医院档案管理中6S精细化管理的应用

2022-11-05韩云飞

中国医院院长 2022年19期

关键词：档案资料管理工作档案管理

文/韩云飞

医院档案管理工作具有数据资料庞大、繁多等特点，在医院档案管理中开展6S 精细化管理对提升医院整体服务质量具有促进意义。

6S精细化管理理念主要是针对粗放式管理的一种精细化管理理念，而在档案管理工作中开展6S精细化管理，主要包括档案管理工作的整理、清扫、清洁、整顿、安全及素养6项内容。

由于医院所涉及的档案管理工作数量庞大、内容繁杂，因此在开展档案管理过程中，需要积极将6S精细化管理理念融入日常管理工作中，确保相关档案收集、整理、存储及利用等工作能得到高效、规范展开，进而促使医院整体医疗服务质量得以提高。

现阶段医院档案管理存在的问题

医院档案管理意识不强

相对于其他社会组织机构开展档案管理，医院的档案管理工作要更为负责，对相关资料、数据的时效性、准确性、真实性要求更高，不仅要保证医院的各项数据资料、医疗物质等能维持正常工作开展，还要对医院人事档案、经营管理档案等资料进行管理和维护。

因此，在医院中开展档案管理工作，将各项档案信息进行归档、管理，具有十分重要的意义。但在实际档案管理过程中，由于部分管理人员不重视医院的档案管理工作，常导致相关管理工作长期处于混乱管理状态中，并且由于对档案管理工作不重视，部分档案管理人员在开展档案信息资料收集、管理、归档等工作时，懒散、随意，并未按照相关制度进行管理，进而导致医院档案管理工作混乱，或导致整体档案管理效率不高等情况发生。

医院档案管理制度不规范

当前，医院在进行档案管理时，虽制定了部分制度，但有些管理制度仍沿袭传统老旧的管理制度，或是流于形式，并未严格按照相关制度进行档案管理工作。尤其是在边缘档案资料管理过程中，大部分管理工作人员会认为不需要归档，进而导致档案资料无法正常开展。

同时，由于相关管理制度不健全，在实际档案管理过程中，还存在着较多不合理借阅等行为，如部分医务人员在出现紧急事件需要调阅档案时，无法根据相关借阅制度进行完善手续再借阅，且在借阅后未能及时做好补办借阅手续等，进而导致整个借阅工作混乱，出现相关资料遗失、保管不到位等现象，严重影响医院整体档案管理工作的开展。

医院档案配套设施不完善

近年来，互联网技术逐渐得以运用到医院档案管理中，能解决部分档案资料管理难题，但医院相关档案资料同样爆炸式增长，且在实际档案管理工作中，进行纸质档案管理仍占据大部分日常档案管理工作。因此，在开展档案管理工作中，若相关配套设施不够完善，受到硬件、软件条件的影响，便会导致医院档案管理工作无法实现信息化、电子化管理，且由于部分医院信息系统与档案信息管理系统存在一定的接口问题，便会直接导致医院信息系统无法有效收集相关资料、信息进行电子存档，进而造成医院内部档案信息无法实现资源共享等。

此外，从档案管理电子数据化角度进行分析，医院相关档案资料录入工作难度大，但在实际管理工作中，仍有部分医院档案资料是通过人工进行录入及识别，缺少相应的录入设备及智能识别设备，出现信息化技术管理落后等情况，进而导致医院整体档案管理工作效率不高。

部分档案管理人员综合素质不高

在医院中开展档案管理工作，对相关管理人员要求相对较高，不仅需要具备基本的档案管理知识、技能，还需要具备相关的医疗知识、信息化技术等。

但现下由于受到医院档案管理人员选拔、培训工作开展、用人机制等多种因素的影响，导致部分档案管理人员综合素质不高，无法满足现代档案管理工作需求。同时，由于部分医院不重视档案管理人员的专业性培养，缺乏相应的培训机制及培养机制等，便导致医院档案管理工作不具有培养优秀人才及吸引优秀人才的能力，进而无法有效保障档案工作开展及无法引进外部新鲜血液，导致医院档案管理工作效率不高。

医院工作方法不科学

医院档案管理工作数量巨大，种类繁多，并且在开展档案管理工作中需要根据不同类型的档案采取不同的管理流程，以确保相关档案管理工作的有效性及真实性。这便会直接导致医院档案管理工作无法有效地进行规范，以及具有统一的参考标准等。在此情况下，档案管理工作出现不科学、不规范等现象，加大了档案管理工作的难度。

例如，由于医院部分科室工作繁忙，对档案的报送工作并不积极，而相关的档案管理人员缺乏档案收集、积极管理工作的态度等，便会直接导致医院档案管理工作出现延误、收集不完全等，致使相关人员无法及时了解档案资料，进而出现工作延误及无法保障医院医疗服务水平等。

