档案管理信息化建设思考

摘 要：档案管理信息化建设是档案管理工作转型的关键步骤，各职能机构应积极推进信息化建设进程，改善档案管理现状。本文简要分析了档案管理信息化建设的实践意义，并通过健全档案室基础设备设施、完善信息化管理制度、组建信息化管理团队、引进多元化高新技术等路径，促进档案事业的发展。

关键词：档案管理；信息化管理模式；电子档案；信息管理系统

档案管理信息化建设实则是借助信息化技术转变传统管理模式，继而经过对电子档案信息的汇总，使其充分发挥出档案数据价值，为后期档案资料的统筹化管理给予保障。据此，应充分结合档案管理要求，编制科学的信息化建设规划，以满足新时代档案管理工作创新需求，提升档案管理效率。

一、档案管理信息化建设的实践意义

1.提高档案管理现代化水平

档案管理信息化建设项目的推进，有助于提高档案管理现代化水平。以往，由于多以纸质版档案为主，致使管理者常通过人工分类、整理、归档等方式对其进行有效管理。虽然传统管理模式确实能够实现档案信息的合理保存与利用，但整体效率、便捷性以及时限上多有不足。信息化管理模式的应用，可在加快档案信息化建设速度的同时，使其实现现代化发展，继而优化档案管理工作成果。尤其对于天然气战略规划、石油开发企划书等重要档案资料，可在信息化管理下，以电子档案的形式予以保存，最终可达到高效管理效果。基于此，信息化管理既能实现档案信息的完整性保管，又能适当减缓管理者工作压力，由此营造良好的管理氛围。

2.优化社会服务效果

针对档案管理工作进行信息化转型，能够进一步优化社会服务效果。无论是对职能机构还是企业单位，档案一直都作为重要的信息资料予以保存。特别是对于部分保有社会公共相关档案信息的场所，其社会公共服务要求日益严苛。为了满足新时代档案管理需求，应当合理开展档案信息化建设工作，以供相关人员能够按照账号登录、身份验证等方式合法获取档案内容，最终为档案的安全保存与合理利用带来保障。

3.提高檔案信息利用率

档案管理者需要针对档案信息做好归类、整理、记录等工作，不但能够在集中管理条件下，为相关人员精准查找有用档案，还能够在档案外借后及时回收，这样才能增加档案信息完整度，而信息化建设可在原有基础上提高档案信息利用率。与传统管理模式相比，信息化管理手段的应用，查阅者可直接从信息平台上输入关键词搜索档案条目。由此，简化了频繁归档、查收步骤。因此，信息化管理可对档案信息的利用起到促进作用，调动档案利用积极性。

二、档案管理信息化建设路径

1.健全档案室基础设备设施

档案管理者主要承担着档案信息的整理、收集、服务、共享等职责。在信息化建设期间，应当先行健全档案室的基础设备设施。所谓的基础设备设施大体上涵盖计算机设备、软件系统、网络线路等，只有这些软硬件设备设施准备齐全，才能为下一项信息化管理模式的推行奠定坚实的基础。

第一，对于硬件设备，要求购进的计算机、路由器等设备具有稳定的性能。对于最为主要的软件设备，一要考虑其功能与档案信息化管理模式的匹配度；二要分析软件是否适用于当前档案管理环境；三要判断选用的软件平台合作商是否资质合格且能够签订长期合作协议，以免浪费过多时间用于新软件的筛选，而且保证选择的软件开发商具备定期维护能力，由此提高软件运行的稳定性。

第二，对于基础设备设施的建立还要求管理者应当联合设备维修人员，加强设备安全维护，以免出现硬件故障、软件卡顿等情况，必要时可购进新设备。其中，还需要格外注意软件内存问题，由于档案信息属于递增状态，随着档案资料数量的增加，造成电子档案中的信息存储空间多面临不足，可及时对其进行清理，又或是借助百度网盘等工具做好备份转移工作，使信息化建设具备良好的软硬件实操条件，加快信息化管理推广速度。

第三，基础设备设施配置环节，档案管理员还应当注重系统兼容性与硬件设备配套性。例如，在选择扫描仪等设备时，对其电源线路以及运行场地具体要求等都要做好规划，以免产生闲置资源，导致信息化档案管理工作遇到阻碍。同时，也要对其参数进行准确核对，既要保证采购的新设备质量合格，又要严控成本，以免在信息化建设中投入过多资金，违反企业的绿色发展理念。

