浅谈电子发票对企业财务管理的影响及应对策略

徐雅妮

随着科学技术的发展，利用信息和互联网技术的平台，“互联网+传统行业”不断融合，催生了经济社会发展的新形态。2012 年，国家发改委就出台了《关于组织开展国家电子商务示范城市电子商务试点专项的通知》，在国家政策的大力扶持之下，电子发票应运而生。电子发票是信息时代的产物，电子发票的应用打开了国家税收管理的新模式，实现了“以票管税”向“信息管税”的转变，也充分体现了互联网技术在企业财务管理中的作用在进一步加强。因此，企业必须抓住机遇，敢于挑战，顺应潮流，及时赶上现代信息化的快车，实现财务管理数字化转型，利用数字经济的新优势为企业财务管理提供更加科学化的依据，从而推动现代企业的发展。

一、电子发票对企业财务管理的影响

（一）电子发票的应用会提高财务管理工作的效率

在日趋激烈的市场竞争环境下，如何保持高效的财务管理模式是检验企业竞争力的标准。传统的纸质发票种类多，数量大，且开具、交付、查验和保存都无法彻底摆脱人工操作，由此产生的错误率也大大增加。例如在实务中财务人员经常会发现收到的发票信息有误或发票专用章未盖，在与客户联系重开发票的过程中还会存在发票遗失等风险，这些都大大降低了工作效率。

而电子发票则是经济社会发展进步的产物，它依托的是云计算、人工智能等信息技术，是全面电子化运行的新型发票机制。电子发票具有无纸化、实名化、平台化、互联化的特点，免除了印制、发票领购和运输等环节，各个流程均可实现网上操作。电子发票开具速度快，查询真伪便利，信息准确率高，提供方可以通过各种交流平台将发票提供给接收方，有效规避了发票在流转过程中遗失的风险。对于已具备现代化办公条件的企业，员工报销可以将电子发票上传至ERP 系统作为附件，缩短了在线审核、审批的时间。电子发票的应用大大提高了财务管理工作的效率，提升了财务管理工作的质量，对财务风险的管控也起到了积极有效的作用。

（二）电子发票的应用降低了企业的财务管理的成本

无论是开票还是收票，传统的纸质发票都占据了企业高额的经营成本。除了要定期去税务局购买纸质发票以外，企业还需配备专供发票打印的电脑和打印机，以及为后续硬件维护提供经济保障。而纸质发票的归集、整理、粘贴、报销，整个流程也非常繁琐，业务人员通常要在忙碌的间隙，专门留出时间回单位完成这些工作。当财务人员在审核票据时发现收到的发票内容开具有误时，会要求业务人员联系开票方重开发票。发票往返寄送的成本增加，业务人员和财务人员也做着大量重复的工作。发票在寄送接收过程中如果出现遗失的情况，还要对遗失责任方的认定扯皮，不仅严重影响工作效率，还会增加税务风险。而电子发票一旦开具，直接通过电脑端传送至客户的邮箱、手机等端口，不仅提升了开票数据的管理效率，而且节省了大量的开票经营成本。与此同时，电子发票报销入账归档整个流程也都告别了纸质单据、线下流转和重复打回的问题，减少了发票寄送而产生的大量快递费。2020 年3 月，国家发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，其中指出符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除了法律、行政法规另有规定以外，电子会计档案可以不再另以纸质形式保存。所以，在有条件的情况下，财务人员无需将电子发票打印生成纸质文档，从而降低了打印成本。随着电子发票的进一步推广应用，它将全程支持企业自动化报销、自动化记账、便捷存档等各项财务管理手段，很大程度上节省企业财务管理的成本。

（三）电子发票的应用有利于企业规范化经营

面对竞争激烈的经济市场环境，企业必须跳脱出传统的经营管理模式，用更加科学的方式来实现企业规范化的管理。目前，金税四期已经实现了以税务大数据为核心的智能税务操作系统。我国已经进入了“以数治税”为基础的税务管理时代。电子发票数据会自动收集供应商和客户信息，生成生产经营的数据链。有助于真正地实现企业供应链上下游之间信息、交易和结算的无缝链接。同时，电子发票的全面应用，有助于税务机关遏制“天下熙熙皆为利来，天下攘攘皆为利往”的“节税”高水平企业铤而走险，用数字化手段解决税务监管难题，打击违规企业，维护经济市场健康发展。通过税务系统，可以全方位掌握企业的税务信息，通过智能比对、分析，及时了解企业各项财务活动是否合规合法。电子发票的应用，一方面提高了企业信息化管理水平，另一方面帮助企业更加规范化的经营，从而推动全社会诚信体系的建立。

