探究财务共享服务中心实施效率及影响因素

2022-11-08山西省安装集团股份有限公司

现代经济信息 2022年20期

裴蕊山西省安装集团股份有限公司

引言

财务共享服务中心作为企业发展中开展关键的项目，在财务工作部进行实施的阶段总部和提高整体的实施效率是非常值得关注的一项内容。因此，探讨财务共享服务进行实施效率及影响因素明确相关的基础策略意义重大。

一、财务共享实施阶段方案以及措施保障意义

随着社会的发展和人们观念的不断更新，共享服务建设的理念越来越深入企业中心，伴随着国家政策的号召，对于财务共享服务中心的重视度很多企业都给予高度重视。许多企业使用财务共享服务来对公司的财务系统进行管理，通过使用财务共享服务可以有效地帮助企业降低使用成本，增加经济效益，实现利益最大化。在过去的共享服务建设中将建设过程大致分为“项目启动”“项目设计”和“项目实施”三个阶段。项目启动是指在项目开设前要对施工项目进行提前的了解，根据项目的特点和特性，提出针对性的设计方案。项目设计主要是指对整个项目的实施过程以及战略的制定。例如，在具体实施过程中对于人力系统和运营管理等方面都需要制定详细的计划，保证工程的顺利实施。项目实施是对前面两个阶段的贯彻落实，通过对工作人员的团队组建、信息沟通以及对工程进度的整体把控来将计划方案逐步实现。目前在大多数企业的财务共享服务中心建设的过程中，将大部分精力主要放在了项目启动和项目设计的两个阶段上，从而忽略了对于项目实施这一过程的重视。这会给财务共享服务中心的搭建过程带来非常多的问题。例如，在实施过程中具体的进度无法控制，导致一系列的规划和业务流程以及服务系统会消耗很长的时间来进行业务的签订，这样不仅浪费资金成本，而且还会消耗企业大量的精力，使企业经营和业务处理的时间不足；还有可能导致在财务共享服务中心建设过程中，由于财务工作人员和基层的业务人员之间存在沟通不足的问题，使财务共享服务中心的计划方案无法顺利实施。并且还有可能导致在工作过程中出现工作人员的积极性和觉悟性不高，对于工作的具体任务不明确、运营方面没有足够的优化意识等问题。通过观察和比较，发现建立了完备的实施实施方案的企业，在财务共享服务中心的建设过程中，能够更加高效地进行工作，这样能够有效地节约成本，提高企业效益。例如，海尔集团在推行财务共享服务中心的建设中，经常组织财务人员参加集训，通过对财务人员的集中培训使工作人员能够尽快地对共享服务中心的具体工作进行了解，这样可以使工作人员在后期的工作中能够减少工作失误保障企业的利益，并且在实施过程中还采用了“先试点再推广”的策略，这样可以保证财务共享服务中心正式投入使用时能够将财务进行平稳的过度。

二、对财务共享服务中心造成质量影响的主要因素

(一)服务中心的信息系统功能有待进一步的完善

在具体的工作过程中，财务共享服务中心一般要对多个企业财务平台进行管理，故而在财务工作的共享读完中心运营系统中，每天需要处理的财务数据信息是非常庞大的。然而要完成对这些企业信息的处理，都需要在财务系统的帮助之下完成。就目前信息系统的处理能力来看，是远远不能够承受这些庞大的数据处理的，并且在具体的财务工作过程中，工作人员往往需要进行多个界面之间来回转跳的操作，然而现在的信息系统在页面转跳之间的功能还不够灵活和完备，这就导致了在具体的工作过程中工作人员往往会遇到非常多不便的影响，这样会严重影响财务工作的工作效率。尤其是在一些对财务工作处理比较密集的时间段。例如，在年末和月末等，由于信息系统功能的缺失，和操作的不便利性导致在具体进行工作时，数据信息可能存在一定的误差，导致数据误差的原因还存在于目前财务系统没有实现完全自动化的工作流程，在某些环节还需要人工进行辅助，所以也会导致一定程度地出现信息数据的误差。