6S 精细化管理应用策略

医院档案的整理与分类

6S精细化档案管理强调在实施管理的过程中进行整理与分类，因此医院在开展档案管理工作时，首先需要根据医院实际档案管理需求，对档案管理类型分类及等级划分，如根据档案资料的重要性确定保存档案资料年限，以及资料废弃的相关标准等，以有效节省档案管理资源，确保相关管理工作能正常开展。其次是根据档案资料的价值来进行归档及分类，重点保存、管理价值较高的部分档案，并建立相应的标准，以确保相关档案管理工作能正常开展。

具体的管理标准可以从以下几方面进行划分：一是将医院相关管理部分签发文件归为一类，如决策文件、研究项目文件、会议文件等；二是医院相关运营档案资料归为一类，如医院管理制度文件、财务文件及发展历史文件等；三是将医疗档案资料归为一类，如患者资料、医院诊疗资料及科研资料等；四是将医院基础建设资料归为一类，如相关医疗器械、设备购买清单，设施建设合同，以及药物购进记录等；五是医疗器械、设备使用、维护及保养记录，以及药物使用记录等。

完善医院档案管理制度

完善医院档案管理制度可以从以下几方面开展：首先是明确医院档案管理归纳、收集机制，尤其是需要加强对医院档案管理收集的效率，积极推动医院各科室有效使用信息管理系统，录入相关档案资料，减轻档案管理部门工作负担。

其次是做好档案管理工作与医院业务工作的有效衔接，根据相关档案资料的分类，进行有效的划分，以及与业务管理工作有效融合，在减轻档案工作负担及难度的同时，积极增强档案管理工作的效率。

最后是在医院开展业务管理过程中，对不同的档案需求存在较大差异，因而在根据不同档案资料进行合理的分类及归档以后，要建立相应的管理制度，以确保档案管理工作的有效性。例如，根据医院的行政档案资料、业务档案资料及财务档案资料等，制定相应的管理标准，并在管理过程中严格要求相关人员按照相关标准进行执行，以确保管理工作的有效性，能够有效服务各项管理工作。

完善档案管理相关设备

在完善相应的管理制度，确保相关管理人员能积极按照相关规定开展管理工作后，医院需要积极完善档案管理工作中相关的设备、设施，以通过完善的设备、设施等，来保障相关管理工作能够得到有效、快速的整理与归档。

一是硬件设施的建设、完善，积极做好医院档案管理电子信息化转型，完善电子资源信息系统，并及时更新相关档案管理设备、机械，确保档案管理工作的效率。

二是完善医院软件档案管理建设，主要从档案管理技术的更新与发展方向入手，不断地加强电子档案信息化系统，形成完整的模块化，以积极提升医院档案管理的效率，确保档案工作能够高效开展。

同时，在医院软件设施中，还需要加强医院医疗信息系统及档案管理信息系统的接口建设，确保相关档案管理工作能够与医院业务活动得到有效对接，进而有效地收集与整理医院相关档案管理工作，保证医院档案管理工作的有效性、时效性。

积极提升管理人员素质

高素质的管理人员是开展档案管理工作的重要保障，因此在医院开展档案管理工作当中，要积极重视对相关档案管理人员进行培养，积极提升相关管理人员综合素质、专业技能等。

其一，加强档案管理人才队伍的建设。根据医院档案管理实际发展需求，定期组织相关管理人员学习，培训相关档案管理技术，如常见的医疗知识、信息技术等，以积极提升相关档案管理人员的专业技能。

其二，根据医院长远发展目标需求，积极培养高素质、高技能型人才。不仅需要完善档案管理人员职位晋升制度，从内部挑选、培养合格、高素质的管理人才，还需要通过有利的条件积极吸纳外部优秀、高素质的档案管理人才，并且积极通过引进外部新鲜血液来提升医院档案管理工作人员的活力，激发其竞争意识，促使其积极参与到档案管理工作中，不断地提升自身综合实力，更好地开展医院档案管理工作，服务于广大群众。

加强档案管理安全工作

医院的相关档案资料数据，对医院的发展与建设有着直接的影响，因此在相关档案管理工作中，要积极做好安全管理工作，确保相关档案资料数据的安全。

首先是做好纸质档案的安全管理工作，通过严格制定相关档案管理、借阅、审查、调取、记录等制度，确保相关纸质档案在借阅使用过程中不会出现档案丢失、被盗等情况，并且积极做好纸质档案存储工作、环境、消防及虫蛀等安全工作，防止外部环境过潮、虫蛀、失火等情况发生，导致档案资料损害、遗失。同时，积极利用现代化技术做好相关纸质资料备份工作，防止纸质资料遗失、损害后得不到恢复等情况发生。

其次是做好相关电子档案资料安全工作，建立健全医院电子档案管理资料库，定期检查及更新相关管理技术、系统，并利用防火墙技术，以及设置相应的查阅、调取权限等，确保相关档案资料的安全，不被恶意盗取及信息泄露等。例如，在使用U盘或移动U盘等设备调取相关档案资料时，需要严格进行记录及存档，以确保相关调取行为能够得到监督及追溯，并设置外部网络调取相关档案资料的权限，积极做好外部网络访问隔离等，在对外部网络访问权限加以限制的基础上，最大限度上降低外部网络对电子档案的威胁，以确保相关电子档案资料的安全。