二、企业应用电子发票存在的问题和风险

（一）电子发票存在重复报销和恶意篡改的风险

目前，电子发票还处在推广阶段，属于新时代的新兴产物，从发展的眼光看，未来电子发票一定会完全取代纸质发票。但是，任何事物都有两面性，当我们在惊叹电子发票带给我们生活和工作极大的便利时，也无法否认现阶段电子发票应用存在的问题也逐渐暴露出来。

在相当长的一段时间里，大部分企业仍旧会采用将电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档的依据。传统的纸质发票复印件原则上是不能作为入账凭证的，而电子发票却可以无限次重复打印。同时，电子发票缺乏纸质发票的物理防伪属性，如果没有相对应的监督手段，是很难通过发票表面的信息和税务查询平台来识别这张发票是否重复打印过，有些人就会利用电子发票的这种特性恶意重复报销，不仅会给企业造成经济损失，还会有漏税风险。

打印后的电子发票也会存在容易篡改的风险。比如，有些人为了用足单位报销的额度，故意把发票金额改大；又比如，一些发票内容不符合单位报销的规定，故意将发票内容改写等。这些篡改都可以通过图像处理工具轻松实现，而通过肉眼往往无法轻易识别真伪，这对于负责审核的会计人员来说，好比高悬在头顶的达摩克里斯之剑，一不留神就会给企业带来损失。

（二）电子发票档案管理难度大

在电子发票实际应用过程中，由于受企业信息化水平的限制和传统财务管理模式的影响，很多企业无法实现电子发票报销、入账以及归档全流程信息化。事实上，目前大部分企业依旧会打印电子发票完成报销、入账和归档。有些财务人员对电子发票档案管理政策不够了解，没有按照规定依法保存电子会计凭证的原件，仅仅将纸质打印件作为报销入账归档的唯一依据，就会给企业带来重大的安全隐患和风险。当然，电子会计档案存储工作量大，成本过高给企业财务人员的工作带来新的挑战。如何推动电子会计凭证无纸化报销、入账和归档工作,提高财务人员的风险防范意识，引导企业合法合规应用电子会计凭证，提升财务管理效能是企业财务管理工作的当务之急。

（三）电子发票的应用对信息化安全的要求高

电子发票的应用对信息化安全的要求很高。由于电子发票是建立在互联网信息化发展基础上的，因此，电子发票的推广和应用离不开信息化的建设。目前，我国许多地区信息化发展水平参差不齐，在一定程度上会阻碍电子发票的推广和应用。同时，电子发票还存在一些潜在的安全隐患。由于电子发票上的数据均需要计算机和互联网来保存，如果企业的网络环境不稳定，遇到停电或者断网的情况，就有可能发生电子发票数据丢失的风险。如果计算机被病毒感染，还会存在企业纳税人信息、商业信息以及企业核心经济数据被泄露的风险。因此，如何保障电子发票信息安全是重中之重。

三、加强企业电子发票管理的措施

（一）严把审核关，杜绝电子发票重复报销和恶意篡改的情况

1.严把审核关，防止电子发票重复报销。首先，要加强对员工的教育和培训，实施奖惩措施，发现有员工故意重复报销，要及时批评教育，对屡次重复报销的员工要严格处罚。其次，要有专人负责建立电子发票登记台账，可以通过EXCEL 输入所有电子发票的基础票面信息，尤其要输入发票代码和发票号码，通过设置条件格式新建规则，一旦出现重复数据就会有提示。通过这种最简单的方法可以有效避免电子发票重复报销的现象。为了提高工作效率，有条件的企业也可以通过协同办公软件来解决这个问题，比如在ERP 系统财务报销模块中设置电子发票的号码为必填项，之后报销时如果出现相同的发票号码，系统就会自动识别提示且无法录入。

2.严把审核关，防止电子发票恶意篡改。对电子发票票面真伪进行查验，是防止恶意篡改最直接有效的方法。如果收到的是增值税电子发票，财务人员可以到全国增值税查验平台上输入票面信息进行人工比对；也可以直接从开票方那里获取电子发票OFD 版式文件，通过“增值税电子发票版式文件阅读器”对电子发票OFD版式文件进行查阅，可以验证电子签名和电子发票监制章的有效性。此外，也可以通过一些专业的互联网平台小程序，扫描电子发票上的二维码实时查验发票真伪。除了增值税电子发票，其他的电子票据，例如通用电子发票等可以到国税电子税务局网站上进行查验。当然，这是目前大部分企业针对防止电子发票篡改所采取的审核手段，但是用人工逐张去比对的方式，对于报销业务量大的企业来说，无形中增加了财务人员工作量，工作效率低。现在有越来越多的专业财务软件公司已经开发出更适用于企业的财务管理系统，通过个性化的方案来帮助企业提高工作效率。

