浅析文书档案在企业OA系统中的应用

杨利娜

摘 要：在新时期环境下，诸多现代化和信息化技术在企业运行和管理中得到了运用，其中OA系统就是此类技术在企业运用的典型代表。OA系统具有显著的特点与优势，对企业管理工作的开展提供了技术支撑，文书档案作为企业发展中的重要资源，借助OA系统能够有效实现其工作管理水平的提升。本文就主要针对文书档案在企业OA系统中的应用进行分析，希望对相关工作的开展提供参考。

关键词：文书档案；企业管理；OA系统；技术应用

前言

在企業长期发展中，会逐渐产生诸多的文书档案，这些文书档案对企业行政管理活动的开展具有重要的影响。面对复杂多样的文书档案，传统管理方法已经不能够满足现阶段企业发展的需求，而OA系统的使用对文书档案管理提供了良好的手段，有效推动了文书档案的信息化和智能化发展，因此，就需要企业认识到OA系统的应用价值，并积极探索文书档案在企业OA系统中的应用途径，这对其工作开展和长期发展也具有重要的意义。

一、文书档案和企业OA系统概述

所谓文书档案，主要是团体、机关或者企事业单位等在行政管理事务中产生的，并通过通用文书所转化的一类档案称谓，主要包括指示、命令、决定、请示、布告、报告、通知、批复、信函、会议的记录、简报、计划、总结等。

OA意思是办公的自动化，主要是借助通信、计算机以及管理科学和系统科学等技术，将人们办公的业务活动向人以外的现代化办公设备设施实现物化，实现对办公效率以及办公质量的提升，促进办公环境以及条件的改善，实现办公周期的缩短，且借助科学管理的方法和各种先进的技术，来辅助决策且对管理以及决策的水平实现提升。而企业的OA系统则是最新OA的办公系统，传统OA仅仅是一个通道，具有孤立性和独立性，相互之间是不能够实现整体关联的，但在企业的OA系统内就实现了大协同的效果，它能够将其他的如HR、ERP和CRM等实现相连，进而便于数据的交换和共享。

二、企业OA系统对文书档案的应用价值

1.提高文书档案管理效率

在传统文书档案管理中，主要是通过人工方式进行工作开展，这对管理人员提出了很高的要求，需要他们规范用笔、字迹清楚、分类准确、统计无误，且在文件归档中需要严格做好文件的修整、检查、组建、装订、分类、编页、排序、编目和装盒等工作，因此，传统文书档案的管理工作费时费力。

通过对企业OA系统的使用，借助信息化的手段，能够实现对文书档案的科学管理以及合理配置，借助程序软件能够实现对文书档案的自动化编号、筛选、归档、保存等，且在文书档案的收集、分类、储存、统计、查阅等阶段便于工作快捷和有序开展，实现对办公效率的有效提升。当文书档案越是复杂，企业OA系统发挥的作用就越明显，它能够便捷和有效通过电子文件的非实体性归档功能，以计算机、网络信息等技术，实现对大量电子文件快速收集、整理和归档等，且具备随时办结和随时归档的优势。

2.强化文书档案的利用价值

在企业发展中，文书档案具有重要的使用价值，文书档案的使用价值主要体现在全面、及时和准确地对档案用户需求满足而采取的服务手段和方式。在现阶段对文书档案的使用中，主要包括文书档案原件的提供、文书档案的复制品提供、档案信息的加工品提供等。文书档案的利用方式主要包括阅览室的开设、档案的外借、档案的复制本制作和发放、档案证明的出具、咨询服务的提供、档案的参考资料编写、档案展览的举办、公开信息的查阅等。在原始文书档案的管理中，对纸质载体过于依赖，很多资料都是在文件柜内存档的，对它们的查找与使用存在很大的不便，这对文书档案的使用价值发挥造成了很大的不利。通过对企业OA系统的使用，可以让文书档案的资料实现纸质载体的脱离，可以依据人们不同需求进行储存介质的自由选择，如U盘、VCD、云端和移动硬盘等，此类介质以互联网或者电子渠道等能够实现资源的迅速传送和实时共享，从而实现对文书档案的利用工作水平提升。同时，电子档案能够实现拷贝件以及通信传输等服务功能的提供，这对文书档案资料的便捷使用和充分利用提供了便利，促进文书档案价值能够更好发挥。

