企业采购业务内部控制问题研究——以M 公司为例

王明月

（南京林业大学 经济管理学院，南京 210037）

引言

随着经济的不断发展，社会的政治、文化和法律环境都为企业提供了更加便利与公平的经营环境。在这种环境下，企业能够在更大程度上消除外部不良竞争的影响，拥有较为有利的发展环境。而随着市场的不断细化，越来越多的企业出现在细分市场中，在创造了新的市场机遇的同时也对企业自身的发展提出了挑战。面对竞争的广度和深度的扩大、消费者需求及技术的进步等新的情况，企业的成本控制问题便逐渐进入了公众的视野。

而要做到对企业采购成本的控制，其中重要的一环便是优化采购环节的内部控制。如果企业在采购业务中存在过多漏洞，会使采购成本产生不必要的增加，从而对公司利益造成损害。在这种情况下，完善自身的采购业务的内部控制制度，更有利于降低企业发展过程中的风险，从而为公司的发展打好基础。

一、M 公司及采购业务特点简介

M 公司位于辽宁省，是集研制、开发、制造、销售为一体的专业阀门及智能化流量控制装置生产经营企业。公司生产方式以单件小批生产为主，注册资本为1亿元，现有资产总额约为4.1 亿元，员工规模约为260 人。

公司采购业务呈现如下特点：在采购内容方面，公司的采购业务以原材料采购业务为主，偶尔会发生外包业务和产成品的采购业务；在采购方式方面，公司主要以比价采购为主，即在较为固定的合作供应商之间进行询价、比价；在采购种类方面，公司需要采购的原材料种类较少，而产成品的采购则根据具体合同的需要不同而有不同的种类。

二、M 公司采购业务内部控制流程出现的问题

M 公司的采购业务流程包括供应商管理阶段、采购计划阶段以及采购实施阶段。在这一流程中，公司技术部会根据处于供应链下游的企业发布的招标信息制图，由销售部估计销售价格，并将该价格报到招标单位。公司如果成功得到该项目，则会根据之前的报价签署合同，同时采购部会根据生产车间提供的材料定额并结合公司相应材料的库存数量进行采购。此时，公司进行采购的对象通常是在前阶段通过询价比价方式确定的供应商。采购的物资经由供应商运抵企业后，由仓储管理人员与采购员一同办理入库交接程序，同时对采购材料的数量和质量进行核查，最终形成入库单据，核收入库。

通过对M 公司采购业务内部控制的相关调研和深入分析，发现公司采购业务内部控制流程存在以下问题。

（一）采购源头方面的问题

公司的主要生产方式以单件小批生产为主，这也说明公司采购原材料等物料时主要以供应链下游的客户合同为依据购买。然而，公司销售部仅仅依据过往经验与之前的采购价格等信息提交报价，并未与采购部形成有效沟通，这在一方面导致了公司计算的材料需用量的准确度降低，另一方面，销售部掌握的采购单价未必是市场上的现行价格，公司报出的价格就难以保证原材料价格的时效性。在市场价格高于报价并难以更改合同价格的情况下，就会不可避免地为公司带来一定的损失。

此外，公司未能进行有效的供应商管理。公司在采购时通常使用某些固定的供应商，这就导致即使出现更优秀的供应商，公司也未必能及时发现；一旦供应商提供的产品存在重大质量问题，公司可能面临着工期延后的风险。

（二）采购招标及采购预算方面的问题

对于一些需要大批订购材料的情况，公司通常以招标的形式对原材料进行采购。然而，在招标采购的过程中，投标企业可能会出现围标等不规范行为。而目前公司尚无针对这种行为的对策。如果这种行为发生的次数过多，也将会变相提高格式的采购价格，对公司的收益造成不利影响。

在采购预算方面，公司在有采购需求时会在经常交易的多家供应商进行询价，由此形成采购的预期心理价格区间；如果之前的供应商提供的价格大抵在区间之内，公司则会直接与供应商签订采购合同。这种情况下公司所收集到的信息未必完整。同时，公司接收采购价格的信息的过程也有些被动，这将不利于公司对采购价格的及时掌握。

（三）采购员报批与上级批复方面的问题

公司目前还存在采购员与供应商相勾结、获取不正当利益，损公肥私的情况。具体来讲，公司的采购人员较少，而且进行采购的供应商比较固定，在这种情况下，采购员与相对固定的供应商形成关系的可能性便会在较大程度上增加。而一旦采购员与供应商形成所谓的“同盟”关系，并在向企业报价审批的时候在原来的价格基础上进行增加，就会在损害企业经济利益的情况下为采购员自身与供应商带来收益。

同时，由于公司对管理者缺乏相应的绩效激励，导致管理层对于采购员上报的采购价格等信息不甚敏感，甚至存在管理者不了解、不关心采购市价的情况。在这种情况下，就在一定程度上纵容了采购人员的不规范行为，不利于公司的发展。

（四）采购材料过程的问题

1.公司虽然对一些单价较高、占用资金额较高的原材料设置了采购定额，然而，对于一些低值易耗品来说，由于单位产品中低值易耗品的价格较低，就导致公司对其缺乏重视，也难以做到相应的采购成本的控制与监管，这也在一定程度上放纵了员工对低值易耗品的浪费行为。