3.完善报销凭证，有效避免电子发票重复报销和恶意篡改。由于企业业务周转的复杂性决定了单靠一张发票不足以支撑经济业务的真实合理，不论从公司财务管理还是税务管理方面来说，仅凭一张发票报销都会存在漏洞和风险。因此，业务人员在报销时，不仅要有发票，还要有相应的清单、付款凭证或其他辅助凭证一起来作为报销的依据，从而来判断此项经济活动交易的依据和真实性，此项举措不仅能降低财税风险，又能有效避免重复报销和篡改电子发票的现象，从而达到规范电子发票的使用目的。

（二）加强财务人员专业知识培训，建立电子发票档案管理制度

1.加强财务人员专业知识培训。财务人员不仅要具备丰富的财会知识，积累宝贵的工作经验，还要对信息技术不断地了解和学习，从而才能积极应对互联网运行中可能出现的各种困难与挑战。例如在实务中，审核票据的会计人员会收到有发票专用章的电子发票，也会收到没有章的电子发票，不了解情况的人很容易把没有发票专用章的电子发票认定是不符合规定的发票。之所以会有这样的误判，正是因为财务人员没有弄清楚不同的电子发票上也会有细微的差别。目前，不需要发票专用章的电子发票有两种，且都是2020 年新发布的政策。第一种发票是通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票，第二种是新办纳税人通过税务Ukey 开具的电子专票，这两类发票都属于税务机关监制的发票。首先在发票的样式上有一定的改进，都统一采用了OFD 格式，更加安全可靠；其次，发票样式更加简洁，将“货物或应税劳务、服务名称”栏次名称简化为“项目名称”，取消了原“销售方：（章）”栏次。另外，签章的方式也更加先进，均采用了电子签名取代原发票专用章。采用经过税务数字证书签名的电子发票监制章代替原发票监制章，更好地适应了发票电子化改革的需要。单位和个人均可以通过全国增值税发票查验平台对发票信息进行验证；也可以通过下载电子发票版式文件阅读器，查阅OFD 格式的电子发票并验证电子签名的有效性。

2.建立电子发票档案管理制度。企业应当制定电子发票电子版的收集和管理规范。完善电子发票收集渠道，统一电子文件的命名格式和传输方式。公司各业务部门及相关经办人员首先要对电子发票的真实性和票面内容的准确性负责。在提交报销流程时，如果递交的是电子发票纸质打印件的，还应上传该纸质发票的电子文件。财务人员在进行审核的时候，要对纸质发票和电子文件的内容仔细比对查验，如果发现有问题的要求相关人员及时更正。如果提交的电子发票符合要求，财务人员应及时分类保存相应的电子数据，方便以后检索和使用。如果企业具备一定的经济条件，也可以引进专业的电子会计档案系统，为企业提供电子档案收集、整理、保管、利用和存储服务，帮助企业实现会计档案无纸化管理，档案的全生命周期管理，降低档案的存储和管理成本，提高会计档案检索和业务处理效率，实现资源共享，提升企业数智化管理能力。

（三）提高风险意识，加强财务数据安全管理

随着电子发票的广泛应用，信息化安全已成为企业信息化建设的首要任务。企业管理者应高度重视信息安全管理，要加强相关基础设施的建设，采用安全的移动终端进行财务事项的处理。要保证电子会计凭证的传输和存储安全可靠，避免因登录设备的不安全性而导致电子发票信息被篡改或数据丢失。必须在计算机设备上安装防病毒软件，定期对计算机系统进行防病毒处理。完善电子发票信息安全防线和风险处置机制，为电子发票数据安全提供强有力的保障。除此以外，要不断增强财务人员的风险防范意识和应对风险的能力，比如财务人员要养成定期备份电子会计档案数据的习惯。

四、结语

未来几年，国家将实现发票各个领域、环节和要素的电子化，大力推进会计核算和财务管理信息化。今后，财务报销和会计处理将被数字智能技术所取代。因此，企业应不断优化财务管理模式，在企业财务管理的理念、思路和方法上进行突破和创新，实现数字化财务转型，以适应新时代的需要。企业财务人员应积极面对信息技术化带来的转型挑战，学习更多的新技术、新知识、新方法，成为企业转型的领导者，打造发展新优势，提升核心竞争力，为企业创造更大的价值。