第四，要尽量选择具有保修期的硬件设备。考虑到初步应用时，会存在一定的不适应情况，或者容易出现质量问题。因此，可以在保修期内不断对硬件设备的功能与性能予以适应调节，就此帮助企业节省信息化改革成本。在选择软件设备时，除了考虑兼容性外，也要将新系统的学习、新软件操作流程的认知列入档案部重点工作，以免档案管理工作单纯从设备设施采购上予以完善，忽视了后期的实践应用效果。企业应组织人力合理接受全新的管理模式，也要采集档案管理员反馈的建议，保证档案管理信息化建设项目的进度得到有效控制，促进档案管理工作的良性发展。

2.完善信息化管理制度

档案信息化建设还需要在实践操作中，进一步完善信息化管理制度。以往对于档案管理工作颁布的档案管理条例、档案管理规范缺乏一定的适用性，因此，应当就信息化管理要求以及管理内容，重新修改完善管理制度，促使管理者能够充分借助管理制度约束相关人员的工作行为，参照管理制度梳理管理步骤。

在信息化管理制度完善中，应当编制科学的执行方案，结合《档案法》等法律法规调整管理制度的内容，完善后的管理制度要涵盖下述内容：

第一，对于电子档案中形成的电子工具，如网盘、光盘以及磁带等，均应当选择合法的渠道进行使用与查阅，不可用于牟利项目泄露档案内容。

第二，电子档案应当通过统一管理的方式，在各部门之间进行共享，无论是档案的验收、校正以及保存都应当由档案管理者予以负责。

第三，电子档案在档案信息系统管理下，应当注重其真实性，并根据制度要求做好充分保管工作，以免电子档案信息泄露，引起不必要的损失。

第四，电子档案应当支持多种保存格式，如txt、jpeg、ape、bmp等，以供不同软件进行查阅。

第五，对于电子档案，应当由各科室汇总后，统一交给档案管理者，并做好信息收录工作。其中，汇总时间可设置在年中。

对信息化管理制度中的各项规定，还应当依据处罚制度对违规人员进行惩处，防止部分人员出现窃取电子档案信息等情况，损害机关单位以及企业效益。至于档案信息化管理制度中的各种细节内容，还需要根据各单位的实际情况予以优化，应当控制好制度的推行范围，夯实档案信息化建设基础。在档案管理者出现失误或者重大错误时，应由企业负责人对其行为进行评判，并指导管理者及时改进工作问题，以便信息系统能在档案信息化建设中表现出应用优势，满足新时代档案管理创新需求，践行企业的信息化转型目标。

3.组建信息化管理团队

档案信息化建设离不开人力支持，无论是软件操作还是硬件维护以及新技术的应用，都需要得到人才支持。因此，在推行档案信息化管理模式期间，还应当先行从信息化管理人才培养上出发，提升管理者的信息化管理能力，积极转变档案管理者的管理理念，防止受人为因素影响，导致信息化管理流于形式，不能在档案管理部门体现出实践价值。对于信息化管理团队的组建，可从下述两个方向进行研究：

其一，对于现有人才，可从技能提升、理论学习等方面，为其定期组织培训活动，鼓励在职人员积极参加研修班。例如，2020年11月份，为了进一步加深对新《档案法》的解读，人资社保部门以及国家档案局专门为各单位、各企业以及各高校档案管理者提供了档案信息化建设学习班，经过此次活动，可为管理者信息化管理水平的有效提高给予助力。因此，各个地区的档案管理者都应当学习信息管理系统操作技巧，这样才能储备坚实的人才力量。

其二，对于外聘人员，即新入职管理者，可从信息技术基础以及自主学习能力上予以考核，并在入职前对其进行长达一周的技术学习培训，使其学会运用信息管理系统对档案信息进行采集记录，而且还需从职业素养上培养管理者的责任心，使其在履行自身职责期间，也能成为档案管理工作未来发展的重要“接班人”。在招聘渠道上，可借助智联招聘、58同城等平台广纳人才，选出优秀人员组成信息化建设小组，为此项目的顺利开展创造有利条件。

档案管理信息化建设离不开人才的支持，即使具有性能优良、易于操作的信息管理系统，若缺乏人才基础，也会导致信息化建设项目流于形式。因此，除了需要及时引进新系统、采购充足的硬件设备设施外，也要进一步夯实人才基础。既要按照上述两项举措，扩充人才规模、提升人才质量，又要加强对档案管理者的积极培养，从档案管理团队中选出优秀人才，纳入重点培养队列中，也可以将其培养成“领头人”，协助企业领导对其他档案员实施有效培养，从而形成合力，共同参与到人才培养计划中。随着人才质量的提升，能够适当扩大信息化建设范围，让更多企业具备丰富的实操经验，以期在人才培养中获取预期建设成果。高质量管理团队的打造，是信息化建设的核心力量，应引起高度重视。