3.确保文书档案的资料安全

在传统的文书档案管理中，档案资料主要是纸质的类型，在对文书档案的保存以及使用期间，往往会对文书档案的纸张外观、性质和结构等产生或多或少的损坏，导致不可逆变化的发生，如变色和强度的下降等。同时，纸质类文书档案与环保节能理念是不相符的，且档案资料的保存还需要占用空间，若保存的环境条件不好或者受到人为因素的影响，还会对其资料的安全性产生影响，比如：受到高湿、高温、酸或者霉等环境条件的影响，会使文书档案的纸质出现水解、氧化等反应，对纸质档案产生破坏。企业OA系统使用后，对文书档案介质实现了改变，文书档案可以通过电子档案的形式在系统的数据库内保存，不用担心受到环境条件的影响，电子档案还能够借助U盘、云端和硬盘等载体进行保存和携带，存读都十分方便、快捷，且贮存的时间也十分长，不易受到损坏，即使发生损坏也具有良好的修复性，因此，企业OA系统的使用确保了文书档案的资料良好的安全性。

4.便于文书档案的资料传递

文书档案在传统管理模式中，因为是纸质存在的形式，其文件档案的传递往往主要通过邮政系统来实现，而这种传递的方式存在传递时间长、安全性低、传递费用高等不足，甚至还受到一些外界条件的影响，如距离、运输条件、天气条件等，这都对文书档案的资料传递和及时使用造成了不利。在对企业OA系统使用后，就可以以电子化政务网为基础，对国家档案馆、机关部门档案室的部署互相连通的档案管理信息系统使用，通过其在线的接收功能达到电子档案的接收进馆目的，十分便捷和安全。同时，在企业发展中相关人员如果需要对文书档案资料获取和使用，也可以借助网络途径实现对电子文书档案的及时获取，此过程十分方便和快捷，且对文书档案的资料传递速度以及安全性实现了有效提升。

三、文书档案在企业OA系统中的应用

在企业OA系统中，对计算机技术、网络技术和移动通信技术等实现了联合使用，对复杂的文书档案信息数据实现了有效管理，相关人员以简单操作就能够对文书档案的内容以数字化和信息化等方式实现整合和使用，且配合网络化的传输，还能够实现档案信息的实时共享和迅速传输，从而打造出一个具有规范化、有序化、信息化的档案管理平台，对促进企业文书档案管理工作的现代化发展具有重要价值。在企业OA系统对文书档案的使用中，主要體现在信息数据的采集和获取、文书数据信息化的输入、文书数据信息化的检索等方面。

1.文书信息数据采集和获取

在每次的文书办理工作完成后，所办结公文都要通过由单位领导进行审核，然后实现网络逻辑的归档处理。档案管理人员要对文书进行核对，看其是否办结、是否完整，此公文有效性主要通过公文办理的单位来负责。对于文书档案规模和管理难度不断增大的企业来说，文书信息数据采集和获取往往是一个十分耗时且容易出错的环节。借助OA系统的自动扫描功能，将其和扫描设备实施连接，就可以对文书信息数据实现扫描和识别，然后把数字化档案文件通过统一和规范的格式向计算机设备内输入，为后续管理工作的开展奠定基础。在完成一段时间的文书数据采集工作后，相关档案的管理人员可以把电子文书档案从系统的数据库中向光盘、U盘等载体下载，从而实现对电子文书档案的物理归档。