(二)整个业务核算体系还不够规范化

在财务共享服务中心的使用过程中，如果业务核算体系不够规范化，也会给整个财务共享服务中心建设和实际工作造成非常严重的影响。如果财务共享服务中心中出现其业务核算能力不够规范的问题时，就会导致在财务统计过程中出现差异。这样不仅会影响到对于成本的估算，也会对企业内部的财务系留下非常大的风险隐患。另外，如果业务核算体系出现不规范的问题，那么就会在具体的财务工作过程中导致对其处理结果造成偏差的影响，一旦会计信息出现了偏差，那么就会导致整个财务共享服务中心的信息获取出现一定的误差，其核算处理能力就会受到相应的影响而导致有所下降，以至于影响到整个财务共享服务中心的服务水平和工作质量，长此以往对于财务共享服务中心的发展和建设是非常不利的。

三、财务共享服务中心实施具体措施

在具体的财务共享服务中心工作过程中，为了保证实施的进度和质量，相关企业可以参考以下措施来对财务共享服务中心的工作进行科学有效的推进。

(一)进行财务共享服务建设动员

要想财务共享服务中心的建设和投入实际使用过程后可以顺利进行工作，就需要对企业内部进行动员工作，动员工作主要是针对企业内部的管理层、财务层和业务层，动员工作主要针对满足企业的战略管控需求以及推进业务能力和财务转型的方面来进行动员，在对核心管理层进行动员时，要从共享服务中心的运行以及和公司中长期的战略规划层面来对其进行理念方面的宣传。在对业务层进行动员时，要展示财务共享服务中心在数据挖掘和业务管控等方面具有的价值来对业务层进行动员。在对财务管理层进行动员时，要针对财务共享中心在财务管控效率和助力企业财务方面转型的重要表现来对管理层进行动员。具体的动员工作可以采用理念宣传、专家讲座以及对企业进行实地考察等形式来进行，通过不同的动员方式来揭示和展示共享服务中心建设的价值，使公司各层人员能够认识到建立财务共享服务中心的必要性，推动各层人员能够积极地配合企业进行财务共享中心的建设。

(二)确立系统化工作和服务机制

1.在建设财务共享服务中心时同时建立“日清日结”的工作机制，因为在日常的财务共享服务工作中工程质量和进度受到各种因素的影响，为了能够使工程按照规定的计划和方案进行，所以相关企业应该采取有效的措施建立项目建设管理纠偏机制，对共享服务工作中出现的问题采取及时的纠正措施。所以在建设财务共享服务中心时要采取“日清日结”的工作机制，对工作中出现的问题要做到每日清算，把工作中出现的问题落实解决方案，逐步提出解决的相关措施并且相关责任人要及时对其进行追究，对于具体的负责项目，要派专职人员进行督导对工作进程进行全程跟进。

2.在建立财务共享服务中心时也要建立点对点专人对接的服务机制，这主要是针对全公司各层工作人员而制定的，对于不同层次的工作人员要实行专人对接、一对一服务的工作机制，这样可以使公司的管理层、业务部门领导以及业务实施人员能够对其工作进行更明确的了解，减少工作中的失误提升企业利益。此外，在财务共享系统中心建设完成上线之后，要落实建设责任到人工作机制，这样可以有效地提升工作人员的工作积极性和效率，最大程度地保障企业成本和经济效益不受损害，从而保障财务共享服务中心的工作可以顺利地实施。

3.在建立财务共享中心的建设过程中，要与信息化部门进行深度融合交流，在企业中由于各部门的信息化基础和信息化水平是参差不齐的，并且在财务共享服务中心体系的建设过程中，网络条件和硬件设施也会对其造成影响，所以在建设财务共享服务中心项目时就要提高团队与信息化部门的交流，这样可以促进整个项目建设更加顺利。在建设过程中信息化部门的领导要对整个建设项目进行全程的参与和方案设计的跟进，信息化的主要工作人员也需要对整个工程来进行跟进，这样可以对财务共享服务中心建设中的信息化模块进行技术支持，这样不仅能够保证财务信息系统的网络安全，而且还能够在企业各层工作人员中起到一个沟通的纽带作用，这对整个财务信息化建设项目的推动作用是非常大的，可以有效地提高工作效率和工作质量推动项目顺利完成。