4.引进多元化高新技术

信息化管理模式的应用，还要求档案管理者在日常工作中，加强对高新技术的引进。新技术作为信息化管理的重要依托，应当得到管理者的重视。信息化管理并非只是单纯地将纸质版档案信息转化为电子档案，最为主要的是善于借助高新技术对管理流程予以简化，从而在减缓管理者工作负担前提下，实现档案信息的高效化管理。

本文以RFID技术为例，此项技术成熟度较高，能够在自动通信技术以及自动化识别扫描技术等多个辅助技术参与下，对纸质版档案信息快速进行采集，而且还能帮助相关人员精准查询档案信息。与以往使用的扫描仪比较，其整体效率大幅度提高。同时，此技术在实践应用环节，还可依靠身份验证技术，设置用户访问权限，既能增加檔案管理安全性，又能拥有更充足的档案存储空间。因此，高新技术的引进是档案信息化建设的重要途径，理应引起管理者的高度重视。

此外，在新技术应用过程中，管理者应从技术成本、应用优势上择优选择，尽量选择投入成本低、性能良好、效率高的技术，为档案管理者提供信息化管理指导服务，还可联合互联网技术、办公自动化技术，对档案管理部门工作流程进行优化，继而获得可靠的管理成果。同时，也可以组织档案管理员前往其他引进新技术的单位，了解不同技术的应用情况，而后参照自身管理需求，确定最适合本单位的管理技术。

5.有效应用信息化管理原理

针对档案实施信息化管理是目前档案管理工作创新改革的重要举措。在推行信息化管理模式过程中，应遵循一定的应用原则，如标准性、最优化以及整合性等。基于信息时代背景，在档案管理信息化建设阶段，应当将档案划分为不同类型，可以对信息进行安全等级的划分。例如，保存在信息系统中的机密档案信息，需要为其设置多重加密保障，以免危及档案安全。而对于普通档案，应当对其进行标准化管理，如档案信息的精准采集与安全传送等，都需要为其制定相应的管理标准，指引管理者完成管理任务。信息化管理模式本身是为了给管理者创造便捷的工作条件，但并不代表为其带来更松懈的管理环境。因此，为信息化建设事项制定完善的管理计划，也是管理原理进行合理应用的关键内容。

此外，在信息化建设中，还要求管理者应用动力管理原理。信息化管理确实能够帮助管理者减轻整理、归档、分类等工作的负担，但很容易导致管理者无法形成工作动力。因此，在加强信息化建设时，也要充分考虑激发管理者工作的主动性，可以为此制定相应的奖励制度，包括系统隐患自查奖金、优秀管理者奖金等激励措施，从精神与物质双重层面增加管理者对信息化管理的接受度，使之保持高涨的工作热情，在信息化建设事项上投入更高的关注度，由此达到预期工作效果。

另外，管理者也要适当应用反馈管理原理。即在档案管理期间，需要从信息管理系统以及其他工作人员的工作成果中汲取经验，采集精准档案信息，从中获取所需的反馈结果。

例如，在使用系统扫描档案信息时，若出现扫描失误情况，应当立即查明原因，而后制订改进计划，确保下一次分配的信息扫描任务能够符合精准要求。应用反馈管理原理是为了避免管理者过于依靠信息系统，造成自身职业能力不断下降，甚至丧失对档案信息的敏锐度，长此以往，势必在档案管理工作中失去档案信息辨别意识，不利于推动档案管理工作的长远发展。档案管理者在信息化建设中，需要坚持立场，以一种学习的心态敢于接受信息化管理项目的挑战，要加强个人对信息系统的了解，促使档案信息得到有效利用。

三、结论

综上所述，档案管理在其实现信息化转型目标过程中，应当找到明确的信息化管理方向。对此，应从档案室基础设备设施、信息化管理制度、信息化管理团队、多元化高新技术等方面着手，便于档案管理人员能在信息化管理条件下，提升管理有效性，为我国档案事业未来发展提供新指引，达成档案信息化管理目标。

参考文献：

[1]薛立杰.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].兰台内外，2020

[2]苏嘉庚，杨湘慈，刘思逸.关于档案信息化建设的几点思考[J].文化产业，2020

[3]赵津华.档案信息化建设与档案管理的思考[J].兰台内外，2021

（作者单位：山西大学教育科学学院）

基金项目：2020年度山西省研究生教育改革研究课题，课题号：2020YJJG024。

作者简介：韩曼茹（1978—），女，汉族，山西吕梁人，硕士研究生，馆员，研究方向：高校档案管理。