2.在采购人员计算需要采购的原材料数量时，往往是到仓库与仓库管理人员进行交流核对。然而，公司的仓库管理人员核对库存数量的频率约为一个月1 次，这就有可能导致某些原材料存在盘盈或盘亏，而仓库管理人员却未能及时发现的情况。此时采购员进行采购，就容易因日后原材料不够而需要多次购买或因购买数量过多而浪费，增加公司的采购成本。

（五）材料入库、储存及质检方面的问题

在公司采购原材料并由运输公司运抵企业后，由公司的采购员和仓管人员一同办理交接手续，并同时进行数量及初步的质量检查。在这一过程中，并没有销售方企业的监督交接过程，因此此程序存在一定的舞弊的可能，且容易与销售方产生纠纷。

在原材料入库的过程中，由于企业的仓储场地面积限制及使用便利，公司会将占用空间较大的材料在生产车间就地存放。一些作为生产产品的主要材料，需要经常来回取用，且需要较大量的加工。这时，要做到材料的取送均经过仓库显然会降低企业的生产效率。显然，对于公司来讲，保证生产效率更加重要，然而，由于生产车间的工人缺乏相关意识，在缺乏有效管理的情况下，就会出现工人用后即扔的情况，即使余料尚能使用也会有工人拿新材料进行加工，从而产生大量的不必要的损耗，甚至于余料不够生产使用而反复购买的情况，这也无形之中增加了公司的采购成本。

另外，不同于较为基础的原材料的质量检验，公司采购的部分产成品的检验需要在加工时才能做到，而此时如果采购的成品有质量问题，就难以在第一时间同供应商沟通或获得赔偿。这样一来，就有可能出现公司自己为供应商失误负责的现象。这不仅会增加公司的加工成本，还有可能影响公司的生产进程，进而影响公司的经济利益。

三、M 公司采购业务内部控制优化措施

（一）建立健全相关的内部控制约束制度

公司在一些采购业务流程方面欠缺完善的内部控制制度保障和风险监控机制，这就使得公司难以及时处理业务流程中可能存在的差错。因此，公司应建立健全采购业务相关的内部控制制度，规范采购业务流程，防范可能发生的风险。

同时，对于公司采购原材料的成本市价提升从而导致企业因此造成经济利益损失的情况，企业可以根据利润率等指标设置相应的止损点，到达或将要到达止损点时及时进行处理，如放弃生产或与供应商进行沟通改价等。止损点的设置应充分考虑机会成本与违约成本，同时结合相应的市场情况及利率水平等因素。

（二）提高公司内员工的相关素质

公司中从管理层到采购人员再到生产人员的内部控制意识均应得到提升。管理人员对报价的公允与否并不关心，采购人员的损公肥私问题，生产人员领用材料缺乏节约意识，以及公司个别原材料的存储问题至今未得到解决，这些都反映了公司亟须提高员工的内部控制意识。公司可以在保证内部控制制度与机制完善的情况下，通过会议等方式提高公司各级员工对内部控制的重视程度，针对需要加强内部控制的环节的员工进行重点培训，同时明确奖惩措施，加大惩罚力度与违规成本，促使员工对相关制度进行学习与遵守。

（三）公司应加强内部的信息沟通与传递机制建设

针对公司内部各部门的信息不对称问题，对于较为简单的信息传递，公司可以利用ERP 系统进行优化改进，将相关信息整合于一个整体的综合信息框架，使得公司内部相关联的部门实现信息关联与共享；对于比较复杂的信息传递，公司可以以举行例会的方式在会上对相关信息进行交流，从而提高信息的利用效率，进而在一定程度上节约沟通成本，进而在源头上实现公司采购成本的节约。

（四）公司应建立并完善供应商的评价与管理制度

公司可以利用现有的金蝶ERP 系统中的供应商管理系统进行日常评价与管理，或者由采购部门设立供应商评价系统，同时在日常经营中重视对供应商各类评价参数的收集与评估，观察供应商的得分表现，最终在需要进行采购时选择更加合适的供应商进行合作，避免供应商选择的局限性。

（五）公司应加强原材料入库等环节的管理

一方面，公司应加强原材料验收入库时的程序的完善，验收货物时不仅仅需要采购员与仓库管理人员一起交接，供应商也应与前者一起完成交接程序。在质量检验阶段，加强与供应商之间的交流，明确责任分界，保证公司的相关权益不被损害。另一方面，公司在原材料入库后应定时、多次进行盘点，同时加强原材料的领用管理，确保已入库的原材料账实相等。同时，对于直接存放在生产车间的材料，公司应及时采取相应措施，如安排车间管理人员对车间用料进行监督、认真核查废料等方式对浪费情况进行控制。

结语

内部控制的优化是企业发展的必经之路，加强采购业务的内部控制更是企业降低成本、提高效益的必然选择。公司采购业务内部控制的优化不仅有利于增强企业的管理水平，还可以为企业节约一定的生产资源，降低企业的采购和经营成本，同时提高企业的生产经营效率；在企业经营的中后期更是可以为企业树立良好的企业形象，帮助企业快速形成品牌价值。公司应针对自身现存或未来可能面临的风险优化自身的制度，提高自身的信息沟通能力，完善供应商的评价管理，收集更多的原材料采购信息，为企业的未来发展做好准备。