提高财务共享服务中心的运行效率

在推行全电发票后，因发票的产生与交易时间同步，而且消费者还可以自行在服务平台查询、下载、打印电子发票，所以更容易拿到发票。在电子发票系统与财务共享服务中心充分结合后，企业可以全面衔接开具发票、接收发票、报销、入账等流程，极大简化了报销手续。通过智能技术、互联网技术、电子发票系统的相互结合，为企业提供了数字化、图形化的发票形式，从根本上解决了报销效率低、发票审核准确率低的问题。随着电子发票逐渐普及，财务的报销与审核效率会得到了极大提高。电子发票采用标准、统一的数据格式，财务共享中心在接收电子发票后，直接导入标准数据，共享服务中心的账务系统可根据流程自动形成凭证，在对电子发票的数据信息作出判断后，准确无误情况下直接编制记账凭证，从原始发票的审核到记账流程全部实现了智能化和自动化操作。电子发票的全面普及，打破了时间与空间的限制，员工可以随时通过企业OA 系统、移动手机端导入电子发票，并提交报销申请，企业管理人员也可以在OA 系统上查看员工的报销情况。极大地简化了报销流程，缩短了报销时间，提高了员工对报销服务的满意度。

总之，全电发票平台能够容纳所有与经济业务相关的人员，企业管理人员、财务人员、报销员工都可以在平台上查询信息，无论是开票方还是收票方，都能通过平台进行信息共享，在和财务共享服务中心结合后，实现了电子发票报销流程的闭环，开具发票后，可以在线上平台随时查看发票状态，为税务部门的监管提供方便。