(三)实施全方位和体系化培训

1.在企业内部建立培训体系，要推广对财务共享服务中心建设的理念，就需要对公司的各级人员进行财务共享服务中心理念的宣贯，这样才能够使财务共享服务中心企业内部的欢迎。在对财务共享服务中心理念进行宣贯和培训的过程中，针对企业高层来说，他们往往把关注点放在成效和提升效率的问题上，所以要针对财务共享服务中心的理念、建设效果以及核心功能来进行培训，以达到企业高层能够对此项目得到认同和支持。对于企业的中层工作人员来讲，他们往往更关心的是对效率管理的提升以决策数据的支持，所以要将此作为重点来对人员进行培训，培训的过程中要对系统的使用流程以及内控流程演变等来进行重点的讲解。对于企业中的具体工作人员来讲，他们应该更多的对实操性方面的系统理念进行了解，所以在培训的过程中要着重对实操性技术进行培训。

2.财务共享服务中心的建设者应该积极参加外部培训活动。因为在具体的发展过程中，技术和理念是不断更新和前进的，所以无论是在财务共享服务的建设期间还是正式使用阶段，都应该对其理念进行创新以及技术的拓展，这样才能够使财务共享服务中心不断开拓创新，其主要措施有：首先，要加强对财务方面的理论知识学习，不断地发展自己的理念。这样可以为财务共享中心的建设不断地开拓思路、创新理念，为其建立明确宽广的发展道路。其次，要与前沿的财务共享服务核心技术和软件供应商多进行沟通，与其交流最先进的关键技术，通过对财务关键技术的学习和挖掘探索来为服务中心化建设，创造智能化的发展前景。最后，可以向财务共享建设设优秀的企业进行学习，对其管理模式与管理系统进行学习和参考，来扩展自身的管理制度，找到适合自己最佳的管理模式，对企业财务共享服务中心的功能和战略定位不断地进行优化和提升，帮助企业增强自身的财务优势，提高经济收益。

(四)选取试点实施并全面推广

1.进行试点单位选取。在共享中心建设阶段投入使用之前，应先采用试点制来推进计划试点计划一般的试用周期在3—6个月之间，也会有一些企业的试用时间较长。通过试点制来推进共享中心建设可以有效地对其问题和缺点进行了解，帮助企业对共享中心建设实行优化。在试点之前可以采取三种方案：一是对一两个省市来进行试点制的试验，二是还可以选择一两个固定的法人机构来进行试点，三是可以选择一两个流程来进行试点试验。在具体的选用试点企业之前，要对企业的经营规模以及行业特点等关键的因素进行了解，同时要对企业所处的地区和企业文化等重点因素进行调查和了解。选定的企业应该综合多方面对其进行考虑，企业应该具有丰富的理论和实践经验。这样才能够有利于共享服务中心建设。顺利实施以及后期系统全面上线后，利于其到行业的带动作用。具体的试点企业可以和软件公司以及公司项目团队的配置情况来决定是否可以带领多个财务共享中心，或者是多个等级的财务共享中心共同建设，这样可以有效地减少在项目推进方面的工作难度，有效推进企业集团跨地域的经营管理模式。

2.模块差异化实施。在财务项目推荐和建设初期，应该在各试点单位首先来对其业务水平和财务管理体系中的易于标准化的体系纳入集中管理操作系统，将其作为第一个阶段的实施目标，利用这种方法能够在一定的程度上将财务共享服务中心的分析效果体现出来，这样有利于获得公司管理层的信任和支持。等到第一个建设模块运行稳定之后，可以再对其他方面进行上线工作，这样可以有效地发挥财务共享服务中心在统计数据分析资源和战略支撑等方面的价值，并且可以有效地对前期的成果进行巩固。在工作过程中，对于存在不足和问题的地方要提出有效的解决方案和措施，有效推动其他企业对财务共享服务中心建设使用的勇气。

3.对财务共享服务中心系统进行全面的推广，等到试点单位完成之后，就可以对财务共享服务中心进行全面推广，在推广的过程中，主要是把之前的试点方案落实到实践当中进行推广，在推广时如果采用的策略不同，其得到的效果也是不相同的，主要有两种：首先，一些激进的企业选择的方法是转移策略，如果转移成功，那么会给整个企业的收益带来非常大的提升如果。在转移过程中出现了管理不利的问题，那么可能会给企业带来非常大的损失，所以如果一次性的转移策略就需要具有非常强大的管理能力；其次，对各个机构实行逐个推销的策略，这种方式比较稳定和安全，但是其缺点是推广的时间比较长，收益较慢。