2.文书数据信息化的输入

OA系统之所以能够在企业文书档案的管理中得到广泛使用，是因为通过数字化的形式实现了数据信息输入和存储机制的转变，对管理效率和质量实现了有效提升。对新建的公文，需要对公文信息填写，往往涉及的信息有标题、紧急的程度、秘密的等级、发文的字号、主送的单位和抄报抄送的单位等，若公文存在附件，还需要在正文的下面和成文日期的上面进行说明的附加，对附件的顺序、名称标明，后把电子版附件向企业OA系统内上传。通过企业OA系统对文书档案的办理，实现了文书档案信息向数据库的录入，且实现了数据库内电子文书档案的及时更新。在企业OA系统的使用中，还能够对文书档案实现信息化的管理，借助计算机技术和网络技术等可以达到文书档案的信息共享，且通过集中处理系统还能够对这些文书档案信息实现集中性分类、归档和存储等。

3.文书数据信息化的检索

使用企业OA系统完成对电子文书档案的归档处理后，借助数据库的检索功能，能够实现对文书数据信息的价值挖掘。当相关人员需要对文书档案相关信息使用和查询时，借助OA系统内数据库的检索功能，他们就能够通过一些程序对数据库内的信息数据实施检索、查找、编目和输出。若在检索程序内组织和设置一些准确的检索词，则还能够针对一些方面开展专题检索处理，促进检全率以及检准率的有效提升。同时，因为文书档案信息数据是信息化形式，和互联网是连接和互通的，在检索后能够直接浏览和下载。

四、基于OA系统的企业管理系统建设

对于现代企业来说，开发和引入一套档案管理系统能够有效地提高档案文件的管理效率。通过长期以来的研究和实践可以发现，现代企业对于电子档案管理的需求主要集中在以下几个方面，即：最基本的文件收集功能、档案的管理和数据处理功能、档案的利用功能等。嵌入OA系统的档案管理系统具体建设工作开展主要集中在以下几个方面：

1.文件收集

随着市场经济体系的不断深化，现代企业的业务规模和业务范围也有所拓宽，尤其是对于成长期的企业来说庞杂的数据处理工作以及有限的经济能力之间存在的矛盾将深刻影响企业的档案管理能力。基于这一背景，信息化、智能化的文书档案管理模块务必要具备高效的数据采集能力，文件收集的范围应当根据企业制定的文件范围作为参考。另外，文件的收集来源主要分为两个方面：一方面是自动流转，管理人员实现对系统设置一定的权限，OA系统中符合权限的档案文件便能自动流转到对应的档案管理系统中，能够省去大量的人工操作环节，提高文件收集的效率。另一方面是对部分文书档案进行手动录入，若档案中存在带有多个电子文件对应一条数据的情况，则需要在人工审核的基础上发挥其多个电子文件挂接的功能，减少人工录入的差错。

2.档案整理

对于OA系统来说，企业文书档案管理整理功能主要集中在案宗的增减、修改和操作；系统内档案顺序的调整；卷内文件调整；组卷错误档案拆卷操作等方面，部分重要的功能名称及其功能描述如下表所示：

3.档案利用

对于档案的利用，前提条件在于有一套相对完善的检索功能。就目前来说，企业OA文书档案管理系统的检索功能主要集中在目录检索和全文检索方面，其中，目录检索还包括简单检索和复杂检索两个层面，能够满足大部分企业对于文书档案检索和查询的需求。另外，档案借阅和档案利用是管理的重要表现形式，档案的借阅和归还管理是企业文书档案管理的主要内容，用于为企业用户提供与文书档案借阅情况、利用效果以及提示归还等功能。

五、结语

综上所述，企业OA系统具有显著的使用特点，它对文书档案管理工作的开展产生了积极的影响，为了促进企业OA系统在文书档案工作中的作用发挥，就需要企业根据实际需求积极进行企业OA系统的文书档案应用探索，并不断对其系统应用进行完善和改进，这也是企业的现代化发展中需要重点关注的内容。

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（作者单位：陕西煤业化工物资集团有限公司）